أهم مبادىء الإدارة الإلكترونية

يعتبر إدخال تكنولوجيا المعلومات والحاسب الآلي والاتصالات ثورة حقيقية في عالم الإدارة، مفادها تحويل الأعمال والخدمات الإدارية التقليدية إلى أعمال وخدمات إلكترونية، وظهور إدارة إلكترونية تعمل على حماية الكيان الإداري والارتقاء بأدائه، وتحقيق الاستخدام الأمثل للخدمات بسرعة عالية ودقة متناهية، و في المجال التطبيقي لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الإدارة كأهمية إستراتيجية، بما تُسهم من دعم ومساندة لأجل تبسيط الإجراءات الإدارية وتسهيل وتسريع عملية صنع القرار، وتمكين الإدارات من التخطيط بكفاءة وفاعلية للاستفادة من متطلبات العمل، وتقديم جودة الخدمات الإلكترونية وفق معايير فنية وتقنية عالية تواكب العصر.

مفهوم الإدارة الالكترونية .

نظرا لاعتماد الإدارة الحديثة حاليا علي التقنية المتطورة التي تساعدها علي انجاز أعمالها وتحقيق أهدافها بشكل سريع ودقيق وبأقل التكاليف , ويطلق عليها الإدارة الالكترونية الذي أهم عناصره تقنيات المعلومات التي تتطور بسرعة مذهلة, والمفهوم الشائع للإدارة الالكترونية هي الاستغناء عن المعاملات الورقية وإحلال المكتب الالكتروني باستخدام تكنولوجيا المعلومات وتحويل الخدمات العامة إلي إجراءات مكتبية تم معالجتها حسب خطوات متسلسلة منفذة سابقا.

ونستطيع أن نقول إن بدايات الالكترونية (أتمتة المكاتب) بدأت منذ عام 1960 م عند ابتكار شركة " IBM " مصطلح معالج الكلمات , وزادت الأهمية عام 1964 م عندما أنتجت جهاز أطلق عليه اسم " MT/ST " (الشريط الممغنط /وجهاز الطابعة المختار).

وعرفت الإدارة الالكترونية " هي إنجاز المعاملات الإدارية و تقديم الخدمات العامة والاستغناء عن المعاملات الورقية وإحلال المكتب الالكتروني عبر الشبكات الداخلية و شبكة الانترنت .بدون أن يضطر العملاء من الانتقال إلى الإدارات شخصيا لإنجاز معاملاتهم مع ما يترافق من إهدار للوقت و الجهد و الطاقات".

*- الإدارة الالكترونية" هي "إستراتيجية إدارية لعصر المعلومات, تعمل على تحقيق خدمات أفضل للمواطنين و المؤسسات و لزبائنها (الإدارة الخاصة منهم مع استغلال أمثل لمصادر المعلومات المتاحة من خلال توظيف الموارد المادية و البشرية و المعنوية المتاحة في إطار الكتروني حديث من اجل استغلال أمثل للوقت و المال و الجهد و تحقيقا للمطالب المستهدفة و بالجودة المطلوبة

خصائص الإدارة الالكترونية:

الإدارة الالكترونية تعتمد علي احدث تكنولوجيا هذا القرن لتصل إلي النجاح وتقديم أفضل الخدمات وتعتمد علي المعلومات والاتصالات.

1. يتكون نظام الإدارة الالكترونية من :

     أ- تطبيقات الإدارة الالكترونية التي لا تعتمد علي الكمبيوتر0

    ب-تطبيقات الإدارة الالكترونية التي تعتمد علي الكمبيوتر

    ج- قاعدة بيانات.

2. مدخلات النظام هي:

 أ- موارد مادية داخلية.

 ب- المعالجات.

 ج- الموارد الداخلية الخارجية.

 د- معلومات من المحيط الخارجي.

3. تصور للإدارة الالكترونية وكيف تقدم البيانات والمعلومات من اجل انجاز الأعمال المختلفة.

4. وتعمل الإدارة الالكترونية كنظام كما يلي:

    أ) إدخال البيانات من خلال النظام الفيزيائي للشركة ويتم معالجتها ثم تدخل إلي قاعدة البيانات.

   ب)تستخدم المعلومات كمدخل للتطبيقات التي تعتمد علي الكمبيوتر والتي تستخدم في أتمتة المكاتب عن طريق التطبيقات التالية :

           1. معالجة الكلمات.

           2. البريد الالكتروني والبريد الصوتي والاجتماعات عن بعد.

           3. التحاور عن طريق الكمبيوتر.

           4. قواعد بيانات إدارية مختلفة.

           5. التطبيقات الاخري .

  ج) يستخدم بعض التطبيقات التي لا تعتمد علي الكمبيوتر .

   د)الأتمتة الجديدة ستساعد في انجاز المهام عن طريق الاتصال بين المستخدمين مع بعضهم بعضا أو مع البيئة المحيطة عن طريق الكمبيوتر والاتصالات.

فوائد الإدارة الالكترونية:

إن الفلسفة الرئيسية للإدارة الالكترونية هي نظرتها إلى الإدارة كمصدر للخدمات, و المواطن و الشركات كزبائن أو عملاء يرغبون في الاستفادة من هذه الخدمات, لذلك فان للإدارة الالكترونية أهداف كثيرة تسعى إلى تحقيقها في إطار تعاملها مع العميل نذكر منها :

 1- تبسيط الإجراءات وتقليل كلفتها وإعطاء خدمة أكثر جودة.

2. اختصار وقت تنفيذ انجاز المعاملات الإدارية.

3. الدقة والموضوعية في العمليات المنجزة.

4. تسهيل إجراء الاتصال بين دوائر المؤسسة المختلفة ومع المؤسسات الاخري داخل وخارج بلد المؤسسة.

5. ستقلل استخدام الورق بشكل ملحوظ مما يؤثر ايجابيا علي عمل المؤسسة.

6. تقليل استخدام الورق يعالج مشكلة حفظ وتوثيق المعاملات .

بعض أنظمة الإدارة الالكترونية:

1-    أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الالكتروني.

2-    أنظمة الخدمة المتكاملة.

3-    النظم غير تقليدية أخري وتشمل:

         1) نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم.

        2) النظم الخبيرة والذكية.

   4- نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل :

        1) نظم التصميم والإنتاج

        2) نظم تتبع العملية الإنتاجية .

        3) نظم الجودة الشاملة.

        4) نظم تطويع المنتجات.

        5) نظم كفاءة شبكة الموردين.

5- نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل:

        1) نقاط البيع الالكتروني.

        2) نقطة التجارة الالكترونية.

        3) نظم إدارة علاقة العملاء.

6-  نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها:

       1) نظم البنوك الدولية.

        2) نظم البورصات العالمية.

        3) نظم مواصفات المدير الالكتروني .

        4) انظم الابتكارية.

        5) نظم المعلومات.

أهداف الإدارة الالكترونية:

1. إدارة الملفات بدلا من حفظها.

2. استعراض المحتويات بدلا من القراءة.

3.  مراجعة محتوي الوثيقة بدلا من كتابتها.

4. البريد الالكتروني بدلا من الصادر والوارد

5. الإجراءات التنفيذية بدلا من محاضر الاجتماعات.

6. الانجازات بدلا من المتابعة.

7. اكتشاف المشاكل بدلا من المتابعة.

8. التجهيز الناجح للاجتماعات.

عناصر الإدارة الالكترونية:

أ*- إدارة بلا ورق: حيث تتكون من الأرشيف الإليكتروني والبريد الإليكتروني ‏والأدلة‎-‎والمفكرات الإليكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية‎.

ب*- إدارة بلا مكان: وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد ‏‏(التليديسك‎) ‎والمؤتمرات الإليكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات ‏التخيلية‎.

ج*- إدارة بلا زمان: تستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء ‏هي أفكار لم يعد‎ ‎لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخري تصحو ‏لذلك لابد من العمل المتواصل‎ ‎لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم ‏وقضاء مصالحنا‎

د*- إدارة بلا تنظيمات جامدة: فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة‎‏ ‎المعرفة‎ تنفيذ ذلك يحتاج إلي :

1.  الأجهزة والمعدات

2. البرمجيات بمختلف أنواعها.

3. الاتصالات.

4. نظم المعلومات.

5. الكوادر البشرية.

6. التوعية الحاسوبية.

دور تقنيات المعلومات الإدارية في الإدارة الالكترونية:

1- تهيئة فرص ميسرة لتقديم الخدمات الإدارية من خلال الكمبيوتر.

2- تخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعامل طالب الخدمة مع موظف محدود الخبرة.

نجاح الإدارة الالكترونية يعتمد علي عدد من العناصر وأهمها:

أ‌-  زيادة الفعالية.

ب‌- توفير الوقت والجهد المبذول.

ج- الدقة والسرعة في عملية الانجاز.

 د- تقليل التكلفة. 

خطوات إدخال الإدارة الالكترونية

تحول الإدارات التقليدية إلي إدارات الكترونية:

شهدت المدارس الإدارية انعطافات وتحديات عميقة وواسعة على مستوى الفكر الإداري حيث بدأت هذه المدارس الإدارية تتطور و تنضج وقد أثر ذلك على زيادة الفاعلية في العملية الإدارية وكفاءتها.

وبذلك أصبحت الإدارة من وصفها الفكرة التي توجه وتدير وتستخدم التكنولوجيا بوصفها الأداة والوسيلة إلى فكرة جديدة مع ظهور التكنولوجيا الحديثة وهي الفكرة التي تأتي بالقدرات والمجالات الجديدة والقيمة الجديدة التي توجه كل شئ بما فيها الإدارة.

 ولهذا فقد أصبحت الإدارة بمفهومها التقليدي القائم على الهرمية والتقسيم القائم على التخطيط وأوامر في الأعلى لم تعد لازمة وضرورية وكذلك أصبح لا يوجد ضرورة لوجود مدير وعاملين يشرف عليهم فقد أصبح الشخص يعتمد على إدارة الذات وليس على إدارة الغير كما أنه أصبح لا يوجد حاجة للرجوع إلى المدير للحصول على المعلومات حيث أصبح يعتمد على الانترنت وقواعد البيانات ولهذا يمكن القول بأن الإدارة الالكترونية عملت على ما يلي:

*-  إزالة الفجوة بين الإدارة والعاملين.

*- إلغاء التقسيم التقليدي المتمثل في الإدارة والعاملين والمستشاري حيث أصبح الشخص هو العامل والمدير والاستشاري في نفس الوقت.

*- إعادة بناء الأدوار والوظائف بما يحول الإدارة صانعة القرار إلى إدارة استشارية.

وقد تطورت فكرة توظيف المعلومات في الإدارة تطوراً كبيراً، حيث بدأ هذا التوظيف متمثلاً في شكل تقارير تعبر "ما حدث؟" فعلاً داخل المؤسسة، ثم تطور الأمر إلى تحليل تلك التقارير لمعرفة الأسباب وراء حدوث المتغيرات "لماذا حدث؟". وانتقلت التقنيات بعملية توظيف المعلومات إلى مرحلة التنبؤ أي "ماذا سيحدث؟"، ثم تطورت إلى مرحلة الرؤية المجمعة للمعلومات والتأثيرات المختلفة للقرارات، ثم انتقلت إلى المرحلة الأكثر تقدماً وهي توظيف المعلومات من أجل تحقيق الأهداف أو "ماذا نريد أن يحدث؟".

خطوات تنفيذ الإدارة الالكترونية:

هناك العديد من الأمور عند تطبيق الإدارة الالكترونية (الحاجة لهذه الإدارة والتكلفة) ,لذا يجب القيام بالخطوات التالية:

أولا: إعداد الدراسة الأولية:

 عمل فريق عمل للوصول إلي القرارات التالية:

1. تحتاج الإدارة إلي تطبيق الإدارة الالكترونية.

2. وجود تكنولوجيا معلومات سابقة ولكن تحتاج إلي تطوير.

3. ينسجم مع أخر التطورات الحديثة واستخدام تكنولوجيا معلومات متطورة لغرض تطبيق الإدارة الالكترونية.

4. عدم الحاجة إلي تطبيق الإدارة الالكترونية لأنها عير اقتصادية.

 ثانيا : وضع خطة التنفيذ:

عند إقرار توصية الفريق لتطبيق الإدارة الالكترونية يجب إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مراحل التنفيذ.

    ثالثا : تحديد المصادر:

ومن هذه المصادر (الكوادر البشرية, الأجهزة والمعدات , والبرمجيات المطلوبة) أي تحديد البنية التحتية لتطبيق الإدارة الالكترونية.

    رابعا : متابعة التقدم التقني :

هناك مسئولية عند استخدام الإدارة الالكترونية وهو العمل علي الحصول علي أخر الابتكارات في كافة عناصر الإدارة الالكترونية من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها.

محاور الإدارة الالكترونية:

أولا : الجمهور ودائرتك : تحديد جميع المعاملات التي تخص المواطنين وهي:

*- معاملات لاتحتاج إلي مراجعة المواطن نفسه.

*- معاملات من الضروري  تواجد المواطن في احد مراحلها.

ثانيا : رجال الأعمال ودائرتك: تحديد النشاطات بين رجال الأعمال ودائرتك كما يلي:

*- معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي.

*- معاملات تتم باتصال من خلال شبكة المعلومات .

*- معاملات تتم من خلال الانجاز الالكتروني وبحضور رجل الأعمال  أو من ينوب عنه.

1- معاملات تنجز بشكل أوتوماتيكي :

خطوات التنفيذ:

 1) حصر هذه المعاملات.

 2) تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة.

 3) إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات الكترونيا.

4)تدريب الموظفين علي الآلية الجديدة.

5) إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك الجمهور.

2- معاملات تتم من خلال شبكة المعلومات :

خطوات التنفيذ:

1-  حصر هذه المعاملات.

2-  تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة.

3- إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات الكترونيا.

4-  تدريب الموظفين علي الآلية الجديدة.

5-  إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك الجمهور.

6-  إصدار بروشورات ومنشورات وأدلة لتعريف رجال الأعمال علي كيفية انجاز الأعمال علي الشبكة.

3- معاملات تتم من خلال الانجاز الالكتروني وبحضور رجل الأعمال :

خطوات التنفيذ:

1) حصر هذه المعاملات.

2)تحديد الإجراءات الخاصة بكل معاملة.

3)إيجاد آلية جديدة لتنفيذ هذه الإجراءات الكترونيا.

4)تدريب الموظفين علي الآلية الجديدة.

5)إصدار أدلة توضيحية خاصة للموظفين وكذلك الجمهور.

6)توعية رجال الأعمال علي كيفية استخدام هذه الخدمات عن طريق وسائل الأعمال وإصدار المنشورات التوضيحية.

ثالثا : دائرتك مع دائرة أخري:

1)  المعاملات التي تتم بشكل أوتوماتيكي.

2)  المعاملات التي تتم من خلال المراسلات الالكترونية.

3)  المعاملات التي تتم من خلال تكامل قواعد البيانات بين هذه الدوائر.

متطلبات إنجاح الإدارة الالكترونية :

أولا : خلق التوعية الشاملة عند الموظفين بأهمية هذه الإدارة.

ثانيا : خلق البنية التحتية للاتصالات والتأكد من صلاحيتها.

ثالثا : إعداد نظام معلومات مكون من نظم فرعية لخلق التكامل في المعلومات.

رابعا : إعداد دراسة متكاملة لما موجود فعلا من نظم معلومات منجزة وأجهزة ومعدات وشبكات في الإدارات الحكومية والاستفادة منها في تنفيذ الحكومة الالكترونية.

المشاكل المرتبطة بالإدارة الإلكترونية

            1. غش الكمبيوتر (إدخال البيانات/ تخزين البيانات/ تشغيل البيانات).

            2. التزوير المعلوماتي.

            3. الإضرار بالبرامج والبيانات.

            4. تخريب الحاسبات.

            5. سرقة المعلومات وبرامج الحاسب.

            6.النسخ غير المشروع للبرامج.

            7. التجسس المعلوماتي.

           8. جرائم الإنترنت.