إن الوقت مورد فريد من نوعه إذ أن كل شخص يملك منه نفس المقدار، كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، وإنما الحل الحقيقي الوحيد هو إستخدام أفضل للوقت المتاح.
ولكي نعرف أهمية الوقت فلا بدّ من الإقتراب إلى فهمه، وإن كان ذلك أمراً صعباً.. لكي يضبط التعامل معه، ولكي يعرف متى يعمل هذا، أو ذاك، ومتى يفترض أن يكون هذا الشيء في هذا المكان دون غيره.
ومما لا شك فيه أن الشمس المتقوسة فوق الرؤوس يومياً، كانت المقياس الأول للوقت، وتلا ذلك ربما، ظل عصا زرعت في الأرض- ساعة شمسية بسيطة. إن العوامل الخارجية كثيراً ما تكون سبباً لمشكلات الوقت.
ففي أعمالنا نجد أنفسنا عادة مضطرين إلى تحديد مواعيد وتعيين لقاءات ضرورية, لكن مشكلات الوقت تنجم عن مخاوفنا ورغباتنا وليست نتيجة الحظ التعس. إنها من صنعنا، على الأقل جزئياً.
نحن نقع دائماً في الأشراك التي ننصبها حين نبالغ في إثقال أوقاتنا بالمواعيد والساعات المحجوزة، ثم بعد هذا نغضب لأن حادثاً غير منتظر أوقعنا في ورطة.
وقد عرف بنجامين فرانكلين الوقت بأنه المادة التي صنعت منها الحياة والحياة المنظمة تتيح الوقت للقيام بكل شيء، بالتخطيط والمتابعة، والوقت مورد فريد لا يمكن ادخاره بل استخدامه بحكمة، فالوقت موزع على الكل بالتساوي، ولكن كمية الوقت ليست مهمة بقدر أهمية كيفية إدارة الوقت المتاح لنا وتنظيمه.
ويمكن إدارة الوقت بفاعلية إذا خططنا له يوميا، والوقت أيضاً هو عبارة عن مجموعة من التصورات، والمفاهيم، والأحداث، والإيقاعات، تغطي نطاقاً عريضاً جداً من الظواهر.
مبادئ إدارة الوقت.
هناك عدة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة مراجعة بعض الكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت, أهمها ما يلي:
(1) المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
التخطيط هو إختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط إستخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب إستخدامه، ويحدد إستخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟
إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: إحتفظ بمذكرة مواعيد أو أطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.
1- مبدأ تحليل الوقت:
تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. فمن الضروري كأساس لهذا التحليل الإحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.
إذا لم يفهم الشخص كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الإختيار من بين الطرق البديلة لإستخدامه, ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك بإستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل إستخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت.
إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها, ينبغي تقسيم وقت الفرد اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم, بعد تسجيل كاف يجعل الشخص قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل, عند القيام بالتحليل يجد الفرد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.
2- مبدأ التخطـيط اليومي:
من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد إنتهاء عمل اليوم أو قبل إبتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الإستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.
إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه حدد الأولويات واتبع قراراتك التي إتخذتها في ذلك.
3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.
ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين إقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات, تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.
والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من "ملح جدا" ألي "غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من "مهم جدا" إلى "مهم". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4- مبدأ المرونة:
يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الإعتبار عند إختيار الخطط فيما يتعلق بإستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.
وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالفرد الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على إتباعه.
ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها.
فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فإن الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى إكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت.
ينبغي الحفاظ على نفس الإنضباط الحازم بالنسبة لإستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل, هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.
(2) المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم الفرد لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في إستخدام وقته؛ أهم هذه المباديء ما يلي:
1- مبدأ التفويض:
إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل الفرد أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية, تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها.
كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي الفرد وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها, ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على الفرد أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.
2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):
كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.
3- مبدأ التحكم في المعوقات:
من الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.
3- مبدأ الإقـلال من الأعمال الروتينية:
إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.
لن يستطيع أي فرد أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها, تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه الأفراد في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.
(3) المبادئ المتعلقة بالرقابة:
بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية لكي يحقق الهدف كما خطط له, حيث يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول, حيث يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها.
مما يتطلب الأمر إستخدام المبادئ التالية:
1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت.
إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
2- مبدأ إعادة التحليل.
3- ينبغي إعادة تحليل إستخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر, حتى لا يتم العودة للعادات السيئة في إدارة الوقت, فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم الناس يعودون لممارساتهم القديمة, ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل إستخدام الوقت من وقت لآخر.
