الإدارة بالاستثناء
Management by Exception
مفهوم الإدارة بالإستثناء .
- يعرفها كل من البرعي والتويجري (1993)"هي طريقة فنية للإدارة تمكن المديرين من تركيز اهتمامهم على أكثر المناطق الحرجة للرقابة في المنشأة ، وتسمح للموظفين في المستوى الأدنى بإنجاز الأعمال الروتينية المختلفة ".
- يعرفها كل من جوهانسون وروبيرتسون 1972م"تعبير عام يستخدم في وصف عملية تزويد الإدارة بالمعلومات التي لا تراجع فيها سوى الانحرافات الهامة عن الميزانيات أو الخطط، كأساس لاتخاذ الإجراءات الإصلاحية بشأنها والهدف من ذلك هو اختصار حجم التفاصيل التي تحتوي عليها تقارير الإدارة وإحصائياتها إلى بيانات قليلة يمكن اتخاذ الإجراءات اللازمة على أساسها" .
- ويعرفها علاقي(1985م)" تعني الإدارة بالاستثناء أن يقوم المديرون بالتركيز على الانحرافات في النتائج عن المعايير الموضوعة وعلاجها وتجاهل النتائج التي تتطابق مع المعايير.
ويطلق عليه أحيانا اصطلاح ( الرقابة بالاستثناء )":- A control technique that enables managers to direct attention to the most critical control areas and permit employees at lower levels of management to handle routine variations
والإدارة بالاستثناء هي أحد مبادئ وظيفة الرقابة الإدارية وتعني أن على المدير أن يعطي أهمية كبيرة لتلك النتائج غير المتطابقة مع المعايير الموضوعة دات الأهمية ، وأن يتجاهل النتائج المتطابقة ويترك القرار للعاملين بالجهات التنفيدية والتكتيكية باعتبارها قرارات روتينية , فالإدارة بالإستثناء تعتمد على توضيح المهام الخاصة بعملية الرقابة الإدارية باعتبارها إحدى ركائزها الرئيسية , فالرقابة الإدارية على الموارد البشرية هي الوسيلة التي تستطيع بها السلطات الإدارية معرفة كيفية سير العمل داخل المنشأة، وذلك للتأكد من حسن سير العمل لتحقيق الأهداف وكشف الأخطاء أو التقصير أو الانحراف، والعمل على إصلاحه ووضع الإجراءات الوقائية اللازمة للقضاء على أسبابه , وتعتمد الرقابة الإدارية الفعّالة على التوجيه والإشراف والإصلاح أكثر من مجرد التعرف على الأخطاء ومعاقبة مرتكبيها.
والإدارة بالاستثناء هي أسلوب إداري يوضح العلاقة بين المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي بحيث يحكمها تحديد دقيق للسلطات والمسؤوليات، وبذلك تتحدد وظائف كل مستوى معين ويترك لممارسة النشاط بدون تدخل من المستوى الإداري الأعلى إلا إ‘ذا أحدث انحرافات هامة على الطريق المؤدي إلى تحقيق الأهداف المخططة. وما يحتاجه المديرون وهو إخبارهم بأن الأداء يسير طبقا لما هو مخطط لأن ذلك ربما يحول دون اهتمامهم بمشكلات لا يمكن تفويض سلطة قراراتها إلى مستويات إدارية أدنى، ويتضح من هذا أن الإدارة بالاستثناء إدارة لتحديد السلطات والمسؤوليات ولتحديد شكل التطبيق وأسلوب الرقابة(احمد،2003م:310).
وللتعرف على الوضع التنفيدى لعملية الرقابة بالإستثناء على مدار خطوات ومراحل عملية الرقابة الإدارية ينبغى التعرف على الخطوات الرئيسية لعملية الرقابة الإدارية وتحديد ماهية الرقابة بالإستثناء .حيث تتكون عملية الرقابة الإدارية من الخطوات الرئيسية التالية:-
(أ) تحديد المعايير Establishing standards
والمعيار هو رقم أو مستوى جودة نسعى إلى تحقيقه .
(ب) قياس الأداء Measuring Performance
وهنا يقاس الأداء الفعلي بطريقة مستمرة لتقدير ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير وقد يكون القياس شاملاً أو بالعينة.
(ج) مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط Comparing performance against standards
تتضمن هذه المرحلة مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط وهنا نصل إما إلى:
- توافق الأداء الفعلي مع المعياري ( لا توجد انحرافات ).
- أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار ( الانحراف موجب ).
- أن يكون الأداء سلبي ( الانحراف سلبي ).
(د) تحليل أسباب الانحرافات واتخاذ اللازم Evaluation & actions
وهى وظيفة الإدارة بالإستثناء توجيه الإهتمام بشأن الإنحرافات المعيارية عن الأداء واتخاد القرارات الإستراتيجية بشأن هده الإنحرافات . ويطلق على دلك أسلوب الرقابة بالاستثناء, حيث يتم التركيز على مراجعة الأخطاء المهمة.
فالإدارة بالإستثناء أسلوب إداري يقوم على أساس التفاهم بين الرئيس ومرؤوسيه حول تنفيذ العمل, ومحور هذا التفاهم يعتمد على أنه طالما أن العمل يسير وفق ما هو مخطط ومرسوم له فلا داعي للمرؤوسين أن يقوموا بإبلاغ رئيسهم بذلك حيث يقتصر إعلامه الرئيسي فقط على الأمور غير الأمور العادية أي الاستثنائية التي تنحرف عن المعايير المحددة وفق ما هو مرسوم ومخطط ,ففي هذه الحالة فقط على المرؤوسين أن يرفعوا الأمر إلى السلطة الأعلى صاحبة الحق لاتخاذ القرار المناسب حيال الانحراف.
وهى إحدى أدوات الرقابة الداتية فى منظمات الأعمال العصرية , وتدعم عملية تمكين العاملين والمشاركة فى إتخاد القرارات الإدارية وكدلك عملية تفويض السلطه ودلك من خلال إهتمام المديرين بالقرارات الإستراتيجية والتى تحتاج إلى مجهود عقلى وفنى عالى , وتفويض المشاركة والسلطه للعاملين فى القرارات التكتيكية والتنفيدية , وفي ظل الإدارة بالاستثناء يمكن التمييز بين نوعين من القرارات:
1. القرارات الروتينية :- وتمثل الأعمال التي تتكرر والتي يمكن تحويلها إلى روتين, وهنا يعطى للقائمين على تنفيذها تعليمات محددة للقيام بها وهذه الأعمال لا يتدخل الرئيس في إدارتها واتخاذ القرارات حيال المشكلات التي تصادفها إلا إذا حدثت أمور استثنائية غير متوقعة أثناء تأديتها.
2. القرارات الإدارية غير الروتينية:- وتمثل الأعمال التي تعالج مشكلات أو مواضيع ذات طابع هام لها تأثير كبير وطويل على المنظمة وهي لا تتكرر ولا يمكن تحويلها إلى عمل روتيني متكرر.هذه الأعمال أو المشكلات يترك موضوع البت فيها للرؤساء أصحاب السلطة والاختصاص.
أهمية الإدارة بالاستثناء:-
على الرئيس ألا يشغل باله سوى بالأعمال التي تكون بالغة الجودة أو بالغة السوء,حيث يتطلب الأمر أن يوجه إليها اهتمامه واتخاذ ما يناسبها من قرارات.وهذا الأسلوب يستخدم لتخفيف عبء العمل عن الرؤساء,وعلى الأخص أولئك الذين يعانون من كثرة أعباء العمل ومشكلاته ومسؤولياتهم.ولقد أصبح الرئيس بحاجة إلى مثل هذا الأسلوب والاعتماد عليه إذ لعله يجد فيه المخرج الذي يساعده على تخفيف عبء العمل عن كاهله وتوفير وقته والإقلال من إرهاق أعصابه.
متطلبات نجاح الإدارة بالاستثناء:
1. تفويض السلطة وتمكين العاملين , وتنمية ثقافة وأسلوب الرقابة الداتية.
2. ثقة الرؤساء بمرؤوسيهم على كافة المستويات الإدارية.
3. توفر الخبرة والدراية لدى الرؤساء ليتمكنوا من اختيار ما يمكنهم تفويضه لمرؤوسيهم.
4. توفر المهارة والقدرة اللازمة لدى العاملين للقيام بما يسند إليهم من مهام.
5. وجود نظام جيد للمعلومات لإعداد الخطط السليمة وتحديد الاستثناءات.
6. العمل بوتيرة عالية بمعالجة الحالات الاستثنائية.
إحدى ركائز ودعائم الشركات الناجحة في وقتنا الحالي أسلوب الادارة بالاستثناء , وهي ببساطة نظام للتعرف والاتصال يقوم بارسال اشارات للمدير عندما يكون اهتمامة مطلوبا ويستطيع المدير من خلال هذا النظام التركيز على المشكلات التي تتطلب حلا عاجلا واتخاذ القرارات المناسبة في وقتها وتفادي التعامل مع المشاكل والقضايا التي يمكن لموظفية ان يقوموا بحلها والتعامل معها.
وهذه بعض اهم مزايا الادارة بالاستثناء:
- توفير الوقت الشخصي.
-تركيز الجهد النفيذي.
- الاستفادة الافضل من معرفة اتجاهات وتاريخ وبيانات العمل المتاحة.
- الاستفادة القصوى من الاشخاص ذوي المرتبات العالية بإسناد اعمال ذات عوائد اكبر لهم.
- توفير معايير كمية وكيفية للحكم على المواقف والاشخاص.
-تمكن المديرين قليلي الخبرة من التعامل مع التكليفات الجديدة بأقل درجة من الخبرة والتدريب المتعلق بالامر.
- التشجيع على اكتساب معرفة اكثر شمولا بكافة مراحل العمل في الشركة.
- تنشيط الاتصالات والتواصل بين مختلف اقسام الشركة الواحدة.
- ومن مزايا مبدا الاستثناء توفير الوقت للمدير التنفيذي.
معوقات نجاح النظم الرقابية
والرقابة بالإستثناء تعالج القصور ومعوقات الرقابة الإدارية التقليدية وهى كالتالى :-
- الرقابة الزائدة: حيث يقبل العاملون عادة درجة معينة من الرقابة، وإذا زادت هذه الرقابة عن حد معين فإنهم يرفضونها.
- التركيز في غير محله: تركز بعض النظم الرقابية في أحيان كثيرة على نقاط معينة لا تتفق مع وجهة نظر العاملين، حيث تعكس من وجهة نظرهم رؤية محدودة جداً مما قد يثير العاملين ضد هذه الرقابة.
- عدم التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات: يشعر العاملون أحياناً بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صلاحيات، وفي الوقت نفسه قد يتطلب النظام الرقابي الرقابة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزئيات العمل، مما يرتبط سلبياً بقبول العاملين والتجاوب مع النظم الرقابية.
- عدم التوازن بين العائد والتكاليف: قد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤلاء للنظم الرقابية.
- عدم الحيادية: قد يؤدي عدم تصميم النظم الرقابية بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم.
يقول ستروب: انة في الحالات التي تكون فيها السرعة عاملا مهما فان المهمات المرتبطة بتاريخ حاسم تتطلب افرادا يمكنهم التعامل مع ضغوط العمل , ومثل هذا الشخص يستطيع تنظيم المعلومات وتحديد الاستراتيجية ومن ثم التقيد بخطة العمل. وفي مثل هذا الوضع فان الشخص الذي يركز على " الضروري" اكثر فائدة من شخص يريد عمل كل شي ممكن. اما في الحالات التي تتطلب تحقيق اجماع على امر ما فان المهمة التي تتطلب تعاونا بين عدة اشخاص او مجموعات تحتاج الى شخص قادر على تفهم رؤى الاخرين وهنا يكون الشخص القادر على توحيد قدرات كل المشاكرين في المهمة اكثر فائدة من شخص يتوق لتحقيق مكسب منفرد.
اما عندما يتعلق الامر يتطوير قدرات موظف ما فان شخصا ممتازا في مجال مثل التكنلوجيا او الشؤون المالية لكنة لم يؤد يوما دورا قياديا قد يستفيد كثيرا من منحة فرصة القيادة.
وبالنسبة الى المهمات الي تحتاج الى الابتكار وتتطلب معالجات جديدة مثل تطوير منتجات فان تفويض اخرين للقيام بمثل هذة المهمات يكون صعبا وقد يستلزم الامر شخصين في آن واحد فمثلا انشاء مطبوعة الكترونية جديدة قد يحتاج الى شخص منظم وذي عقلية متفتحة لتنسيق المحتوى بالاضافة الى خبير فني ذي عقلية استقلالية يفضل العمل منفردا لعمل البرمجة.
المراجع .
• الكردى , أحمد السيد , الإدارة بالإستثناء , موقع موسوعة الإسلام والتنمية,2011م.
• البرعي , محمد عبدالله – التويجري , محمد إبراهيم ,1993هـ, معجم المصطلحات الإدارية إنجليزي – عربي , مكتبة العبيكان , الظهران .
• علاقي، دني عبد القادر، 1985،الإدارة دارسة تحليلية للوظائف والقرارات الإدارية،ط3، تهامة،جدة.
• أحمد، حافظ فرج و محمد صبري، 2003م، إدارة المؤسسات التربوية ، علم الكتب، القاهرة.
• جوهانسون و روبرتسون، معجم مصطلحات الإدارة إنجليزي-عربي ، ترجمة: نبيه غطاس، 1972م،مكتبة لبنان، بيروت.
