الإدارة الالكترونية ومعالجة المعلومات
تعتبر الغالبية العظمى من المعلومات في الدول الصناعية اليوم معلومات إلكترونية فالنص يتكون في معالجات الكلمات و يخزن في دارات أجهزة الحاسب الآلي وينقل عن طريق الشبكات المحلية وخطوط الهاتف والأقمار الصناعية ويسجل على الطابعات و أجهزة الفاكسميلى ومراقبات أجهزة الحاسب الآلي و يتم التقاط الصور و الأصوات بالكاميرات والماسحات والميكروفونات وغيرها من أجهزة الاستشعار وتخزن على شريط أو قرص و تذاع على الهواء أو من خلال كوابل محورية أو ألياف ضوئية وتعرض على التليفزيون أو شاشات أجهزة الحاسب الآلي أو تسمع من الإذاعة ويتم الحصول على البيانات والإشارات الصوتية عن طريق الأسلاك النحاسية المزدوجة والألياف الصناعية و الأقمار الصناعية أو تبث عبر الهواء، أما الوثائق فإنه يتم طبعها وتصويرها ضوئيا وإرسال صور منها بالفاكس ومسحها وتخزينها إلكترونيا على نحو متزايد. وتحتاج المعلومات إلي معالجة " وهو إجراء سلسلة من الإجراءات أو العمليات علي معلومات محددة خاصة بموضوع ما بغرض تحقيق نتائج معينة يحددها تخطيط للوصول للحل".
ويمر التوصل للحل بخمس خطوات رئيسية ,يقوم البشر بثلاث منه :
1- التعريف بالموضوع.
2- تحليل العناصر.
3- وضع برنامج الحل.
ويقوم الكمبيوتر بخطوتين:
4- تنفيذ برنامج الحل .
5- حفظ الوثائق.
*** المعالجة الالكترونية للمعلومات:
هناك ثلاث أسباب رئيسية وهي:
أولا: تواجه معظم منشات الأعمال نموا متزايدا في الحجم وصعوبات كبيرة في مجال أنشطتها.
ثانيا: يجب إن تستجيب منشات الأعمال إلي المتطلبات المتزايدة في حجم المعلومات ونوعيتها.
ثالثا: يحتاج المستفيدون في مختلف المستويات الإدارية بالمنشاة لنوعيات مختلفة من المعلومات لدعم العملية الإدارية والأنشطة
التي تنفذها المنشاة.
**المزايا الأساسية لنظم معالجة المعلومات:
1) السرعة: وهي من مزايا استخدام الكمبيوتر وتتفاوت سرعة تداول العمليات من كمبيوتر لأخر.
2) الدقة :ويعني أن الكمبيوتر يعطي معلومات دقيقة خالية من الأخطاء , وتكون الأخطاء قليلة جدا بالمقارنة بالبيانات الهائلة المعالجة والأخطاء تكون نتيجة ( المبرمج , أو المشغل المغذي للبيانات.).
3) الاعتمادية:تعتبر الدقة في المعالجة الالكترونية للمعلومات ذات علاقة مباشرة مع الثقة غير العادية بالكمبيوتر وتعمل الكمبيوترات باتساق ودقة لفترة طويلة وتعتبر دوائرها ذات اعتمادية عالية ولها خصائص المراجعة الذاتية.
4) الاقتصاد : اظهر تحليل التكلفة لمعالجة المعلومات في أحجام مختلفة إن المعالجة الالكترونية للمعلومات أكثر قبولا للتبرير الاقتصادي عن المعالجة اليدوية للمعلومات.
*** نظم المعالجة الالكترونية للمعلومات:
لقد أدت نظم معالجة المعلومات الحديثة إلي تكامل عمليتي معالجة البيانات ومعالجة الكلمات وأدت إلي تكامل إرسال ومعالجة البيانات والكلمات والصور والأصوات.
إن نظم الكمبيوترات لها عدة قدرات معالجة أساسية منها:
1- المعالجة المتزامنة.Concurrent Processing :يمكن للكمبيوترات إعطاء قدرة العمل لأكثر من مهمة في زمن واحد ,مصحوب بتشكيلة من مواد الأجهزة والبرمجيات.
2- المعالجة المتداخلة. Overlapped Processing : تساعد نظام الكمبيوتر علي زيادة استخدام وحدة المعالجة المركزية عن طريق تداخل عمليات الإدخال والإخراج والمعالجة.
3- المعالجة الديناميكية. Processing Dynamic : تسمح بعض نظم التشغيل بان يقوم الكمبيوتر بأداء معالجة الأعمال المتراصة والتي يتم فيها تنفيذ سلسلة من اعمل معالجة البيانات باستمرار دون تدخل موظف التشغيل بين كل عمل.
4- البرمجة المتعددة. Multiprogramming : هي قدرة نظام الكمبيوتر ذو المعالج الوحيد علي معالجة برنامجين أو أكثر في نفس الوقت.
5- المعالجة المتعددة. Multiprocessing: هي قدرة نظام الكمبيوتر ذي المعالج المتعدد علي تنفيذ عدة عمليات في وقت واحد وتنقسم إلي:
أ) المعالجة بالدفعات: يتم تجميع البيانات في نظام المعالجة بالدفعات علي فترات زمنية محددة ,ثم معالجتها بصفة دورية وتشمل( تجميع مستندات المصدر,تسجيل بيانات المعاملات, فرز المعاملات الموجودة في ملف المعاملات).
ب) المعالجة بالوقت الحقيقي: تعالج البيانات عندما يتم إنشاؤها أو تسجيلها بدون انتظار لتجميع مجموعات البيانات. وتقسم إلي مستويات وهي:
1) نظم الاستفسار/ الاستجابة: Inquiry/ Response Systems
ووظيفته استرجاع المعلومات.
2) نظم تغذية البيانات: Data Entry System
وظيفته التجميع الفوري , وليس المؤقت للبيانات وتسجيلها حتى يمكن معالجتها في تاريخ لاحق.
3) نظم معالجة الملفات: File Processing System
ويؤدي كافة وظائف النظم من معالجة المعلومات ماعدا وظيفة الاتصال.
4) النظم كاملة القدرة : Full Capability System
وتوفر أداء فوري ومتواصل لكافة الوظائف في معالجة المعلومات.
5) نظم مراقبة العمليات: Process Control System
وهو نظام مراقبة العمليات الذي يؤدي ليس فقط كافة وظائف معالجة المعلومات ولكن أيضا يستخدم مخرجات معلوماته لضبط عملية طبيعية مستمرة.
6) المعالجة المتفاعلة: Interactive Processing
وهي توفر مقدرة معالجة متفاعلة تمكنك من استخدام حاسب دقيق للتعامل مع الكمبيوتر علي أساس الوقت الحقيقي وتقسم إلي:
1) تطبيقات الاستجابة /الاستفسار.
2) الكمبيوترات البارعة.
3) التغذية المباشرة للبيانات.
4) البرمجة المتفاعلة.
7) نظام المشاركة الزمنية: وهي اشتراك نظام الكمبيوتر عن طريق مستفيدين كثر في مواقع مختلفة في نفس الوقت من خلال استخدام طرفي الإدخال/ الإخراج المتصلة مباشرة بالكمبيوتر.
ج)المعالجة الموزعة: هي شكل من إشكال معالجة المعلومات المتاحة عن طريق شبكة الكمبيوترات المنتشرة بالمنشاة ومعالجة تطبيقات المستفيد .وهي المعالجة اللامركزية التقليدية وهي:
1. نظام من الكمبيوترات الموزعة علي إدارة وأقسام المستفيد.
2. متصلة داخليا بواسطة شبكة اتصالات بيانات.
3. متكاملة عن طريق قاعدة بيانات مشتركة.
4. متناسقة بواسطة خطة شاملة لإدارة موارد المعلومات.
**استخدامات نظم المعالجة الموزعة:
أولا:معالجة المعلومات الموزعة :Distributed Information Processing
ويستفاد منها للمستفيدين المحليين ويمتد من:
1. معالجة تغذية البيانات.ثم إلي
2. نظم الاستفسار/ الاستجابة لقواعد البيانات المحلية.ثم إلي
3 .معالجة المعالجات المستقلة تماما والتي تتضمن تحديث قواعد البيانات المحلية وإنتاج تقارير المخرجات .
ثانيا:معالجة الموقع المركزي:Central Site Processing :
وتتعامل مع الكمبيوترات الموقع المركزي بشكل أفضل مثل:
1- تطبيقات الدفعات البنائية والمتكررة الكبيرة.
2- مراقبة الاتصالات لشبكة والمعالجة الموزعة الكاملة.
3- صيانة قواعد البيانات المشتركة الضخمة.
4- توفير تخطيط متطور ودعم اتخاذ القرار من اجل الإدارة بالمنشاة.
ثالثا:تغذية البيانات الموزعة: Distributed Data Entry:
تساعد في تولي بيانات المعالجة المحلية وإرسالها للموقع المركزي .
رابعا:معالجة قاعدة البيانات الموزعة: Distributed Database Processing
جميع بيانات المعاملات أو أي بيانات موجزة يمكن إرسالها للحاسوب المركزي من اجل التخزين في قاعدة البيانات المشتركة.
خامسا:معالجة الكلمات الموزعة: Distributed Word Processing
يمكن بسهولة تجهيزها آليا لإعداد المراسلات الخارجية والداخلية وتقارير الإدارة حيث تحسن الإنتاجية والتوقيت المناسب مع توفر المرونة للتغيير في التقارير والوثائق الرسمية في أي وقت.
سادسا:شبكات الاتصالات الموزعة: Communication Networks Distributed
وفيها يمكن إجراء اتصالات داخلية بين عدة كمبيوترات ,عن طريق شبكات ربط محلية.
*** مزايا المعالجة الموزعة:
1. تحسن زمن الاستجابة وزمن الدورة للمستفيدين.
2. تقليل أخطاء الإدخال إلي اقل حد ممكن.
3. تكون تطبيقات الكمبيوتر أكثر مرونة وتفصيلا لمتطلبات المستفيدين.
4. تحسنت درجة الاعتمادية والإنتاجية,حيث تعمل الكمبيوترات كنظم احتياطية متعاونة.
5. تقديم معالجة بمواقع المستفيدين يقلل من تدفق الأعمال المكتبية بين مكاتب المستفيدين والمركز الرئيسي.
*** التشغيل الآلي للمعلومات
شهد مطلع القرن الحالي تطوير نظم الكمبيوترات الآلية لتشغيل المعلومات من ميكانيكية إلي كهربائية ثم الكترونية , مما حقق سرعات هائلة لتشغيل المعلومات بواسطة الكمبيوترات.وق تم ابتكار ثلاث أنواع من الكمبيوترات تختلف فيما بينها تبعا للمهام التي توكل إليها وهي:
1) الكمبيوتر الرقمي.
2) الكمبيوتر الوصفي.
3) الكمبيوتر الهجين.
