أسلوب كايزن لتحسين العمليات الإدارية .

مفهوم كايزن
• مفهوم كايزن لدى اليابانيين :تغيير بطيء تدريجياً ولكن مستمر.
• أعمل شيء قليل بطريقة أفضل كل يوم .
• اجعله أكثر تبسيطاً بدراسته ثم القيام بالتحسين من خلال التخلص من الهدر.

خلفية تاريخية
في مطلع الخمسينيات الميلادية بدأت تويوتا اليابانية في صناعة السيارات التجارية ... وفي نهاية العام2008م أصبحت تويوتا أكبر مصنع للسيارات في العالم

• وبالرغم أن اليابان تستورد حوالي97%من مواردها من خارج اليابان وهي مع ذلك تعتبر ثاني أكبر قوة اقتصادية في العالم

الاستراتيجية التي استطاع اليابانيون من خلالها ان يحققوا كل هذه المعجزات إنها استراتيجيةالكايزن KAIZEN

• فلسفة إدارية أبتكرها تايشي أوهونو(Taiichi ohno ) لقيادة المؤسسات الصناعية والمؤسسات المالية، بل و لتطبيقها في كل نواحي الحياة ، معتمدة على التحليل و العملية و في ميدان الأعمال أو الصناعات.

• ويرجع الفضل للخبير الياباني ماسكاي إماي في نشر مفهوم الكايزن أصدر كتاب كايزن عام 1986م ثم كتاب قمبا كايزن عام 1997م

ولقد دخلت تلك الطريقة والفلسفة في كل مناحي الحياة اليابانية، ليصبح الإبداع والتنظيم جزءً أساسياً في التربية والتعليم والتطبيق لديهم. وبعبارة أخرى أن يكون الفرد في مرحلة تحسين و تطوير دائم سواءً أكان هذا التحسين في نفسه ، عبادته ، عمله … الخ.
وهذا المبدأ تعمل به مؤسسة (سوني) اليابانية. فحين سأل مديرها عن جدوى طرح منتجات جديدة بينما القديمة لم تباع فرد قائلاً: إن لم أبتكر وأبدع فسأصبح تابعاً، وأنا أريد أن أكون قائداً لا تابعاً.
ولا يكون ذلك إلا من خلال جرأة في التغيير عبر حذف وشطب كل ما يعيق الإبداع، من نظم وقوانين وقواعد، ومن تغيير لعقلية المشرفين والمديرين أو تغييرهم أنفسهم. وما زال الجيل الياباني الجديد يعيش فلسفة التطوير المستمر والبسيط ليأخذ تراكم المعرفة السابق، ليضيف إليها معرفته ليسلمها لمن يأتي بعده، وهكذا.....
الغرض من تطبيق إستراتيجية كايزن :

التركيز في مشاريع كايزن على تخفيض التكاليف عن طريق التخلص من الهدر, أي تخفيض التكلفة ذات العلاقة بالهدر في العمليات.
قواعد لتطبيق كايزن:
-لاتحاول أن تبرر الماضي ,أطرح التساؤل عن الأفكار الراسخة .
-كن إيجابيا فكر كيف يمكن عمل هذا الشيء وليس لماذا لا أستطيع عمله ؟
استخدم الحقائق والبيانات ولا تصنع النظريات . -
استخدم العقل والحكمة وليس المال . -
اشتغل بطريقة أذكى وليس جهد أكبر . -
-اجعل لك معايير ومواصفات عالية . صحح الأخطاء حالا,70%الان خير من 100%لا يأتي أبدأ.
-كن قدوة في القيادة وليس في الكلام .
فريق عمل أفضل من خبير واحد أشرك الآخرين .-
أبحث عن الجذور الرئيسية للمشكلة . -

فوائد استخدام إستراتيجية كايزن
• تمكين الموارد البشرية .
• اكتشاف قدرات وإمكانيات جديدة .
• تحسن ملموس في معنويات العاملين .
• تقليل للأخطاء .
• تقليل في التكلفة والزمن والمساحة المستخدمة .
• زيادة في الكفاءة .


جمبا كايزن، أسلوب إداري ياباني

جمبا كايزن، أسلوب إداري ياباني، بسيط في فكرته
وتطبيقه، نفتقده في مؤسساتنا التي تدار من أبراج عاجية لا تعرف ماذا يحدث في أرض الواقع..


يقول ماساكي: يكتفي كثير من المديرين بالجلوس إلى مكاتبهم ومتابعة الأمور عبر زجاج البرج العاجي الذي يطلقون عليه: مكتب المدير العام، إنهم لا يعرفون شيئاً عن منتجاتهم وخدماتهم إلا من خلال الأوراق والتقارير، هؤلاء المديرون
ولا يفكرون في موظفيهم إلا عندما يوقعون كشوف المرتبات!! ولاينزلون إلى مواقع الإنتاج الفعلية في مصانعهم وشركاتهم. لذا فهم غرباء عن ما يحدث فيها .

يعتبر الكايزن عملية تحسين دائمة تتميز بـ :
* التأثير الواضح " Significant "
* تركز على الأماكن الأهم استراتيجيا " Stragically important areas "
* تحقق نتائج سريعة " Speedily Achieved "
* تحافظ على استمرارتها " Sustainable "

نتائج تطبيق كايزن
% 70:50 تقليل في زمن التشغيل
%40:20 زيادة في الكفاءة
% 40:20 توفير في التكلفة
%60:40 تقليل للأخطاء
% 50المستخدمة تقليل في المساحة

الكايزن ومحاربة الهدر:
أساس الادارة المرنة التخلص من الهدر ومصادر الخسارة أول بأول وكذلك كايزن .
أساس كايزن
أي نشاط= عمل مفيد +عمل غير مفيد
أي عملية =عمل +مودا
كايزن يركز على تقليل الهدر .

الانواع السبعة للهدر في المؤسسات
-هدر الإنتاج الزائد عن الحد .
-هدر الانتظار .
-هدر النقل .
هدر التشغيل . -
- هدر التخزين .
هدر الإصلاح –المرفوضات . - -
هدر الحركة . -
. -هدر فى الموارد البشرية
الكايزن من خلال فرق التحسين المستمر يقوم بدراسة كل الافكار البسيطة القابلة للتغيير بعد تحديدها من خلال حلقات العصف الذهني وحلقات الجودة من منظور انواع الهدر أعلاه حيث يكون التغيير.
رؤية من خلال استغلال منهجية كايزن في تسريع وإنجاح عملية التغيير في بعض المؤسسات :
• كايزن يساعد على خلق بيئة قيادية متفاعلة مع النتائج وترغب في صنع التغيير مهما كلف الأمر من جهد .
• مؤسسات القطاع العام تفتقد طعم العمل بروح الفريق وبالتالي فإن (كايزن) سيساعد على جعل هذه الروح محببة إلى الجميع .
• معنى التكلفة للإنتاجية والهدر في القطاع الخدماتي غير واضحة للكثير من المؤسسات وبالتالي ممكن أن يكون لكايزن دور واضح في صنع هذه الثقافة .
• كايزن ممكن أن يقلل من الحزازيات التي تنتج بين الطبقات الإدارية وبالتالي يساعد أيضا على تكوين أسس الإبداع في مرحلة متقدمة بعد التخصيص .


* ـ اقتراحات لإدارة التغيير في المؤسسات :
إن مفهوم وتطبيقات كايزن يمكن أن يستخدم في أي مرحلة من مراحل عمر أي مؤسسة مهما كان نوعها لأنها تقوم على مبدأ أن هناك فرصة للتحسن والتطوير، المشكلة في التغيير هي تغيير أفكار مسؤولي الإدارة العليا لأي مؤسسة عن التغيير .
• إن معظم المديرين العرب يسعون للعلاج المؤقت للمشاكل أو الحلول السهلة التي تنتج نتائج مبهرة وسريعة ولا يستطيعون رؤية أهمية التركيز على زيادة اعتمادية العملية من خلال التقييس والتحسينات الصغيرة المتراكمة .
• اقتناع والتزام الإدارة العليا بالتغيير هو السر خلف نجاح أي تغيير لأنهم المثل والقدوة لباقي العاملين فهم من يضع الأهداف والاستراتيجيات وهم من يوفر الموارد للتحسين .
• التركيز على مواقع العمل الفعلية التي تكون فيها العمليات ذات القيمة المضافة للعملاء والمستفيدون احد مفاتيح نجاح التغيير والتطوير في أي مؤسسة .
• لابد من وجود رؤية واضحة لعملية التغيير وتفهم ما هو مطلوب لنجاح هذه العملية .
• التحسين المستمر لابد أن يظل دائماً مستمراً .
• لابد من مشاركة العاملين في كل المستويات في عملية التغيير وخلق الرغبة داخلهم في التغيير للأفضل .
• تغيير ثقافة العمل داخل المؤسسة بترك اللوم والنقد والبحث دائماً عن حلول تمنع تكرار المشاكل .
• أبدأ بالعمليات التي يمكن التعامل معها بسهولة لتحقيق نتائج سريعة تسهل قبول التغيير وتدعم التطوير وتذكر أن كل عملية يمكن تحسينها .
• يجب التركيز على تحسين ظروف العمل وأي عوامل ممكن أن تدعم عملية التغيير .
• يجب الصبر على عملية التغيير لأنه يستغرق وقتا طويلا
أخيرا اذالم تقم بالتحسين المستمر في مؤسستك بتطبيق الاستراتيجيات الحديثة في الادارة سيقوم المنافسين بذلك .



المراجع :
--مادة إدارة معاصرة (600)الكايزن فلسفة الجودة اليابانية أ.مازن عبدالجبار.
-ورشة عمل كايزن م.عبدالله تركستاني
-عيوب المديرين في الادارة وتطبيق جمبا كايزين الفريق العلمي بموقع مفكرة الاسلام.