المحاور الرئيسية للهيكل التنظيمى .الهيكل التنظيمي يحدد تقسيم الأعمال بين العاملين و قنوات التنسيق الرسمية و تسلسل القيادة. فالهيكل التنظيمي يُنظم العلاقات داخل المؤسسة و يحدد المسئوليات. يوجد ثلاث أنواع رئيسية للهياكل التنظيمية

الهيكل الوظيفي Functional Structure

و فيه تتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة هندسية واحدة و إدارة مخازن واحدة و إدارة صيانة واحدة. يعيب هذا النظام قلة المرونة و سوء العلاقة بين التخصصات المختلفة و طول الهرم الوظيفي بمعنى أن مستويات الإدارة كثيرة. ميزة هذا النظام هو أنه اقتصادي لأننا لا نحتاج لأكثر من مخزن و أكثر من ورشة ….بل كل شيء مركزي. كذلك يستفيد كل موظف من خبرات زملائه في نفس التخصص لأنهم يعملون في نفس الإدارة أو القطاع



الهيكل القطاعي Divisional Structure

وفية يتم تجميع العاملين المختصين بمنتج معين أو خدمة معينة في قطاع واحد. مثال: مصنع ينتج منتجين أو له مصنعين ا و ب يتم تقسيم الشركة إلى قطاعين أ و ب و كل قطاع يتبعه كل خدماته - تقريبا- من إنتاج و صيانة و مالي ومخازن….لاحظ أنه مع استخدام هذا النظام فإنه قد يتم أحيانا الإبقاء على بعض الإدارات مركزية مثل إدارة الموارد البشرية.








كذلك يمكن ان يكون الهيكل القطاعي مقسما بناء على المناطق الجغرافية



الهيكل المصفوفي Matrix Structure

وفيه يتم تقسيم العاملين حسب الوظائف في هيكل وظائفي و كذلك يتم اختيار مسئول عن كل منتج بحيث يكون أيضا مديرا لعاملين في وظائف مختلفة. بالطبع في هذه الحالة قد يكون للموظف رئيسان. مثال: مصنع ينتج منتج أ و ب فيعين مسئول ذو مستوى عالى عن المنتج أ وآخر عن المنتج ب و هذا المسئول يتبعه عاملين من إدارات مختلفة و كل منهم له رئيس آخر في أدارته. عيب هذا النظام هو صعوبة تنظيم العمل بالنسبة للعاملين الذين يتبعون رئيسين ولكنه يتميز بجمع الكثير من مميزات كلا من التنظيم الوظائفي و القطاعي




فككل شيء في الإدارة كل نظام له ما يميزه و له كذلك نقاط ضعف. فكيف نختار النظام المناسب؟ يتوقف ذلك على أربعة أشياءأساسية

أولاً: طبيعة المتغيرات المؤثرة على المنظمة Environment

ثانيا: الاستراتيجية Strategy

ثالثاً: حجم المؤسسة Size

رابعا: طبيعة العمل Technology

فمثلا إن كانت متغيرات السوق سريعة جدا فمعنى هذا أننا في حاجة إلى مرونة أكثر مما يحبذ الهيكل القطاعي. إن كانت طبيعة العمل بسيطة و مكررة فقد يكون الهيكل الوظائفي أفضل. إن كانت استراتيجية المؤسسة تركز على التميز و بالتالي تشجع الإبداع فتكون المرونة عامل أساسي و بالتالي يفضل الهيكل القطاعي. إذا كان حجم المؤسسة كبير فإنها تحتاج إلى قدر من الرسمية في التعامل و في نفس الوقت تحتاج إلى المرونة التي تمكنها من المنافسة مع الشركات الأصغر حجما. قد يحدث أن تتعارض هذه المحددات الأربعة و هذا يحتاج بعض الفكر لاختيار الهيكل المناسب. أما بالنسبة للهيكل المصفوفي فتظهر أهميته في الشركات الكبيرة التي تعمل في أكثر من منطقة في العالم أو تنتج العديد من المنتجات

بعض خصائص الهياكل التنظيمية

الهيكل الطويل و القصير
Tall Structure and Flat Structure

هيكل تنظيمي طويل و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي طويل (من الناحية الرأسية) بمعنى أن عدد طبقات المديرين كثيرة. طول الهيكل يجعل عملية اتخاذ القرارات بطيئة

.هيكل تنظيمي قصير : و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي قصير (من الناحية الرأسية) بمعنى أن عدد طبقات المديرين قليلة. هذا الهيكل يعطي مسئوليات و تفويض أكثر للمديرين مما يزيد من سرعة اتخاذ القرارات. في الوقت نفسه فإن كل مدير يكون مسئولا عن عدد أكبر من المرؤوسين

المركزية و اللامركزية
Centralization and decentralization

المركزية تعني أن السلطات مركزة لدى جهة معينة في المؤسسة. بمعنى أن السلطات المخولة للعاملين قليلة و القرارات دائما تحتاج مديراً ذا مستوى رفيع لاعتمادها. مثال ذلك أن يكون سلطة اعتماد طلب شراء قيمته ضئيلة هي اختصاص رئيس الشركة. المركزية تجعل القرارات بطيئة و لكنها تجعل الرقابة أفضل. غالباً ما يوجد هذا النوع في الهيكل الوظائفي

اللامركزية تعني أن السلطات موزعة على جميع مستويات الهيكل التنظيمي. بمعنى أن كل طبقة من المديرين لديها صلاحيات كبيرة. مثال ذلك أن يكون كل مدير له ميزانية محددة و لكنه يتحكم فيها بما يراه مناسبا . اللامركزية تجعل القرارات سريعة و لكنها تجعل الرقابة أقل شدة. غالبا ما يوجد هذا النوع في الهيكل القطاعي

الرسمية
Formalization

الرسمية تعني أن هناك قواعد دقيقة لكل عمل و الحرية المعطاة للعاملين قليلة. الرسمية تكون هامة في المؤسسات كبيرة الحجم حتى يمكن التحكم في المؤسسة و لكن هذا يجعل القرارات بطيئة و يقلل من القدرة على الإبداع

الهيكل الميكانيكي و الحيوي
Mechanistic and Organic structures

الهيكل الميكانيكي (الآلي) هو هيكل قليل المرونة و لكن الرقابة فيه أكثر. هذا الهيكل يفضل في حالة استقرار المؤثرات الخارجية و في الأعمال التي تكرر بدون تغيير. يتسم الهيكل الميكانيكي بالرسمية والمركزية و طول الهرم الوظيفي

الهيكل الحيوي (العضوي) هو هيكل يتسم بالكثير من المرونة و اللامركزية و لكن ذلك بالطبع يقلل من الرقابة. هذا النوع يفضّل في حالة تغير المؤثرات الخارجية بسرعة ، وكذلك في حالة الشركات التي ترغب في أن تكون خدماتها أو منتجاتها متميزة. يتسم هذا الهيكل باللامركزية و اللارسمية و قصر الهرم الوظيفي

هيكلية الشركة ..   يتكون الهيكل التنظيمي للشركة من عدد من المكاتب الإشرافية والإدارات التنفيذية المتخصصة . وفيما يلي بيان بالاختصاصات والمهام الوظيفية للتقسيمات التنظيمية الرئيسية التالية :-

   المفوض العام

لكل مؤسسة لا بد من هيكل تنظيمي, وقد عرف الهيكل التنظيمي بأنه نظام مؤلف من شبكات المهام أو الوظائف تقوم بتنظيم العلاقات والاتصالات التي تربط أعمال الأفراد والمجموعات معاً. والهيكل التنظيمي الجيد يجب أن يتضمن عنصرين هامين يكونان مصدر قوة للمؤسسة, وهي تقسيم العمل بحسب الاختصاص, والتنسيق من أجل إنجاز المهام بفاعلية لتحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.
ولسوء الحظ ففي أغلب الأحيان, ما يمكن مناقشة عناصر الهيكل التنظيمي الجيد, أكثر من إيجاد هيكل فعلي. ولا بد من تعديل الهيكل التنظيمي ليتلائم مع المتغيرات, وإدخال الجديد والحديث ليتلائم مع المتطلبات الحديثة.
وفي هذا السياق لا بد من معرفة العوامل التي يجب أن تتوفر في هياكل المؤسسات, ومن هذه العوامل: حجمها إن كان صغيراً أو كبيراً, مدة حياتها, موقعها, حيث أن العمل يتأثر إذا كان هناك مركز واحد أو فروع وآليات أخرى مساندة, ويتأثر الهيكل التنظيمي أيضاً بدرجة التخصص فيها, فكلما كانت درجة التخصص المطلوبة في العمل محدودة كلما كان الهيكل التنظيمي بسيطاً وبالعكس.
ولا بد أن يكون في المنظمة تقسم للعمل ووصف وظيفي لكل موظف ليحدد المسؤوليات, وكذلك مهمات الإدارات والسلطة فيها, وكيفية سيرها التي توضع في خريطة تنظيمية, وفي التنظيم الإداري عنصر هام ضروري لتنفيذ العمل ومتابعة ودقة القيام به, وهو وجود أجهزة محاسبية, بالإضافة إلى الاهتمام بالموارد البشرية وتدريبها.
الأسس والمبادئ
يبني هيكل التنظيم الإداري على الأسس والمبادئ العلمية التالية :
• التسلسل الهرمي : أي وجود رئيس واحد لكل مرؤوس وذلك لتفادي تضارب الصلاحيات بين الموظفين .
• المرونة : حيث يتم الفصل بين الوظيفة والشخص الذي يشغلها . فقد تتطلب إحدى الوظائف اكثر من شخص اولا تستدعي وظيفة شخصا للعمل وقتا كاملا .
• التخصص : بالفصل بين وظائف النشاطات المختلفة ليقوم كل شخص بأعمال ذات طبيعة واحدة .
• تفويض السلطة : بتفويض الرئيس بعض سلطاته لمروؤسيه حتى يجعل وقته اكثر إنتاجيه بالتخلص من الأعمال الروتينية .
• وقد يظهر مخطط التنظيم الاداري المستويات الإدارية التالية :
o دائرة ويرئسها مدير
o قسم ويرئسه رئيس
o شعبة ويرئسها مسؤول
فمثلا الهيكل التنظيمي للدائرة المالية
المبادئ والأسس
• أن الهدف من الهيكل التنظيمي هو إظهار وظائف الدائرة المالية الضرورية للسماح لها بالقيام بالأعمال المنوطة بها على الشكل المطلوب .
• أن تحديد الوظائف على المخطط ، أخذ بعين الاعتبار التخصص في الأعمال بحيث جمعت مهام الدائرة المالية وصنفت إلى مجموعات معينة من الأعمال ، ثم تخصيصها على الوظائف بحيث تشتمل كل وظيفة على مجموعة معينة من الأعمال المتناسبة وذات الطبيعة المتشابهة وذلك للوصول إلى أقصى كفاءة ممكنة في تنفيذ أعمال الدائرة .
• يبين هذا المخطط العلاقات الرئيسية والوظيفية بين مختلف الوظائف ، بهدف تحسين الاتصال وتبادل المعلومات بين المسؤولين عن هذه الوظائف وعدم التضارب في المسؤوليات والصلاحيات .
• أن الخطوط الرأسية المبينة على المخطط أي خطوط السلطة المباشرة تمثل العلاقات الرأسية وهي تفرض مرور الأوامر والتعليمات بنفس التسلسل نزولاً ، كما تفرض سير التقارير والاستفسارات صعوداً على نفس الخــط.
• يرأس الدائرة المالية المدير المالي ، ويتبع مباشرة للإدارة العليا ، وهو يمثل السلطة العليا في الدائرة المالية وله الحق في تفويض بعض من مهامه ومسؤولياته إلى رؤساء الأقسام التابعة لهم ، على أن يكون المسؤول الأول عن نشاطات هذه الدائرة ونتائجها أمام الإدارة العليا .
• يتبع المدير المالي مباشرة رئيس المحاسبة، وهو المسؤول المباشر أمام المدير المالي عن تنفيذ أعمال الشعب التابعة له ، لذا يكون له الحق في تفويض مهامه إلى رؤساء الشعب ، على أن يقترن ذلك بتوجيه مباشر وبتحديد واضح للمسؤولية .
• أن الوظائف الظاهرة على مخطط التنظيم الإداري لا تعني حتما توظيف شخص لكل وظيفة ، بل يمكن أن يقوم شخص واحد بأعباء أكثر من وظيفة إذا كان حجم العمل صغيراً أو إذا كانت المؤهلات متوفرة فقط في شخص واحد بشرط أن لا تؤثر عملية دمج الوظائف هذه على عنصر الرقابة .
• في جميع الأحوال لا يجوز أن يقوم أي من موظفي قسم المحاسبة بمهام أمانة الصندوق .

 

 

ويمارس اختصاصاته ومهامه في إدارة الشركة ورسم السياسة العامة لها ، وفقاً لما تحدده القوانين واللوائح والتشريعات النافذة بشأن الشركات والمنشآت العامة .

 

 مكتب شؤون الشركة

 

ويختص بمتابعة تنفيذ سياسات وأهداف الجودة والمحافظة على نظام إدارة الجودة بالشركة وتحسينه بصورة دائمة ومستمرة .

 

 إدارة الشؤون الإدارية

 

وتختص بتقديم التشريعات والنظم المتعلقة بالجوانب الإدارية الخاصة بشؤون الخدمات والعلاقات العامة والمحفوظات وشؤون العاملين والأمن والسلامة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفيذها .

 

 إدارة الشؤون المالية

 

وتختص بتنفيذ التشريعات والنظم المتعلقة بالجوانب المالية الخاصة بالشؤون المالية من ميزانيات وحسابات ومشتريات والإشراف على السياسة المالية التي تضعها الشركة .

 

 إدارة الشؤون الفنية

 

وتختص بكافة الأمور المتعلقة بالشؤون الفنية والهندسية من دراسات وتصاميم ورسومات ومواصفات وتنفيذ المشروعات التي تقوم بها الشركة والإشراف على المشروعات التي تتعاقد عليها الشركة مع غيرها وصيانة مكونات المشروع .

 

 إدارة التخطيط والتطوير

 

وتختص بكافة الأمور المتعلقة بالتخطيط والتطوير والاستثمار والتدريب والتوثيق والمعلومات .