سياسة التركيز الإستراتيجى .
أحمد السيد كردى .
فى ظل الإتجاهات الحديثة فى منظمات الأعمال العصرية دعت الحاجة إلى إستخدام التوجهات الإدارية التى ساعدت على إحداث ثورة تطويرية فى منظمات الأعمال فى بيئة الأداء التنظيمية , وأهم هده الإتجاهات هى النهج الإستراتيجى فى الإدارة وما تعاقبه من مصطلحات حديثة خدمت الإدارة الإستراتيجية لمجابه تحديات العصر وتطوير السياق الإدارى .
وحتى يمكن النظر إلى هدا المفهوم بنظره عميقه متفحصه الجوانب الهامه فى بنيان الإطار الإستراتيجى , كان الواجب السعى إلى التوصل إلى مفهوم يستند فى خباياه على مرتكزات ودعائم التوجه الإستراتيجى ليحقق الهدف الرئيسى منه ويضمن صلاحيته فى التطبيق , حيث أنه هناك بعض المنظمات سعت جاهده إلى تطبيق منظور الإدارة الإستراتيجية ولكن محاولتها باءت بالفشل لسوء فى التخطيط من الجهات العليا فى توضيح المهام والرؤية والرسالة الإستراتيجية , لهدا كان من الللازم إختبار صلاحية التوجه الإستراتيجى فى أحد جوانب التنظيم وتركيز الضوء والإنتباه على نقاط القوة والضعف فى هدا المنظور ومدى فاعلية عملية التطبيق وصلاحية الإستخدام فى بقية المنظمة من خلال سياسة التركيز الإستراتيجى أو الإدارة التركيزية .
فسياسة التركيز الإستراتيجى أو الإدارة بالتركيز تقوم على عدة محاور رئيسية أهمها التركيز على الأهداف الإستراتيجية فى نطاق العمل وساحة التطبيق الفعلى فى إحدى مرتكزات التنظيم , وكدلك التركيز على النتائج , بهدا المفهوم يعنى أننا سوف نقوم بتقسيم الإستراتيجية على مستوى المنظمة إلى مجموعة أهداف مركزه على خطط إستراتيجية محددة .
أى أن سياسة التركيز الإستراتيجى هى المرحلة اللاحقة لعملية التحليل الإستراتيجى , فعند القيام بعملية التحليل اللإستراتيجى على مستوى المنظمة بتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات , وتحديد الرؤية والرسالة والأهداف الإستراتيجية ووضع معايير للأداء الإستراتيجى وتحديد التنبؤات والخطط الإستراتيجية فهدا الإتجاه جاهز على التطبيق فى الساحة العملية وهو مايجعل المنظمة قالبا واحدا متماسكا ولكن لزيادة التأكيد على مدى الصلاحية لزم الأمر تمحيص الرؤية وتقسيم الأعمال الإستراتيجية إلى خطط ومعايير تركيزية تصمم تباعا لمفهوم الأداء الإستراتيجى .
والغرض الرئيسى لسياسة التركيز الإستراتيجى هو عدم تشتيت الرؤية وتبسيط إجراءات العمل على مستوى المنظمة ودلك من خلال تعميق الإهتمام بالجوانب التى بنيت عليها رسالة وأهداف المنظمة . وكيفية تحسين وتطوير معدلات الأداء للمؤسسة والتطبيق العملي للاستراتيجيات بالتركيز على العمليات.
حيث إن فقدان التركيز يجعل الأدارات تنثر رشاشاً في كثير من المجالات المتاحة، وهذه الطريقة لا تقود الأدارات إلى التميز والإبداع في المجال الذي تعمل فيه، ولذلك فإن التركيز يعتبر عنصراً حيوياً في نجاح الأدارات.
يجدر بنا أن نضع الآليات المناسبة لالتهام الضفادع أي انجاز المهام الصعبة أو الغير مرغوب فيها ، وفي كتاب: ابدأ بالأهم ولو كان صعباً (التهم هذا الضفدع) يركز المؤلف: برايان تريسي على إنجاز المهام وعدم تأجيلها مهما كانت صعبة أو غير مرغوب بها، فتأجيلها لن يلغيها، ويتخذ قول مارك توين مبدءاً: إذا كان عليك أن تبتلع ضفدعين فابلع الأكبر أولاً ولا تنظر إليه طويلاً والضفادع هنا هي المهام الصعبة أو الغير مرغوب بها، فيميل كل شخص تقريباً للتخلص من المهام غير المريحة بالنسبة له، فمواجهة هذا النوع من المهام ومحاولة إنهائها ليس بالأمر السهل غير أن نتيجة عدم انجازها قد تكون أسوأ بكثير من عدم محاولة إنهائها من البداية. وهنا نجد أنفسنا أمام السؤال التالي
:ما هي الآليات والسبل الفعالة في إدارة الوقت وإنجاز المهام (التهام الضفادع) ؟ أو ما هي السبل الفعالة في إدارة الوقت والتي تضمن تعديل اتجاهات الفرد ومنهجه إلى الأفضل ؟
يمكن لنا ومن خلال الإطلاع على الأدبيات التي تناولت إدارة الوقت وسبل إنجاز المهام أن نلخص أهم الطرق الفعالة في التهام الضفادع (إنجاز المهام ) فيما يلي :
1. لا يمكن أن نقرر ما يجب عمله اليوم إلا إذا تحدد ما نريد أن نصل إليه غدا.
2. أن أي خطة تتعلق بالتطوير و استغلال الوقت بشكل جيد تعتمد علي وضوح الهدف.
3. حدد الأهداف : سجل كل الأهداف ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل و أخري قصيرة الأجل , متخصصة و شخصية. يجب أن يتم الموازنة بين الأهداف ووضع جدولا زمنيا لتحديد متى نريد الانتهاء من كل الأهداف.
4. تحديد الأولويات : يجب أن يتم ترتيب الأهداف تبعا للأولوية و أهمية الهدف علي أن يتم تحديد نقاط التعارض بين أولوياتك و أولويات رئيسك و زملائك و محاولة التنسيق بين الجميع كما يتم تغير الأولويات بشكل مستمر في ضوء التغيرات أو المعلومات الجديدة .
5. تحليل المهام : اعمل قائمة بكل أهدافك و مهامك الحالية و القادمة و الروتينية , ثم قسمها إلى ثلاث فئات و حدد المهام التي في حاجة لإشراك الآخرين و أيها يمكنك تفويضه و أي المهام غير ضروري لتتجاهله كما يجب تحديد أهم المهام وأوقات الانتهاء منها والتقسيم المتعارف عليه للمهام هو كالتالي :
· المهام المهمة و العاجلة . ( طارئة أو اقترب موعدها )
· المهام المهمة وغير العاجلة . (مثل إعداد الخطط والتدريب )
· المهام غير المهمة والعاجلة .(مثل المكالمات التلفونية والزيارات)
· المهام غير المهمة وغير العاجلة . (الأمور الروتينية والقرارات البسيطة )
وفي هذه المرحلة أي مرحلة تقسيم المهمات تظهر لنا الضفادع التي يجبالتهامهاأولاً وسيجد الفرد في هذه المرحلة إجابة شافية للسؤال المطروح سلفاً : ما أفضل عمل أقوم به ؟ ونحن هنا نكرر المقولة الشهيرة إذا كان عليك أن تبتلع ضفدعين فابلع الأكبر أولاً ولا تنظر إليه طويلاً وبوضوح أكثر علينا التهام المهام العاجلة والهامة أولاً .
6. تحديد أوقات الهدوء و الراحة : ستكون في حاجة إلى بعض الوقت لتحدد لنفسك أولوياتك و تركز علي المهام الأصعب ذات الأولوية الأولي . كما يجب أن تحصل علي وقت راحة لكي تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة عالية.
7. زيادة الكفاءة : أن مستويات أدائك سوف تتذبذب تبعا لمستويات النشاط لذا يجب تحديد أوقات المهام بحيث يتلاءم مع مستويات النشاط .
خصائص التركيز الإستراتيجى .
1- أنها إدارة دات مفهوم حديث تساير الواقع وتهتم بالتخصص وتقسيم العمل .
2- تركز سياسة التركيز على المحاور والأهداف التى رسمتها الإدارة الإستراتيجية .
3- تهتم السياسة فى المقام الأول بالتركيز الفكرى وتبنى القدرات الإبداعية والمهارات القيادية والطاقات البشرية من خلال إستباط العقول المميزة عن طريق الإختبارات التركيزية .
4- تعتمد الإدارة التركيزية على تبسيط الإجراءات فى القيام بالأعمال .
5- الإستفادة من مركزية إتخاد القرار بوسائل تدعم التركيز على اللامركزية وتمكين العاملين وتفويض السلطه من خلال منهجية الرقابة الداتية .
التركيز على الجانب الفنى فى سياسة التركيز الإستراتيجى .
فهدا الجانب يعتبر دو أهمية قصوى فى تحليل المنظور الإستراتيجى , فإدارة التركيز على الأداء الفنى تركز على أدق التفاصيل الفنية التى تقوم عليها الأهداف الإستراتيجية , ويمكن تمثيل هدا الجانب بأن الإدارة الإستراتيجية هى عباره عن بحر كبير والإدارة التركيزية هى إحدى قوارب هدا البحر وإدارة التركيز الفنى هى المحرك الرئيسى لهدا القارب .
وسياسات التركيز الإستراتيجى صالحة للإستخدام فى المنظمات الكبيرة والصغيرة من خلال الرؤية المبسطة المركزة على الأهداف العامة والتى حددتها الرؤية اللإستراتيجية , كما يمكن تطبيق التركيز الإستراتيجى فى جميع المنظمات بأشكالها وأنواعها المختلفة إنتاجية كانت أو خدمية , والتى تسعى إلى تطبيق تداعيات وتوجهات الإدارة الإستراتيجية من خلال مدخل سياسة التركيز والتبسيط كخطوة أساسية لإطلاق عنان الإدارة الإستراتيجية كمنظور شامل ومتكامل فى المنظمة .
وسياسة التركيز الإستراتيجى هدفها الرئيسى تبسيط إجراءات العمل والإستفادة من الوقت الفعلى لأداء الأعمال والإهتمام بالجوانب الفنية من خلال وضع أسس تركز على محددات صياغة المتطلبات المحورية والتى تساعد على الأداء الأمثل للأعمال بعيدا عن الشكل والقالب التقليدى والروتينى , فالإدارة التركيزية تتبع الأهداف الإستراتيجية ولا تندرج تحت التقسيم التشغيلى والتنفيدى للخطط والقرارات على مستوى المنظمة .
وعندما نكون فى سياق التوجه والثقافة الإستراتيجية يجب علينا تركيز الضوء على هدا المفهوم من حيث الأهمية فى توضيح الرؤية الشاملة للمنظمة والتى تحتاج إلى تفسير لمحددات الرؤية من خلال الأداه التبسيطية والتى تحددها سياسة التركيز الإستراتيجى , ,’ ودلك أيضا من خلال إختبار الإستراتيجية فى جزء من المنظمة فى أحد الجوانب المخطط لها إستراتيجيا للتوصل إلى مدى كفاءة وفاعلية وصلاحية تطبيق الإستراتيجية فى جميع أنحاء المنظمة .
مميزات سياسات التركيز الإستراتيجى .
1- تبسيط إجراءات العمل .
2- الإستفادة من الوقت الفعلى للأعمال .
3- الإهتمام بالجانب الفنى فى كيفية أداء الأعمال .
4- التركيز على الأهداف والنتائج العكسية للأعمال .
5- إصلاح القصور فى الأنظمة التشغيلية والتنفيدية .
6- الإستفادة من التخصص وتقسيم العمل فى التوجه الإستراتيجى للمنظمة .
سياسة التركيز والإدارة التشغيلية والتنفيدية
هناك فرق بين مرتكزات ودعائم سياسة التركيز الإستراتيجى والإدارة التشغيلية والتنفيدية , فإدارة التركيز الإستراتجى هى أهداف إستراتيجية مركزه على الجوانب الفنية والتنظيمية والإبداعية والبشرية تباعا للرؤية والرسالة الإستراتيجية ويختص بها متخدى القرارات الإستراتيجية والجهات العليا فى المنظمة , أما الإدارة التشغيلية والتنفيدية فهى من إختصاص الوحدات والأقسام الإشرافية والعاملين فى المنظمة وليست جزءا من الإدارة الإستراتيجية .
سياسة التركيز والإدارة المركزية .
هناك فرق بين سياسة التركيز والإدارة المركزية فإدارة التركيز الإستراتيجى تركز وتهتم بأدق التفاصيل الفنية بما يتناسب مع تخصص وتقسيم العمل وتبسيط الإجراءات فى أداء الأعمال , أما الإدارة المركزية فهى إدارة تتبع لقواعد وقوانين ولوائح تنظيمية عليا تسرى على جميع الوحدات التنظيمية والفروع المستقلة وعند إتخاد قرار مفاجىء لظروف العمل الطارئة يجب الرجوع إلى المركز الرئيسى العام صاحب القرارات الإستراتيجية وهو بعكس اللامركزية فى إتخاد القرار يؤيد المرونة الفعلية للفروع التنظيمية المستقلة فى إتخاد القرارات الإدارية بما يتناسب مع طبيعة الأعمال ..
وإدارة التركيز الإستراتيجى :-
هى إدارة تركيز الجهود وإدارة الوقت بفاعلية لتحقيق أعلى مؤشرات النجاح فى نتائج الأعمال , وهى أيضا إدارة المهام الصعبة لأنها تهتم بأدق التفاصيل الفنية معتمدة على المتغيرات والمستجدات والأدوات الحديثة فى بيئة العمل التنظيمى .
وأسلوب التركيز الإستراتيجى يمكن وصفه بالتجريبى كمرحلة أولى لتطبيق أسلوب الإدارة الإستراتيجية قبل التنفيد , كدلك يمكن إستخدامها بعد إعتماد الإستراتيجية وبعد التنفيد , لتحديد مدى صلاحية المنظمة وتوافقها مع مبادىء التوجه الإستراتيجى حتى يتم الإستخدام الأمثل لهدا الأسلوب من خلال البرامج التى تركز على صياغة الأهداف الإستراتيجية واختيار أحد المجالات لإختبار مدى صلاحية التطبيق لبداية التنفيد , لدلك فهدا التوجه التبسيطى عالج القصور والمشاكل الخاصة بعملية تطبيق الإستراتيجية الشاملة على مستوى المنظمة .
وسياسة التركيز تدعم تركيز متطلبات التجديد والتحديث فى نطاق معين فى أحد الجوانب التنظيمية لتطبيقها بفاعلية على مستوى المنظمة من خلال فريق عمل يقوم بدراسة الوضع الحالى ويقوم بتحليل المنظمة إستراتيجيا ويراعى المرونة فى وضع الأسس بما يتوافق مع كافة الجوانب التنظيمية ويبدأ بتحديد الإحتياجات والمتطلبات الإستراتيجية وتهيئة المناخ المناسب لبداية العمل فى نطاق مركزى محدود فى أحد جوانب الخطه الإستراتيجية .
سياسة التركيز الإستراتيجى وإدارة المهام الصعبة .
يتم تحديد المهام فى إدارة التركيز الإستراتيجى وتحديد المهارات اللازمة لإدارة هده المهام وكدلك القدرات والكفاءات البشرية والمؤهلة فعليا بإدارة المهام الصعبة , وهنا نجد أنه من الضرورى تحديد الجوانب الفنية اللازمة فى إدارة المهام الصعبة كأحد أدوات إدارة الأزمات فى التوجه الإستراتيجى والتركيز على العمليات دات الطابع الخاص والتى تحتاج إلى مجهودات وقدرات بشرية مؤهلة ودات قدرات إبداعية , ويمكن التعرف على هده القدرات من خلال إختبار التركيز الإستراتيجى والمخصص للتعرف على مدى صلاحية الجدرات والقدرات البشرية للقيام بهده المهام الصعبة .
ويمكن إعتبار المهام الصعبة أنها دات طبيعة مختلفة عن تلك المهام التشغيلية والتنفيدية الروتينية وأنها تحتاج إلى وقفة فعلية ودائما تكون منوطة بإجراءات خاصة للحماية والسرية التامه عند القيام بهده المهام منعا لتسرب المعلومات التى تعيق تقدم العمليات , ومن هدا المنطلق نجد أن سياسة التركيز الإستراتيجى فى إدارة المهام الصعبة تقوم على ما يلى :- ( تركيز المهام الصعبة )
1- تركيز المهارات الخاصة .
2- تركيز القدرات البشرية .
3- تركيز الجوانب الفنية .
التركيز الإستراتيجى والإدارة بالإستثناء .
وهنا يتم التركيز على إصلاح القصور فى الأنظمة والأنشطة التشغيلية والتنفيدية كأحد مهام الإدارة التركيزية من خلال التعرف على الإنحرافات المعيارية عند قياس قياس الأداء الفعلى بالأداء المستهدف والتركيز على إصلاح الخلل والفرق فى القياس كأحد المهام الرئيسية للقائمين على الإدارة التركيزية , ومن ثم فإن النتائج المحققة بالفعل وتم إعتمادها وتكرارها بفاعليه فى العديد من الدورات التشغيلية ستكون من إختصاص الإدارة التشغيلية والعاملين كنوع من تفويض السلطة والمشاركة فى القرار , وهنا يجب تركيز القادة والجهات العليا على الفرق فى النتائج لوضع القرارات الإستراتيجية لها حتى لا يتكرر الخلل مره أخرى وبمساعدة ومشاركة العاملين .
لدا فإن سياسة التركيز على النتائج الغير محققة ( المهام الصعبه ) دات علاقه وثيقة بمفاهيم الإدارة بالإستثناء .
التركيز الإستراتيجى والمعلوماتية .
والتركيز "الاستراتيجي" له أبعاده أي أنه ينبغي أن يتعامل مع "المعلوماتية" بطريقة ذكية وذات موثوقية، فليست كل معلومة تعطي مدلولاً صحيحاً، وبالتالي علينا أن نتعامل مع هذه المعلوماتية بذكاء وموثوقية، وأن نكون أكثر حرصاً على تشخيص مرحلة ما قبل "العمل الاستراتيجي" في ما نقوم به كخطة وأداء وإطار استراتيجي، لذلك يجب التركيز على العلاقة بين بعد المعلومات ومفهوم البناء الاستراتيجي في كل أبعاده وكل مرحلة من مراحل التطور .
