مقدمة
تكنولوجيا إدارة الوثائق الحالية تنبع من مجتمع الأعمال فيها نحو 80 ٪ من الشركات تكمن في وثائق المعلومات. الحاجة إلى مزيد من الكفاءة في التعامل مع وثائق العمل للحصول على ميزة على المنافسة تغذيه التطور السريع في نظم إدارة الوثائق (نظام إدارة الوجهات السياحية) على مدى العامين الماضيين. إدارة الوثائق محل إدارة البيانات -- التركيز على الحوسبة لالسنوات الخمس والعشرين الماضية -- حسب آخر المعلومات التي تحد يواجه التكنولوجيين. هذا ويقدم معلومات أساسية لمحة عامة عن إدارة الوثائق ، والمعايير المرتبطة بها ، والاتجاهات بالنسبة للعام القادم ، وبارز بائعي منتجات إدارة الوثائق.
ما هي إدارة الوثائق؟
إدارة الوثائق هو تحكم الآلي للوثائق الإلكترونية -- الصفحة صورا وجداول البيانات ومعالجة النصوص والوثائق ، ومعقدة ، وثائق المجمع -- خلال كامل دورة حياتها داخل المنظمة ، بدءا من المراحل الأولية لإنشاء النهائي حفظها.
إدارة المنظمات وثيقة تسمح لممارسة المزيد من الرقابة على إنتاج وتخزين وتوزيع الوثائق ، مما أسفر عن مزيد من الكفاءة في القدرة على إعادة استخدام المعلومات ، لمراقبة وثيقة من وثائق العمل من خلال هذه العملية ، والحد من دورة المنتج مرات. مجموعة كاملة من وظائف نظام إدارة وثائق يمكن أن تؤدي وثيقة تتضمن تحديد والتخزين والاسترجاع ، والتتبع ، والتحكم في الإصدار ، وإدارة تدفق العمل ، والعرض.
تقليديا ، كانت هناك فئتان من إدارة الوثائق :
إدارة صور ثابتة صفحة (الصف الذي يبدو أنه أكثر دراية لأمناء المكتبات) ، و إدارة تحرير الوثائق ، مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والملفات. هذه فئتين تختلف إلى حد كبير في حقيقة أن الصور ساكنة ، في حين أن وثائق للتعديل وتغيير دينامية. المهام المرتبطة فئتين تختلف أيضا. نظم دعم التركيز على الحصول على الصور ، والمدخلات ، وفهرسة واستعادة وظائف مهمة ، في حين أن النظم الداعمة للتحرير وثائق التركيز على خلق ، والتأليف المشترك ، والعمل ، وإعادة النظر في الرقابة في المركز.
الحواجز بين هاتين الفئتين من النظم ، ومع ذلك ، فإن الانهيار. البائعون الابتعاد عن متخصصة حصرا في فئة واحدة أو أخرى ، مع الاتجاه نحو خلق أكبر متكاملة ونظم إدارة الوثائق ، التي تتضمن مجموعة كاملة من وظائف إدارة الوثائق. السيطرة على هذه النظم وإنشاء واستخدام وثائق طوال فترة حياتها -- عبر المنابر ، والتطبيقات ، والشركة وحدات تنظيمية -.
ومن المهم الإشارة إلى أن إدارة الوثائق ليست واحدة والتكنولوجيا ، ولكن عدة. التحدي الرئيسي في هذا الوقت هي دمج العديد من مجموعات البرمجيات -- هذه الصورة لتخزين واسترجاع المعلومات ، وإدارة تدفق العمل ، ومجمع لإدارة الوثائق ، وعرض وثيقة -- في منظومة واحدة متكاملة. لتسهيل هذه العملية ، وبائعي الأنظمة تشكيل التحالفات وإيجاد معايير مشتركة لتوفير نهج منفتح على التكنولوجيات (انظر القسم المعايير أدناه لمزيد من المعلومات).
في الأجل الطويل ، والخبراء في مجال إدارة الوثائق ويتوقع ان تتوقف مهام لتطبيقها منفصلة ، تطبيقات مخصصة. بدلا من أنها سوف تدرج باعتبارها الأدوات الأساسية للنظم التشغيل ، مثل وصول الآليات الحالية الملف.
عناصر من نظام إدارة الوثائق (نظام إدارة الوجهات السياحية)
عناصر نظام إدارة الوجهات السياحية وتشمل البرمجيات لأداء جميع المهام اللازمة لإدارة هذه الوثيقة على نطاق المنظمة من المهد إلى اللحد. كل عنصر هو مبين أدناه.
البنية الأساسية التي تقوم عليها. في حين لا تشكل جزءا من الطلب في حد ذاتها ، التي تقوم عليها بنية تحتية مناسبة في ذلك شرط أساسي لدعم نظام إدارة الوجهات السياحية. البنية التحتية هي مجموعة من الحواسيب المكتبية ومحطات العمل ، والخوادم المرتبطة ببعضها من خلال الشبكات المحلية و / أو WANs. يجب أن تكون لها خصائص مثل نظام تشغيل الشبكة الاستقلال ، وصيغة الملف الاستقلال ، موقع الاستقلال ، وأسماء الملفات الطويلة ، وتتبع وصلة.
التأليف. أدوات لدعم إنشاء وثيقة من وثائق. بعض وسائل أكثر تطورا وتنظيما الدعم أو التوجيه التأليف ، حيث المؤلفين مقيدة النظام لإدخال البيانات في وسائل محددة. وعادة ، هي أنظمة إدارة الوجهات السياحية للاتصال من أجل الاستيلاء على وثائق الفوقية في وقت إنشاء والتنقيح.
تدفق العمل. العمل هو الذي يعرف بأنه التنسيق بين المهام ، والبيانات ، وجعل الناس على سير العمل أكثر كفاءة وفعالية ، وقابلا للتكيف مع التغيير. ومن السيطرة على المعلومات في جميع مراحل العملية. طريق وثيقة معينة تحددها وثيقة من نوع (على سبيل المثال ، والنشرات الصحفية ، والكتيبات ، ورقات السياسة العامة ، والمذكرات ، والعمليات التي تحكم وثيقة من وثائق ، والأدوار التنظيمية (أي من له السلطة لنرى ماذا؟). وهي تدعم وظائف مثل التأليف ، وتنقيح ، والتوجيه ، والتعليق والموافقة عليها ، شرط المتفرعة ، وتحديد مواعيد نهائية والمعالم.
العمل هو الجانب الرئيسي لإدارة الوثائق لأنها تسمح لمنظمات للسيطرة ، وزيادة كفاءتها ، وتدفق الوثائق التي تدعم أعمالهم. في العادة ، وقد تم تنفيذ العمل في مجموعات البرمجيات منفصلة ، ولكنها بدأت تدمج كبيرة الأنظمة المتكاملة.
تخزين. قلب نظام إدارة الوجهات السياحية هو قاعدة البيانات ومحركات البحث في دعم تخزين واسترجاع الوثائق. تقليديا ذات العلاقة ، والأنظمة وجوه تتجه نحو المنحى قواعد البيانات. ومع ذلك ، فإن معظم الباعة يستخدمون الآن مختلطة مع قواعد البيانات المستخدمة في قواعد البيانات العلاقية معلومات تشير إلى الأشياء. قواعد بيانات من هذا القبيل يسمى الكائن بين نظم إدارة قواعد البيانات (ORDBMS).
خدمات المكتبة. وينبغي عدم الخلط بين ما ينبغي أن تنظر في المكتبات وخدمات المكتبة ، وهذا هو مصطلح يستخدم على وجه التحديد من قبل المجتمع المحلي لإدارة الوثائق وثيقة من وثائق تشير إلى آليات الرقابة في مثل فحص ، الخروج ، لمراجعة الحسابات ، والحماية الأمنية ، والتحكم في الإصدار.
عرض / خدمات التوزيع. عرض وتوزيع تتعلق بالشكل والطريقة التي يتم تزويد مستخدمي المعلومات. وينبغي أن تسمح الأنظمة "متعددة الاغراض" ، حيث يمكن توزيع المعلومات في أشكال مختلفة ، مثل مشاهدة على الشبكة (مثل شبكة الإنترنت) ، وتوزع على أقراص مدمجة ، أو مطبوعة على الورق. يمكن للشركات إعادة استخدام المعلومات ، وضعه في صيغة تحددها السوق المستهدفة أو تجارية مهمة. الطباعة على الطلب ، حيث هي وثيقة من وثائق مطبوعة عند الحاجة إليه من وثيقة قاعدة البيانات ، ويزداد أهمية وشعبية.
الاتجاهات في هياكل الوثيقة الإلكترونية .
الاتجاه في إدارة الوثائق هو بعيدا عن إدارة الوثائق ساكنة نحو التعقيد ، وثائق المجمع. بشكل عام ، الوثائق الإلكترونية تقع على التواصل مع ساكنة وثائق في أحد ومعقدة ، في مجمع وثائق أخرى. الوثائق ساكنة ، مثل الصور الرقمية ، هي أقل مرونة -- لا يمكن تحرير أو المقروءة آليا ، دون مزيد من التجهيز (أي التعرف على الحروف ضوئيا). المقبل على طول هي جامدة ، ولكن للتحرير الوثائق ، مثل معالجة النصوص والوثائق وجداول البيانات. في حين أن للتعديل ، وهذه الوثائق هي : (أ) ربط صراحة إلى طلب واحد (على سبيل المثال ، برفكت) ؛ ب) تعتبر "الغبية" وذلك لأنها تحتوي على قليل أو أي معلومات عن أنفسهم ؛ و (ج) عادة شقة صورة ، أو معلومات النقط ، حظر وصول معلومات محددة عناصر داخلها.
المعقدة ، وثائق المجمع يقع في مكان ناء من الاستمرارية ، مع ذلك ، تظهر أن أيا من الخصائص المذكورة أعلاه. فهي ليست مرتبطة بتطبيق أو منصة واحدة ، وهي دينامية ومستمرة في عملية التغيير ، وأنها "ذكية" ، التي تحمل معلومات عن مضمون وهيكل. وبهذه الطريقة ، وثائق تعبر عن الاتجاه نحو المعمارية الموجهة للجسم ، حيث تكون المعلومات الواردة في أشياء -- وحدات من المعلومات الدقيقة الحبوبية من الوثائق التقليدية -- التي تتضمن أيضا معلومات عن نفسه ويكون منشؤها التطبيقات.
وثائق وجوه جديدة في هذا المنحى المفاهيمي تعتبر أن الحاويات من مجموعة واسعة من المعلومات ، وليس صورة واحدة ثابتة أو النقط. وبدلا من ذلك ، فهي مجرد مجموعة من المؤشرات الخارجية والعناصر التي تم تجميعها بشكل ديناميكي لأنها انتشلت. على سبيل المثال ، تحتوي على مؤشرات :
معلومات الأجسام ، فإن المحتوى الفعلي ، يتم تجميعها بشكل مؤقت لغرض محدد والتي يمكن إعادة استخدامها في وقت لاحق في وثائق أخرى ؛
معلومات عن وثيقة السلوكيات ، مثل الذي يسمح له بالاطلاع على الوثيقة ، والذي يجب أن يوافق عليه وبأي تسلسل -- أساسا ، على معلومات عن سير العمل في عملية الوثيقة ؛
الفوقية ، مثل صاحبه (ق) ، وإعادة النظر في التاريخ ، والوضع (على سبيل المثال ، مشروع أو نسخة نهائية) ؛
وصلات الى العناصر الخارجية الأخرى مثل مجموعات البيانات والرسوم البيانية والصور والخطوط.
طريقة أخرى للنظر إلى مجمع الوثيقة بانها "مشروع قانون من مواد" تستخدم لتجميع محددة تمثيل معلومات عن الطيران. مشروع القانون من مواد تحتوي على معلومات الأجسام ، ومعلومات عن كيفية الأشياء مجتمعة. يترتب على وثائق المجمع يمكن تقديمها في واحدة من نوعين :
1) ما قبل محددة من الوثائق التي في نفس الطريقة في كل مرة ، أو
2) افتراضية من الوثائق التي جمعت لغرض محدد ، والتي توجد بشكل مؤقت ، والتي قد تتغير واحد من عرض لآخر.
لماذا استخدام نظم إدارة الوثائق؟
الباعة وممثلي الشركات التي نفذت هذه الأنظمة ، مرارا التأكيد على الحاجة لدراسة الأعمال الهامة أهداف نظام إدارة الوجهات السياحية قبل الشروع في المشاريع. للشركات ، مثل الهندسة ، والتأمين ، والشركات الصيدلانية ، بهدف أتمتة إدارة الوثائق هو الحصول على السيطرة وزيادة كفاءة تدفق الوثائق التي تدعم أعمالهم ، أو صناعة الطائرات والسيارات ، وتجهيز مطالبات التأمين ، والحصول على خلق الموافقة على أدوية جديدة. فوائد للشركات لإدارة الوثائق وتشمل :
زيادة رأس المال الفكري لهذه المعرفة هي التي خلقت مرة واحدة ، ومن ثم إعادة استخدامها مرات عديدة إدارة العمل ، والتحكم في تدفق المعلومات من خلال جميع مراحل عملية تشجيع العمل الجماعي أكثر فعالية لتسريع التطبيقات التجارية الهامة تقديم أفضل المنتجات أسرع خدمة العملاء.
