مشكلة ادارة الوقت تعد واحدة من المشاكل الكبري التي تواجة العديد من الاشخاص اثناء تأدية عملهم، فكثير من اصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة وكذلك المديرين والموظفين العاملين لديهم يهدرون اوقاتهم في فعل اشياء غير ضرورية او ذات فائدة دون ان يشعروا بذلك وهذا ما يتسبب في تأخير العمل وعدم التمكن من انجاز المهام المطلوبة في الوقت المحدد وعلية قد يتأثر المشروع بشكل سلبي بكل تأكيد. فإن كنت صاحب مشروع ولديك عدد من الموظفين وتري انكم جميعاً تهدرون الكثير من الوقت المتاح بشكل ملحوظ وترغب في حل هذة المشكلة لرفع معدلات الانتاجية فمن الواجب عليك ان تعمل علي ادارة الوقت الخاص بك وبموظفيك بشكل دقيق. وفيما يلي سنعرض عليك بعض النصائح الهامة التي تساعدك علي ذلك.

نصائح تساعدك علي ادارة الوقت في مشروعك:

1- التخلص من الفوضي:

الاوراق المبعثرة في كل مكان يصعب الحصول علي المعلومات المرغوبة منها، اما اذا كانت مرتبة وفقاً لأهميتها او ما تحتوية من بيانات فإن الحصول علي المعلومات منها سيكون اكثر سهولة وسرعة. كذلك الملفات المتواجدة علي الحواسيب قد يصعب الحصول علي اي معلومات منها ان لم تكن مرتبة بدقة، لذلك يجب ترتيبها. ايضاً يجب القضاء علي كل مظاهر الفوضي المتواجدة في مشروعك واحرص علي ان يكون كل شئ مرتب وفي مكانة حتي تجدة بسهولة دون ان تهدر وقتك وطاقتك في البحث عنة.

2- تجنب مستنفذي الوقت:

اذا كنت صاحب مشروع او مدير او موظف قد تقابل اشخاصاً يحبون الحديث في امور اخري غير العمل مثل السياسة او الرياضة والامور الشخصية والعائلية ومثل هذة الاحاديث تهدر الوقت بكل تأكيد بل وتفقدك التركيز ايضاً، لذا يجب عليك الاعتذار منهم وعدم السماح لهم بالتحدث في امور غير خاصة بالعمل في اوقات العمل الرسمية.

3- تخطيط وادارة الوقت:

يمكن ان تضع لنفسك نظام “جدول” ورقي او الكتروني تحدد فية المهام المطلوب انجازها ومدة كل مهمة ومواعيد الانتهاء ويجب ان تعمل علي الالتزام بة وحينها ستجد ان الانتاجية قد ارتفعت داخل اسوار المشروع.

4- الاستثناء:

عند وضع جدولك الزمني الخاص بالمهام ومواعيد انجازها يجب عليك ان تستثني بعض الاوقات من هذا الجدول، مثل العطلات الرسمية والاجتماعات واوقات الراحة وغيرهم من المواعيد الاخري المعروفة لديك مسبقاً، وبهذة الطريقة تضمن عدم تداخل اياً من المواعيد.

5- اطلاع الاخرين علي جدولك الخاص:

عندما تطلع الموظفين العاملين معك او اقربائك وافراد عائلتك علي جدول اعمالك فستضمن بذلك تجنب المواعيد المفاجئة، فبكل تأكيد عندما يكون لدي صديق او قريب لك علم بأنك غير متفرغ في الساعة السابعة مساءً لإرتباطك بموعد او عمل ما فإنة لن يفاجئك بموعد في نفس التوقيت.

6- اجب بـ “لا”:

عندما يطلب منك احدهم فعل شئ ما يتعارض مع جدول اعمالك فمن الواجب ان ترد علية بلا، فكلمة لا ستضمن لك عدم الخروج عن النص وستجعلك قادر علي ادارة الوقت بالطريقة المخطط لها. هذا ويجب ان لا تكون عبارة لا دائمة فهناك مواقف انسانية تستحق ان تتخلي عن عملك مثل توصيل احدهم الي المشفي او زيارة مريض او مساعدة احد من غير القادرين.

7- العطلة ليست للعمل:

عملك طوال الاسبوع وانجازك لمهامك في اوقاتها المحددة سيضمن لك التفرغ تماماً في عطلتك الاسبوعية والتي ينبغي عليك استغلالها بأفضل شكل ممكن حتي تعود الي عملك في بداية الاسبوع التالي وانت نشيط وغير متعب. هذا وبالنسبة للاشخاص الذين لا يعملون علي ادارة الوقت الخاص بهم فإنهم في الغالب يضطرون الي العمل في عطلاتهم الاسبوعية لإنجاز بعض الاعمال المتاخرة وهذا ما ينتج عنة اكثير من الارهاق والتعب.

8- تغيير الروتين:

اذا وجدت ان الروتين قد نال منك وتشعر بأنك لم تعد راغب في العمل كما كنت في السابق فمن الجيد ان تغير روتينك وتتبع بعض العادات الايجابية. فهذا بجانب ادارة الوقت بشكل صحيح سيساعدك كثيراً علي تحقيق الكثير من النجاحات علي المستوي المهني بل وعلي كافة المستويات الاخري.