تعــد إدارة الموارد البشريـة في المنظمات العامة منها والخاصـة حجر الزاوية في العملية الإدارية، وذلك لاعتماد هذه المنظمـات في تحقيق أهدافهـا التنظيميـة على مواردها البشريـة، وتعرفها الجمعيـة الأمريكية لإدارة الأفراد بأنها فن اكتساب القوى العاملـة ذات الكفاءة، وتنميتها، والاحتفاظ بهـا، من أجل تحقيق الأهداف التنظيميـة بأقصـى قدر من الكفاءة و الفاعليـة.
وتعــد نظم معلومات الموارد البشرية انعكاساً واضحـاً لاهتمام المنظمـات بالموارد البشريـة وتنمية استخدامهـا، وذلك من خلال توفير البيانـات والحقائق المتعلقـة بالعاملين والوظائف والأنشطـة وسياسـات التوظيف وغيرهـا، ومعالجتهـا للحصول على المعلومات والتقارير التي تُمكن من اتخاذ القرارات السليمـة المتعلقـة بكفاءة وفاعليـة استخدام الموارد البشريـة.
ويُعــرف نظام معلومات الموارد البشريـة بأنه النظام الذي يتم تصميمـه بوظيفـة محددة في إطار عمليات المنظمـة، وللتحديد بقيام وظيفـة إدارة الموارد البشرية والسعـي بصفةٍ أساسية إلى توفـير المعلومات التي يحتاجهـا المديرون لاتخاذ القرارات المتعلقـة بفاعلية وكفاءة استخدام العنصر البشري والرفع من مستوى أدائـه ليؤدي دوره في تحقيق الأهداف التنظيمية.
وهناك خمس مرتكزات أو عناصر رئيسيـة يجب توافرها في نظم معلومات الموارد البشريـة وهي:
§ قاعـدة البيانـات: يعتبر إنشاء قاعدة البيانات من أهم مرتكـزات النظام بحيث تشمل على البيانات الأساسية المتعلقـة بالمنظمة والعامليـن فيهـا.
§ إدخال البيانـات: يمثــل إدخال البيانات بصورةٍ صحيحـة وتحديثهـا باستمرار وتجنب التكرار غير الضروري في البيانات المخزنـة في قاعدة البيانـات.
§ استرجـاع المعلومـات: هو الحصول على المعلومات وقت الحاجـة إليهـا، بحيث تتفق مع احتياجـات المديرين من حيث الشكل والمضمـون.
§ مركـز معلومات الموارد البشريـة: وهــي عبارة عن مجموعة الأفراد المكلفين بالأنشطـة اليومية لنظم معلومات الموارد البشريـة ولديهـم الخبرة اللازمة بتلك الأنشطـة.
§ جـودة وسلامـة البيانـات: ويقصـد بهـا الوثـوق بالبيانـات وضمان أمن وسلامـة البيانـات من خلال التحكـم في الوصول إلى قاعدة البيانـات.
§ لا يتخلف نظام معلومات الموارد البشريـة اختلافاً كبيراً عن نظم المعلومات الإداريـة الأخرى، إذ أنـه يتكون من الأبعاد الرئيسة لأي نظام والتي تتمثل في المدخلات والعمليـات التشغيليـة والمخرجـات مع وجود عنصر التغذية المرتدة، إلا أن نظام معلومات الموارد البشريـة يتميز بتعدد الأنشطـة التي يشملها ويعمل على خدمتهـا.
والنظــام يصمم لأداء وظائف محددة وهي:
§ حصر وتسجيل الوقائع الوظيفيـة ورصدهـا في شكل بيانات وحقائق مفصلـة وذلك بربط النظام بمصادر البيانـات من النماذج و السجلات المستخدمة في شئون الموظفيـن، مثل نماذج طلبات التعيين وسجــلات الموظفين وتشكيلات الوظائف وقرارات الترقيات ومسيرات الرواتب وبيانات الإجـازات.... إلـخ.
§ تدقيق البيانات والحقائق وتصنيفها وتحليلها تمهيداً لاستخدامها في المجالات المختلفة لإدارة شئون الموظفيـن، ويتم التدقيق والتصنيف والتحليل إما يدوياً أو آليـاً، وذلك حسب نوع النظام المستخدم، وسيأتي تفصيله عند تحديد أنواع نظم معلومات الموارد البشريـة.
§ استخراج المعلومات بصورةٍ واضحـة بحيث يسهل فهمهـا وتفسيرهـا، وتكون غالباً على شكل ملخصات للبيانـات وإحصائيات جاهزة للاستخـدام في شتـى مجالات شئون الموظفيـن ويتم حفظهـا وتخزينهـا في ذاكرة النظام حيث يلجأ إليهـا متخذو القرارات، للاستفادة منهـا في اتخاذ قرارات سليمـة تضمن كفاءة وفاعلية استخدام العنصر البشري في الإدارة.
كما أن للمعلومات المرتدة أهمية ودور أساسي في نظام معلومات الموارد البشريـة في إطار أهميتهـا للنظام الكلي لإدارة شئون الموظفيـن، حيث تدعم التغذيـة الراجعـة النشاط الرقابـي على العنصر البشري، وتمكن من علاج المشكلات التي تحد من فاعليـة استخدامـه، كما تمكن من متابعة التطـور في سياسات وإجراءات شئون الموظفين، مثل التعديلات التي تطرأ على أنظمة ولوائح الخدمة المدنيـة، والهياكل التنظيميـة، وخطط تصنيف الوظائف وما إلى ذلك.
وبنــاءً عليـه فإن عناصر نظام معلومات الموارد البشريـة تتكامل بعضهـا مع بعض، وتتفاعل مع البيئـة الخارجيـة للنظام لتؤدي دوراً أساسياً في دعم سياسة ونشاط إدارة الموارد البشريـة في المنظمـة، وصولاً إلى حسن استخـدام الموارد البشريـة بما يحقق الأهداف التنظيميـة للمنظمـة.
يشتمــل نظام معلومات الموارد البشريـة على البيانـات والحقائق المتعلقـة بالعاملين، بالإضافة إلى المعلومات التي يوفرهـا النظـام لإدارة شئون الموظفيـن، وذلك على شكل تقارير وإحصائيـات وملخصات تتعلق بالعمل والعاملين.
ويمكـن تصنيف البيانات والحقائق والمعلومات التي يتضمنها النظام إلى ثلاثـة أنواع رئيسيـة وذلك على النحو التالي:
§ البيانات والحقائق والمعلومات المتعلقـة بالموظف (مستمدة من النماذج التي يتم استخدامها في إدارات شئون الموظفيـن في الوزارات) مثل البيانات الشخصيـة، المؤهلات الدراسيـة، الخبرات العلمية السابقـة.
§ البيانات الخاصـة بالموظف وتشمل مثلاً مسميـات الوظيفـة، مستويـات الوظائف، أرقام الوظائف، المواقـع التنظيميـة للوظائف، عدد الوظائف الشاغرة وكذلك التعديلات في مسميـات ومستويات الوظائف.
§ البيانات والحقائق والمعلومات المتنوعة مثل البيانات والمعلومات المتعلقة بسياسة التوظيف والبيانات الخاصة بسوق العمالـة.
لقـد مرت نظم معلومات الموارد البشريـة بمراحل عديـدة تطورت خلالهـا من نظم يدويـه تقليدية إلى نظم آليـة وإلكترونيـة حديثـة. وقد كان السبب الأساسي لذلك التطور ما شهدتـه المنظمات من تطور ونمـو في هياكلهـا التنظيميـة، وتعقيد أنشطتهـا الإدارية نتيجة الزيادة في أعداد العنصر البشري التي استخدمتها تلك المنظمـات لإنجاز أعمالهـا، وأيضاً تطور وسائل اتخاذ القرارات ويتصدرهـا الأساليب الكميـة والأجهزة الإلكترونيـة مثل الحاسب الآلي.
وينبغـي الإشارة هنـا إلى أن اختيار نوع نظام معلومات الموارد البشريـة المناسب، يتوقف على عدة معاييـر منهـا: حجم المنظمـة، وعدد ونوعيـة العامليـن بهـا، وتنوع أنشطتهـا، بالإضافة إلى الإمكانيـات المالية و البشريـة المتمثلـة في توفر الاعتمادات المالية لتأمين تغطيـة تكلفة النظام، وكذلك مدى توفر الفنيين المؤهلين لإدارة وتشغيل النظام بكفاءة وفاعليـة.
متطلبات نجاح نظم معلومات الموارد البشريـة:
حتـى ينجح نظام معلومات الموارد البشريـة فإنـه من الضروري توافر عدة متطلبات تتكامل مع بعضهـا البعض في التأثير على نجاح النظام، ومن أهم تلك المتطلبات ما ذكره المغربي:
أولاً: المتطلبات الإداريـة: وتتمثل في النواحي المتعلقـة بالإدارة وأنشطتهـا المختلفـة ومنهـا:
§ تحديد أهداف وغايـات الإدارة بشكلٍ واضـح، ومن ثم بيان الأهداف التي يسعـى إلى تحقيقهـا نظام معلومات الموارد البشريـة.
§ التخطيط الفعـال لاحتياجات النظام من الموارد المتعددة، مما يتطلب بدوره اقتناع وتأييد الإدارة العُليـا في المنظمـة بأهمية نظام معلومات الموارد البشريـة، وتقديـم الدعم المادي والمعنـوي لذلك.
§ مشاركـة الإدارات الرئيسيـة في المنظمـة مع إدارة الموارد البشريـة في إعداد وتصميم النظام.
§ مراعاة احتياجات المستفيـديـن من مخرجات ومعلومات النظام سواءً من داخل ا لمنظمـة أو خارجهـا.
§ الرقابة والمتابعة المستمـرة على كافة عناصر نظام معلومات الموارد البشريـة لضمان كفاءة وفاعلية أدائـه.
ثانياً: المتطلبـات التكنولوجيـة (الفنيـة): وتتمثل في عدة متطلبات أهمهـا:
§ توفر الأجهـزة والآلات والأدوات اللازمة لتشغيل النظام بمراعاة إمكانيـات واحتياجات المنظمـة.
§ توفير الأفراد ذوي المهارات والخبرات الفنية اللازمة لتشغيل الأجهزة والآلات والحاسبـات الآليـة أو الاستعانـة بمجموعةٍ من الاستشاريين في هذا المجـال.
§ تصميم نظام متكامل للصيانـة والسلامـة، وسرية البيانات والمعلومات التي يتعامل معها النظام.
§ تكامل البيانات – الملفات والسجلات والوثائق – من أجل استخدامات أكثر فاعليـة.
ثالثاً: المتطلبات الاقتصاديـة: ومن أهمهـا:
§ توفير وقت كافٍ لعملية إعداد وتصميـم النظام، بما يسهم في إيجاد نظم مبنيـة على أساس واضح وسليـم.
§ العمل على تخفيض التكاليف.
§ الاستخدام الأمثل للأفراد العاملين على تشغيل نظام معلومات الموارد البشريـة.
§ توفير الجهد المبذول في جميع مراحل عمل نظام معلومات الموارد البشريـة، مما يتطلب تدريب العاملين بالنظام لزيادة مهاراتهـم في التشغيل واستخراج المعلومـات.
رابعاً: المتطلبات الاجتماعيـة: ومن بينهـا:
§ التعاون المستـمر بين إدارة الموارد البشريـة وكافـة الإدارات الأخرى بالمنظمـة لضمان الإمداد بالمعلومات لتلك الإدارة والحصـول منهـا على البيانـات والحقائق.
§ الاتصال الجيـد بين العاملين في إدارة الموارد البشريـة ومجموعة العاملين بالحاسب الآلي وضرورة وجود تفاهم متبادل بين الطرفيـن.
§ توفر روح المساعدة من قبل مصممي النظام للمستفيديـن منـه.
§ سهولة استخدام مخرجات النظام مما يتطلب دعم السلوك الإيجابي لدى العاملين بالنظام والمستفيـدين منـه.
أهمية نظم معلومات الموراد البشرية:
تحقق نظم معلومات الموارد البشرية للمنظمات العديد من المزايا من أهمها الأتي:1. خزن واسترجاع المعلومات ومعالجتها بالسرعة الممكنة.
2. تقليص التعامل بالسجلات اليدوية والمعاملات الورقية.
3. السرعة في أنجاز عمليات الخزن والتحليل المؤدية إلى سرعة ودقة عملية صناعة القرارات.
4. تحقيق العلاقة الجيدة والفهم المتبادل بين الإدارة والعاملين عن طريق توفير المعلومات المختلفة حول نشاطات العاملين في المنظمة ومن أهم هذه المعلومات حول تقويم الاداء.
5. تكشف نظم معلومات الموارد البشرية عن أية تغيرات في الموارد البشرية في البيئة الداخلية والخارجية, وبذلك تمكن الإدارة من الأعداد لمواجهة تلك التغيرات بكفاءة.
6. تحقيق نظم معلومات الموارد البشرية التكامل والتنسيق بين مختلف نشاطات إدارة الموارد البشرية كما تساعد في تحقيق التكامل بين إدارة الموارد البشرية والادارت الأخرى.
العـوامـل التي تحد من فاعلية نظام معلومات الموارد البشريـة:
عشـرة عوامل تقف حيال بناء نظام معلومات الموارد البشريـة المحوسب، وذكر أنها أخطاء متكررة وليست حديثـة بل تتكرر منذ الستينـات من القرن العشريــن، وتتمثل هذه الأخطاء:
§ عدم تحديد أهداف نظم معلومات الموارد البشريـة بدقـة.
§ عدم المشاركـة الفعالـة لإدارة الموارد البشريـة في بناء وتصميم نظام المعلومات.
§ ضعف الارتباط المتكامل بين النظم الفرعيـة لنظام معلومات الموارد البشريـة.
§ وجـود تعقيدات وعلاقات متشابكـة بالنظام تؤدي لتعدد التقارير.
§ عدم وجـود التأييد والدعم الكافي من قبل الإدارة العُليـا.
§ الاعتماد على اللجان لتصميم النظام ومتابعتـه.
§ استخدام تكنولوجيـا معقـدة، يصعب في كثير من الأحيان على موظفي إدارة الموارد البشريـة استخدامهـا وتشغيلهـا.
§ التهاون في عمليـة الرقابة قبل وأثناء بناء وتصميم نظام معلومات الموارد البشريـة.
§ مقاومـة العاملين لإدخال نظام معلومات الموارد البشريـة.
§ عدم دراسـة تكلفـة البرامج المساعدة المستخدمـة بدقـة وعنايـة.
مجالات استخدام نظـم معلومات الموارد البشريـة:
§ ينبغي توظيف نظم معلومات الموارد البشريـة في تحيق كفاءة وفاعلية الأداء في مجال تخطيط الموارد البشريـة، بتوفير المعلومات التي تؤدي دوراً مهماً في تمكين المسئولين في المنظمـة من اتخاذ قرارات سليمـة وصائبـة فيما يتعلق بتخطيط الموارد البشريـة. ولا شك أن ذلك ينعكس على مستوى الأداء في المجالات الأخرى لنشاط شئون الموظفين بما يحقق أهداف إدارات شئون الموظفين بصفةٍ خاصـة، والأهداف التنظيميـة بصفة عامـة.
§ وكذلك في إعداد موازنـة الوظائف، ذلك الجانب من الإنفاق في الموازنـة العامة للدائـرة الحكوميـة المخصص للصرف على الموظفين ومستحقاتهـم وامتيازاتهـم، ويشمل بالتحديد: الرواتب، والأجور، والمكافآت، والبدلات.
§ وتستخـدم المعلومات لصالح تصنيف الوظائف من النشاطات الواسعـة التي تضطلع بها الدوائر الحكوميـة، وما تتطلبه تلك الأنشطـة من درجـات متنوعة من المعارف والمهارات والقدرات، ومستويات متباينـة من الواجبات والمسئوليات، ومن ذلك المساهمـة في عملية توظيف فعالـة وتشتمل عملية التوظيف على مرحلتيـن أساسيتين الاستقطاب والاختيار ومن ثم رعاية مصالح الموظفين أثناء الخدمـة.
§ وكذلك في مجال إدارة الرواتب وتُعرف إدارة الرواتب بأنهـا ذلك النشاط الذي يعني بتصميم وتطوير ورعاية نظام كُلي للرواتب يتحدد من خلالـه العائدات المادية المستحقـة للعاملين، وكيفيـة دفعهـا.
