كيف تخطط لفريق عمل منتج؟
"لم يتجسد الدور الحاسم للغة في التطوّر البشري في تلك القدرة على تبادل الآراء والأفكار، بل في تنامي القدرة على التعاون".
قبل البدء في تكوين فريقك، أو إعادة تشكيل فريق ورثته عن سابقك، خطط لأسلوب عمله وتقدمه وذلك من خلال فهمك وإدراكك للمزايا المشتركة للفرق التي تقرر نجاحه أو فشله.
- تفهم ما يفعله الفريق: على الرغم من أن المهمة المنوطة بالفريق والأهداف المحددة له هما القوة الدافعة وراء الأنشطة التي يقوم بها إلا أن عمل الفريق يتجه عادة لاتباع نمط أنموذجي.
فالفريق يقوم بما يأتي:
* يوضح الأهداف ويلتزم بها.
* يتفق على مقاربة معينة للمشروع.
* يطور أسلوب عمل لإتمام المهام.
* يدرب الأعضاء بعضهم بعضاً.
* ينفذ أسلوب العمل.
* يقيّم العمل ويقوم بالتصحيح ذاتياً اعتماداً على نتائج القياس والتحليل.
* يتواصل مع الأطراف المعنية جميعاً. حدد الغرض من الفريق يشكل الفريق عادة لسبب معين. وينبغي لكل عضو من أعضائه أن يعرف ويتفهم الغرض منه وغايته وأهدافه. فمثلاً، هل سيضع الفريق توصيات لإحدى السياسات أم سيطبق خطة استراتيجية؟ هل سيعمل على حل مشكلة تتعلق بالجودة أم سيعمل على المدى الطويل؟ هل سيأخذ على عاتقه تطوير منتج جديد أم سوف يتعاطى مع احتياجات أزمة راهنة؟ ولكن مهما تكن المهمة المنوطة بالفريق فيتعين عليك من موقعك القيادي أن تعيد توجيه الفريق إلى الغاية التي أنشئ من أجلها مرات ومرات.
اعرف مجال تحرك الفريق للفرق في معظم الأحيان سلطة وحيدة تتعلق بالقرارات الخاصة بأعمال الفريق وعملياته لكن الإدارة العليا هي التي توافق على أنشطته وتدعمها. فمثلاً قد يتخذ الفريق قرارات ذات صلة بالموارد إنما ضمن حدود الميزانية التي قررتها الإدارة العليا.
وأنت من موقعك القيادي، وكذلك رؤساؤك المباشرون، ينبغي أن يكون لديكم رؤية مشتركة للغرض من إنشاء الفريق وأن يكون بينكم اتفاق حول الأمور الآتية:
* القرارات الخاصة بالموظفين وعلى وجه الخصوص الفرق متعددة الوظائف.
* النفقات التي تتجاوز المستوى المحدد في الميزانية.
* التعاقد مع خبراء واستشاريين من الخارج أو الحصول على موارد إضافية.
* التغييرات فيما يمكن أن يقدمه الفريق وبرنامج عمله. واحرص على أن يكون أعضاء فريقك كافة وكذلك الإدارة العليا على معرفة وفهم جيدين، ويوافقون على مجالات تحرك وأنشطة الفريق ولا سيما ما يأتي:
* القرارات التي يستطيع الفريق اتخاذها.
* القرارات التي سوف تتخذ من خارج المجموعة.
* كيف ومتى يتم إبلاغ هذه القرارات لكل من يعنيهم الأمر.
- تعرف على خصائص الفريق المنتج: خذ بنظر الاعتبار وأنت ترسم خطتك خصائص الفريق المنتج التي يمكن التنبؤ بها لاسيما وأنك أنت من سيكون المسؤول أولاً وأخيراً عن مدى تطبيق هذه الخصائص على أرض الواقع ضمن فريق عملك.
ففي الفرق الأكثر إنتاجية ينبغي توافر ما يأتي من الخصائص:
* أن يوافق أعضاء الفريق على الأهداف المرسومة ويلتزموا بها. وإن أمكن يفضل أن يشارك الأعضاء في وضع أهداف محددة وواقعية.
* أهداف الفريق أكثر أهمية من الأهداف الفردية.
* أن يتفهم الأعضاء جيّداً أدوارهم في الفريق وأن يبدلوا في المسؤوليات حسب الحاجة.
* أن يسهم الأعضاء جميعاً بما لديهم من مهارات وخبرات متنوعة، بل ومناسبة أيضاً.
* أن يتصف الأعضاء بالتسامح عن الأخطاء
– سواء أكانت أخطاءهم أم أخطاء الآخرين.
* أن يكون الأعضاء منفتحين على الأفكار الجديدة ووجهات نظر الآخرين، وأن ينفتحوا على المجازفة.
* أن تتخذ القرارات على أساس جوهر ما يقتضيه العمل وليس طبقاً لأسلوب أو وضعية من اقترح الفكرة. ورقة عمل لتشكيل الفريق
- الغرض من الفريق: إعادة تصميم الموقع الإلكتروني للبنك ووضعه على الإنترنت.
- الأنشطة المتوقعة: وضع الشكل (الغرافيك) للشاشات كافة وتحديث قاعدة المعلومات ونماذجها، وتحديث محتواها في كل ما يتعلق بالعمل المصرفي.
- النتائج المتوخاة: موقع إلكتروني عملي ويسهل استخدامه من قبل زبائن العمل المصرفي الإلكتروني ومتوافق مع القواعد القانونية والأمنية.
- الموارد المتاحة: تمت الموافقة على الميزانية، وتم اختيار الشركة المنفذة وتم التوقيع على العقد، والدعم متواصل من قسم التكنولوجيا.
- التقييدات: يجب أن يتوافق مع الجهود التسويقية الجديدة لإطلاق الموقع في حزيران/ يونيو، قسم الاستثمار خاضع لإعادة التنظيم
– وربما يصعب الحصول على معلومات راجعة في حينها.
- المهارات والخصائص اللازمة: شخص مسؤول عن الموقع الإلكتروني، ومدخلات من جميع أقسام البنك تمت الموافقة عليها.
- الأعضاء المرشحون للفريق.
- حجم السلطة في اتخاذ القرار (مثلاً: رفع توصيات أم تطبيق وتنفيذ): تنفيذ الموقع الإلكتروني.
- مدة العمل: 7 أشهر.
من الواضح أن تشكيل فريق منتج يحتاج للكثير من مهارات الأفراد: التواصل والتفاهم والتفاوض، والصبر أيضاً.
- خطة من أجل فريق عمل منتج: ملاحظة: هذه وصفة ستيف ساليفان Steve Sullivan لتشكيل فريق عمل جيّد:
1- صواب الرأي وسلوك إنساني جيّد – 50%.
2- رغبة مشتركة في الحصول على نتائج إيجابية – 20%.
3- طريقة عمل واضحة – 20%.
4- معرفة بالمحتوى – 10%. امزج هذه العناصر جميعاً واعجنها لتعطيك فريق عمل ناجحاً.
ولاحظ أن المعرفة بالمحتوى هي جزء واحد من هذه الوصفة، وليست القوة المحركة لها. غير أن تشكيل فريق عالي الإنتاجية يحتاج لجهود تبذلها أنت شخصياً. وهو عملية معقدة تحتاج لعناية مستمرة. لكنها جديرة بكل جهد وعناء يبذل فيها. هيّئ فريق عملك للنجاح إن موقعك القيادي للفريق يجعلك ضابط ارتباط بين مجموعتك والإدارة العليا أو مع المتعامل.
لذلك قبل أن تبدأ عملك هذا، هيّئ لفريقك سبل النجاح. ادرس جيداً الافتراضات التي وضعتها الإدارة العليا أو المتعامل. وعلى سبيل المثال:
* هل الغرض من الفريق واضح للجميع؟
* هل الميزانيات المتاحة واقعية وكذلك المواعيد النهائية للإنجاز؟
* هل تكفي الموارد لما تريد إنجازه؟
* هل يتمتع فريق عملك بالسلطة والدعم اللازمين لإنجاز المهمة؟ إن أجبت بكلمة "لا" عن أي من هذه الأسئلة فقد تحتاج للتوقف قليلاً وتمارس ضغطاً – ناقش بما فيه صالح فريق العمل وجادل بخصوص واقع تحقيق الأهداف. كن سابقاً ومبادراً كن مبدعاً فالتوقف لممارسة ضغط لا يعني التذمر والانتحاب أو رفض قبول هذه المهمة إلى أن تحقق جميع مطالبك.
الموقع القيادي يعني أن تأخذ زمام المبادرة. لا ينبغي لك أن تتوقع من الآخرين أن يقدموا لك كل ما تحتاجه على طبق يضعونه أمامك قبل أن تبدأ عملك، وبخاصة إن كنت جديداً في منصبك هذا وليس لك سجل أعمال سابق. جرب ما يأتي إذا كانت الموارد غير كافية:
* استعن بشبكتك. اتصل بالشخص المناسب لتحصل منه على أفكار وعون.
* اطلب العون من أفراد آخرين أو أقسام أخرى في مؤسستك.
* بادر من تلقاء نفسك للبحث عما تحتاج من أشخاص وتجهيزات وتكنولوجيا لإنجاز عمل أنت مكلف به.
وإذا كانت الميزانيات أو الأطر الزمنية غير واقعية على الإطلاق، فجرب ما يأتي:
* اقترح بدائل واقعية.
* قدم ما لديك من وقائع وحجج عما تريد ولماذا تريده.
* قدم إثباتات لحاجتك للمزيد من الموارد.
* بين بوضوح ما يمكن إنجازه ضمن الإطار الزمني المقترح وما اقترح من أموال. إن ممارسة ضغوط كهذه تحتاج لذكاء سياسي واستخدام حذر للنفوذ. ولكن في كل مرة تقود فيها فريقاً وتحقق نجاحاً في قيادتك, سوف يتحسن سجل أعمالك وترتقي سمعتك القيادية.
وتمسي أكثر مقدرة على جذب الأفراد الذين تريدهم في فريق عملك، وعلى متابعة السعي في المشاريع التي تريد العمل عليها.
كن واقعياً إن كنت واثقاً بأن الإطار الزمني لا يكفي وأن الموارد غير متاحة، ثم تقول إنك تستطيع القيام بالعمل وتتمنى الأفضل فسوف تحكم على فريق عملك بالإخفاق
– وربما سمعتك المهنية تنهار. فالتفكير القائم على الأماني فحسب لا يقود إلا إلى الكارثة وخيبة الأمل.
سوف تفقد مصداقيتك لدى الإدارة العليا، بل وأيضاً لدى أعضاء فريقك أنفسهم وأقربائك الذين أشركتهم في مشروع خاسر.
لذا، يتعين عليك أن تكون واقعياً، فإذا كانت أهداف الفريق مستحيلة الإنجاز لما يحيط بها من تقييدات، ابتعد عن المهمة.
- كن يقظاً وتنبه لإشارات الإخفاق: قد تتعرض الفرق للإخفاق بطرق شتى، لكن معرفة السبل المؤدية إلى الإخفاق هي الخطوة الأولى في حرصك على عدم وقوع فريقك في الخطأ. لماذا تخفق الفرق؟ قد يكون السبب في ذلك ناجماً عن:
* انعدام الدعم من الإدارة.
* شح الموارد.
* ضعف القيادة (دورك أنت!).
* إساءة فهم أهداف الفريق خصوصاً إن كانت متضاربة.
* محدودية تركيز الفريق على المهام وإهمال العلاقات فيما بين الأفراد.
* وجود أعضاء لا يتحملون المسؤولية.
* كثرة أو قلة عدد أعضاء الفريق.
* انعدام الحس بالاعتماد البيني والرؤية المشتركة.
* عدم كفاية نظام المكافآت. لكن التخطيط الدقيق يساعدك في تهيئة فريقك للنجاح على مختلف المستويات.
