عناصر المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد:
العنصر الأول: المعلومات المتدفقة والمتوفرة لها:
مصطلح المعلومات في اللغة الانجليزية (Information) يعني عملية الاتصال أو ما يتم إيصاله، وفي اللغة العربية لها مقابلان هما (الإعلام) كعملية أو نشاط (المعلومات) التي يتم الإعلام بها. فالمعلومات تعرف بأنها كل الافكار والآراء والحقائق والأعمال الإبداعية للعقل والتي يتم تداولها وتسجيلها ونشرها سواء كان ذلك بطريقة رسمية (وثائقية) أو غير رسمية (شفهية) وفي أي شكل كان تقليدياً أو غير تقليدي فالمعلومة قد توجد في كتاب أو وثيقة أو دورية أو مخطوطة أو في أي شكل من الاشكال المصغرة والالكترونية أو المليزرة، وان فائدتها تكمن في تداولها واستخدامها فإن لم تتداول أو تستخدم فهي معطلة.
فالمعلومات هي البيانات أو المعطيات أو الحقائق التي تمت معالجتها (بالتحليل، والتفسير، والتجميع في شكل ذي معنى) لتحقيق هدف معين.
خصائص وسمات المعلومات:
- القدرة على إعادة التشكيل والصياغة فيمكن تمثيل المعلومة في شكل قوائم أو رسوم بيانية أو رسوم متحركة أو أصوات.
- قابلية نقلها عبر مسارات محددة أو بثها على المشاعل من يرغب في استقبالها أو نسخها بسهولة.
- قابلية الاندماج بضم عدة قوائم في قائمة واحدة أو تكوين نص جديد يتم استخلاصه من نصوص سابقة.
- المعلومات كسلعة تتسم بالقدرة على النمو وعدم النفاذ فهي تزداد نمواً بزيادة استخدامها وهناك ارتباط وثيق بين معدل استخدام المجتمعات للمعلومات وقدرتها على إنتاج معارف جديدة.
- اختلاف النظرة اليها من خلال اختلاف منظور من يتعامل معها فهي بالنسبة لرجل السياسة مصدر القوة وأداة السيطرة، وبالنسبة لرجل الادارة أداة أساسية لدعم اتخاذ القرار وللاختيار من بين البدائل المطروحة وبالنسبة للعالم وسيلة لحل المشكلات ومادة لانتاج معارف جديدة.
أهمية المعلومات والحاجة إليها:
تعتبر المعلومات من أهم الموارد التي يمكن استثمارها والاستفادة منها بتحقيق أكبر العوائد فهي المورد الأساسى للتنمية البشرية، فتوافر المعلومات بغرض التنمية يحقق العديد من المكاسب التالية:
- تنمية قدرة الدولة على الاستفادة من المعلومات والخبرات التي تحققت في الدول الأخرى.
- ترشيد وتنسيق جهود الدولة المبذولة في البحث والتطوير على ضوء ما هو متاح من المعلومات.
- توفير قاعدة معرفية عريضة لحل المشكلات.
- توفير بدائل وأساليب حديثة لحل المشكلات الفنية واختبارات تكفل الحد من هذه المشكلات.
- ضمان اتخاذ القرارات السليمة في جميع القطاعات وعلى جميع المستويات.
فالمعلومات مرتبطة إرتباطاً وثيقاً بجميع مجالات النشاط البشري فكل فرد في المجتمع بحاجة الى المعلومات، كما اننا بحاجة للمعلومات لفرض التعليم والترفيه وحل المشكلات واتخاذ القرارات، فالقرار يمر بعدة مراحل هى:
- إدراك الظروف المحيطة بالفرد في أي مجال من المجالات.
- إدارك ما يطرأ على الظروف المحيطة بالفرد من تغير والتعرف على ابعاد هذا التغير وطبيعته.
- التعرف على سبل التعامل مع هذا التغير أو تطويعه أو التأقلم معه الى غير ذلك من بدائل مختلفة حسبما تملى ظروف الموقف.
- تحديد البديل المناسب واتخاذ القرار المناسب بشأنه.
- تنفيذ القرار.
- متابعة نتائج التنفيذ.
كيفية تدفق المعلومات في المنظمة:
تسهم تكنولوجيا ونظم وشبكات المعلومات الحديثة في معالجة وبث وإمداد المعلومات فيها ولا مركزية المعالجة الكمبيوترية تتدفق المعلومات في المنظمة في ثلاثة اتجاهات رئيسة: أعلى، أسفل، أفقياً.
- المعلومات المتدفقة إلى أعلى: تصف أفعال وتصرفات المنظمة اليومية، فالمعلومات المجمعة كجزء من العمليات اليومية توحد وتدمج معاً بوساطة تكنولوجيا ونظم المعلومات المستخدمة ثم ترسل إلى أعلى لمتخذي القرارات الذين يراجعونها ويستجيبون لها لحل المشكلات المتضمنة وانتهاز الفرص المطروحة.
- المعلومات المتدفقة إلى أسفل: تشتمل على الأهداف والاستراتيجيات والتوجيهات التي تنشأ وتخلق في أحد مستويات الإدارة العليا للمنظمة وتمر منها إلى المستويات الإدارية الأدنى.
- المعلومات المتدفقة أفقياً: بين الوحدات الإدارية أو فرق مجموعة العمل التي تعمل في نطاق المنظمة.
نوعية المعلومات في المنظمة:
تحتاج الموارد البشرية المختلفة والمتعددة المستويات بالمنظمة للمعلومات المتعددة الأبعاد والأنواع والتوجهات لأداء الوظائف والعمليات والمهام التي تحقق أهداف المنظمة في ظل استراتيجياتها وسياستها وخططها. وقد تكون هذه المعلومات:
- داخلية: تصف علمية معينة داخل المنظمة.
- خارجية: تصف البيئة المحيطة بالمنظمة.
- موضوعية: تصف شيئاً معروفاً بطريقة كمية كمعرفة الشخص لمعدل الفائدة الساري يومياً.
- ذاتية: تصف شيئاً غير معروف كتنبؤ الشخص بمعدل الفائدة الأساسي الذي سيكون بعد سنة.
وتعمل كل منظمة سواءً كانت صغيرة أم كبيرة مع كافة كالمعلومات الداخلية والخارجية والموضوعية والذاتية في نفس الوقت.
مهام معالجة المعلومات في المنظمة:
تشمل مهام معالجة المعلومات في المنظمة ما يلي:
- جمع والتقاط المعلومات: وهي جمع البيانات مرة واحدة كنقطة مصدر أساسية لا تتطلب إعادة إدخال عند الحاجة إليها مستقبلاً.
- توصيل المعلومات: وهي تحويل المعلومات الى الشكل المستهدف وعرضها في الشكل الأكثر فائدة لمن يحتاجها.
- خلق وتوليد المعلومات: وهي الحصول على معلومات جديدة، وترتبط بشكلين أساسيين من المعلومات الجديدة:
- معالجة التصرفات: معالجة المعاملات التي تحدث في المنظمة كتقرير فاتورة المصروفات، كشف حساب الأجور للموظفين.
- المعالجة التحليلية: تنشئ وتولد المعلومات المساندة لمهام اتخاذ القرار.
- الحفظ والصيانة: حفظ وصيانة وتخزين المعلومات للاستفادة منها في وقت لاحق.
- الاتصال والارسال والنقل: ارسال ونقل المعلومات الى اشخاص اخرين ومواقع مختلفة.
مبررات ومزايا ومتطلبات تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بُعد وإدارتها .
بعد أن تعرفنا على مبررات ومزايا ومتطلبات تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بُعد وإدارتها في السعودية، حيث تم تعريف العمل عن بعد، وتعريف المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد، وذكرنا خصائص وعناصر المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد، ونختتم استعراض ما طرحته الدكتورة جود آل محمد عن هذا الموضوع المهم:
العنصر الثاني: تكنولوجيا ونظم المعلومات المتقدمة:
المعالجة الكمبيوترية للمعلومات المشاركة في المنظمة: تطورت أساليب المعالجة الكمبيوترية من خلال الأنماط التالية:
- المعالجة الكمبيوترية المركزية والمعلومات المتفرِّقة: يرتبط هذا النمط بتوفير كمبيوتر رئيس مركزي كبير أو خادم يتداول كل مهام معالجة المعلومات، ويتصل به مجموعة من المستخدمين الذين يمثّلون النهائيات الطرفية له للوصول إلى البرمجيات والمعلومات لأداء المهام المختلفة ويوجد لكل تطبيق ملفات معلومات منفصلة ومتفرِّقة عن بعضها البعض.
- المعالجة الكمبيوترية اللا مركزية والمعلومات المتفرّقة: تكنولوجيا المعالجة هنا لا مركزية لبيئات المعلومات المعينة، وترتبط هذه التكنولوجيا معاً إلا أن كل وحدة تنظيمية أو فريق عمل يحتفظ بمعلوماته بطريقة مستقلة.
- المعالجة الكمبيوترية اللا مركزية والمعلومات المشتركة: تكنولوجيا المعالجة الكمبيوترية هنا لا مركزية إلا أن كل معلومات المنظمة تتوحّد معاً في قاعدة بيانات كبيرة أو مستودع بيانات تساعد في إتاحة تدفق البيانات والمشاركة فيها بما يسمح لكل فرد في المنظمة أن يحصل على ما يحتاجه من معلومات.
- نظم المعلومات الإدارية: وهي مصممة لتلخيص ما حدث ويحدث في المنظمة وتوجيه القوى العاملة إلى وجود المشكلة أو الفرص المتاحة إلا أن تقاريرها نادراً ما تخبر لماذا توجد مشكلة أو الفرصة المعينة إلا أنها تستعد في متى وأين يجب أن يتخذ الفعل أو القرار المعين تجاه المشكلة أو الفرصة وتتوفر تقاريرها في أشكال كثيرة الدورية والملحة والإنجاز والتقارير الاستثنائية التي تحدد المعايير المعينة التي حاد عنها الأداء، أما التقارير المقارنة فتحدد أوجه الشبه والاختلاف بين المعلومات.
- نظم دعم القرار: وهي مصممة لمساندة متخذي القرار في بيئات غير مؤكدة وغير هيكلية.
- النظام الخبير: هو نظام ذكاء اصطناعي يطبق قدرات البرهنة العقلية البشرية للوصول إلى استنتاج معين، وتجمع قواعد أو أطر هذا النظام الخبير من الخبراء ثم تخزن في قاعدة المعرفة التي تتضمن أفعالاً مترابطة تنفذ بناءً على مدخلات المستخدم المعين.
- نظم معلومات الإدارة العليا التنفيذية: وهو نظام تفاعلي يجمع كل من نظام دعم القرار، والذكاء الاصطناعي المعين لمساعدة أطر الإدارة العليا من المديرين والرؤساء في المنظمة لمخاطبة المشكلات والفرص المختلفة.
ومن الخصائص الرئيسة لنظم معلومات الإدارة العليا التنفيذية ما يلي:
1- استخدام مستودع بيانات: وتشمل على قواعد البيانات التشغيلية التي تستخدم في مهام اتخاذ القرارات كقواعد بيانات الأفراد... إلخ.
2- جذب القرارات الذاتية المتاحة: يقدم هذا النوع سلسلة متنوعة من التقارير والملخصات التي يختار المدير من بينها التقرير المناسب في تشكيل إستراتيجية معينة أو اتخاذ قرار محدد.
3- عرض البيانات المرنة: توفر معلومات ضمنية أكثر تعبيراً وعمقاً تتسم بالمرونة في التقرير كما تقدم آليات سهلة الاستخدام في عرض المعلومات من وجهة نظر مختلفة بأشكال متنوعة.
4- تعريف مسئوليات المعلومات: تعرض للمدير نوعيات المعلومات والتقارير المقدمة له فإذا أراد المدير تتبع تفاصيل المعلومات التي يحتاج إليها من المستويات الدنيا يمكن أن تسمح له هذه النظم بذلك.
5- استخدام نظم القرار والذكاء الاصطناعي: تساعد المدير في فهم لماذا توجد مشكلة ما، أو فرصة متاحة للاستغلال تمكن من تطوير الإستراتيجيات.
* مزايا تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد ؟
يمكن تحديد أهم المزايا التي تترتب على تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد في المملكة فيما يلي:
1- المزايا السياسية لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد:
- القضاء على نسبة البطالة التي تؤدي إلى انحراف العاطلين عن العمل فكرياً وسلوكياً مما يترتب عليه الإضرار بأمن المجتمع.
- تحقيق مبدأ العدالة وتكافؤ فرص العمل بين مواطني المجتمع سواءً من حيث النوع (ذكوراً وإناثاً) أو الفئات العمرية.
2- المزايا البيئية لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد.
- انخفاض في مستويات الازدحام المروري وانخفاض تلوث الهواء واستخدام الوقود وبالتالي إمكانية خفض الإنفاق على بناء الطرق.
- خفض معدلات النفايات الورقية.
3- المزايا الاقتصادية (للمجتمع والمنظمة) لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد.
- توفير فرص العمل التي ظهرت كنتيجة طبيعية لتطور وتكنولوجيا الاتصالات والمعلومات والتي يمكن أن تستفيد من تطبيقات العمل عن بعد منها: موردو وسائل الاتصالات، والمستشارين الفنيون، ومحللي البرامج، ومهندسي البرمجيات، ومنتجو الوسائط المتعدد، ومبرمجو ومصممو صفحات الإنترنت ومديرو صفحات ومواقع الإنترنت ومقاهي الإنترنت، وبائعو الإنترنت (البائعون عن بعد) وباحثو الإنترنت وكاتبو أدلة الإنترنت، واستشارات وتصميم ومبيعات المؤتمرات عن بعد، وممثلو المبيعات لبرامج الخدمات المالية.
- يقدم فرصاً نادرة للدول النامية لتدعيم موقفها التنافسي في الاقتصاد العالمي ففي ظل المنافسة المتزايدة في البيئة الدولية تبحث الشركات عن العمالة الأرخص ذات المهارات العالية تستأجرها على أسس تعاقدية حسب الحاجة إليها.
- يقدم العمل عن بعد قوة عمل مؤهلة ومرنة ويمكن توفيرها سريعاً من خلال الإنترنت الذي يجعل من الممكن تسوق قوة العمل من أي مكان في العالم وحسب الطلب.
- توفير الفرق الافتراضية في الشركات والتي تشكل مجموعة من الاستشاريين من كل أنحاء للعمل لنفس المهمة تساهم في أداء المهام بشكل أفضل، حيث يتم تجنيد الخبرات اللازمة في نفس اللحظة عند الحاجة إليها.
- توفير فرص عمل للمعاقين.
- انخفاض تكاليف المنظمة من عقار، ومكاتب، وأثاث مقارنة بإنتاجية عامليها.
- انخفاض تكاليف وقود التنقل من وإلى مقر العمل.
4- المزايا الاجتماعية (للعاملين) لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد:
- تحقيق التوازن بين العمل والواجبات الأسرية والمنزلية ففي دراسة على عينة صغيرة من النساء اللاتي يعملن عن بعد في نيوزلندا عام توصلت إلى أن العمل عن بعد يحقق للنساء القيام بواجباتهن العائلية وفي نفس الوقت العمل والحصول على أجر، كما أشارت بعض الدراسات التي أجريت على عينة من الإيرلنديين أو النساء ينظمن يوم عملهن بناءً على ظروف عائلتهن أما الرجال الذين يعملون من خلال المنزل فهم ينظمون عملهم بناءً على اختياراتهم ومتطلبات عملهم دون تحمل أية مسئولية إضافية من الأعمال المنزلية مقارنة بحالتهم، إذ كانوا يعملون في المكاتب.
5- المزايا الإنتاجية (للمنظمة) لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد: تشير التجارب إلى التأثير الإيجابي لتكنولوجيا المعلومات على الإنتاجية، وفيما يلي بعض الأمثلة التي توضح العلاقة بين العمل عن بعد:
- حولت شركة ثري كوم (3Com) للحاسبات 120 عاملاً إلى العمل بالمنزل ووجدت أنهم يقضون 25 ساعة أسبوعياً في العمل مع العملاء بدلاً من 12 إلى 15 ساعة من قبل أو أقل.
- وجدت شركة أمريكان اكسبرس (American Express) أن العاملين عن بعد يعملون بنسبة 43% أكثر من زملائهم الذين يعملون في مكان العمل.
- إحدى الهيئات الإدارية بولاية ميلسوتا الأمريكية قامت بتحليل برنامج للاتصال عن الفترة من 1995م إلى أكتوبر 1999م فوجدت أن 97% من العاملين عن بعد يرون أن العمل عن بعد ساهم في جودة العمل.
لقد استحدثت العديد من دول العالم التي طبقت هذا المفهوم تشريعات لتواكب هذا النمط الجديد من العمل، ففي إيرلندا، حيث قام المجلس الاستشاري الوطني للعمل عن بعد، وهو هيئة تتألف من ممثلين عن قطاع الأعمال والنقابات العمالية والأوساط الأكاديمية، بوضع قانون ممارسات واتفاقية نموذجية للعمل عن بعد، والقانون (الذي أصبح يعرف بقانون الممارسة في العمل الإلكتروني) يمتد من اختيار الأفراد للعمل عن بعد، ومتطلبات المكتب في المنزل، وسياسات الاتصال للشركات التي تضم عمالاً عن بعد، ومسائل التدريب، ومخاوف تتعلق بالأمن، وإجراءات الاستخدام وشروطه، وقد تمت صياغة اتفاقيات أخرى مماثلة في عدد من البلدان، كالنرويج والسويد وإيطاليا، بينما تم التوصل إلى مجموعة مبادئ توجيهية أوروبية في قطاع الاتصالات حول العمل عن بعد، وذلك بين أصحاب العمل والنقابة العمالية.
تحديد الوظائف الفردية المناسبة للعمل عن بعد: يجب أن يكون العمل شيقاً، وأن تتوفر فيه شرط القدرة على إنجازه دون الاتصال وجهاً لوجه بالآخرين وأن يكون قابلاً للقياس عن طريق النتائج.
اختيار العاملين بنظام العمل عن بعد: يتطلب العمل عن بعد مؤهلات شخصية خاصة بالإضافة إلى المعايير الطبيعية للعمل بالوظيفية، بما في ذلك النضج، الجدارة، الثقة بالنفس، والانضباط الذاتي، والمهارات الخاصة بالاتصالات، وكذلك الإدارة الجيدة للوقت، وربما تحتاج بعض هذه المعايير لأن يتم تنميتها.
التدريب المستمر للعاملين ومديريهم على استخدام تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصال: يعتبر التدريب المستمر ما بين فترة وأخرى على تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصال وما يستجد في ذلك مطلباً أساسياً للتعامل مع مفهوم المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد، حيث يساهم في تنمية المهارات اللازمة للتعامل معه.
وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات تقدّم أدوات من شأنها تسريع التنمية عبر تأمين النفاذ إلى مجتمع المعلومات واستعمالها لكنها بمفردها ليست بديلاً عن الحاجة إلى التنمية الحقيقية (التدريب والتعليم المستمر)، حيث تشير الدراسات التي قامت بها شركة موتورولا العالمية أن استثمار دولار واحد في التدريب يدر ربحاً للشركة مقداره ثلاثون دولاراً وتبيِّن الدراسات والبحوث أن الرقم قد يتجاوز ذلك، فالتعليم والتدريب ليس نتيجة للنمو الاقتصادي، بل هو مدخل مهم للنمو لامتلاك المهارات المعرفية كمصدر لتميّزة التنافسية في عالم متغيّر على الدوام.
التدرج في التطبيق: يستحسن إدخال هذا الأسلوب ببرنامج استرشادي صغير ثم التطبيق على عدد صغير، مجموعة تجريبية، ثم بتدرج مدروس يتوسع بالتطبيق إلى أن يصل إلى أقصى درجة ممكنة لتتحقق الاستفادة المثلى من هذا الأسلوب.
الخلاصة:
خلصت الكاتبة الدكتورة جود آل محمد إلى القناعة بأن تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد وفقاً لمعايير الآيزو (9000) في إطار المجتمع يحقق العديد من المكاسب الصحية والاجتماعية والاقتصادية والإنتاجية والبيئية، للمنظمات وللعاملين فيها والمستفيدين منها إلا إذا طبقت بالشكل الصحيح، كما توصلت إلى أهمية التعليم والتدريب المستمرين لامتلاك المعرفة والمهارات الضرورية للاستخدام الأمثل لتطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات للجنسين بشكل عام وللمرأة بشكل خاص ولا سيما أن الشركات تتسابق إلى ابتكار أدوات مطبخ ترتبط بشبكة الإنترنت مباشرة، فقد أنتجت شركة كورية ثلاجة تحتوي على شاشة كبيرة تساعد في عملية إعداد وجبات الطعام وفي الوقت نفسه توفر الولوج إلى عالم الإنترنت وإرسال الرسائل الإلكترونية.
لذا فان تدريب المرأة مهم لأنها الشريحة الأساسية لبناء مجتمع أسري علمي متقدم يساهم في بناء مجتمعة الأكبر، بالإضافة إلى ذلك، فإن الكاتبة ترى إمكانية معالجة العيوب التي قد تنتج عن تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن وذلك عن طريق إجراء الدراسات الميدانية التي تهدف إلى فحص العيوب واقتراح الحلول لمعالجتها.
ولكي تتم الاستفادة من المكاسب المتوقَّعة من تطبيق هذا الأسلوب في العمل فإن الكاتبة الدكتورة جود آل محمد تقترح بعض التوصيات التي يمكن تلخيصها فيما يلي:
1- دراسة الجدوى الاقتصادية لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد في البيئة المحلية.
2- عقد ندوات ومحاضرات ونشر الأبحاث والدراسات والمقالات العملية حول الآثار والنتائج الإيجابية والسلبية الناتجة عن تطبيق مثل هذا الأسلوب في العمل مع التأكيد على التجارب التطبيقية الناجحة في هذا المجال.
3- تنظيم دورات وبرامج تدريب مستمرة للعاملين في المنظمات ومديريهم لامتلاك المهارات الضرورية للاستخدام الأمثل لتطبيقات تكنولوجيا المعلومات لرفع كفاءتهم التكنولوجية من ناحية ولضمان مشاركتهم وتفاعلهم مع التجديدات الإلكترونية أو التجديد في أساليب وأنماط العمل.
4- التشجيع والدعم المادي والمعنوي للمبادرات الوطنية التي طبقت أو تسعى لتطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد.
5- إجراء دراسات ميدانية لدراسة مدى فاعلية تطبيق المنظمة الإلكترونية للعمل عن بعد.
