النماذج المستخدمة فى ارتجاع الأصناف إلى المخازن و دورة ارتجاع الأصناف من موقع العملية إلى مخزن العملية .

 

ج) أولاً : أهم النماذج :

1- طلب ارتجاع أصناف : تقوم بإعداده الجهة أو الشخص طالب الارتجاع ويعتمد من الرئيس المباشر .

2- إذن ارتجاع للمخازن : يقوم بإعداده أمين المخزن عن الأصناف السليمة أو المستعملة .

3- إذن إضافة أصناف للمخازن : يقوم بإعداده أمين المخزن عن الأصناف التالفة أو الخردة على أن يكتب عليها عبارة ( تالف / خردة ) .

 

ثانياً : الخطوات :

1- يعد ملاحظ العملية طلب ارتجاع أصناف من أصل وصورتين وتدون به أصناف وكميات المستلزمات المرتجعة وسبب ارتجاعها ورقم إذن الصرف السابق .

2-   يقدم طلب الارتجاع إلى مهندس العملية لاعتماده .

3- تتولى لجنة للفحص بالموقع مكون من مهندس العملية وملاحظ العملية وأمين المخزن فحص الأصناف المرتجعة وتسجيل نتيجة الفحص أمام الأصناف على طلب الارتجاع .

4-   توزيع نسخ طلب الارتجاع كما فى الجدول ص 20 بالنماذج .

5- يعد أمين مخزن العملية بمجرد استلامه طلب الارتجاع إذن ارتجاع للمخازن ( نموذج رقم 31 ) ص 20 رقم 45 بالنماذج عن الأصناف :

أ- المرتجعة بحالتها ( سليمة ) .    ب- الأصناف المستعملة .  جـ- إذن لإضافة أصناف للمخازن.

6- توزيع نسخ إذن الارتجاع كما فى الجدول ( نموذج رقم 31)

7- توزيع نسخ إذن الإضافة التى تعد عن مخلفات العمليات ( كما فى دورة الاستعلام والإضافة )

8- تثبت المستلزمات المرتجعة من الموقع إلى مخزن العملية فى :

أ- بطاقة الصنف d لدى أمين مخزن العملية .

ب- كشف مستلزمات مرتجعة .

جـ- بطاقة حركة الصنف d لدى قسم مراقبة المخزون .

د- بطاقة حساب الصنف d لدى قسم حسابات التكاليف .

هـ- يومية المرتجعات d لدى قسم حسابات التكاليف .

و- يومية المشتريات والمخازن d لدى قسم حساب الدفع ( بالنسبة للمرتجع من الأصناف التالفة / الخردة ) .

 

مراقبة المخزون

 

أساليب مراقبة المخزون ؟

        1- تحديد المستويات الدنيا والقصوى ونقطة إعادة الطلب ( الشراء ) .

2- معدل دوران الأصناف المختلفة من المستلزمات .

3- الرقابة باستخدام مراقبة الصنف .           4- الجرد .

 

المستويات الدنيا والقصوى ونقطة إعادة الطلب كأحد أساليب مراقبة المخزون

 

        1- تصلح هذه الطريقة عادة للأصناف المستقرة نسبياً من حيث الاستخدام والسعر .

2- لتحديد المستويات الدنيا والقصوى للمخزون لابد من الأخذ فى الاعتبار :

أ- معرفة الحد الأدنى الحقيقى للمخزون .

ب- استخدام طريقة الشراء على أساس كميات نموذجية.

جـ- نقطة إعادة الطلب .              د- الحد الأقصى للمخزون من الصنف .

3- الحد الأقصى للمخزون = الحد الأدنى للمخزون + الكمية النموذجية للطلب ( الكمية الاقتصادية )

 

أسلوب معدل دوران الأصناف المختلفة .

 

حجم الاستخدام فى فترة معينة

متوسط المخزون

        1- القانون المستخدم :

                معدل دوران الأصناف =

مخزون أول المدة + مخزون آخر المدة

2

 

                متوسط المخزون =

2- تتم المراقبة عن طريق معدل الدوران :

بأن تحدد الإدارة معدلات معيارية بالمعدلات الفعلية بغرض تحديد الانحرافات ثم تبحث أبعاد الانحرافات ومسبباتها للعمل على تصحيحها أو إعادة النظر فى المعايير نفسها إذا لزم الأمر .

 

أهم بطاقات مراقبة المخزون كأحد أساليب مراقبة المخزون

 

توجد ثلاثة بطاقات هى :

1- بطاقة حركة الصنف :

أ- تخصص هذه البطاقة لكل صنف من الأصناف بالمخازن وذلك لرقابة الحركة التى تطرأ على الصنف على مستوى المخازن التابعة للشركة من الإضافة / صرف / تحويل / ارتجاع .

ب- يكون قسم مراقبة المخزون مسئول عن مسك هذه البطاقات والقيد بها بانتظام .

جـ- يتم تخصيص بطاقات مستقلة للأصناف المستعملة مع كتابة عبارة مستعملة عليها .

د- يقيد فى خانة .......... فى بطاقة حركة الصنف :

 

(1) الوارد	(2) الصادر
- الكميات المضافة من الصنف إلى المخازن . - الكمية السليمة المرتجعة من الصنف للمخازن . - إذن إضافة أصناف بالمخازن .	- الكميات المنصرفة من الصنف للعمليات . - إذن صرف من المخازن . - كشف مستلزمات منصرفة .

2- بطاقة الصنف :

- تخصص بطاقة لكل صنف من الأصناف الموجودة لكل مخزن تحفظ فى مكان تخزين الصنف بغرض إثبات حركة الوارد والصادر من كل صنف مع بيان الرصيد المخزنى بعد كل حركة .

1- يكون أمين كل مخزن مسئول عن مسك بطاقات الأصناف التى فى عهدته .

2- بالنسبة للأصناف المستعملة تخصص لها بطاقات مستقلة .

3- المستلزمات ملك العملاء التى تضاف لعهدة أمين المخزن تخصص لها بطاقات مستقلة وتكتب عليها عبارة ( مستلزمات عملاء ) .

4- ويقيد فى جانب الوارد فيها ( الكمية المشتراة المضافة للمخازن – الكمية المحولة من مخازن أخرى – الكمية المرتجعة إلى المخزن ) .

5- ويقيد فى جانب الصادر فيها ( الكمية المنصرفة للاستخدام – الكمية المحولة إلى المخازن ) .

3- بطاقة حساب الصنف : ( دفتر أستاذ المخازن )

1- يصمم دفتر أستاذ المخازن على شكل بطاقات بحيث تخصص بطاقة لكل صنف من الأصناف بالمخازن تعتبر حساب الصنف وتسجل بها حركة الصنف بالكمية والقيمة مع بيان كمية وقيمة الرصيد .

2- تمسك بطاقات حساب الصنف لدى قسم حسابات التكاليف ويكون مسئول عنها .

3- المستلزمات المستعملة تمسك لها بطاقات حساب صنف وكذلك الأصناف التالفة ، الخردة ، المخلفات المحدد لها أسعار .

4- يقيد فى خانة الوارد منها : ( الكمية المضافة من الصنف ، الكمية المرتجعة ) .

5- يقيد فى خانة الصادر منها : ( الكمية المنصرفة من الصنف ، الكمية المرتجعة .

 

تعرف جرد المخازن وأهم مقومات نجاح الجرد

 

1- المفهوم : يعنى الحصر الفعلى لموجودات المخازن فى تاريخ معين .

يهدف إلى : التحقق من دقة الأرصدة الدفترية للأصناف ومطابقتها لما هو موجود فعلاً بالمخازن والتحقق من دقة السجلات واكتشاف أى محاولات للسرقة أو الاختلاس واكتشاف نقط الضعف فى نظام الرقابة على المخازن .

 

2- المقومات :

* يجب تحديد مسئوليات الجرد تحديداً واضحاً بحيث يكون الشخص الموكل له عملية الجرد معروفاً بالاسم .

* لا يسمح للمخازن بمباشرة أعمال الاستلام والصرف أثناء عملية الجرد الدورى .

* حصر جميع الوحدات القديمة / السالفة / التى سبق استعمالها مع بعضها .

* إعادة جميع الوحدات التى صرفت من المخازن على سبيل الإعارة الداخلية أو الخارجية وذلك قبل بداية عملية الجرد .

* يجب أن تكون قوائم الجرد تحت الإشراف المباشر للمسئول عن الجرد ولا يسمح بعمل أى قوائم مزدوجة .

* يجب وضع علامة معينة على كل وحدة تم حصرها فى قوائم الجرد لتجنب إعادة قيدها .

* يجب حصر البضاعة بحت الفحص والتى لم تضف بعد إلى الأرصدة الدفترية .

* يجب حصر الكميات المقيدة بدفاتر وغير موجودة بالمخازن ويجب التأكد من مكانها سواء فى الإنتاج أو التى أعيدت للإصلاح .

* أن تحدد بوضوح وحدة القياس فى قوائم الجرد وأن تتوحد وحدة القياس بين كل القائمين بالجرد .

* أن تكون وحدة التسعير معروفة وموحدة ويستحسن كتابة سعر الوحدة فى قوائم الجرد .

 

الطرق المستخدمة فى جرد المخازن وذلك لإحكام الرقابة المخزنية

 

1- الجرد المفاجئ :

يتم الجرد فى أوقات غير متوقعة للعاملين فى المخازن بغرض التأكد من مطابقة الرصيد الفعلى للمخزون بالرصيد الدفترى ببطاقات وسجلات المخازن ويقتصر على عينة من الأصناف اختيارها بغرض الرقابة والمطابقة .

2- الجرد المستمر :

يتم فى أوقات غير معلومة للعاملين فى المخازن وتغطى وهذه الطريقة جميع الأصناف فى جميع المخازن التابعة للشركة على مدار السنة ويعتمد على إعداد برنامج زمنى لجرد الأصناف بالمخازن .

3- الجرد السنوى :

يتم فى نهاية السنة المالية بواسطة لجان الجرد التى تصدر بتشكيلها ونظام عملها واختصاصاتها قرار من رئيس مجلس الإدارة ويستهدف إجراء الحصر الفعلى لأرصدة جميع الأصناف بالمخازن فى نهاية السنة المالية تمهيداً لتقديمها واستخراج الفروق بالعجز والزيادة عن الأرصدة الدفترية وذلك لأغراض إعداد حسابات النتيجة والميزانية .

 

الأساليب الكمية وقرارات المواد

 

1-   نموذج الكمية الاقتصادية للطلب .

2-   نموذج مستويات المخزون :

أ- الحد الأدنى للمخزون .              ب- الحد الأقصى للمخزون .

جـ- نقطة إعادة الطلب .              د- الكمية الاقتصادية للطلب .

3-   البرمجة الخطية :

أ- طريقة النقل .                       ب- طريقة التخصيص .

4-   طرق تقييم المشروعات الاستثمارية :

أ- طريقة درجة الضرورة .            ب- طريقة فترة الاسترداد .

جـ- طريقة متوسط العائد .           

د- طريقة صافى القيمة الحالية :

(1) طريقة القيمة الحالية  للتكلفة الحقيقية .

(2) طريقة القيمة الحالية للعوائد المتوقعة .

5-   تطبيقات متنوعة ( محلولة – غير محلولة )

 

 

 نموذج الكمية الاقتصادية :

وتعتبر كمية الطلب اقتصادية عندما تصل التكاليف الإجمالية ( تكاليف الشراء والتخزين ) إلى أقل ما يمكن أى عندما تتعادل تكاليف الشراء والتخزين .

طرق الحساب : أ- المحاولة الخطأ .            ب- الطريقة البيانية .  جـ- المعادلات الرياضية .