أهمية تكنولوجيا المعلومات للمنظمات.

أهمية تكنولوجيا المعلومات للمنظمات.

إعداد / أحمد السيد كردي
2015

إن نجاح التنظيمات الإدارية يتوقف على مقدار ما يتوفر للمنظمة من معلومات دقيقة وصحيحة وواضحة، كما أن نجاح التنظيمات يحتاج إلى معلومات منظمة تستطيع الإدارة استخدامها والاستفادة منها، وتعتبر قدرة المنظمات الإدارية على توفير المعلومات الضرورية والسريعة مطلبًا أساسيًا لترشيد عمليات صنع القرار، وأيضًا لوضع خطط سليمة مستقبلية تساعد على تحقيق الأهداف بيسر وسهولة. (<!--)

تعد المعلومات موردًا مهمًا للمنظمات الإدارية بسبب الحاجة إليها، خاصة في العمليات الإدارية، فاتخاذ القرارات الصائبة يحتاج إلى معلومات صحيحة، حتى تتخذ هذه القرارات في حالات التأكد التام والابتعاد عن الارتجالية والعشوائية، فتوافر المعلومات يساعد المنظمات الإدارية على: (<!--)

أ- العمل على اتخاذ القرارات الرشيدة، وذلك باستخدام المنهجية العلمية والتحليل الكمي لاختيار بديل من عدة بدائل، شريطة أن يحقق هذا البديل المنفعة الأكثر للأفراد والتنظيمات الإدارية.

ب- استخدام أنظمة اتصالات فعالة، والابتعاد عن الأنماط التقليدية في الاتصالات، إذ لابد من استخدام نمط يساعد على مواكبة المستجدات المحيطة دون أن يسبب أي عوائق للتنظيم أو للتنمية الإدارية، فنمط الاتصالات الإدارية الجيدة يساعد على تحقق التنمية الإدارية.

جـ- اختبار البناء التنظيمي الجيد والعمل على تحديد النشاطات داخل هذا البناء بشكل يسهل العملية الإدارية ويقلل التكاليف.

د- إعداد الدراسات والأبحاث بصورة مستمرة تساعد في تحديد ومعالجة الانحرافات الإدارية.

هـ- الاستمرار في العمليات الرقابية داخل بيئات العمل, وذلك للتأكد مما يلي:

- أن الخطط الاستراتيجية للمنظمة تتفق مع الظروف البيئية السائدة والمتوقعة.

- أهداف المنظمة قد تتحقق حسب الاستراتيجيات المحددة والسياسات السائدة.

و- للتأكد من أن المعلومات يتم استخدامها كأساس في عملية التخطيط الاستراتيجي, والتي تتضمن:

- العمل على تحديد المهام والوظائف الأساسية والأهداف, التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها.

– تحديد الوسائل والإجراءات, التي عن طريقها ترغب المنظمة بتحقيق أهدافها.

– إعداد وتعديل السياسات العامة بالمنظمة.

علمًا بأن الإدارة الناجحة، هي تلك التي تركز على ضرورة توافر أنظمة معلومات داخلها، حتى يتم ممارسة العمليات الإدارية بكل شفافية وصراحة ودقة وموضوعية، ولابد للإدارة الجيدة من مراعاة الاختلاف في طبيعة المعلومات الضرورية لكل مستوى إداري، فالإدارات العليا تحتاج إلى معلومات وبيانات تختلف عما تحتاجه الإدارات الوسطى أو الدنيا. (<!--)

ولقد اتجهت بعض المنظمات حديًثا إلى تطبيق نظم معلومات تختلف عن نظم المعلومات الإدارية التقليدية، ومن ضمن هذه النظم التي تم استخدامها نظم دعم القرارات فهي نظم مبنية على الحاسب الآلي تم تصميمها بغرض تحسين الإنتاجية وزيادة الفاعلية من خلال دعم متخذي القرار وواضعي السياسات، وتطبق هذه النظم في مجالات التخطيط طويل الأجل والتخطيط الاستراتيجي، ووضع السياسات وتسهيل عمل الفريق واختصار المسافات والتقليل من التكاليف والأعباء. (<!--)

لقد أدت التطورات الحاصلة والمتسارعة في بيئات المنظمات إلى ازدياد تبني تكنولوجيا المعلومات بوصفها وسيلة استراتيجية وحاسمة في بقاء المنظمات المعاصرة واستمرارها، كما أن ازدياد حجم المعلومات المتدفقة قاد إلى ضرورة تبني تكنولوجيا مناسبة إذ انه خلال السنوات الثلاثين الأخيرة فإن الجنس البشري قد أنتج كمية من المعلومات تزيد عن كمية المعلومات التي أنتجها في الخمسة الآف سنة الماضية، كما أن 43% من المديرين في العالم مقتنعون بأن القرارات المهمة تتأخر بسبب الحاجة إلى المزيد من المعلومات. (<!--)

وتعرف تكنولوجيا المعلومات بأنها الأدوات والأساليب والطرق المستخدمة في تحويل المدخلات إلى مخرجات، أو هي أداة فاعلة تساعد في توفير المعلومات وإيصالها إلى المنظمات لإنجاز وتطوير العمليات الإدارية في جميع المستويات التنظيمية, وتتضمن الأجهزة والمعدات والموارد البشرية والبرمجيات. (<!--)

إن توفر تكنولوجيا معلوماتية متطورة يساهم في تنفيذ خطط المنظمة وسياساتها خصوصاً بظهور ما يسمى بتوجهات العولمة وتغير احتياجات العملاء وتنوعها ورغبة المنظمة في البقاء والاستمرار مما يتطلب مواجهة تحديات البيئة الخارجية ومحاولة المواءمة بين المتغيرات المختلفة، ويمكن توضيح أهم المزايا التي يمكن تحقيقها عند استخدام تكنولوجيا المعلومات بالآتي: (<!--)

أ- تحسين خدمة العميل, من خلال إمكانية استلام طلباته بوساطة المحطات الطرفية ومحاولة التمسك به.

ب- تقليص الكلف, وذلك من خلال تحسين كفاءة العمليات وتحقيق حالة من التعاون بين التشكيلات التنظيمية المختلفة.

جـ- تساهم تكنولوجيا المعلومات في إمكانية إيجاد منتجات جديدة.

د- تحسين قرارات إدارات التشكيلات المنظمية الأخرى, من خلال توفير المطلوب من المعلومات وبالنوعية والوقت المناسبين.

هـ- إمكانية دعم الموقف التنافسي للمنظمة, وبناء مجموعة من العقبات التي تمنع دخول المنافسين إلى الأسواق. 

و- التوفير في وقت انجاز العمل والجهد اللازم للإنجاز, من خلال وجود نظام خزن واسترجاع المعلومات عند الحاجة.

ز- المساعدة في كشف الانحرافات في وقت مبكر, بهدف وضع المعالجات الدقيقة لها.

جدول رقم (1):

قدرات تكنولوجيا المعلومات.

القدرات	المميزات التنظيمية
تعاملي	لتحويل العمليات الغير مبنية إلى عمليات روتينية دورية
جغرافي	ليمكن التنقل السريع للمعلومات في المسافات الكبيرة تجعل العملية مستقلة جغرافيا.
أتوماتيكي	لتقليل أو استبدال الجهد البشري.
تحليلي	إحضار طرق تحليل معقدة لتواكب العملية.
معلوماتي	إحضار كمية كبيرة من المعلومات المفصلة للعملية.
تتابع	لتمكين المتغير في تتابع المهام في العملية وتمكين أكثر من مهمة تؤدى في وقت واحد وبشكل متوازي.
إدارة المعرفة	تسمح بتصوير وتحسين المعرفة والخبرة لتطوير العملية.
عدم التدخل	ربط جزئين بعملية واحدة, وتسمح بطريقة أخرى بالإتصال من خلال وسيط.

Resours: Tenuant, Charles & wu, yi-chich, The Application of Business Process Reengineering in the UK, Journal of the TQM, Vol. 17, No. 6.

كما انعكست البيئة التنافسية الدولية على تكنولوجيا المعلومات وجعلتها ضرورة تنافسية، إذ أصبح السبب الأساسي في عدم نجاح بعض المنظمات في إنجاز أهدافها هو فشل إداراتها في تبني تقانة معلوماتية مناسبة. وهناك بعض العوامل المؤثرة في نجاح تبني تكنولوجيا المعلومات منها الحصول على دعم الإدارة العليا, وإيجاد بطل تكنولوجيا المعلومات, وتطوير تصور عن تكنولوجيا المعلومات, وتطوير مشاركة الأعمال والتكنولوجيا, ومن الممكن استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحسين الكفاءة والفاعلية التنظيمية, وذلك من خلال التخلص من الوسطاء الإداريين وتفادي حالات التأخير وتجاوز خطوات المعالجة المتكررة الزائدة وتسهيل الوصول إلى مصادر المعلومات والحصول عليها. (<!--)

 (<!--)عادل هادي البغدادي, أثر إدارة المعرفة في إعادة هندسة عمليات منظمة الأعمال دراسة تطبيقية في معمل إطارات بابل, مجلة العلوم الاقتصادية, العدد الحادي والعشرون, المجلد الخامس, العراق, ٢٠٠٨م, ص: 130.

 (<!--)منال محمد الكردي، وجلال إبراهيم العبد، جلال إبراهيم, مقدمة في نظم المعلومات الإدارية: المفاهيم الأساسية والتطبيقات، دار الجامعة الجديدة، الإسكندرية, مصر, 2003م, ص: 17.

 (<!--)عماد الصباغ, نظم المعلومات ماهيتها ومكوناتها، الطبعة الأولى، مكتب دار الثقافة للنشر والتوزيع، الأردن ،2000م, ص: 43.

 (<!--)منال محمد الكردي، وجلال إبراهيم العبد، جلال إبراهيم, مرجع سابق, ص: 13.

(<!--) M. & James, W. , Information Technology for Management, John Wiley & sons, Inc, U.S.A, 2002.

 (<!--)آمال سرحان الطائي، دور تقنية المعلومات والاتصالات في تحسين المنتج: دراسة استطلاعية مقارنة لعينة من شركات القطاع الصناعي المختلط، رسالة دكتوراه غير منشورة، كلية الإدارة والاقتصاد، الجامعة المستنصرية, الجزائر, 2006م, ص: 9.

 (<!--)منال محمد الكردي، وجلال إبراهيم العبد، جلال إبراهيم, مرجع سابق, ص: 14.

(<!--) M. & James, W. , OP. Cit, p: 82.