التحول وهندسة اعادة البناء الشاملة "الهندرة "

التحول أو اعادة هندسة نظم العمل:

يعرف التحول بأنه اعادة التفكير المبدئي والأساسي واعادة تصميم العمليات الادارية بصفة جذرية بهدف تحقيق تحسينات جوهريه فائقة، وليست هامشية تدريجية في معايير الأداء الحاسمة" التكلفة، الجودة، الخدمة والسرعة"

التحول ليس عملية اصلاح: أن التحول هو البدء من جديد وليس اصلاح وترميم الوضع القائم او اجراء عمليات تجميلية تترك البنى الأساسية كما كانت عليه، كما انها  ليست ترقيع ثقوب النظم والاجراءات السارية لكي تعمل بشكل أفضل.

التحول يعني التخلي عن اجراءات العمل القديمة: التحول الناجح هوالتحول الذي يتم على أساس التخلي عن اجراءات العمل التقليدية ، والأسلوب التقليدي في تأدية الخدمات والتفكير بصورة جديدة مختلفة ومبتكرة في كيفية اعداد وتقديم المنتجات والخدمات لتحقيق رغبات واحتياجات وتوقعات العملاء والمجتمع.

الاستحقاقات التي تفرض اجراء عمليات التحول:

·   تحديات العولمة وقيام التكتلات الاقتصادية والاقليمية وانفتاح الاسواق وارتفاع حدة المنافسة والاستعداد للمستقبل القريب بفرصه وتهديداته

·   المنافسة ودخول منافسين جدد يعملون على أسس جديدة بامكانات وقدرات تنافسية عالية تعتمد على الموارد البشرية والمالية واستخدام التكنولوجيا وأنظمة المعلومات

·        تزايد وتنامي وعي وتوقعات العملاء بالحصول على خدمات أفضل

·        تنوع وتعدد المنتجات والخدمات وكثرة البدائل المتاحة امام العملاء

·        ارتفاع كلفة الأموال وارتفاع تكاليف العمليات وتدني معدلات النمو والعائد

·   التطور التكنولوجي وأنظمة المعلومات والاتصالات، وحجم المتغيرات المتسارعة وعدم قدرة نظم العمليات القديمة على مواكبة التطورات

·   تقييم الذات في ظل العوامل والمتغيرات المتسارعة، وتحديد مواطن القوة والضعف ومعالجة التراكم الزمني للعمليات والأنظمة والسياسات والاجراءات التنظيمية والادارية.

المنظمات التي تحتاج الى القيام بعمليات التحول:

·        المنظمات ذات الوضع المتدهور وهي التي تواجه ارتفاعا مطردا في تكاليف

     التشغيل مما يبعدها عن المنافسة أو التي تدنت خدماتها الى المستوى الذي

     دفع العملاء الى الشكوى والتذمر او الفشل الذريع والمتكرر للمنتجات

  والخدمات التي تطرحها.

·   المنظمات التي تتوقع ان تتراجع في المستقبل القريب: وهي المنظمات التي تكون أوضاعها المالية الحالية لا بأس بها ولكن تلوح في  الأفق توقاعات التراجع، أو ظهور منافسين جدد، أو التغير في أذواق واحتياجات العملاء، أو تغيرات في البيئة الاقتصادية حيث تكون لدى ادارات هذه المنظمات نظرة ثاقبة للمستقبل وتبدأ بعمليات التحول لمواكبة هذه التغيرات.

·   المنظمات المتفوقة والناجحة: وهي التي لا تواجه صعوبات ولا تلوح في افاقها المستقبلية نذر التراجع، ولكن تتميز اداراتها العليا والتنفيذية بالطموح والتفاني  لتحقيق المزيد من التفوق على المنافسين وبالتالي فان التحول فرصة لهذه المنظمات لتوسيع الفجوة بينها وبين منافسيها وتحقيق معدلات قياسية في الأداء.

عمليات التحول وهندسة اعادة البناء الشاملة:

·   التحول هو ليس بأي حال من ألاحوال عملية تقليص للعمالة أو عمليات اعادة هيكلة كما أن اعادة الهندسة ليست مجرد تطبييق النظم الالية، كما أن تحويل العمليات اليدوية الى الية هو مجرد توفير أساليب أكثر فعالية لأداء نفس الأخطاء. والتحول لا يعني اعادة هيكلة العمليات أو تقليص حجمها لدى انخفاض الطلب، وانما تهدف الى تقديم انتاج اكبر بطاقة أقل.

·   اعادة الهندسة لا تشبه اعادة التنظيم وتقليص أوتوسيع التنظيم افقيا، بالرغم من أنه قد ينتج عنها توسعا أفقيا، فالمشكلة لا تكمن في الهياكل التنظيمية وانما في اتجاهات تدفق العمليات. فالتحول الذي ينتج عنه تنظيم اداري جديد

·        التحول يختلف عن اساليب تحسين الجودة وادارة الجودة الشاملة، ولكنها تشترك معها في عدد من الأفكار، فالجودة الشاملة تعمل في اطار العمليات القائمة ومحاولة تطويرها عن طريق ادخال تحسينات مستمرة ومتوالية لتؤدي

               ما تقوم به بفعالية أكثر، أما التحول يعني القيام بعمليات تغيير جذرية للعمليات

الجوانب التي تطالها عمليات التحول:

اعادة النظر في طرق وأساليب العمل:

·       دمج عدة وظائف في وظيفة واحدة

·       الموظفون يشاركون في اتخاذ القرارات ويفوضون الصلاحيات

·       تنفيذ خطوات العمليات حسب طبيعتها على أساس التدفق الطبيعي للعمل

·       تعدد خصائص العمليات

·       انجاز العمل في مكانه

·       خفض مستويات الرقابة

·       تقليل الحاجة الى مطابقة المعلومات

·       تطبييق مفهوم مدير العملية يوفر جهة اتصالات موحدة

بيئة العمل :

·       تحول وحدات العمل من ادارات وظيفية الى فرق عمليات

·       تحول الوظائف من مهام بسيطة الى أعمال مركبة

·       تحول دور الموظفين من العمل المراقب الى العمل المستقل

·       تحول الاعداد الوظيفي من التدريب الى التعلم التبادلي

·       تحول التركيز في معايير الأداء والمكافات من الأنشطة الى النتائج

·       تحول معايير الترقية من الأداء الى المقدرة

·       تحول القيم من حماتية الى انتاجية

·       تحول المديرين من مشرفين الى موجهين وقادة

·       تحول التنظيم من هرمي الى أفقي

·       تحول المسؤولية من الرقابة الى القيادة    

تقنية المعلومات:

·        لا يعني ادخال الحاسبات الألية في معالجة المشاكل سيؤدي الى هندسة أساليب معالجتها

·   ادراك القدرات الكامنة في تقنية المعلومات الحديثة وتصور تطبيقها في ايجاد الحلول الايجابية للمشكلات القائمة او التي من الممكن ان تحدث

·        سرعة وسهولة الوصول الى المعلومات سواء للعاملين أو العملاء

·        تقنية المعلومات جعلت من الموظف العادي القيام بما يقوم به الخبراء

·        الجمع بكفاءة بين الادارة المركزية واللامركزية لما توفره تقنية المعلومات والاتصالات

ما هيةالتغيرات في مرحلة التحول:

أسباب فشل عمليات التحول وهندسة اعادة البناء الشاملة:

-         تجاهل قيم ومفاهيم الأفراد والثقافة التنظيمية للمنظمة.

-         محاولة صيانة العمليات بدلا من تغييرها.

-         عدم التركيز على العمليات.

-         الاكتفاء بالنتائج المتواضعة.

-         التراجع المبكر.

-         وضع قيود مسبقة على تحديد المشكلات ونطاق عمليات التحول.

-         السماح للمفاهيم العامة والمواقف الادارية باعاقة التحول.

-         عدم البدء بعمليات التحول وتبينها من قبل  قمة الهرم الاداري.

-         قيام أشخاص غير مؤهلين بالاشراف على عمليات التحول .

-         عدم تخصيص الموارد الكافية لتطبيق عمليات التحول.

-         دفن اهداف عمليات التحول وسط جداول اعمال.

-         الفشل في التمييز بين عمليات التحول وبرامج التطوير الأخرى.

-         اطالة فترة تطبيق عمليات التحول.

-         التراجع او تغيير خطط عمليات التحول بسبب معارضة العاملين للتغيرات المصاحبة لها.

-         محاولة تنفيذ عمليات التحول مع محاولة ارضاء الجميع بما يتعارض مع الأهداف.