إدارة المكاتب

مقدمة

       في أي منظمة أو مؤسسة مهما كان نوعها أو حجمها توجد كثير من الأنشطة والخدمات المساعدة التي تتعلق بالبريد الصادر والوارد وحفظ الملفات وتلقي وإرسال المكالمات التليفونية بين العاملين بعضهم ببعض وبين البيئة الخارجية المتعاونة مع منظمتهم وكل ما يتعلق بترتيب أو تصميم المكاتب وأعمال الصيانة للمنظمة، هذه الأعمال ليست مهمة في ذاتها وإنما تستمد أهميتها من ضرورتها لمختلف الأنشطة الأخرى للمنظمة فتقع على عاتق القائمين بها مهمة تسهيل وصول القرارات وما تتضمنه من المعلومات إلى الموظفين المختصين أو إلى الجمهور الخارجي بأيسر وأسرع الطرق.

       ويطلق على إدارة هذه الأعمال ( إدارة المكاتب ) أو ( إدارة الأعمال المكتبية ) أو ( إدارة السكرتارية ). ويعتبر القيام بالعمل المكتبي وإدارته على خير وجه عنصر هام مساعد يخفف على كاهل المديرين وباقي الموظفين في المنظمة الاهتمام ببعض المشاكل الفرعية التي قد تشغلهم عن التفرغ الكامل لأداء عملهم الفني على خير وجه. من هذا المنطلق يمكن تعريف إدارة المكاتب أو إدارة الخدمات المكتبية بأنها تعني ( التخطيط والتنظيم والتوجيه والإشراف والرقابة والمتابعة للأنشطة أو الخدمات المكتبية، وتهدف إلى إدارة ومراقبة الأفراد والطرق والآلات والأدوات للحصول على أحسن النتائج بأعلى كفاية ممكنة وبأقل مصاريف وجهد في أقصر وقت ممكن بكفاءة تنظيمية وإدارية عالية ).

  كما أن الأنشطة أو الخدمات المكتبية التي تسهم في إنتاج وحفظ وتوصيل المعلومات التي تحتاج إليها الإدارة حتى يمكنها من تنسيق وإدارة الأنشطة والمهام المكلفة بها لتحقيق أهدافها واتخاذ القرارات الفورية فيما يتعلق بها اتصلت أخيرا بالعملية الإدارية وأصبح التقدم في ميدان الأعمال المكتبية مذهلا في الأعوام الأخيرة ويزداد سرعة بدرجة كبيرة تبعا لثورة المعلومات التي تواجه المنظمات الحديثة.

الإدارة العلمية للخدمات المكتبية

       إن دراسة وظائف الإدارة المكتبية وتحليلها تحليلا منطقيا متمشيا مع التفكير العلمي هي جوهر إدارة المكاتب. والإجابة على الأسئلة الخمسة التالية قد يساعد في الوصول إلى الإدارة العلمية لها، وهذه الأسئلة هي:

1/ لماذا تنجز هذه الوظيفة ؟

2/ هل يمكن الاستغناء عنها ؟

3/ هل في الإمكان دمجها مع وظيفة أخرى ؟

4/ ما مدى إمكانية تبسيط إجراءاتها ؟

5/ هل عين أو وظف الفرد المناسب لادائها ؟

 بالإضافة إلى الإجابة على هذه الأسئلة المتعلقة بتحليل الوظيفة يجب مراعاة مبادئ الإدارة الخمسة التالية (1):

1/ تخطيط العمل:

  وعند تخطيط العمل المراد يجب التعرف على العوامل التالية:

أ/ ما هو العمل المطلوب أداؤه ؟

ب/ كيف ينجز هذا العمل ؟

ج/ متى ينجز ؟

د/ أين ينجز ؟

هـ/ ما سرعة إنجازه ؟

2/ عمل الجدولة اللازمة لبرامج العمل:

  يجب أن يكون لأي عمل جدول خاص به. ويجب أن يتصف أي جدول يعد بالسمات التالية:

أ/ الدقة ب/ الاتفاق مع الجداول الأخرى المعدة ج/ إمكانية التحقيق.

1- Leffingwel, W.H.A Textbook of Office Management.(new York : McGraw – Hill Book co.) P. 6.

3/تنفيذ الأعمال:

  عند تنفيذ المهام والأعباء  يجب أن يؤخذ في الاعتبار عدة معايير منها:

أ/ المهارة ب/ الدقة ج/ السرعة د/ عدم الإسراف في الجهد غير الضروري هـ/ عدم التأخير غير المستحب.

4/ قياس العمل:

  يجب أن تقاس الأعمال بواسطة:

أ/ القدرة ب/ المقارنة بالأعمال الماضية ج/ المقارنة بالأعمال الأخرى د/ الكمية

ج/ الجودة.

5/ مكافأة وتحفيز العاملين:

 إذا تحقق العمل بدقة وفعالية كما هو مخطط له يجب أن يكافأ الفرد بتوفير عدة عوامل منها:

أ/ الأوضاع الجيدة في العمل ب/ المحافظة على حالة العامل الصحية ج/ إسباغ السعادة عليه. د/ تنميته ذاتيا بواسطة التدريب والتعليم والتثقيف هـ/ التحفيز المادي، مكافآت تشجيعية وترقيات.

   وقد أجمل الأستاذ لوثر جوليك (1) مبادئ الإدارة أو عناصر الإدارة العلمية في كلمة على أساس أن كل حرف يمثل مبدأ رئيسيا من مبادئ الإدارة، وهذه المبادئ كما هي متمثلة في حروفها الأولى POSDCRS) ) هي:

التخطيط: Planning     التنظيم: Organizing     العاملون:Staffing

التوجيه: Directing      التنسيق: Coordinating   التقارير:Reporting

الميزانية:Budgeting  

هذه المبادئ الرئيسية وما يندرج تحتها من مبادئ فرعية أجملت بتلخيص اكبر في ثلاثة مبادئ عريضة هي:

1/ التخطيط: ويشمل تحديد الأهداف ورسم السياسات والاستراتيجيات والتنبؤ بالمستقبل واتخاذ القرارات وإقرار الإجراءات ووضع البرامج المحددة.

1/ Urwick, L .(ed) The Elements of Administration.( NewYork: Harper and Brothers, 1943) P. 38

2/ التنظيم: ويشمل تصميم الهيكل التنظيمي وتحديد السلطات والمسئوليات وخطوط الاتصال وتنمية الهيئة الإدارية.

3/ الرقابة: ويتضمن تحديد معايير رقابة وقياس الإنتاج ومعرفة الانحرافات وأسبابها والعمل المستمر على تلافيها.

  كل هذه المبادئ أو العناصر المتعلقة بالإدارة العلمية ضرورية ولازمة لإدارة المكاتب وترتبط وتتفاعل معها بصورة مباشرة يمكن توضيحها عند استعراض هذه العناصر بشيء من التفصيل كما يلي:

1/ تخطيط الأعمال المكتبية:

 يعتبر التخطيط مرحلة أساسية من مراحل العملية الإدارية المتكاملة ويمثل فترة التفكير والتدبير والمفاضلة بين أساليب وطرق العمل المختلفة لمحاولة اختيار أفضلها أكثرها تلاؤما مع الإمكانيات المتاحة من ناحية، وطبيعة الأهداف المرغوب تحقيقها من ناحية أخرى. فالتخطيط جمع للحقائق والمعلومات التي تساعد على تحديد الأعمال الضرورية واتخاذ الإجراءات المنفذة لها. وتقوم عملية التخطيط أساسا على ما يلي:

1/ تحديد الأهداف

2/ تحديد الأعمال والأنشطة الواجب القيام بها لتحقيق الأهداف.

3/ حصر الموارد اللازمة لكل نوع من أنواع النشاط 4/ حصر الموارد للتنظيم.

5/ رسم برامج العمل لتنمية الموارد واستغلال المتاح منها 6/ اتخاذ القرارات التي تحاول اختيار البديل الأنسب للعمل الإداري.

 وفيما يتعلق بتخطيط الأعمال المكتبية يجب أن يكون معلوما أن هذه الأعمال ليست هدفا في حد ذاتها ولكن هدفها الرئيس هو خدمة ومساعدة جميع الأعمال في المنظمة أي المساهمة في تحقيق الفعالية والاقتصاد في نفقات باقي الأعمال الأخرى للمنظمة. فكلما زادت كفاءة الإدارة المكتبية زادت فعالية وكفاءة خدمات الإدارات الأخرى التي تعمل على تحقيق الأهداف الرئيسية للمنظمة.

2/ تنظيم الأعمال المكتبية:

  إن عملية التنظيم تعني التوزيع والترتيب المنظم للأفراد الذين يعملون لتحقيق هدف محدد وتوضيح اختصاصات ومسئوليات كل منهم. فتشير وظيفة التنظيم إلى كيفية تجميع عدد من الأفراد ليتولوا مهمة تحقيق بعض الأغراض أو الأهداف المحددة وتوزيع المسئوليات بينهم بشكل متجانس ومتناسق. ويعني التنظيم تحقيق درجة عالية من التوافق والترابط بين العناصر التالية:

• طبيعة العمل وإجراءاته وأهدافه.
• الظروف التي يتم فيها أداء العمل.
• الموارد والإمكانيات المادية المستخدمة في العمل.
• الأفراد المسئولين عن العمل.

  وتنظيم الأعمال المكتبية يتعلق بإنشاء الهيكل المتكامل للخدمات المكتبية على مستوى المنظمة الذي يحدد مسئوليات وسلطات المشرفين عليها وعلاقتهم ببعضهم من ناحية وبباقي العاملين في إدارات وأقسام المنظمة. فهي تعالج عددا من المشاكل الأساسية التي من أهمها ما يلي:

• المركزية أو اللامركزية في الأعمال واتخاذ القرارات المتعلقة بها.
•  تفويض السلطة والأسس التي يتم عليها.
•  تنظيم العلاقات بين الأقسام والإدارات التي تمارس أعمالا مكتبية متشابهة.
•  تحديد الاختصاصات أسس توزيع أعباء العمل ومسئولياته بين العاملين في الخدمات المكتبية.
•  تحديد إجراءات ونظم العلم والأداء.
•  تحديد خطوط وأساليب الاتصال بين أجزاء التنظيم.
•  تكوين وتنمية الهيئة العاملة بالخدمات  المكتبية.

         فتنظيم الوظائف الرئيسية في إدارة المكاتب وإمدادها بالأفراد والمعدات والأدوات اللازمة من أهم المجالات التي لا تقل بأي حال عن تنظيم باقي الوظائف في المنظمة.

3/ الرقابة على الأعمال المكتبية:

 تنتهي العملية الإدارية المتكاملة برقابة أو متابعة الإدارة لها يجري تنفيذه وتقويم النتائج التي تحققت، أي ملاحقة التنفيذ والتأكد من أنه يسير في الاتجاهات المقررة في خطط العمل ومحاولة اكتشاف أي اتجاه للانحراف عن الأهداف واتخاذ الإجراءات الكفيلة بمنع وقوع تلك الانحرافات. فالرقابة على أداء الخدمات المكتبية تهدف إلى مراجعة كل ما يعد من بيانات وتقارير قبل إرسالها ووضع معدلات الأداء الجيد على كافة مستويات الأعمال المكتبية بغية تحقيق الكفاءة في الأعمال وتوفير المال والجهد والوقت.

  من هذا يتضح أن تطبيق عناصر أو مبادئ الإدارة العلمية على الأعمال المكتبية ضروري جدا، حتى يمكن أن تؤدي الدارة المكاتب المرجو منها.

وظائف الإدارة المكتبية

وظائف الإدارة المكتبية تنقسم حسب الأنشطة إلى ما يلي:

1/ إجابة احتياجات المنظمة من المعلومات: أي تزويد إدارات المنظمة بما تحتاج إليه من معلومات والإجابة على استفساراتها.

2/ استلام المعلومات التي تهم المنظمة: ويتمثل ذلك في النشطة مثل البريد الوارد وتلقي المكالمات التليفونية أو الأشرات الهاتفية أو التلكسات والبريد الإلكتروني والفاكسات واستلام طلبات الجمهور المتعامل مع المنظمة والتقارير التي تهم أعمال المنظمة.

3/ تبويب المعلومات: بعد تسجيل المعلومات بمجرد ورودها إلى المنظمة يجب تنظيمها وتحليلها وحفظها حتى يمكن استرجاعها بسرعة وسهولة وخاصة إذا كانت عمليات الفهرسة والتصنيف مرتبطة مع أنشطة المنظمة.

4/ تسجيل المعلومات: تسجيل كل المعلومات التي تستلمها إدارة الخدمات المكتبية حتى يسهل تزويد إدارات المنظمة بها وإعلامها عنها أول بأول.

5/ صيانة وإدارة موجودات المنظمة: أي حفظ المعلومات المتعلقة بالأصول الثابتة والمتغيرة للمنظمة أول بأول.

وفيما يلي قائمة مكتملة إلى حد ما بالأعمال المكتبية المختلفة التي قد تكون من مسئولية الإدارة المكتبية(1):

1/ المباني والنظافة والصيانة:

• تصميم المباني.
• الإضاءة الطبيعية والصناعية.
•  الألوان واختيارها.
• التدفئة والتهوية.
•  أعمال السباكة والكهرباء.
• الرقابة على الضوضاء.
•  المصاعد وصيانتها وتشغيلها.
•  التخطيط للتوسعات أو التغيرات في المباني القائمة أو مشروعات المواقع الجديدة.
•  نقل المكاتب.
•  الصيانة واصلاح الأبواب والشبابيك والأثاثات والأدوات والمعدات.
•  النظافة ومراقبة أعمال النظافة.
•  تداول أثاث المكاتب.
•  أعمال الأمن والوقاية من الحريق والسرقة وخلافه.
•  الأراضي الفضاء وأماكن انتظار السيارات.
•  تشغيل وصيانة وسائل النقل ومراقبة سجلات حركتها ومراقبة وضبط استهلاكها من الوقود.

2/  الأثاث والأدوات:

• الاختيار والطلب والتعاقد والشراء.
•  التفتيش والصيانة.

1/ Neuner John J.W and Keeling, Lewis, Administrative Office Management. 5th ed. (Cincinnati, Ohio: South- Western publishing co., 1967- P 9.

   *       إعداد جداول الاستبدال.

•  ترتيب الأثاث والأدوات.
•  الرقابة على المشتريات.
•  إدارة المخازن المكتبية وامساك عهدة المبنى من الأثاث والأدوات .

3/ الأجهزة والمعدات:

• التعرف على معايير الاستخدام والتصنيع.
•  استخدام أدوات تجهيز البيانات.
•  دراسة الحاسب الإلكتروني واستخدامه في الأعمال المكتبية.

4/ تنظيم الخدمات المكتبية:

• إعداد خرائط التنظيم.
•  التعرف على وظائف الأقسام والإدارات من الخدمات المكتبية.
•  الإشراف على الأقسام أو الوحدات المتعلقة بالخدمات المكتبية.
•  الإشراف على عمليات المكاتب الفرعية من الخدمات المكتبية.

5/ الاتصالات المكتبية:

• المراسلون أو السعاة.
•  أنظمة النقل المكتبية.
•  النقل الآلي.
•  المراسلات المكتبية، آلات الإملاء،الأدلة والنماذج، مراجعة الخطابات، تحسين طرق النقل الكتابي، الآلات الكتابية.
• التلكسات والفاكسيميل والبريد الإلكتروني.
•  أعمال النسخ والطبع.
•  الاحتفاظ بأصول الاستنسل مرتبة بحيث يمكن الرجوع إليها عند إعادة الطبع والاحتفاظ بالنسخ الزائدة وترتيبها.

      6/ الاتصالات الشفوية:

• الخدمات التليفونية من استلام المكالمات وتوزيعها على أصحابها وإرسال المكالمات إلى خارج المنظمة.
•  نظم الاتصالات الداخلية( ديكتافون).
•  الدوائر التليفزيونية المغلقة.

7/ إدارة المحفوظات:

• المحفوظات الفرعية والمركزية.
•  موقع وتنظيم المحفوظات.
•  نقل المحفوظات وتخزينها.
•  نظم استرجاع المحفوظات.
•  التصوير المصغر( الميكروفيلمي).
•  العناية بالمحفوظات.
•  برامج ترحيل المحفوظات أو التخلص منها.

8/  الخدمات البريدية:

• مركزية أو لامركزية الخدمات البريدية.
•  الإجراءات الروتينية للبريد الوارد الصادر.

9/  إعداد وتصميم النماذج والرقابة عليها:

• تقنين حجم الورق ولونه وطباعة النماذج المستخدمة.
•  إعداد وتصميم النماذج.
•  مركزية الرقابة على النماذج.
•  تخزين النماذج وتوزيعها.

10/ الأفراد العاملين في الخدمات المكتبية:

• اختيارهم وتعيينهم.
•  التدريب والتنمية.
•  نظم الحوافز.
• توصيف الوظائف وتقويمها.

11/  الاستعلامات:

• استقبال الأفراد والزائرين.
• تسجيل حركات المديرين والاتصال بهم عند الحاجة إليهم.
•  إصدار الكتيبات والأدلة التعريفية بالمنظمة والأنشطة.
•  توجيه البرقيات الواردة وإرسال البرقيات الصادرة.

        إن استعراض هذه القائمة من الأعمال أو الخدمات المكتبية تظهر صعوبة تجميعها كلها تحت إشراف مدير إداري واحد بل قد نجدها ضمن مسئوليات تجمعات تنظيمية عديدة تقوم بأدائها. على أن الاختلافات في المسئوليات المناطة بالمشرف إن المختص بالإدارة المكتبية تكون نتيجة لعدة عوامل من بينها حجم المنظمة الذي يعتبر أهم عامل في هذا الاتجاه. ومعظم هذه الخدمات المكتبية قد تقوم بها عدة وحدات إدارية تبعا لحجم التنظيم ، فهناك أقسام للسكرتارية والمحفوظات والشئون العامة والمخازن وللعلاقات العامة تقوم منفردة أو معا بإدارة هذه الخدمات العديدة وتتبع كلها في العادة إلى المدير أو المسئول الإداري في المنظمة الذي يختص بإدارة شئون الأفراد بجانب هذه المسئوليات.

تصميم وترتيب المكتب المعاصر

       إن الطريقة التي يصمم بها موقع المكتب المعاصر تقرر مدى كفاءة الأعمال المكتبية التي تؤدى فيه. فترتيب المكتب يعني تخطيط الأنشطة المتصلة به حتى يمكن تقليل كمية الحركة داخله وكمية القلق والاضطراب التي تتسبب عن نقل الأعمال الورقية من وظيفة إلى أخرى. ولا يتحقق الترتيب الصحيح للمكتب بطريقة عشوائية، بل إن ذلك يتحقق بمراعاة العمل الذي سيؤدى في ذلك المكتب واحتياجات العاملين. ويمكن تحديد المبادئ الرئيسية للترتيب الكفء للمكتب كما يلي(1):

1/ تأكد من أن مساحة المكتب كافية لاحتياجات الموظفين الذين سوف يشغلونه. كما يجب ملاحظة أن معظم المعايير الموضوعة تتطلب مساحة أربعمائة قدم مكعب لكل شخص على الأقل.

1/ Beenttey, Trevor J. Information, Communication and the Paper Explosion. (London: McGraw – Hill Book co., 1976). P. 107 – 111.

2/ راعي أن تدفق وسريان العمل في المكتب يتطلب تقليل الحركة بين مكاتب الموظفين وتقليل الحركة الداخلة والخارجة من المكتب ذاته أيضا.

3/ يجب أن توضع آلات ومعدات المكتب بعناية حتى يمكن أن تقلل من اكتظاظ الموظفين الآخرين المتواجدين في المكتب.

4/ يجب أن تراعى الإضاءة بعناية حتى يتوفر لكل موظف في المكتب الضوء الكافي الذي يجب أن يأتي من فوق وليس من خلف الموظف حتى لا تنعكس الظلال على المكاتب والأعمال الورقية.

5/ الديكور في المكتب يجب أن يكون مريحا للعين وغير باهر للأنظار.

  ومن المحتمل أن تكون النتيجة ممتازة في ترتيب المكتب إذا روعيت المبادئ السابقة واتبعت الخطوات التالية:

أ/ إعداد خطة بيانية للمكتب.

ب/ قطع أشكال بيانية لكل آلة ومكتب.

ج/ وضع هذه الأشكال البيانية على خريطة المكتب وإيجاد ما يتضح بأنه الحل الأنسب مع مراعاة العوامل السابقة.

د/ عند الوصول للحل الممكن ترسم الأشكال في إطار الخطة النهائية.

هـ/ عند الاتفاق على الخطة النهائية يجب أن تحدد مواضع الكهرباء والتلفونات مع مراعاة الغرض من كل وظيفة.

و/ الناقد من أن علاقة الحجم والمساحة تسمح بان يظهر المكتب متوازنا بأسلوب جيد ولن يكون مكتظا أو متسعا بدون داع.

  تحديد أنواع حجرات المكاتب

       تقسم حجرات المكتب إلى نوعين سواء إن كانت الحجرات مغلقة أو خاصة لأحد العاملين فقط، أو مكاتب مفتوحة تشتمل على أكثر من عامل. فالمكتب أو الحجرة المغلقة تخصص لأحد العاملين لكي يعمل بها بمفرده بعيدا عن زملائه أو مرءوسيه. والاتجاه الحديث يدعو إلى الإقلال من المكاتب الخاصة المغلقة بقدر الإمكان وتعد هذه المكاتب الخاصة لرجال الإدارة العليا فحسب، أو عندما تستدعي السرية ذلك. ويساعد هذه الاتجاه في التقليل من الإسراف في استخدام مساحة الأرضية وزيادة فعالية إشراف الرؤساء على مرءوسيهم.

       أما المكتب المفتوح فهو مكتب بلا جدران عالية تفصل بين أقسامه من الداخل لتكون الحجرات منفصلة عن بعضها بواسطة الفواصل أو الحواجز الخشبية أو الزجاجية التي تفصل بينها فصلا تاما بحيث تصل هذه الفواصل إلى السقف، أو أن تكون هذه الفواصل إلى منتصف الحائط. وهناك اتجاه يدعو إلى اتباع هذا النظام المكتبي المفتوح لما يحققه من مزايا عديدة منها:

1/ تيسير أشراف الرؤساء على مرءوسيهم بدلا من مرورهم عليهم في حجرات منفصلة.

2/ سهولة الاتصال والحركة بين العاملين مع الإقلال من الوقت الذي يضيع في الاتصال بين العاملين في الأقسام.

3/ إمكانية تعديل التصميم وتغييره لأنه يمكن زيادة المساحة المخصصة لأقسام المكاتب المتعددة أو تخفيضها عندما تستدعي حاجة العمل إلى ذلك دون حاجة إلى هدم جدران حجرية.

4/ تحسين الإضاءة والتهوية وذلك في حالة عدم وجود الفواصل الكاملة إلى السقف.

العوامل الطبيعية التي تؤثر على العمل المكتبي

       هناك شروط طبيعية يجب توفرها في بيئة العمل المكتبي المادية إذ أن لها آثارا ظاهرة على المناخ المعنوي للعمل والعاملين. وهذه العوامل تتمثل فيما يلي:

أولا: الضوء والإضاءة:

 الضوء هو النور الطبيعي المستمد من الشمس، والإضاءة هي الإنارة الصناعية.وفي عصر القوى الكهربائية أصبح الفرق بين الضوء والإضاءة بسيطا جدا.

 والإضاءة الجيدة ينتج عنها عدة عوامل مساعدة على العمل منها:

1/ زيادة الإنتاجية. 2/ زيادة جودة العمل. 3/ تقليل جهد العين والتعب العقلي.

4/ تحسين معنويات العاملين. 5/ زيادة مكانة أو صورة المنظمة المعنوية لدى البيئة.

ثانيا: الألوان:

 من المألوف أن الإنسان يتأثر كثيرا بالألوان بسبب وجود خاصية تحريك الانفعالات النفسية في اللون. ومن المعتقد أن الألوان الآتية يمكن إن يكون لها تأثيرات تتصل بالحرارة كما يلي:

الأحمر: الحرارة، الفعل، الإثارة.

البرتقالي والأصفر و البني: الدفء.

 الأزرق و الأخضر: البرودة.

البنفسجي: متعادل التأثير.

       إن خبراء الألوان ينصحون باستخدام الألوان التي تبعث على الدفء في البلاد الواقعة في الشمال حيث يكون الجو باردا، كما انهم ينصحون باستخدام الألوان التي تبعث على البرودة في البلاد الواقعة في الجنوب حيث يكون الجو حارا.

 وكما أن الألوان لها تأثير حراري فلها أيضا تأثيرات نفسية كالآتي:

 الأبيض: رمز السلام والمهادنة.

 الأحمر: مثير ومحفز للعمل ويوحي بالراحة.

 الأصفر: يزيد من النشاط الذهني.

 الأزرق: يرمز للتسامح والإخاء.

 الأخضر: يبعث في النفس الشعور بالراحة والهدوء.

 البنفسجي: يرمز للكراهية والنفور.

 الأسود: له تأثير مقبض.

 وعلى ذلك فان استخدام الألوان يؤثر على الأوضاع الآتية في المكتب:

1/ المكانة. 2/ الصحة. 3/ الروح المعنوية. 4/ الكفاية والقدرة.

ثالثا: الضوضاء:

  من المعروف أن للضوضاء أثرا في زيادة الجهد غير الضروري الذي يبذله العاملون لتخلبص انتباههم من آثارها وتركيزه على ما يقومون به من أعمال بالإضافة إلى ذلك الأثر المباشر للضوضاء يؤدي إلى استنزاف الطاقة العصبية للعاملين وزيادة التوتر العصبي الناتج عن زيادة الجهد المبذول في العمل أو وجود ملابسات متعبة وشاقة. وعند زيادة الضوضاء يرتفع معدل الأخطاء ويزيد تغيب العاملين وتهبط معنوياتهم. وتتخذ الاتجاهات الحديثة للتغلب على هذه الأوضاع من خلال مداخل ثلاثة هي:

1/ التخلص من الضوضاء من مصادرها: وذلك عن طريق استخدام آلات لا صوت لها وقواعد تمتص الصوت مع صيانتها على الدوام.

2/ استخدام غرف مانعة للصوت من الداخل: بتغطية الحوائط والسقوف والأرضيات بمواد عازلة للصوت حيث يمتصه ولا تعكسه وذلك عن طريق استخدام سجاجيد وأقمشة ماصة للصوت.

3/ عزل التجهيزات المسببة للضوضاء: كالآلات الكتابية والحاسبات الآلية وآلات الطباعة والاستنساخ.

رابعا: التهوية:

 لا شك أن تعرض العاملين إلى درجة حرارية غير ملائمة يؤثر على صحتهم وكفاءتهم. وتختلف درجة الحرارة المطلوبة من مكتب إلى أخر وفقا لمدى احتمال العاملين من حيث الموقع الجغرافي وسمات المبنى والمساحات المراد تهويتها في النظام الخاص بالتهوية المراد استخدامه، وأصبح كثير من المباني الحديثة تستخدم نظم مركزية للتهوية والتكييف وتنقية الجو.