مفهوم تصميم العمل و أثره على بناء الهيكل الوظيفى .. 

لقد تعددت التفسيرات لمفهوم تصميم العمل أو تصميم الوظائف ولكنها أتحدت جميعها في الهدف الذي تجرى من أجله هذه العملية المهمة في مسيرة المنظمات ، حيث أن الهدف الرئيسي يكمن في توفير مستوى أعلى في الكفاءة الأنتاجية للمنظمة لاستمرار عطائها بشكل متميز ، وزيادة قدرتها على المنافسة مع بقية المنظمات ، إضافة الى توفير أقصى درجات الترابط الوظيفي بين العاملين ووظائفهم وبشكل أمثل .

يقصد بتصميم العمل هو مجموعة الإجراءات التي يتم ترتيبها وتنظيمها في الوظيفة لكي تحقق أعلى مستوى من التلائم ما بين العاملين وأعمالهم أو وظائفهم وبما يحقق التوافق والتلائم الفعال بتحسين ظروف العمل الذي يؤدي الى كفاءة الأنتاج وتقصير الزمن لتحقيق أهداف المنظمة ، ويأتي تصميم العمل من منطلق أن كل عمل أو وظيفة يحتوي على أكثر من طريقة أو أسلوب للأداء ، وتختلف هذه الطرق فيما بينها من خلال أختلاف جودتها .

إضافة الى ذلك يتم عند تصميم أي وظيفة تحديد ما يمكن أن يتحمله العاملين فيها من المسؤوليات والألتزامات ، كما يتم تحديد أساليب العمل والتقنية الضرورية والمستلزمات الضرورية في أداء هذه الوظيفة .

تستند عملية تصميم العمل على العديد من المؤشرات وتعتبرها كأساس يتم على إثره دراسة الحالة الوظيفية وتقنية تصميمها ومنها :

1- رفع الكفاءة الأنتاجية .

2- زيادة القدرة التنافسية .

3- رفع مستوى العلاقة الوظيفة مع غيرها من الوظائف في المنظمة .

4- رفع مستوى أداء العاملين وزيادة ولائهم للمنظمة .

5- رفع مستوى الجودة .

وغيرها من المؤشرات التي تجتمع كلها لأجل تحقيق أهداف المنظمة ، وهذا يعني أن تصميم العمل يهدف على العمل على تصحيح كل التصرفات والسلوكيات والإجراءات المسببة في تأخر العمل وتخلفه .

كما يقصد بتصميم العمل هو الطريقة التي يتم فيها إجراء أقصى التنسيق بين امتيازات ومواصفات الوظيفة الحالية والمؤهلات المطلوبة في العاملين المرشحين لها بشكل يوفرالرضا للعاملين ويقدم الدعم لتحقيق أهداف المنظمة ، مع الأخذ بنظر الأعتبار إن أحد أهم أسس النجاح في المنظمة هو كيفية الأستثمار الأقصى لمهارات العاملين ، إضافة الى تحقيق تعلقهم بوظائفهم وأعمالهم مع حصولهم على جميع الأمتيازات والحوافز التي تأتي نتيجة هذه العلاقة الترابطية.

إن من أهم العوامل التي تراعى عند تصميم العمل :

1- تحقيق أهداف المنظمة : وذلك من ناحية مراعاة أهداف المنظمة عند أجراء أي خطوة تصميمية بالعمل حيث يجب أن تتم عملية التصميم دون أن تؤثر على مستوى الوظيفة وليس على حساب درجة نشاطها بإعتبارها جزء من وسائل تحقيق أهداف المنظمة .

2- تحقيق رضا العاملين : وتعني حالة توافق العاملين وشعورهم بالراحة بأتجاه التصميم الذي أجريت عليه وظائفهم ، لأنه لم يكن بالشكل الذي يضغط على حرياتهم الشخصية ، لذلك فالتصميم الجيد للوظيفة يعمل على تشجيع العاملين على حسن الأداء بالشكل الذي يلائم طموحهم ويحقق رغباتهم .

3- الأستغلال الأمثل للتكنولوجيا المتوفرة : وتعني عملية تصميم العمل بالشكل الذي يمكن فيه الأستثمار الأقصى للتكنولوجيا المتوفرة في المنظمة ويقصد بها الأجهزة والآلات ، الى جانب تحقيق أقصى أستفادة من مهارات العاملين ، وتنظيم العمل وتصميمه وأستغلال كل الفرص لزيادة الكفاءة الأنتاجية ، فمثلاً يتم توجيه إنجاز الأعمال التي تعطي إنتاج أكثر وجودة أكبر من خلال اللآلات ليتم عملها بالآلات وليس يدوياً من قبل العاملين ، والعكس صحيح .

أهميتة تصميم العمل

توفر عملية تصميم العمل عدة عائدات مادية ومهنية بالنسبة للمنظمة كما توفر عائداته حوافز نفسية  وسيكولوجية بالنسبة للعاملين ، يمكن إيضاحها بما يلي :

1- توفير الوقت اللآزم والمناسب لأخذ الراحة وأستعادة النشاط من قبل العاملين وذلك بسبب ترتيب الأعمال وجدولتها ضمن فترات زمنية منظمة ، وعدم ترك العاملين لحالات من الضجر والملل بسبب الفراغ ، أو حالات من ضغط العمل المتواصل .

2- توفير المزيد من النفقات التي تصرف على الطاقة إضافة الى التقليل من صرف مستلزمات القوة التشغيلية ، وذلك بسبب تصميم العمل بما يتناسب مع الطاقة الملائمة له ، فالعمل الذي يحتاج الى الطاقة الآلية سيصمم بالأداء بواسطتها ، والعمل الذي يحتاج للأداء العضلي سيصمم للأداء بواسطة العاملين ، وبهذا يتم تنظيم الطاقة المصروفة.

3- بما إن أوقات العمل وأداؤه قد تم تصميمها بشكل وفر المرونة في العمل ، لذا فإن ذلك سيجعل العاملين في إطار من الحرية لتنظيم وتوزيع جهودهم بشكل عادل وصادق بين ما يتطلبه العمل وبين ما تتطلبه تلبية حاجاتهم الشخصية ، وبالتالي فإن ذلك سيرفع من مستوى التصرف والسلوك والمسؤولية الشخصية للعاملين تجاه كل الواجبات.

4- بما إن الأعمال ستكون منظمة ضمن تصميم ملائم ومتطابق مع الطاقة المقابلة له والمصروفة من قبل الموظف أو العامل فإن ذلك سيجعل إنجاز العمل واضحاً خلال الزمن المؤدى به مما يشعر العامل أو الموظف بالرضا عن أداءه .

5- إن تصميم العمل قد سمح للعاملين على الحصول على الأعمال التي يرغبون في أداؤها ، والتي تتوافق مع طموحاتهم ودوافعهم وأمزجتهم ، وبالتالي فإن من أحب عملاً أداه بكفاءة ، وستكون النتائج مرضية نتيجة ذلك للعاملين والمنظمة بسبب زيادة الكفاءة والسرعة الأنتاجية.

هيكل الموظف

يشير هيكل الموظف الى يعتمد هيكل الموظف على مجموعة المهارات والخبرة التي يحصل عليها الفرد من خلال تاريخه في الوظيفة وممارسته الأعمال المختلفة ضمن هذه الفترة الزمنية التي قضاها في العمل ، إضافة الى مكونات الوظيفة التي تناسبه وما تحتويه من مسؤوليات والتزامات يمكن للموظف تأديتها بجدارة ، ويمر الموظف بعدة تنقلات وظيفية نتيجة الترقية بشكل تصاعدي  أو التنقل الوظيفي بشكل أفقي والذي تحتمه عليه مصالح العمل ضمن الهيكل التنظيمي في المنظمة ، ويبدأ الموظف باكتساب الخبرة والمهارة منذ تعيينه لأول مرة في الوظيفة ولغاية إحالته الى التقاعد وترك الخدمة الوظيفية ، وإن من العوامل المهمة التي تتحكم بعدد التنقلات أو الترقيات هي المؤهلات والمستوى المعرفي والفني  ، التي حصل عليها الفرد بمرور الزمن.

وتقوم المنظمة بتصميم المسار الوظيفي للفرد منذ بداية التعيين في المنظمة وحسب مسارات العمل المتوفرة ، وذلك ليتمكن حينها من توقع المسار الوظيفي الذي سيمر به عند أستمراره بالعمل في المنظمة . وبهذا فإن من أهم العوامل المتحكمة في مسار أو هيكل الموظف هي :

1- المستوى العلمي والمؤهلات التي يمتلكها الفرد مثل الشهادات الدراسية .

2- مجموع الخبرات والمؤهلات الشخصية .

3- القدرة الشخصية على تطوير الذات وليس بالأعتماد على المنظمة.

4- الأمكانيات الوظيفية المتوفرة في المنظمة والتي تساعد على تأهيل الموظفين الى مستويات أعلى .

ويتم تصميم مسارات الخدمة الوظيفية في المنظمة من خلال ثلاثة مجالات رئيسية هي :

1- المجال الفني التخصصي : وهو الذي يشمل الوظائف الفنية غير الإدارية ضمن تخصص الهندسة أو الكيمياء أو الفيزياء أو الحاسبات وغيرها.

2- المجال الإداري الرئاسي : وهو الذي يشتمل على الوظائف الإدارية الرئاسية .

3- المجال الوظيفي المزدوج : وهوالذي يشتمل على الوظائف التي تجمع بين العمل الفني والإداري.

بناء الهيكل الوظيفي

إن الهيكل الوظيفي هو أحد الهياكل التنظيمية التي تعمل على تحديد وتقسيم الأعمال والمسؤوليات بين العاملين ويوضح طريقة أتصالهم بإدارات أعمالهم ، كما يبين الهيكل الوظيفي كيفية أو نظام تسلسل المديرين أو مسؤولي العمل في المنظمة فالهيكل التنظيمي ينظم العلاقات داخل المنظمة ، ويتم أختيار النظام التنظيمي المناسب للعمل في المنظمة حسب البيئة الخارجية للمنظمة والستراتيجية المستخدمة وحجم المنظمة وطبيعة العمل ، ويتم تفضيل استخدام الهيكل الوظيفي عندما تكون طبيعة العمل بسيطة ومكررة .

ويتم تشكيل وبناء الهيكل الوظيفي من خلال تجميع كل تخصص وظيفي معين أو متشابه في إدارة واحدة ، حيث يتم بناءه على أن يكون هناك مثلاً إدارة مالية واحدة وإدارة هندسية واحدة وإدارة مخازن واحدة وإدارة صيانة واحدة .

ميزاته :

1- الجانب الأقتصادي : يتميز هذا النظام بأنه نظام أقتصادي بسبب عدم التوسع في إنشاء أقسام كثيرة بدون حساب تكاليف ذلك ، لذا فهو يصمم الأقسام في المنظمة حسب الحاجة الفعلية لها ، فمثلاً هو يصمم لوجود مخزن واحد لأن أو ورشة واحدة وذلك لأن المنظمة لا تحتاج لأكثر من مخزن واحد أو أكثر من ورشة واحدة .

2- نظام السيطرة المركزية : يطبق هذا الهيكل النظام المركزي في السيطرة وأدارة العمل في أقسام المنظمة ، إلا أن المركزية تجعل القرارات المتخذة بطيئة بسبب طول الهرم الوظيفي .

3- وحدة الأنتفاع : بما أن هناك توحيد للإدارات والأعمال والقطاعات المتشابهة فسوف يعمل ذلك على زيادة خبرة العاملين من خلال الأستفادة من خبرات زملائهم في نفس التخصص لأنهم يعملون في نفس الإدارة أو القطاع .

4- قوة الرقابة في المنظمة : بسبب تطبيق حالة الإدارة المركزية في هذا الهيكل فإن الرقابة على العمل والأنتاج تكون بشكل أكبر من غيرها من الأنظمة .

5- تحقيق الوفرة في الحجم : يعمل الهيكل التنظيمي على الأستفادة من وفورات الحجم وذلك من خلال التوفير في الخدمات أو من خلال توفير الأنتاج الأكبر ، وهذا يعني الترشيد في عدد الوظائف اللازم توفرها وبما لا يؤثر على كفاءة أو نوعية الأنتاج .

عيوبه :

1- قلة المرونة : بما إن هذا النظام يسيطر عليه مركزياً فإن القرارات لا تتميز بالمرونة بسبب تعدد مستويات الإدارة في هذا الهيكل .

2- طول الهرم الوظيفي والذي يعود الى تعدد مستويات الإدارة أيضاً في هذا الهيكل .

3- زيادة المسؤوليات على المدراء مما يشغلهم أحياناً عن التخطيط لمستقبل الأنتاج أو تطويره.

أنواعه :

1- الهيكل التنظيمي الطويل : هو الهيكل الوظيفي الذي يكون فيه الهرم الوظيفي يتميز بالطول ( من الناحية الرأسية ) وهذا يعني أن عدد مستويات المدراء تكون كثيرة ، وكلما زاد طول الهيكل كلما تسبب ذلك في بطء عملية اتخاذ القرارات.

2- الهيكل التنظيمي القصير : هو الهيكل الوظيفي الذي يكون فيه الهرم الوظيفي يتميز بالقصر ( من الناحية الرأسية ) وهذا يعني أن عدد مستويات المدراء تكون قليلة ، بينما يكون عدد المرؤوسين أكبر بالنسبة لكل مدير ، ويتميز هذا الهيكل بالتوسع في منح المدراء المزيد من الصلاحيات  مما يؤدي ذلك الى سرعة أتخاذ القرارات .