مجموعات المكتبة الإلكترونية وخدماتها
حيث أن المكتبة الإلكترونية تقع وسيط بين مصادر المعلومات بتحدياتها المختلفة وأشكالها ووسائطها وبين احتياجات ومتطلبات مجتمعها الأكاديمي من المستفيدين فإنه ينبغي أخذ التصنيفات الأربعة لصورة المعلومات المستقبلية التي رأتها OCLC في الدراسة التي عملتها عام 2003. وتشمل هذه التصنيفات الأربعة للمعلومات خلال الأعوام ألـ 5-7 القادمة على:
1-"المعلومات العامة" Popular Information وتشمل الكتب المطبوعة ونظائرها الرقمية والمجلات والصحف المطبوعة والمتوفرة في قواعد البيانات والوسائل السمعية والبصرية والوسائط المتعددة العادية والرقمية.
2-"المعلومات العلمية" Scholarly Information وهي مصادر أكاديمية وعلمية في طبيعتها وتتألف من الكتب والمجلات العلمية المطبوعة والرقمية والمقالات العلمية ورسائل الماجستير والدكتوراه ومواد إدارة المناهج والإرشيفات الرقمية.
3- "المشروعات الرقمية" Digitization Projects وتشمل المشروعات التجارية والوطنية لمشروعات المكتبات الإلكترونية.
4- "مصادر الشبكة العالمية" Web Resources وهي قسمين مصادر معلومات سطحية وأخرى متعمقة.
ويُعتبر اليوم حجم الأوعية الإلكترونية التي تقتنيها المكتبات في زيادة مستمرة، بحيث نستطيع أن نؤكد أن الوعاء الإلكتروني قد تفوق على حجم نظيره المطبوع، وفي فترة قصيرة. وتحتوي المكتبة الإلكترونية تقريبًا على جميع أنواع أوعية المعلومات التقليدية، لكن في شكلها الرقمي مثل الكتاب والدورية وأبحاث المؤتمرات والخرائط والصور وغيرها من الأوعية السمعية أو المرئية المتحركة. وقد حددت بعض الدراسات محتوى المكتبة الإلكترونية بالمجموعات الآتية:
●مجموعات الأوعية الأساسية مثل الكتب والدوريات والأبحاث والموسوعات والقواميس والأدلة.
●مجموعات الأوعية المكملة (الإرشيفية) مثل إرشيفات المجموعات والحوارات، والمنشورات التعريفية والدعائية للمؤتمرات وورش العمل، والنشرات الإخبارية والأنشطة، والرابطات بنصوص أخرى أو استشهادات مرجعية.
●معلومات عن المكتبة الإلكترونية ذاتها مثل النشأة والأهداف والسياسات، والتعريف بالمحثات البحثية والتغطية الموضوعية واللغوية والزمنية، والبرامج المستخدمة في عرض ومعالجة المحتوى، والبرامج الأخرى المعينة وبعض الملفات الخاصة.
● الرابطات (الموضوعية) على مستوى التخصص الموضوعي أو الإنتاج الفكري أو المؤسسات أو الأنشطة.
تُقدم المكتبة الإلكترونية خدمات معلوماتية تتميز بها عن المكتبة التقليدية. فالمكتبة الإلكترونية تستمد أهميتها من إمكانياتها المتعددة ومنها بالطبع التقنية، حيث تستطيع أن تقدم حلولاً واقعية وملموسة للعديد من مشاكل خزن المعلومات وإتاحتها، فهي أداة للتطور التعليمي والبحث العلمي والثقافي والحضاري والاقتصادي. ومن أبرز الأمثلة التي تقدمها المكتبة الإلكترونية لخدمة المستفيدين ما يلي:
● تسهيل الوصول وبأقل جهد إلى مصادر معلومات بعيدة وجديدة وحديثة، ومن قبل عدد من المستفيدين في وقت واحد.
● توفير الخدمة للمستفيدين في أي وقت دون انقطاع لأي مستفيد في أنحاء المعمورة لديه اتصال بالانترنت.
● توفير إمكانيات عالية للخزن والاسترجاع التفاعلي مع المعلومات.
● توفير كافة أشكال أوعية المعلومات الإلكترونية وبدرجة عالية من الدقة والشمولية.
● توفير تقنيات عالية من الجودة (وضوح النص، والتحكم في اللون، ونقاء الصوت).
لعل من أهم ما يميز المكتبة الإلكترونية هو الاستفادة الكاملة من الخدمات التفاعلية التي يمكن توفيرها ومنها ما يلي:
● إصدار وتحديث النشرات المكتبية بشكل يومي.
● إصدار الإعلانات الخاصة بالمصادر المعلوماتية الحديثة.
● توفير قوائم الكتب الأكثر طلبًا.
● إقامة منتديات سواء نصية أو صوتية أو عبر الكاميرا.
● توفير خدمة الدعم على مدار الساعة.
● عمل الاستبيانات للمستفيدين من المكتبة.
● تطوير قائمة مراسلات لعمل الإحاطة الجارية وغيرها.
● تطوير ندوات عن بعد عبر التخاطب الإلكتروني سواء النصي أو السمعي أو عبر الكاميرا.
● التعريف بمناشط المكتبة والتسويق لها.
● الإعلانات الخاصة بالمكتبة سواء للتزويد أو المنقصات أو الوظائف وغيرها.
لهذا فالمكتبة الإلكترونية ليست مجرد موقع على الانترنت يتيح الوصول إلى مصادر المعلومات الإلكترونية فحسب بل هو قرار استراتيجي ذو أبعاد مهنية وعليمة وثقافية وحضارية تمليها متطلبات العولمة التي من خواصها صناعة المعرفة وضمان التدفق الحر للمعلومات.
تقوم الخطة المقترحة لهذه الدراسة على إنشاء المكتبة الإلكترونية لتشمل كافة المقومات الأساسية التي يمكن من خلالها تقديم خدمات معلوماتية أكاديمية أكثر شمولية ودقة. وتدور الخطة على دور المكتبة الإلكترونية ذو الأبعاد المتعددة والذي يمكن تلخيصه في خمس وظائف هي:
1- تشبع الحاجات المعلوماتية لمجتمع المستفيدين.
2- تقديم خدمات المعلومات المتنوعة.
3- تنظيم المعلومات بشكل يجعلها قابلة للتداول والاسترجاع.
4- إدارة مواقع المعلومات المختلفة والتنسيق بينها.
5- إتاحة قنوات تبث من خلالها المعلومات إلى المستفيدين.
وعمومًا يجب أن تمتاز الخدمات التي تقدمها المكتبة الإلكترونية بجودتها وبكفاءتها العالية وسهولة التعامل معها.
ثالثًا: التخطيط لإنشاء مكتبة إلكترونية أكاديمية
بطبيعة الحال المكتبة الإلكترونية الأكاديمية هي جزء من المكتبة الأكاديمية التقليدية ومرتبطة بها، وقد تتمتع بالاستقلالية وتكون مطورة لخدمة الأغراض البحثية الأكاديمية. وحتى تحقق المكتبة الإلكترونية أهدافها ينبغي إتباع أسلوب علمي في التخطيط لها، بحيث تؤمن احتياجات المستفيدين منها بفاعلية كبيرة. فتحديد الأهداف للمكتبة الإلكترونية ودراسة الجدوى منها هو الأساس الذي تنبني عليه المكتبة. وعند التخطيط لتأسيس المكتبة الإلكترونية يمكن اعتماد التخطيط على أساس الأهداف، أي تحديد أهداف المكتبة الإلكترونية ومن ثم إنشاء المكتبة وتصميمها لتحقيق هذه الأهداف. وبمعنى آخر لابد أن تكون مخرجات المكتبة الإلكترونية قادرة على تحقيق الأهداف.
وتجدر الإشارة إلى أنه لابد من توفر مجموعة من الخصائص للمكتبة الإلكترونية حتى تكون مثالية وتشمل هذه الخصائص التكاملية، والشمولية، والدقة، والمرونة، وسهولة الاستخدام، والتوازن في المجموعات، والحماية وأمن المعلومات، والاقتصاد في التكلفة.
ويوجد أمام المكتبات الأكاديمية طريقان يمكن اختيار أي منهما عند الرغبة في إنشاء مكتبة إلكترونية مع ضرورة ملاحظة إيجابيات وسلبيات كل طريق. فأما الطريق الأول فهو أن تقوم بتنفيذ المكتبة الإلكترونية مؤسسة خارجية متخصصة في هذا المجال. والطريق الثاني هو أن تقوم المكتبة بنفسها بتنفيذ إنشاء المكتبة الإلكترونية بجهودها الذاتية أو بالاستعانة بمتخصصين من داخل المؤسسة الأم كإدارة الحاسب الآلي مثلاً، وفي هذه الحالة تحتاج المكتبة أحيانًا إلى تأمين بعض الأجهزة وطلب رخص للبرمجيات المطلوبة. وفي كلا الطريقين ينبغي للمكتبة الراغبة في إنشاء مكتبة إلكترونية من الاستئناس والاسترشاد بما تتضمنه المراحل الأساسية لإنشاء المكتبة الإلكترونية من معلومات، وهي التي سوف نتحدث عنها في السطور القادمة.
مراحل إنشاء المكتبة الإلكترونية
يمكن حصر المراحل الأساسية لإنشاء المكتبة الإلكترونية بثلاث هي:
● المرحلة الأولى: الإعداد والتجهيز وتشمل تحديد الأهداف، والمستفيدين وحاجاتهم، ومصادر المعلومات ونوعياتها وأشكالها وطرق عرضها وأوقات حصرها وجمعها، وطريقة خزن المعلومات واسترجاعها، ونوع الأجهزة والبرمجيات وملحقاتهما وحجمهما وكمياتهما، وإدارة المكتبة الإلكترونية والإشراف عليها وتحديث بياناتها وصيانتها، والكادر البشري ومؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه.
● المرحلة الثانية: التنفيذ وإنجاز المشروع ويشمل توزيع الجدول الزمني لإنجاز المشروع، وتأمين المتطلبات والاحتياجات مثل الأجهزة والبرمجيات وتركيبها وتهيئتها، وترقيم المعلومات، وتوفير الكوادر البشرية وتدريبهم، والميزانية، والتعريف بالخدمات.
● المرحلة الثالثة: إطلاق الخدمة، وتشمل التجربة أو الاختبار ثم إطلاق الخدمة بشكلها النهائي، والتقييم.
المرحلة الأولى: الإعداد والتجهيز
تعتبر مرحلة الإعداد والتجهيز هي الأهم وهي الأساس وربما هي الأصعب من جميع المراحل اللاحقة لأنه يتم الاعتماد عليها في تنفيذ المراحل الأخرى. ففي هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف للمكتبة الإلكترونية ودراسة الجدوى منها وهو الأساس الذي تنبني عليه المكتبة. وتشمل هذه المرحلة كل من تحديد الأهداف، والمستفيدين وحاجاتهم، ومصادر المعلومات ونوعياتها وأشكالها وطرق عرضها وأوقات حصرها وجمعها، وطريقة خزن المعلومات واسترجاعها، ونوع الأجهزة والبرمجيات وملحقاتهما وحجمهما وكمياتهما، وإدارة المكتبة الإلكترونية والإشراف عليها وتحديث بياناتها وصيانتها والكادر البشري ومؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه. هذا بالإضافة إلى مسائل أخرى يجب حسمها مثل المركزية واللامركزية، والكادر البشري ومؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه، وسرية المعلومات وأمنها.
وينبغي أن يتم تحديد الأهداف العامة والخاصة بشكل دقيق وواضح وتكون قابلة للتطبيق. وتمثل الأهداف نقطة البداية والقائد للخطوات القادمة، وينبغي الالتزام بها وعدم الخروج عنها. ولا يمكن أن تتحد المكتبات الإلكترونية في أهدافها حيث أن لكل مكتبة خاصيتها. وتمثل الأهداف الآتية أهدافًا مقترحة يمكن للمكتبة الإلكترونية الأكاديمية تحقيقها وتشمل ما يلي:
1-دعم وتنمية المناهج التعليمية والبرامج الأكاديمية والبحوث العلمية وذلك بالإمداد بالمعلومات والخدمات التي تثري هذه البرامج.
2-دعم المستفيدين للوصول إلى مصادر المعلومات الإلكترونية المتنوعة والحصول عليها بالطرق العلمية واستخدامها بسهولة وسرعة وراحة.
3-العمل على توسيع ثقافة ومدارك المستفيدين وذلك بمدهم بالأخبار والمعلومات التي يحتاجونها.
4-التعاون والمشاركة مع الأفراد والمؤسسات العلمية والثقافية لتطوير المكتبة الإلكترونية.
وفي هذه المرحلة ينبغي تحديد المستفيدين المستهدفين للمكتبة الإلكترونية، حيث أن تحديد فئات المستفيدين والتعرف على خصائصهم وصفاتهم يعتبر مهمًا سواء في عملية تصميم المكتبة أو تحديد المكونات أو توفير الخدمات المعلوماتية. وفي الغالب فإن جمهور المستفيدين من المكتبة الإلكترونية الأكاديمية يمكن تحديد مجموعاتهم في فئات الأفراد من الطلاب الجامعيين وطلاب الدراسات العليا المنتظمين في الدراسة أو الملتحقين ببرامج الدراسة عن بعد، وأعضاء هيئة التدريس وغيرهم من الباحثين. وبالإضافة إلى فئة الأفراد هناك فئات الجهات والهيئات الرسمية وغير الرسمية والأقسام العلمية والمراكز البحثية من داخل المؤسسة العلمية أو خارجها. ومما ينبغي التنبه له هو ضرورة تحديد نوعية هذه الجهات المتوقع خدمتها وتحديد نوعية التخصصات فيها.
ويدخل ضمن تحديد المستفيدين تحديد احتياجاتهم من المعلومات، حيث أن المكتبة الناجحة هي التي توفر المعلومات التي تلبي حاجات المستفيدين بدقة وتستجيب للتطورات التي قد تطرأ على هذه الاحتياجات.
وفي مرحلة الإعداد والتجهيز ينبغي تحديد وحصر مصادر المعلومات الحالية التي تود المكتبة تقديمها عن طريق المكتبة الإلكترونية وطريقة جمعها، وتحديد أشكالها وطريقة عرضها. وتأتي مصادر المعلومات على أشكال مختلفة مثل الملفات الإلكترونية والكتب والدوريات الإلكترونية ebooks /eperiodicals، وقواعد المعلومات المتخصصة سواء المحلية أو المتوفرة عن طريق الإنترنت أو المخزنة على الأقراص الضوئية. ويتم العمل على تكشيف هذه المصادر وجعلها قابلة للبحث والاسترجاع.
وينبغي أن يتم في مرحلة الإعداد والتجهيز تحديد كميات ونوعيات الأجهزة وملحقاتها والبرامج المطلوب تأمينها، سواء بناءها داخليًا أو شراءها جاهزة. وعمومًا يعتمد تحديد النوعيات والكميات أولاً وأخيرًا على عدد من العوامل مثل حجم المكتبة الإلكترونية المزمع إنشاءها، وعدد المستفيدين منها، وحجم الإمكانات المادية والبشرية المتوفرة.
وفي هذه المرحلة ينبغي تحديد وبيان طريقة خزن المعلومات ونوعية الوسائط التي ينبغي أن تحفظ عليها. كما ينبغي تحديد طريقة استرجاع المعلومات والإفادة منها ونوعية خدمات المعلومات التي توفرها المكتبة الإلكترونية ومستواها ووسائل الاتصال وطريقة تنفيذها.
وحيث أن المكتبة الإلكترونية هي مكتبة متطورة وتنمو باستمرار وتتعرض للتغير وفقًا لتغير الحاجات فلابد من تحديد الكادر البشري الذي سوف يشغل المكتبة الإلكترونية وتحديد مؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه، وكذلك تحديد طريقة إدارة المكتبة الإلكترونية والإشراف عليها وجعلها مركزية أو لامركزية وطريقة المراقبة وأمن المعلومات وإجراءات التحديث والتعديل والصيانة. وأخيرًا لابد من وضع سياسة واضحة ومحددة للمكتبة الإلكترونية وتكون مكتوبة وموثقة بحيث تشتمل على جميع ما يتعلق بالمكتبة من أنظمة ولوائح وإجراءات.
وفي نهاية مرحلة الإعداد والتجهيز وقبل الشروع في المرحلة التالية لابد من وضع خطة الإنجاز أو التنفيذ المقترحة. ففي هذه المرحلة يتم توزيع الأعمال المختلفة لمراحل المشروع على فترات زمنية محددة وذلك اعتمادًا على مجموعة من العوامل والخبرات العملية.
المرحلة الثانية: التنفيذ وإنجاز المشروع
إن أهم ما يميز المكتبة الإلكترونية هو إمكانية دمج جميع الخدمات التي تقدمها المكتبة تحت سقف واحد أو ما يسمى بالمدخل الموحد لخدمات المكتبة الإلكترونية. ويتطلب العمل في هذه المرحلة جهدًا كبيرًا وخبرات تستطيع أن ترفع من قيمة الخدمات المقدمة وتقلل من الكثير من الجهود والوقت المبذول في العمل. ويتم خلال مرحلة التنفيذ من خلال عمل توثيق متكامل للمعلومات وتطوير الوثيقة بحيث تشمل كافة المتطلبات البشرية والمادية وفقًا للاحتياجات. كما تصف الوثيقة خدمات المكتبة الإلكترونية وتحدد فيها التصاميم المختلفة للمكتبة ومتطلباتها وفقًا لاحتياجات المكتبة. ويجب اعتماد هذه الوثيقة والموافقة عليها قبل المضي قدمًا في مرحلة التنفيذ لضمان أن تكون النتيجة النهائية تتوافق مع احتياجات وتطلعات المسؤولين في المكتبة.
وتشمل هذه المرحلة تأمين المتطلبات والاحتياجات مثل الأجهزة وملحقاتها وتركيبها والبرمجيات المختلفة وتهيئتها. ويلاحظ أن كميات ونوعيات الأجهزة والبرمجيات تعتمد على عدد من العوامل مثل حجم المكتبة الإلكترونية المزمع إنشاءها، وعدد المستفيدين منها، وحجم الإمكانات المادية والبشرية المتوفرة. وعمومًا تتمثل احتياجات المكتبة الإلكترونية من التقنيات والأجهزة والبرامج في الأنواع التالية: أجهزة الحاسب الآلي Personal Computers (PCs)، أجهزة الشبكات المحلية Local Area Networks (LAN)، الطابعات Printers، الماسحات الضوئية Scanners، ومحطات تشغيل الأقراص المدمجة CD-ROMs، أجهزة الحماية والأمن Security، نظم إدارة تشغيل قواعد المعلومات وإدارة أنظمة المكتبات الآلية Databases Information Management System، ونظم النشر الإلكتروني وإدارة المحتوى، وقواعد البيانات المخزنة على الأقراص الضوئية، وملفات الإلكترونية المصممة محليًا أو الموجودة على الإنترنت.
ويمكننا حصر المتطلبات والاحتياجات التي تحتاجها لتطوير المكتبة الإلكترونية الشاملة وإدخال البيانات وإتاحة مصادر المعلومات للمستفيدين بأسلوب علمي سهل بأربعة عناصر هي الآتي:
● الأجهزة: وتشمل عدد من أجهزة الحاسوب الحديثة والماسحات والطابعات وأجهزة الاتصالات للربط بالشبكة المحلية، كما تشمل الأجهزة توفير خادم ذو سعة كبيرة ليستوعب الكم الكبير من المعلومات المراد ربطها عبر المكتبة الإلكترونية.
● البرامج: وتشمل نظم إدارة المعلومات الإلكترونية وبرامج وبروتوكولات الربط والاسترجاع، وينبغي أن تكون البرامج حديثة ومعتمدة على أحدث المعايير والتقنيات اللازمة لإدارة المكتبة الإلكترونية وتحديثها. ولا بد من التأكد من دعم الأنظمة لنظام المارك العالمي وكذلك معيار تبادل المعلومات المعروف بـ (Z39.50)
● العنصر البشري: ويكون مؤهلاً تأهيلاً فنيًا وتقنيًا وقادرًا على التعامل مع الأجهزة والبرامج وتقديم خدمات الدعم والصيانة والتدريب. والتأهيل الجيد للعنصر البشري ينبغي أن يبدأ قبل تبني مشروع المكتبة الإلكترونية، حيث أنه العنصر الأول والأخير الذي يساهم في إنجاح المشروع ككل.
● المصادر الإلكترونية: وتشمل هذه المصادر الكتب والمجلات الإلكترونية، والملفات الإلكترونية، والأقراص الضوئية، وغيرها من مصادر المعلومات المتوافرة على ميكروفبلم أو مخطوطات، أو أدلة، أو نشر إلكتروني.
وتحتاج المكتبة الإلكترونية إلى نظام خاص بالنشر الإلكتروني وإدارة المحتوى، بحيث يوفر إمكانات كبيرة لخلق مواقع ديناميكية لأي مواد يرغب في نشرها على الشبكة. ويمكن المسؤولين عن البوابة من التحكم فيما ينشر على البوابة بشكل سهل وميسر، وأرشفة جميع المعلومات المدرجة في البوابة مع إمكانات بحث حر شامل على جميع محتويات البوابة. وينبغي أن يشتمل النظام الخاص بالنشر الإلكتروني وإدارة المحتوى على مميزات وتسهيلات عديدة مثل ما يلي:
● يكون سهل الاستخدام لكل مستخدم للإنترنت.
● يمكن المستخدم الانتقال على أي باب.
● إمكانية النشر داخل البوابة الرئيسة أو الصفحات الخاصة بالمجموعات.
● يوفر أرشيف كامل للأخبار والمحتويات.
● إمكانية البحث بالكلمة أو بالنص.
● إمكانية إرفاق الصور أو التسجيلات الصوتية أو المرئية مع الخبر.
● يوفر حماية كاملة لنظام الإدخال والإشراف.
● تحكم كامل في صلاحيات المدخلين والمحررين.
● إمكانية نشر الأخبار المدخلة فقط من خلال المشرفين على البوابة بعد مراجعتهم كل مادة مدخلة.
● إمكانية إدخال الأخبار من أي مكان من خلال الإنترنت.
● إمكانية إنشاء صفحات جديدة وقوالب خاصة لهذه الصفحات.
وهنا نجد أن التركيز يشمل هذه العناصر الأربعة المشار إليها أعلاه وأحيانًا يتم إضافة عنصر خامس وهو قوانين حقوق الطبع والحماية الفكرية، حيث يتوجب على المكتبة عند تحويل المواد النصية من تقارير وبحوث ومقالات وغيرها إلى أشكال إلكترونية يمكن قراءتها آليًا Machine-readable form الحصول على إذن خاص من صاحب الحق.
ويمكن في هذه المرحلة تحديد الأعمال المطلوبة على الشكل الآتي:
● تطوير الهيكل العام والتصميم الفني لموقع المكتبة الإلكترونية، ويتم تصميم الواجهة الرئيسة للمكتبة الإلكترونية، وخدماتها، ومواقعها الفرعية، وأسلوب إدارتها وكيفية تغذيتها بمحتويات مصادر المعلومات.
● تنفيذ وتهيئة وأقلمة خدمات المكتبة الإلكترونية.
● توفير المعلومات المراد الاستفادة منها والخاصة بالمكتبة الإلكترونية وتحميلها بالخادمات servers الخاصة بها، وتشمل هذه المصادر الكتب والمجلات الإلكترونية، والملفات الإلكترونية، والأقراص الضوئية، وغيرها من مصادر المعلومات المتوافرة على ميكروفبلم أو مخطوطات، أو أدلة، أو نشر إلكتروني.
● تحميل مصادر المعلومات الإلكترونية على الخوادم الخاصة بها.
● ربط مصادر المعلومات المختلفة ضمن المكتبة الإلكترونية.
● ربط المكتبة الإلكترونية وإتاحتها عبر شبكة المؤسسة المحلية لتحقيق الفائدة القصوى منها.
● تدريب العاملين والمختصين بإدارة وتشغيل وتحديث محتويات المكتبة الإلكترونية. وينبغي أن يتم تصميم برامج تدريبية تتوافق واحتياجات العاملين لتمكينهم من التعامل مع خدمات ونظم المكتبة الإلكترونية والاستفادة المثلى منها.
ولكي يتمكن المستفيدون من الوصول إلى المعلومات الموجودة على المكتبة الإلكترونية الأكاديمية وتحقيق الفائدة القصوى منها بأقل وقت وجهد ومن أي مكان يتواجدون فيه فإنه لابد من ربط المكتبة الإلكترونية وإتاحتها عبر شبكة المؤسسة المحلية. كما أن من أفضل طرق تسهيل الإفادة من المعلومات على المكتبة الإلكترونية الأكاديمية يتمثل في ربط الشبكة المحلية للمؤسسة بشبكة الإنترنت التي فرضت نفسها كمصدر أساس وسريع جدًا للمعلومات عبر ملايين الحواسيب المرتبطة بها حول العالم.
ولضمان استمرارية عمل المكتبة الإلكترونية ينبغي العناية بموضوع الدعم الفني والصيانة للنظم والبرمجيات في المكتبة. ويتم ذلك إما بواسطة الاستعانة بالفريق الفني للشركة الموردة أو بواسطة فريق فني متخصص من داخل المؤسسة. ويمكن عمل الدعم الفني إما مباشرة أو الدخول على النظم عن بعد أو عبر الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني. وفي الغالب يشمل الدعم المطلوب الآتي:
● تركيب النسخ المحدثة لنظم وبرمجيات المكتبة الإلكترونية.
● إصلاح الأعطال في النظم والبرمجيات التي تظهر من حين لآخر.
المرحلة الثالثة: إطلاق الخدمة
بعد الانتهاء من مرحلة التنفيذ والإنجاز تأتي هذه المرحلة وهي مرحلة التشغيل وإطلاق الخدمة. ويتم خلال هذه المرحلة أولا إجراء تجربة أو اختبار لكافة مكونات المكتبة الإلكترونية بما في ذلك الخدمة المقدمة ومستواها وسرعتها ودقتها وشموليتها، ويتم أثناء التجربة فحص الأجهزة والبرامج وعمل التعديلات المطلوبة إذا لزم الأمر. فإذا تمت التجربة بنجاح وحققت تطلعات المسؤولين يتم بعد ذلك إطلاق الخدمة بشكلها النهائي وإتاحة مصادر المعلومات المختلفة وتوفيرها بشكل متكامل من خلال المكتبة الإلكترونية.
وينبغي التنبيه هنا إلى أمر في غاية الأهمية وهو ضرورة تدريب العاملين على المكتبة الإلكترونية. وتشمل الفئات التي يجب أن يشملها التدريب كل من الموظفون الذين سيقومون بعملية تشغيل المكتبة مثل مشغلي الحاسوب ومدخلي البيانات والمبرمجون وغيرهم؛ والمشرفون المباشرون على المكتبة الإلكترونية وذلك لتعريفهم بطبيعة العمل ونوعية الأعمال المطلوب منهم إنجازها.
وكي يتحقق الهدف المنشود من المكتبة الإلكترونية ينبغي الإعلان عنها وتسويق خدماتها في كافة قطاعات المؤسسة. كما ينبغي أن لا ننسى عملية التقييم للمكتبة الإلكترونية (مدى تحقيق أهدافها، ومحتوياتها، وخدماتها ومستوى جودتها وحجم الاستفادة منها) ويكون ذلك بعد مرور مدة كافية على تشغيلها وذلك للحكم عليها وتطويرها. وعند تقييم المكتبة الإلكترونية ينبغي التركيز على المستخدمين فليس هدف المكتبة هو فقط توفير مجموعات عالية الكفاءة بل أهم من ذلك هو مساعدة المستخدمين في جهودهم لتمييز الأفضل من هذه المجموعات.
أخيرًا لابد من توثيق المكتبة الإلكترونية الأكاديمية بحيث يصدر وصف مكتوب لها يشمل أهدافها ومحتوياتها وإجراءاتها وخدماتها، ويكون مدعمًا بالوثائق والرسوم الإيضاحية والجداول الوصفية. ومن الجدير ذكره أن عملية التوثيق هي عملية مستمرة تبدأ منذ بداية المشروع ولا تنتهي بنهايته بل تظل ملازمة للمكتبة طوال فترة عملها وتشغيلها.
ناقش هذا الفصل ما توصلت إليه نتائج البحوث العلمية التي تناولت المكتبة الإلكترونية من حيث المفهوم والنشأة والتطور والأهمية والمكونات الأساسية للمكتبة الإلكترونية، وذلك سعيًا للتوصل إلى نتائج من شأنها مساعدة المكتبات الأكاديمية نحو التخطيط لإنشاء مكتبة إلكترونية لسد حاجة الباحثين عن المعلومات. وقد ناقشت الدراسة ثلاث مراحل أساسية في الخطة المقترحة لإنشاء المكتبة الإلكترونية وهي مرحلة الإعداد والتجهيز ومرحلة التنفيذ وإنجاز المشروع ومرحلة إطلاق الخدمة. واشتملت كل مرحلة من هذه المراحل على معلومات وتفصيلات عن كيفية إنشاء وتطوير المكتبة الإلكترونية في المكتبة الأكاديمية.
وبين الفصل أن الشروع في بناء المكتبة الإلكترونية يعتمد على عناصر عديدة ينبغي أن تتوافر حتى يتحقق لها مقومات النجاح المنشود، فالتعاون المشترك والدعم المادي والبشري عناصر أساسية في مشروع المكتبة الإلكترونية، بالإضافة إلى الاستفادة من تجارب الآخرين في المكتبات المماثلة. وقد لاحظت الدراسة أن المكتبة الإلكترونية تتطور بسرعة لتقدم للمستفيد خدمات متميزة عديدة تعجز عن تقديمها المكتبة التقليدية وهذا مما يجعل المكتبة الإلكترونية تفرض نفسها بقوة على الساحة الأكاديمية، خاصة وأن الإنترنت تساهم مساهمة فعالة في تأسيس ودعم المكتبة الإلكترونية.
وينبغي ملاحظة أن الشروع في بناء مكتبة إلكترونية أكاديمية لا يُعد ترفًا حضاريًا بقدر ما هو حاجة ملحة لمواجهة التحديات المستقبلية ولتحقيق أهداف التنمية الشاملة. لذلك يوصي الباحث أن على جميع المكتبات الأكاديمية المبادرة في إنشاء وتطوير مكتبات إلكترونية لتقديم خدمات راقية ومتميزة لمنسوبيها مع ضرورة مراعاة وجود خطة مدروسة بعناية لذلك. وبناء على ما تم التوصل إليه ما يلي:
1-توسيع إدراك المسؤولين في الإدارة العليا بالمؤسسة التعليمية وزيادة إقناعهم بأهمية دعم إنشاء مكتبة إلكترونية أكاديمية وتعريفهم بمزاياها من حيث دعم العملية التعليمية والبحث العلمية وتوفير الوقت، وسرعة الإنجاز، وخفض التكلفة، وزيادة الفاعلية، وغيرها من الفوائد.
2-وضع خطة عاجلة لإنشاء مكتبة إلكترونية أكاديمية في المكتبات الأكاديمية وتشتمل هذه الخطة على الأهداف والسياسات والمستفيدين وكذلك تشمل الخطة على المراحل الأساسية لإنشاء المكتبة وهي: مرحلة الإعداد والتجهيز، ومرحلة التنفيذ وإنجاز المشروع، ومرحلة إطلاق الخدمة.
3-إدراج ميزانية مستقلة ضمن ميزانية المكتبة الأكاديمية خاصة للمكتبة الإلكترونية وتكون كافية ومستمرة.
4-إنشاء قسم أو وحدة في المكتبة يتولى المسؤولية الكاملة للمكتبة الإلكترونية ويتم تزويده بالكوادر البشرية الكافية والمؤهلة.
5-ينبغي على المكتبة أن لا تعتمد على ذاتها في تمويل مشروع المكتبة الإلكترونية فلا بأس أن تطلب المساعدة ممن سبقها في ذلك، ويمكن أن تتعاون المكتبة مع مكتبة أخرى ولا تبدأ من الصفر بل تستفيد من المواد التي قد حولت إلى أشكال إلكترونية.
6-توفير الكفاءات البشرية عالية الجودة والاستثمار فيها، حيث أنه هو الذي سوف يعمل على إدارة المكتبة وتشغيلها كما أن بعض الخدمات ستظل في حاجة إلى تدخل العنصر البشري. كما ينبغي الاستثمار في تطوير قدرات العاملين من خلال التدريب المكثف والمستمر وتهيئتهم للتعامل مع التقنيات للاستفادة منها.
7-الاستثمار في تحويل الرصيد المعلوماتي التقليدي لدى المكتبة الأكاديمية إلى أشكال رقمية، خاصة المجموعات المتميزة.
8-توفير خدمات الدعم الفني والصيانة وتشمل تحديث وترقية برامج المكتبة الإلكترونية للإصدارات الحديثة، وإصلاح العيوب البرمجية التي قد تظهر عليها.
9-تقديم عدد من الدورات التدريبية خاصة بإدارة وتشغيل المكتبة الإلكترونية.
10-دعم الأبحاث التي تهدف إلى دراسة المكتبة الإلكترونية وتطوير خدماتها.
11-زيادة الاهتمام بالمواصفات والمقاييس العربية لحل إشكالات التصفح باللغة العربية.
