إدارة التغيير في ثقافة المنظمة

Managing Change in Organisation Culture

د . سامى الطوخى

 يتوجه العالم بشدة نحو اقتصاديات السوق التي بلغت ذروتها مع تقلص العالم إلى قرية عالمية global village ، وتحتم على المنظمات الاضطرار إلى تغيير موقفها ، إلى تبنى إستراتيجية تركز على السوق العالمية والحصول على خفة الحركة للاستجابة بسرعة إلى توقعات العملاء customer .expectations

هذا التغير التنظيمي يمكن تحقيقه عن طريق بناء أنظمة عالية الأداء تقوم على تضافر العمل الذي يتألف من أجزاء كثيرة مترابطة ، والتي يجب أن تعمل ككل للوصول إلى أهداف تحقيق احتياجات العملاء. مثل نظم العمل التعاوني بإشراك التكوينات المصممة لعمل الهياكل والممارسات والعمليات. ولإعادة هيكلة المنظمات وذلك لتنظيم سير العمل في جميع أنحاء العمليات الرئيسية المؤثرة في تلبية احتياجات العملاء ومن ثم يستلزم الأمر إنشاء وتكوين فرق عمل لتنفيذ تلك العمليات في نظم الموارد البشرية ، والممارسات الإدارية ؛ وممارسات العمل والعمليات والهياكل التنظيمية وضبطها لكي تتوافق مع تلبية متطلبات العملاء بمحاذاة إستراتيجية المنظمة  والتوجه نحو الاستجابة للعملاء.

خطوات التغيير التنظيمي:

-         بناء حالة من أجل التغيير  case for change .

-         تحديد الرؤية والمهمة والإستراتيجية. vision, mission and strategy .

-         وضع إستراتيجية للاتصالات والتواصل وإشراك للمنظمة ككل.

-         تصميم / إعادة تصميم الهيكل التنظيمي Design/Re-design the organisation structure .

-         وضع خطة التنفيذ Plan for implementation .

-         تنفيذ الخطة

-          رصد وتقييم التقدم المحرز Monitor and evaluate progress .

-         مراجعة التنظيم Review the organization .

في جميع أنشطة الخطوات سالفة الذكر يجب التركيز الكلي على الآراء المتعلقة بالمنظمة ككل ، ومعرفة أن  جميع الخطوات مهمة ، ولكن تسلسلها يمكن أن يختلف تبعا لثقافة المنظمة القائم. وعادة ما تتداخل ، الخطوات السابقة وتحتاج إلى إعادة النظر عند تقدم التغيير ، كما أن التركيز النسبي على خطوة معينة يعتمد على تاريخ وثقافة المنظمة وعملها الحالي.

وفي الوقت نفسه ومن أجل إدارة عملية التغيير بنجاح واستدامة  ، يجب إشراك العملاء وأصحاب المصلحة  الرئيسيين ، وإرسال رسائل صادقة ومتسقة عند تحديد رؤية ورسالة وإستراتيجية القيادة وإنشاء لجان تتألف من المفكرين من ذوي البصيرة الخلاقة التي تمثل المقطع العرضي للمنظمة.

ولوضع إستراتيجية الاتصالات والمشاركة ، يجب مراعاة وضع خطة للتعامل مع الشائعات واستخدام قادة الرأي والمديرين. وإلقاء  خطابات من الإدارة العليا ، ومؤتمرات المائدة المستديرة ، ورسائل الأخبار ، والشهادات والتكنولوجيا العلاقات العامة الداخلية.

وعند تصميم / إعادة التصميم هيكل المنظمة يجب الانتقال من الهيكل الهرمي  إلى هيكل المصفوفة والهياكل المفرطحة لإعطاء دور واضح الحدود والمبادئ التوجيهية لتصميم الفرق مع إشراك الناس الذين سوف تتأثر عملية إعادة الهيكلة التنظيمية. عند التخطيط للتنفيذ ، والتواصل مع خطط الكفاءة والحماس والالتزام. وتحديد المشاريع التي من شأنها أن تؤدي إلى انتصارات مبكرة. في التنفيذ .

ويجب أن يتم التنفيذ من أعلى إلى أسفل لرصد وتقييم التقدم المحرز. وان ينفتح المديرين على توجيه الأسئلة الصحيحة ، والسماح بالانتقاد بشكل إيجابي في اجتماعات المائدة المستديرة للمنظمة رسميا مع الموظفين والعملاء الداخليين.

و خلال الفترة الانتقالية ، يجب إتاحة الوقت الأمثل للتغيير ، ومنع الارتداد والاحتفال بالنجاح وتبنى مفهوم  المنظمات التعليمية Learning organisations . لتعزيز القدرة على التعلم ، واعتماد التغيير. فهي منظمات التي يتم تطويرها في عمليات التعلم وتحليلها ورصدها وإدارتها وتتماشى مع أهداف التحسين والابتكار. لتقاسم أفضل الممارسات ، في ثقافة منفتحة ، تشجع المخاطرة المحسوبة. ويتم ترقية نظم المكافآت على أساس الأداء المتميز .

متطلبات التغيير الإداري :

-         ويجب على المديرين المعرفة الكافية للسلوك البشري فى مواجهة التغيير.

-          يجب أن يكون واضحا تماما المديرين السلوك المناسب الواجب إتباعه، عند إدارة التغيير.

-          يجب أن يتمتع المديرين بالمهارات اللازمة لمعالجة الآثار المترتبة على السلوك في حالة تصميم العمل.

-   الإيمان بوجوب إدارة التغيير من خلال مجموعة من النظم تقوم على الشفافية والكفاءة والمساءلة بمشاركة كافة الأطراف الرئيسيين .