التخطيط المالي والميزانيات التقديرية

(FINANCIAL PLANNING AND PROFORMA STATEMENTS)

 التخطيط، بشكل عام، عمل ذهني موضوعه الترتيبات التي يفكر فيها الإنسان في حاضره من أجل أن يواجه بها ظروفا مستقبلية؛ ويهدف التخطيط في محصلته الى تطويع المستقبل للإنسان، والى لتقليل من حالة عدم التأكد التي تحيط بهذا المستقبل، بالإضافة الى الحد من عوامل المصادفات والخطر في تشكيل الحياة التي يتطلع إليها الإنسان .

                 وتنظر المؤسسات التجارية للتخطيط على أنه عملية إدارية تتضمن قيام المؤسسة بوضع أهداف مستقبلية لعملها في ضوء الموارد المتاحة لها، وفي ضوء تقييمها للعوام السياسية والاقتصادية والاجتماعية السائدة في البيئة التي تتواجد فيها والممكن أن تؤثر على هذا الأداء، كما تتضمن وضع خطة عمل مناسبة لتنفيذ الأهداف الموضوعة .

                ولمزايا التخطيط العديدة لقيت فكرته قبولا واسعا في جميع مناحي الحياة بما فيها المؤسسات التجارية والصناعية ومؤسسات الخدمات، وذلك لإدراك الجميع لأهمية التخطيط في عملية اتخاذ القرارات بشأن الخطط المستقبلية والطرق التي ستسلكها المؤسسات في توجهها المستقبلي، هذا وقد قيل بأن المؤسسة التي لا تخطط لمستقبلها قد لا يكون لها مستقبل .

أهمية التخطيط المالي :

            هناك قول مشهور مفاده أن "الجمل يشبه حيوانا تم تصميمه من قبل لجنة"، وقد ينطبق مثل هذا الحال على الأمور المالية للمؤسسة إذا ما اتخذت القرارات المالية المتعلقة بها افراديا ودون نظرة شمولية، حيث ستنتهي الى ما يسمى (FINANCIAL CAMEL). ومن هذا المنطلق، تسعى الإدارات المالية الحريصة الى تقييم جميع آثار القرارات المالية والاستثمارية من منظور شامل، ويسمى هذا المنظور الشامل بالتخطيط المالي الذي تقوم فكرته الأساسية على تعريف أين كانت المؤسسة، وأين هي الآن، وأين ستكون في المستقبل .

            ولوضع التخطيط المالية ضمن إطاره الصحيح في المؤسسة، لا بد من القول بأن التخطيط المالي لا يسعى الى تقليل المخاطر (MINIMIZE RISKS)، بل هو عملية لتعريف أي من المخاطر يمكن القبول بها، وأي منها الذي يتوجب رفضه، وكذلك فان التخطيط المالي لا يعني التنبؤ(FORCASTING) فحسب، لان لتنبؤ يعني التركيز على أكثر الحالات احتمالا للحدوث، ويعني أيضا الاهتمام بالأحداث المتوقعة والأحداث غير المتوقعة .

ما هو التخطيط المالي ؟  :

            الخطة المالية هي عبارة عن وثيقة تجدد ما يجب القيام به خلال فترة مستقبلية محددة، وانطلاقا من هذا التعريف للخطة فان عملية التخطيط المالي تتضمن القيام بما يلي :

1-  تحليل أثر الخيارات المالية والاستثمارية المتاحة للمؤسسة .

2-  توقع(PROJECTING) النتائج المستقبلية للقرارات الحالية تجنبا للمفاجآت ولتفهم الروابط بين الحاضر والمستقبل.

3-  التقرير بشأن اختيار أحد البدائل المتاحة .

4-  قياس النتائج في ضوء الخطة الموضوعة .

 ويتضمن التخطيط المالي مجالين أساسين للتحليل هما :

أ‌-    العوامل الخارجية :

              ويقيم المخطط، في ضوئها، المستوى المتوقع لأداء الاقتصاد القومي، والظروف التي ستعمل فيها المؤسسة، وهل هي ظروف رواج أم ظروف كساد .

 ب‌- العوامل الداخلية :

              وتعني أن هناك عددا من العوامل التي تخضع لسيطرة المؤسسة، مثل مستويات المخزون، والحسابات المدينة، وحجم الاستثمار في الموجودات الثابتة، وكل هذه تعتبر عوامل تشغيل داخل المنظمة .

مكونات الخطة المالية(COMPONENTS OF FINANCIAL PLAN):

                       تعتبر الخطة وثيقة هامة تتضمن العديد من العناصر، مثل التوجه الاستراتيجي للمؤسسة، وأهدافها على المديين القصير والطويل . وبشكل عام، تتضمن الخطة المالية المناسبة العناصر التالية :

1-  تحديد واضح لأهداف المؤسسة الاستراتيجية والتشغيلية والمالية .

2-  تحديد واضح للفرضيات الاقتصادية وغير الاقتصادية التي بنيت عليها لخطة .

3-  تحديد واضح لاستراتيجيات الأنشطة التي تمارسها المؤسسة .

4-  ملخص لبرنامج الرأسمالي المتوقع والزمن الذي سيتم فيه الإنفاق .

5-  ملخص لبرنامج التمويل المتوقع مع تحديد مصادر التمويل وموعد الحصول على كل منها .

6-  قوائم مالية تقديرية (ميزانية عمومية، قائمة دخل وكشف تدفق نقدي).

7-  توضيح الفرضيات التي بنيت عليها هذه القوائم (القوائم المالية التقديرية)، وبشكل خاص كيفية  الوصول الى المبيعات التقديرية .

                  وبمساعدة هذه العناصر، يتمكن المخطط المالي من تحليل التفاعل بين رأس المال المستثمر، وتركيبه رأس المال، وسياسة توزيع الارباح، والسيولة، والتمويل، و إدارة المطلوبات، ومختلف الخيارات لتركيبة هذه العناصر .

مزايا التخطيط :

            يمكن التخطيط المالي لمؤسسة من تقييم آثار القرارات الاستثمارية والمالية ومدى أثرها في مستقبل المؤسسة، وبهذه الصفة يحقق التخطيط المالي للمؤسسة مجموعة من المزايا التي يصعب، أو حتى يستحيل الحصول عليها بوسائل أخرى، وأهم هذه المزايا :

1-       تحديد الاحتياجات المستقبلية .

2-       تقييم السياسات والمقترحات المقدمة .

3-       المساعدة في تركيز الضوء على الأهداف .

4-       تحفيز العاملين وتشجيع التفكير المستقبلي .

5-       تجنيب الإدارة المفاجآت و إعدادها للتعامل مع المتوقع منها .

6-       التنسيق بين قرارات التمويل والاستثمار .

7-       وضع الإدارة في موقف المستعد لمواجهة الاحتمالات المستقبلية .

8-       تجنيب الإدارة المفاجآت الكاملة .

9-       تسهيل عملية الاتصال .

10-    تقديم معايير لقياس الأداء .

مراحل عملية التخطيط :

     تمر عملية التخطيط بمراحل ثلاث هي :

- مرحلة وضع الأهداف التي تتطلع إليها المؤسسة .

- مرحلة التنفيذ الفعلي للأهداف المستقبلية .

- مرحلة المقارنة بين الأداء الفعلي والمتوقع .

 وبشكل أكثر تفصيلا، تتم عملية التخطيط حسب الخطوات الرئيسية التالية :

1-  تحديد مجموعة من الأهداف المالية للمؤسسة .

2-  تحديد حجم النشاط المتوقع، والخيارات المتاحة لهذا الحجم .

3-  تحديد كمية الاستثمار، ومصادر التمويل للخيارات الخاصة بحجم النشاط .

4-  تقرير أي من الخيارات المتاحة هو الأنسب للمؤسسة .

5-  قياس النتائج المتوقعة لحجم النشاط الذي تم اختياره .

 الميزانيات التقديرية (PROFORMA STATEMENTS):

                  الميزانيات التقديرية هي أدوات تخطيطية ذات توجه مستقبلي تهدف المؤسسات من خلالها الى التنبؤ بمستوى النشاط الممكن تحقيقه، والنتائج المالية الممكن الوصول إليها عند مستوى النشاط المستقبلي المتوقع .

                  وتعتبر الميزانيات التقديرية أدوات كمية أو تعبيرات رقمية عن خطط إدارة المؤسسة . وانطلاقا من هذه النظرة الكمية، يمكن تعريف الميزانيات التقديرية بأنها " تنبوء بإجمالي الإنتاج والمبيعات والاستثمار والتمويل وتوزيع الارباح لفترة مستقبلية محددة". ويقصد بالتنبؤ أنه (عملية استكشاف للمستقبل وتقدير مسبق لأحداثه وأرقامه بالاعتماد على تحليل البيانات الخاصة بالمحيط الذي تعمل فيه المؤسسة) .

الأهداف :

     يهدف إعداد الميزانيات التقديرية الى تحقيق الغايات التالية :

1-  استخدام أصول المؤسسة بكفاية وربحية .

2-  إجبار إدارة المؤسسة على التوجه المستقبلي في تفكيرها، وتوقع ما قد يتم في المستقبل.

3-  التعاون على خلق روح الفريق في لعمل من خلال ما تتطلبه من تعاون فئات متعددة في إنجازها .

4-  تحديد الاحتياجات التمويلية المستقبلية للمؤسسة .

5-  إيجاد معايير محددة ومعقولة لأجل الحكم على الأداء المتوقع بدلا من الاعتماد على المعلومات التاريخية التي قد تكون أساسا غير مناسب للحكم على الكفاية .

6-  وضع التخطيط في مكانه الصحيح، أي في مقدمة أذهان مسؤولي الإدارة العليا .

7-  التوجه المبكر نحو التعامل مع الأحداث المتوقعة .

8-  إعلام كل من في المؤسسة بالمطلوب منه تحقيقه .

9-  وضع الأسس لأخذ الإجراءات التصحيحية في حالة انحراف النتائج عن المتوقع .

         ولا ينقص من مجموعة الأهداف هذه و يعيبها الانتقادات التي يوجهها الكثيرون للتخطيط المالي، كقيامه على كثير من الفرضيات، ولوجود الكثير من عدم التأكد بشأن ما سيتم مستقبلا، الأمر الذي قد يجعل النتائج الفعلية في كثير من الحالات بعيدة عن الواقع الفعلي. وبالرغم من صعوبة إنكار مثل هذه الاتهامات إلا أن التخطيط يبقى أداة هامة تساعد المؤسسة في تحديد توجهها، ويساعدها في تعرف الانحراف عن الأهداف، وبالإضافة لكون الميزانيات التقديرية أدوات تخطيطية تهدف الى رسم صورة لموقف المؤسسة المالي في نهاية الفترة المعدة عنها الخطة، فإنها أيضا أداة رقابة تساعد إدارة المؤسسة في الأمور لتالية :  

1-  تعرف الوضع المالي في نهاية الفترة المغطاة بالميزانيات التقديرية .

2-  تقييم السياسات التي أدت الى الوضع المالي المعين .

3-  تقييم الموقف المالي المتوقع من حيث السيولة والربحية والنشاط والمديونية .

4-  تقييم كفاية التخطيط .

5-  تقدير الاحتياجات المالية والمصادر الأنسب لها .

الموقف من الميزانيات التقديرية :

            اتخذت إدارات المؤسسات ثلاثة مواقف من الميزانيات التقديرية، تراوحت بين الإيجابية المطلقة والسلبية المطلقة، ويمكن تلخيص هذه المواقف بما يلي :

1-  الموقف السلبي            :  ويرى أن الميزانية التقديرية ليست إلا تصورا نظريا غير قابل للالتزام به وتنفيذه، فلا جدوى إذن من استخدامه أو الأخذ به .

2-  الموقف الحيادي            :  ويرى أن الميزانية التقديرية ليس إلا تقليدا للمؤسسات الأخرى التي تستخدم مثل هذه الأداة التي لا تضر ولا تنفع، ولكن لابد من استعمالها طالما أن المنافسين يستعملونها .

3- الموقف الإيجابي :  ويرى أن الميزانية التقديرية أداة هامة في التخطيط والتنفيذ والرقابة والمتابعة، لذا لا بد من الاستفادة من هذه الأداة .

الفترة التي تغطيها الميزانية التقديرية :

            لا توجد هناك قاعدة محددة بخصوص طول الفترة التي تعد عنها الميزانية التقديرية، لكن هناك ضابطين عامين مستعملين في تحديد طول مثل هذه الفترات هما :

1-  أن تكون الفترة من الطول لإظهار آثار السياسات الإدارية المطبقة .

2-  أن تكون الفترة من القصر بحيث يمكن إعداد التقديرات المستقبلية بدقة معقولة.

             هذا وقد جرت العادة أن تعد الميزانيات التقديرية لمدة سنة واحدة، حيث تعتبر فترة السنة قصيرة؛ و ضمانا للوصول الى رقابة فعالة، قد يكون من الأنسب تقسيم الفترة الكلية للميزانية التقديرية الى فترات جزئية مثل شهر ، أو ثلاث أشهر، أو أربعة أشهر ليتزامن موعد إعدادها و ذروة الدورة التجارية، إذ تزيد الاستفادة من الميزانيات التقديرية كلما كان موعد إعدادها يتطابق و موعد النشاط الأقصى للمؤسسة .

            و يقوم إعداد الميزانية التقديرية بدرجة كبيرة على التنبؤ بالمستقبل، مستندا الى افتراضات عديدة بخصوص حجم النشاط الاقتصادي و قدرات المؤسسة، لذا يتوجب مراجعتها دوريا، و تعديلها وفق المتغيرات التي تستجد على المؤسسة نفسها، أو على المحيط العام الذي تعمل فيه .

التنبؤ بالمبيعات (SALES FORECAST ) :

الخطوة الأهم و الأكثر أثرا في دقة الميزانيات التقديرية هي التوصل الى تقدير دقيق الى أقصى حد ممكن للمبيعات المتوقعة خلال الفترة التي تعد عنها الميزانية التقديرية،  خاصة أن لدقة التقدير أثرا مباشرا في مختلف أنشطة المؤسسة و التقديرات المرتبطة بهذه الأنشطة . هذا و لا بد للتقدير الدقيق للمبيعات من أن يعكس الأمور التالية :

1-  الطاقة الإنتاجية للمؤسسة باعتبارها المحدد الأول لحجم المبيعات المتوقعة .

2-  الظروف الاقتصادية العامة و قدرتها على التسويق و المنافسة مع المنتجين الآخرين .

3-  الاتجاهات التي سادت أداء المؤسسة في الماضي، و ما يتوقع أن يسود في المستقبل .

4-  قيمة أي متغير يمكن أن يكون له الأثر في الاتجاه السائد في أداء المؤسسة .

      مع الأخذ بعين الاعتبار الطاقة الإنتاجية المتاحة باعتبارها محددا أساسيا لحجم المبيعات المتوقع، يتم تقدير المبيعات استنادا الى مدخلين :

أ- المدخل الداخلي :   و بموجب هذا المدخل، يعهد الى مسؤولي المبيعات إعداد تقديراتهم للمبيعات المتوقعة للفترة التي ستعد عنها الميزانية التقديرية، ثم تدقق هذه التقديرات من قبل الإدارة لتقييم دقتها .

و يؤخذ على هذا المدخل القصور في التصور لتجاهله كثيرا من العوامل التي تؤثر في الصناعة و الاقتصاد القومي بشكل عام؛ و لكن يمكن استكمال هذا النقص بالاستعانة بالتحليل الخارجي و تعديل هذه التقديرات استنادا إليه.

ب‌-      المدخل الخارجي :  يتم، بموجب هذا المدخل، التنبؤ بالمبيعات استنادا الى تحليل العوامل الاقتصادية العامة؛ لذا يعهد الى المحللين الاقتصاديين بإعداد توقعاتهم للاقتصاد القومي للتوصل الى معدلات النمو المتوقعة، و على ضوء ذلك يتم تقدير ما ستحققه الصناعة التي تنتمي إليها المؤسسة من مبيعات، ثم تقدير حصة المؤسسة من السوق و حجم مبيعاتها المتوقع .

      و يتأثر تقدير حصة المؤسسة المعينة من المبيعات بالطاقة الإنتاجية المتاحة، و بالتغيرات المتوقعة في السعر، و الجودة، و التصميم، و الجهود البيعية، و كذلك قوة المنافسين و أوضاعهم؛ هذا و يجب أن يكون التقدير النهائي لرقم المبيعات هو الرقم الذي يمكن تحقيقه استنادا الى أكثر التوقعات احتمالا .

      و إذا اختلفت التوقعات الخارجية للمبيعات عن التوقعات الداخلية لها ( و هذا غالبا ما يحدث )، فان الإدارة تتولى التوفيق العقلاني بين التقديرين استنادا الى خبرتها الماضية القائمة على المدخلين الداخلي و الخارجي .

طرق تقدير المبيعات :

يمكن الاستعانة بالطرق الثلاث التالية لتقدير رقم المبيعات :

1-  التخمين الشخصي المستنير بالمعلومات التاريخية : و تتميز هذه الطريقة بانخفاض كلفتها و كونها مقبولة في الحالات التي تتصف فيها المبيعات بالاستقرار ز

2-  مسح السوق من خلال عينة إحصائية : و تستعمل هذه الطريقة عندما تتطلع المؤسسة الى نتائج أدق في التنبؤ بالمبيعات .

3-  النماذج القياسية التي تقوم على أساس التحليل الإحصائي للعلاقة بين المبيعات التاريخية و عدد من المتغيرات المستقلة .

العوامل المؤثرة في التنبؤ بالمبيعات :

تتأثر عملية التنبؤ بالمبيعات بعدة عوامل أبرزها :

1-  تطور المبيعات في الماضي .

2-  توقعات رجال المبيعات .

3-  الظروف الاقتصادية العامة و ظروف المنافسة .

4-  مدى الارتباط بين المبيعات و المؤشرات الاقتصادية العامة كالدخل القومي و الإنتاج القطاعي.

5-  التغير في الأسعار .

6-  اتجاهات السوق .

7-  حملات الدعاية و الترويج .

8-  الطاقة الإنتاجية المتاحة .

و لاستكمال صورة الميزانيات التقديرية و ما يرتبط بها، سنتناول لاحقا ما يلي :

أ‌-    الميزانيات النقدية و كيفية إعدادها .

ب‌- قوائم الدخل التقديرية و كيفية إعدادها .

ج‌-  الميزانيات العمومية التقديرية و كيفية إعدادها .

الميزانيات التقديرية كأداة رقابية :

          يمكن الاستفادة من القوائم المالية التقديرية لغايات الرقابة على أداء المؤسسات، و يساعد على تحقيق هذه الغاية إعداد قوائم تقديرية شهرية، و القيام بمقارنة النتائج الفعلية المحققة مع تلك التي كانت متوقعة حسب الخطط المالية . و تتمثل ميزة هذا النوع من الرقابة في إيجاده لنظام تحذير مبكر (EARLY WARNING SYSTEM )  للتعرف على المشاكل المالية قبل حدوثها .