نظام إدارة الاجتماعات

 

‏الاجتماعات تعتبر هي الخلايا المحركة والعاملة في المنظمة خاصة وأن المنظمات والنقابات تقوم على أساس العمل الجماعي، حيث يجب أن تعبر جميع القرارات والتوصيات الصادرة عن توجهات الأغلبية داخل المنظمة، والذي لا يمكن أن يتحقق إلا من خلال عقد جلسات يحضرها ‏المعنيين داخل المنظمة، ويتداول في هذه الجلسات الآراء والتصورات، وتحدد من خلالها الأولويات، ويتخذ بها مجموعة من القرارات والتوصيات وتوزع فيها التكاليف بين الأعضاء. وتقوم هذه الاجتماعات والجلسات على أسس و ضوابط نقابية متعارف عليها، سواء كانت هذه الاجتماعات لهيئة قيادية تنفيذية أو مؤتمر أو جمعية عمومية أو حتى لجنة فرعية، وسنتناول في هذا الفصل المفاهيم النقابية العامة في تنظيم الاجتماعات ثم نتعرض لنظام الاجتماعات .

‏أولا : المفاهيم العشرة لإدارة الاجتماعات :

‏وضعت مفاهيم عامة دارجة في شتى المنظمات وبمختلف أنواعها حول إدارة الجلسات تهدف إلى تحديد صلاحية رئيس الجلسة والحضور، كما تبين أنواع الاقتراحات والنقاط التي تثار خلال الاجتماع، ‏وتحدد أهمية كل منها وأولوية مناقشته وكيفية اتخاذ القرار فيها، ‏وفيما يلي مسح موجز لهذه المفاهيم والنقاط :
1. أنواع الاجتماعات :
‏أول مفهوم من هذه المفاهيم هي تحديد نوع الاجتماع، فقبل أن نسترسل في عرض مفاهيم إدارة الاجتماعات وجب في البداية أن نحدد طبيعة الجلسة، هل هو اجتماع رسمي لهيئة أو جهة معينة داخل المنظمة، أم هو لقاء للتشاور. ويمكن إيجاز الفرق بين النوعين بالآتي :

الاجتماعات الرسمية : وهي الاجتماعات التي تم وصفها من قبل اللوائح المنظّمة، ويخضع نظام إدارة هذا النوع من الاجتماعات إلى القواعد المنصوص عليها في اللوائح، ويتطلب عقدها عدد معين من الأعضاء يمثل النصاب القانوني للاجتماع، وتحدد في هذه الاجتماعات جدول أعمال يضم قائمة بالمواضيع قيد النقاش، ويصدر القرارات والتوصيات للمنظمة وتأخذ قوتها القانونية وإلزاميتها بحسب السلطة المخولة للهيئة المجتمعة، ويترأس الاجتماع رئيس الهيئة القيادية أو نائبه.

الاجتماعات غير الرسمية : وهي لقاءات يتداعى لها الأعضاء أحياناً لتبادل وجهات النظر، ومناقشة الأوضاع المحيطة بهدف الخروج بتصورات واقتراحات معينة، ولا تخضع هذه اللقاءات للوائح منظمة أو نصاب قانوني، وتدار حسب المفاهيم العامة لإدارة الاجتماعات، ويتم اختيار شخص يتولى إدارة الاجتماع في بداية اللقاء كإجراء تنظيمي فقط، كما يتم تعيين شخص آخر لتدوين النقاط المتفق عليها في الاجتماع وهي لا تعتبر قرارات أو توصيات لحين عرضها على اجتماعات رسمية للبت فيها. ويلجأ إلى الاجتماعات غير الرسمية في حالة احتدام الخلاف حول عدة أمور في المنظمة بشكل يعطل من آليات عمل المنظمة، حيث تتيح هذه اللقاءات فرصة للأطراف المختلفة في تفهم ‏وجهات نظر الطرف الآخر، مما يساهم في تقليل فجوة الخلاف، كما يلجأ لهذه الاجتماعات عند تعذر عقد الاجتماعات الرسمية بسبب تعذر تحقيق نصاب قانوني أوظروف محيطة في المنظمة جعلت من عقد الاجتماعات الرسمية أمراً صعباً، وتلجأ لهذه الاجتماعات أيضاً في الظروف الطارئة غير الاعتيادية، التي قد تمر بها المنظمة.

‏كما تقسم الاجتماعات الرسمية أيضاً من حيث دورية انعقادها إلى نوعين أساسيين :

‏أ. الاجتماع العادى :

 

‏وهو الاجتماع الذي تدار به أمور المنظمة بشكل عام، وتتم بها متابعة شئونها وبرامجها وأعمالها وفعالياتها ويعقد بشكل دوري يحدد موعده اللوائح أو قرارات المجلس نفسه، وفي هذا النوع من الاجتماعات يتم مناقشة جدول الأعمال في بداية الجلسة ويسمح للأعضاء إدراج أي موضوع للنقاش، وبعد الاتفاق على جدول أعمال محدد يبتدأ الاجتماع الذي يناقش في العادة به جدول الأعمال قبل أن يقر، وفي العادة تناقش في الاجتماع الاعتيادي المواضيع التالية:
• جدول الأعمال أو مواضيع النقاش.
• تقارير حول تنفيذ قرارات الاجتماعات السابقة.
• مناقشة مواضيع جديدة.
• وضع المقترحات ومناقشتها وإقرار المناسب منها.

‏ب. الاجتماع الاسثنتائي:

‏وهو اجتماع طارئ لمناقشة قضية معينة يدعو له رئيس الهيئة القيادية أو ثلث أعضاء المجلس أو حسب ما تحدده اللوائح ، وتسري عليه جميع اللوائح المنظمة للاجتماع العادى فيما عدا جدول الأعمال، حيث يحدد جدول أعماله مسبقاً، ولا يجوز إضافة أو تعديل جدول الأعمال المعد، ويدعى إلى هذا الاجتماع في حالات الطوارئ التي تتطلب حسماً عاجلاً من الهيئة القيادية بشكل يتعذر الانتظار لحين انعقاد الاجتماع الدوري أو عندما تدعو الحاجة لمناقشة موضوع مهم ومتشعب بحيث يتطلب الأمر عقد اجتماع خاصة لمناقشته.

2 ‏. الأغلبية وأنواعها :

‏الأغلبية هي السند القانوني لإصدار القرارات والتوصيات، وبما أن أسلوب العمل الجماعي هو الإطار الذي تسير عليه المنظمات النقابية وتنقسم إلى نوعين أساسيين هما الأغلبية، والأغلبية الخاصة :
• الأغلبية ( الأكثرية ) : وهو أن يكون عدد المؤيدين أكثر من المعارضين دون تحديد عدد معين للمؤيدين، وهي الأغلبية التي تتخذ أغلب القرارات فيما عدا القرارات التي ورد بها نص لائحي يحدد أغلبية خاصة لاتخاذها.
• ‏الأغلبية الخاصة : وهي أغلبية محددة بعدد معين من المؤيدين، حيث تشترط اللوائح عند إصدار قرارات معينة تحقيق أغلبية خاصة حتى تصدر هذه القرارات قانونياً، بحيث يتم وضع ضوابط وشروط لاتخاذ مثل هذه القرارات التي غالباً ما تكون حساسة ، وتنقسم إلى ثلاثة أنواع :

‏أ. الأغلبية المطلقة : هي نصف عدد الأعضاء العاملين، بما فيهم المتغيبين عن الاجتماع + ا وتسمى أيضاً "الأغلبية المطلقة للعاملين".
‏ب. الأغلبية النسبية : هي نصف عدد الأعضاء العاملين الحاضرين + ا ، ولا يتم حساب عدد الأعضاء المتغيبين و تسمى أيضاً "الأغلبية المطلقة للحاضرين"، كما تسمى "الأغلبية العادية".
‏ج. أغلبية الثلثين : وهي ثلثي الأعضاء العاملين الحاضرين.

‏فإذا كان عدد أعضاء المنظمة ( 1000 ) عضو، وحضر الاجتماع العام ( 600 ) عضو، فإن الأغلبية المطلقة تكون ( 501 )، بينما الأغلبية النسبية ( 301 )، أما أغلبية الثلثين للحاضرين هي ( 400 ) عضو، فإذا حاز اقتراح معين على موافقة ( 250 ) واعتراض ( 200 ) وامتنع عن التصويت ( 150 ) عضو فإن الاقتراح يحوز على الأكثرية دون تحقيق أغلبية خاصة، وبالتالي فإن المقترح يقر إلا إذا كان المقترح يتطلب أغلبية خاصة، ويلجأ في العادة للأغلبية الخاصة عند إقرار بعض الاقتراحات الإجرائية التي يمكن حصرها في الحالات التالية :
• قفل باب النقاش.
• فصل العضو أو إسقاط قرار الفصل.
• طرح الثقة في الهيئة القيادية من قبل الهيئات الرقابية للمؤتمر أو الجمعة العمومية.
• طرح الثقة في رئيس المؤتمر.
• تعديل النظام الداخلي في الهيئات التشريعة للمؤتمر أو الجمعية العمومية.
• تعليق النظام الداخلي في المؤتمر.

3 . النصاب القانوني :

‏هو العدد القانوني الذي يصح على أساسه الاجتماع شرعياً، ولا يقل عن الأغلبية المطلقة، إلا إذا نصت اللوائح على خلاف ذلك، حيث أن النصاب القانوني هو الذي يكسب الاجتماع شرعيته ويعطي السند القانوني لكافة قراراته وتوصياته، وفي حالة عدم اكتمال النصاب لا يصح عقد الاجتماع إلا إذا نصت اللوائح على قواعد معينة في التعامل مع حالة عدم اكتمال النصاب خاصة في اجتماعات الجمعية العمومية والمؤتمر، حيث يؤجل الاجتماع لمدة معينة أسبوع أو يوم أو ساعة ويعقد بنصاب أقل، فإذا كان النصاب الفعلي ثلثي الأعضاء، فيكون النصاب بعد التأجيل هو الأغلبية المطلقة أو ثلث الأعضاء أو ربعهم.
‏وإذا انعقد الاجتماع وفي أثناء المداولات انسحب بعض الأعضاء بحيث فقد النصاب القانوني فإن صحة الاجتماع وشرعيته تسقط، ولا يجوز الاستمرار في النقاش إلا إذا ورد نص صريح يسمح باستمرار انعقاد الاجتماع حتى مع عدم وجود نصاب قانوني إذا كان انعقد الاجتماع في البداية صحيحاً.

4 ‏. جدول الأعمال :

‏ويحدد مجموعة المواضيع التي ستناقش في الاجتماع وترتيبها، فهو يحدد مسار النقاشات في الاجتماع بحيث يبقى الجميع في خط واحد ومنظم للنقاش، ويمنع الاستغراق في المواضيع غير المطروحة في النقاش، حيث يقوم مقرر الاجتماع - أمين السر - بإعداد جدول الأعمال بمشاورة الأعضاء ثم يطرح للنقاش كمقترح في بداية الاجتماع حيث يقوم المجتمعون بتعديله بالإضافة أو تغيير الترتيب، أما إذا كان الاجتماع استثنائي فلا يصح مناقشة أي أمر خارج عن جدول الأعمال المعلنة، كما لا يصح تعديل جدول الأعمال المعلن.
‏ويفترض في جدول الأعمال أن يطّلع عليه الأعضاء قبل عقد الاجتماع بمدة كافية، ويفضل إرفاق جدول الأعمال المقترح مع الدعوة، ويشتمل جدول الأعمال أولاً على الأعمال الإجرائية ثم المواضيع الرئيسية المراد نقاشها حيث يضم الآتي :
• إقرار بنود جدول الأعمال أو تعديلها.
• قراءة المحضر السابق لإقراره أو تعديله، والقراءة تكون بقصد التأكد من أن مضمون المحضر هو بالضبط ما دار من مناقشات، وما اتفق عليه في الاجتماع السابق من قرارات وتوصيات، وليسث القراءة لمناقشة المواضيع واتخاذ قرارات بشأنها.
• متابعة ما تم تنفيذه حسب ما هو مدون من قرارات في المحضر السابق، إضافة إلى ما تراكم من أمور لم تنفذ من اجتماعات سابقة، وتكون مسؤولية مقرر الاجتماع أن يدون بشكل مستمر كل الأمور المعلقة التي تنتظر التنفيذ لمتابعتها في الاجتماعات القادمة إلى أن تنفذ.
• النظر في المراسلات الواردة للهيئة القيادية التي يعرضها المقرر، ويجوز إحالة هذا البند إلى باب ما يستجد من أعمال.
• ‏مواضيع الاجتماع الرئيسية وتشمل مناقشة المهام الجديدة والمدرجة ضمن الخطة العامة للهيئة القيادية وكيفية تنفيذها وتوزيع التكاليف فيما بين الأعضاء.
• ‏باب ما يستجد من أعمال ويتم فيه مناقشة أي موضوع يرغب أحد الأعضاء في نقاشه ويناقش في هذا البند في العادة بعض القضايا الطارئة والمستجدة لتحديد موقف المجتمعون منها كما يناقش فيه الأمور الإدارية داخل الهيئة القيادية كشؤون الموظفين وغيرها.
• تحديد موعد الاجتماع القادم ومكانه وجدول أعماله. ‏وإذا لم يسعف المجتمعون الوقت لمناقشة بعض المواد المدرجة على جدول الأعمال، فإنها تؤجل إلى الاجتماع القادم على أن يكون لها الأولوية في جدول الأعمال.
5 . الاقتراحات وأنواعها :
‏تأخذ الاقتراحات أهمية كبيرة في إدارة الهيئات القيادية في المنظمات، فالقرارات كانت بالأساس مقترحات تمت الموافقة عليها من قبل الهيئة القيادية، وتنقسم الاقتراحات من ناحية مضمونها إلى نوعين رئيسيين، وهما الاقتراحات الموضوعية والاقتراحات الإجرائية .

الاقتراحات الموضوعية : هي تلك المقترحات المتعلقة بالموضوع المثار للنقاش نفسه، ويهدف من طرحها إما حل المشكلة المثارة أو تبني موقف معين من المسألة المثارة، فهي تعنى بشكل مباشر بالمواضيع المطروحة في جدول الأعمال، فبعد نقاش كل موضوع منها في الاجتماع يقوم المجتمعون باقتراح عدة تصورات للخروج بقرار معين.
‏
الاقتراحات الإجرائية : وهي تلك المقترحات المتعلقة بنظام سير الجلسة، كتحديد وقت معين للمتكلمين أو اقتراح برفع الجلسة مؤقتاً أو تعليق الجلسة للاجتماع القادم أو قفل باب النقاش أو سحب الثقة من الهيئة القيادية، وبعض هذه المقترحات تحتاج إلى أغلبية خاصة كما أسلفنا حسب ما ينص عليه النظام الداخلي للمنظمة.
‏أما من حيت شكل الاقتراح فيمكن تقسيم الاقتراحات إلى أنواع متعددة لكل منها ضوابط معينة وهي :
‏أ. اقتراح رئيسي .
ب. اقتراح بالتعديل .
ج. اقتراح بالتحويل .
د. اقتراح بالتأجيل .
‏ه. اعتراض على مناقشة اقتراح .
و. سحب الاقتراح .
‏ر. اقتراح بقفل باب النقاش .

الاقتراح الرئيسي :

‏وهو عبارة عن عرض فكرة رئيسية أو تصور واضح أمام المجتمعين لمناقشته والتصويت عليه كأن يتقدم أحد المجتمعين مثلاً باقتراح إصدار مجلة أسبوعية للمنظمة، ويخضع هذا النوع من الاقتراحات للضوابط التالية :
‏* لا يصح عرض اقتراح رئيسي ما دام هناك اقتراح رئيسي آخر أمام المجتمعين يناقشون اقتراح آخر، بل يجب اتخاذ قرار بشأن الاقتراح الأول ثم يعرض الاقتراح الرئيسي الثاني .
* يقدم الاقتراح إما كتابةً أو شفوياً، ويجب أن يثنى عليه عضو آخر في الاجتماع بمعنى أن يعلن شخص آخر تأييد المقترح .
* يناقش المقترح مرة واحدة ويصوت عليه، وإذا لم يسقط فلا يجوز مناقشة نفس المقترح في نفس الجلسة. ‏* يصوت على المقترح بعد مناقشته من قبل المجتمعين ويقر إما بالأكثرية أو بالأغلبية الخاصة إذا كان المقترح ضمن المقترحات التي نصت اللوائح بأنها تتطلب أغلبية خاصة.

ب . اقتراح بالتعديل :

‏وهو عبارة عن اقتراح بتعديل مقترح رئيسي أو أي مقترح آخر سواء بالإضافة أو الشطب أو التغيير كأن يقترح أحد الأعضاء بأن يعدل المقترح الخاص بإصدار مجلة أسبوعية للمنظمة بأن تكون مجلة شهرية ، ويخضع الاقتراح بالتعديل للضوابط التالية :
o يجب موافقة صاحب الاقتراح الرئيسي على إدخال التعديل وإلا فلا ينظر في التعديل أصلاً .
o يصح تقديم اقتراح بتعديل اقتراح التعديل بشرط موافقة صاحب التعديل الأول .

ج . اقتراح بالتحويل :

‏وهو اقتراح بتحويل دراسة الاقتراح الرئيسي أو حتى اتخاذ القرار بشأنه إلى إحدى لجان ‏الهيئة القيادية أو تشكيل لجنة خاصة لهذا الغرض، وتخضع للضوابط التالية :
1. بالإمكان تعديله .
2. يجوز تشكيل لجنة من خارج أعضاء الهيئة القيادية.
3. إذا قرر المجتمعون تشكيل لجنة خاصة لإحالة المقترح إليها وجب على المجتمعين تعيين أعضاء اللجنة أو انتخاب الأعضاء من بين المجتمعين أو تحديد كيفية انتخاب الأعضاء إذا كانوا من خارج الهيئة القيادية، كما يجب تحديد حجم اللجنة التي يطلب صاحب الاقتراح تحويل الموضوع إليها ومدى صلاحياتها ومدة عملها، كأن يقترح مثلاً إحالة مقترح معين مثلاً إلى لجنة ثلاثية يعينها الرئيس وتعطى الصلاحية الكاملة باتخاذ ما يلزم من قرارات .

‏د. اقتراح بالتأجيل :

وهو اقتراح بتأجيل النقاش في الاقتراح الرئيسي المطروح للنقاش إلى جلسة قادمة أو إلى فترة محددة في نفس الجلسة، ‏و لا توجد ضوابط معينة على هذا الاقتراح سوى أنه بالإمكان تعديله.
‏

هـ. اعتراض على مناقشة الاقتراح :

‏وهو عبارة عن احتجاج على مناقشة اقتراح رئيسي أو تعديل عليه لأسباب تتعلق بظروف المنظمة وأهدافها ويمكن اعتبار هذا المقترح نقطة النظام إلا أنه يختلف عن نقطة النظام بأنه يتعلق بمخالفة المقترح لأهداف المنظمة وسياساتها العامة بينما نقطة النظام تتعلق بمخالفة المقترح بدستور النقابة ولوائحها المنظمة. ويخضع للضوابط التالية :
• يتم الاعتراض بالوقوف والكلام ولا يحتاج لأخذ إذن من الرئيس .
• الاعتراض مقبول عند بداية عرض الاقتراح ولا يقبل بعد بدء النقاش في ‏الاقتراح .
• يحتاج الاعتراض إلى تأييد ثلثي الحضور لكي يقر.
• بإمكان الرئيس نفسه أن يقدم هذا الاعتراض .
• لا يحتاج إلى تثنية من عضو آخر.
• لا يناقش الاعتراض ولا يعدل، بل يطرح للتصويت فوراً أو يسحب صاحب الاقتراح اقتراحه.

و . سحب الاقتراح :

‏يصح لصاحب الاقتراح طلب سحب اقتراحه في أي وقت شاء، وبدون إبداء الأسباب ما دام الاقتراح لم يعرض للتصويت، ويخضع للضوابط التالية :
• يصح لأي شخص الاعتراض على سحب القرار وفي هذه ‏الحالة يطرح الرئيس الأمر للحضور ويصوت على سحب الاقتراح مباشرة بدون نقاش أو تعديل .
• إذا رأى معظم الحاضرين استمرارية النقاش في الاقتراح فيصبح لصاحب الاقتراح أن يتقدم بطلب آخر لسحب اقتراحه بعد أن يتطور النقاش وتتضح ضرورة سحب الاقتراح .
‏

ن. اقتراح بقفل باب النقاش :

‏وهو اقتراح بإنهاء النقاش في موضوع معين أو اقتراح رئيسي معين والانتقال إلى الموضوع الذي يليه، ‏
مثال : اقتراح بقفل باب النقاش في موضوع المجلة والانتقال إلى موضوع ‏آخر، أو اقتراح بقفل باب النقاش في كل ما يتعلق بالتقرير الأدبي والانتقال إلى التقرير المالي . ويخضع هذا المقترح للضوابط التالية :
• للمقترح أولوية خاصة حيث يطرح الاقتراح بقفل باب النقاش فور انتهاء الشخص المتكلم وقبل مناقشة الاقتراحات الأخرى حتى وإن قامت قبل اقتراح قفل باب النقاش.
• إقرار المقترح يحتاج أغلبية خاصة وعادة ما تكون ثلثا الحضور أو حسب ما تنص عليه لوائح النظام الداخلي.
• بعد الموافقة على المقترح يعلن الرئيس عن فتح باب التسجيل وطلب الكلام بصورة نهائية، ثم يسمح للمسجلين بالكلام ويقفل باب النقاش بعد انتهائهم إلا إذا نص المقترح بالاكتفاء بعدد معين من الأسماء.
• بالإمكان تقديم اقتراح بتحديد النقاش في الموضوع بعدد معين من الأشخاص أو مدة معينة .

6 ‏.نقاط المقاطعة :

‏تعتبر نقاط المقاطعة في الاجتماعات من أهم الأدوات التي تضمن سير الاجتماعات وفق الأطر النقابية السليمة وهي حق تمنحه اللوائح والأعراف لكل الأعضاء العاملين في الاجتماع، ‏ولكل نقطة من نقاط المقاطعة أولوية في الطرح وفيما يلي ترتيب هذه النقاط حسب أولويتها :
‏أ. نقطة النظام
ب. نقطة استفسار
ج. نقطة توضيح
‏د. طلب الكلام ( نقطة دخول في المناقشة )

أ . نقطة النظام :

‏إذا خرج الأعضاء عن موضوع المناقشة أو خرج على نقطة في الدستور أو اللائحة الداخلية فإن من حق أياً من الأعضاء برفع نقطة النظام، وتكون له أسبقية الكلام، وهي عبارة عن اعتراض مقدم من أحد الأعضاء بسبب الخروج عن النظام في الجلسة كمخالفة المتحدث أو الممارسة المطروح لدستور المنظمة أو لوائحها الداخلية أو خروج المتحدث عن الموضوع المثار للنقاش والمدرج ضمن جدول الأعمال، ويجب على العضو الذي يثير نقطة نظام في هذه ‏الحالة تحديد ‏المخالفة بالضبط بالإشارة إلى النص الذي تم مخالفته أو بالرجوع إلى جدول الأعمال أو قرارات المجلس، وتخضع نقطة النظام للضوابط التالية :
• عند رفع نقطة نظام يصح لرافعها مقاطعة أي متحدث أو حتى إيقاف التصويت .
• يصح رفع نقطة نظام على قرار اتخذه الرئيس بشأن نظام الجلسة أو تحديد مدة الكلام أو ما شابهها، وفي هذه الحالة يعرض الأمر للتصويت .
• يجب إثارة نقطة النظام فور وقوع الخطأ، ولا يصح النظر فيها عند تأخرها وبدأ النقاش في أمر آخر إلا إذا كان الخطأ يتعلق بمخالفة صريحة للدستور أو اللائحة الداخلية ترتب عليه خطأ في الإجراءات اللاحقة فيصح رفع نقطة نظام في أي وقت .
• على الشخص المتحدث أثناء رفع نقطة النظام أن يعود إلى مقعده إلى حين توضيح الأمر .
• لا يصح للشخص الذي رفع نقطة النظام أن يعود إلى مقعده إلى حين توضيح الأمر .
• لا يصح للشخص الذي رفع نقطة نظام أن يتحدث في أي أمر آخر بل عليه أن يوضح نقطة النظام ويعود لمقعده فوراً .
• على الرئيس توضيح الأمر للشخص المعترض فإذا أصر على نقطته يعرض الأمر للتصويت.
• لا تحتاج نقطة النظام إلى تثنية من عضو آخر.
• جرى العرف أن يتم الإشارة إلى نقطة النظام بأن يقوم الشخص الذي يثير نقطة نظام برفع الكفين متقاطعين بشكل عمودي ( أصابع اليد اليمنى على كف اليسرى ) .
• لا يصح عرض نقطة النظام للنقاش، بل يوضحها الرئيس، فإذا استمر الاعتراض يعرض الأمر للتصويت .
• لا يصح استغلال نقطة النظام من قبل مثيرها للحصول على فرصة للكلام أو لإثارة الجلسة ويجب أن يعمل رئيس الجلسة على عدم حدوث هذا الاستغلال.

‏ب. نقطة استفسار :

‏إذا كان الموضوع الذي يناقش يشوبه الغموض عند أحد الأعضاء في الاجتماع فإنه يرفع يده طالباً الاستفسار، وهي عبارة عن طلب إعطاء معلومات أو طلب شرح أي أمر غاب عن الحاضرين حول الموضوع المطروح، كأن يقوم أحد الأعضاء قبل التصويت على إقرار القيام برحلة بالاستفسار عن موعد العطلة، أو يتقدم بإعطاء معلومات إضافية تخدم الحاضرين في تصويتهم، وتخضع للضوابط التالية :
• نقطة الاستفسار وتسمى في بعض اللوائح الاستفهام توجه للرئيس .
• إذا لم يستطيع الرئيس الجواب على النقطة، يصح له تحويلها إلى أحد الحاضرين .
• يصح للرئيس ألا يعطي فرصة رفع نقطة استفسار لشخص أكثر من استخدامها .
• يصح مقاطعة المتحدث بنقطة استفسار واحدة فقط، وعند طلب استفسار آخر لنفس المتحدث يجب على الرئيس أن يستأذن المتحدث إذا كان يوافق على مقاطعته للمرة الثانية.
• تنطبق ضوابط نقطة النظام على نقطة الاستفسار إلا ما ذكر خلافه في بند هذه البنود.

ج . نقطة التوضيح :

‏إذا كان هناك لبس عند أحد الأعضاء في موضوع المناقشة أو الممارسة الموجودة أو نوعية الإجراء المتبع فإنه يحق له الإيضاح من رئيس الجلسة ولرئيس الجلسة فقط الرد على استيضاح المتكلم وتأتي بعد نقطة النظام والاستفسار في الأسبقية.

‏د. طلب الكلام ( نقطة دخول في المناقشة ) :

‏إذا كان العضو يرغب في إبداء رأيه في الموضوع المثار للنقاش أو يناقش موضوع جديد فإنه يرفع يده، ‏طالبا الكلام وتأتي بعد نقطة النظام والاستفسار في الأسبقية ولرئيس الجلسة تجاهل أي نقطة مقاطعة بغرض الدخول في النقاش بعد تقييم أهميتها مادام لم يأتي دور المتحدث في النقاش حسب أولوية المتكلمين.

7 ‏. القرارات والتصويت :

‏القرارات هي نتاج المناقشات والمداولات لأي اجتماع وهناك ثلاث أشكال من القرارات التي يمكن أن تصدر من الاجتماعات :
• القرارات : هي الأمور التي وافق عليها المجتمعون وتأخذ طابع الإلزام للجهة الموكل بتنفيذها ويحاسب عليها.
• التوصيات :هي الأمور التي وافق عليها المجتمعون ولا تأخذ طابع الإلزام للطرف الموكل بتنفيذها ولا يحاسب عليها، ولكنها تأخذ طابع التحبيذ والتفضيل.
• الحيثيات : هي عبارة عن عرض تمهيدي ومقدمة تسبق القرار وتوضح فيه الأسباب والظروف التي أدت إلى اتخاذ هذا القرار ( حيث أن ... وبما أن ... الخ ).
‏وتتخذ القرارات بالتصويت إما بالموافقة أو الاعتراض أو الامتناع عن التصويت ويكون التصويت أما سرياً بتوزيع الأوراق أو علنياً برفع الأيدي أو بالنداء بالإسم، حيث تتخذ القرارات بالأغلبية ( الأكثرية ) إلا إذا نصت اللائحة على الأغلبية الخاصة لاتخاذ قرار معين، وتكون الآلية بأن يطلب رئيس الجلسة عضوين مؤيدين وآخرين معارضين للقرار ثم يسمح للمؤيد والمعارض بالحديث بالتناوب وشرح وجهة نظرهم من القرار قبل التصويت أما الامتناع عن التصويت فهو ببساطة عدم التصويت على نقطة من النقاط المثارة ويسمى في بعض المنظمات الاستنكاف.
‏وإذا تم إقرار المقترح برجوح عدد المؤيدين على المعارضين فيسمح لأي من المعارضين بتسجيل وتوثيق تحفظهم في المحضر والتحفظ هي عملية استنكار للقضية أو الممارسة المطروحة ويكتب التحفظ كاملاً في محضر الجلسات ولا يجوز التصويت عليه.

9 ‏. مقرر الاجتماع والمحضر:

‏تضيع كثير من قرارات وتوصيات المنظمات النقابية بسبب عدم معرفة مقرر الاجتماع أو أمين السر بكيفية كتابة المحضر، كما نجد أن كثيراً من المحاضر تحوي اختصاراً مخلاً أو إسهاباً مملاً، لذا نورد في هذا الفصل المهام الأساسية للمقرر وبعض النصائح في صياغة المحضر حتى يقوم بأداء عمله على الوجه الأكمل، فيحفظ النقابة من ضياع النقاشات والتوصيات ويقيها شر الاختلافات في أمور إقرارها..
‏أ. مهام مقرر الاجتماع :
• مهمة المقرر لا تنحصر في كتابة المحاضر، بل تتعداها إلى معرفة تاريخ المنظمة وأنشطتها وقراراتها وتوصياتها السابقة، فيستطيع بهذه المعرفة أن يوجه خط سير النقابة إلى ما فيه مصلحتها وتتحقق هذه المعرفة للمقرر من خلال السجلات والمحاضر التي يطلع عليها.
• كما أنه من مهمته أيضا معرفة قوانين النقابة، فيرشد الرئيس في حالة الإخلال بها من قبل المجتمعين.
• لا بد أن يكون لديه القدرة على كتابة المحاضر وإن لم يكن لديه فيكتسبها باسترشاد الخبراء أو بالممارسة.
• يجب أن يكون المقرر مستعداً، فالاجتماعات تحتاج إلى أوراق وأقلام وملفات ومحاضر سابقة وتقارير وأي مستندات لها علاقة بالنقاش، ويتأكد من ترتيب كل هذه الأوراق ترتيباً يعينه على سرعة إخراجها وعدم تعطيل الاجتماع .
• يجب أن يكون جدول الأعمال الذي سيناقشه الحاضرون واضحاً ومرتباً ترتيباً جيداً ويتأكد من توفر نسخ كافية لتوزيعها على جميع الحاضرين .
• يتأكد المقرر من أن أول ما سيناقش هو النقاط المعلقة من الجلسة السابقة، فيجعلها في المقدمة ويبين أنها معلقة من جلسة سابقة، ثم يكتب النقاط الجديدة ويكتب أعلاها عنوان "أمور مستجدة" أو ما شابه ذلك .
• يتذكر دائماً أن من الأمور المعلقة كل ما تم تحويله إلى لجنة وكذلك أي أمر لم يناقش أو نوقش وأجل اتخاذ قرار بشأنه .
• يجب أن يكون المحضر السابق مطبوعاً أو مكتوباً بخط واضح ويجب أن يزود كل عضو بنسخة منه .

ب . محضر الاجتماع :

‏محضر الاجتماع عبارة عن تقرير يكتبه المقرر ( أمين السر ) ويوضح كل ما يتعلق بالجلسة من حيث موعد انعقادها ومكانها والحضور والغياب وجدول الأعمال والقرارات والتوصيات والحيثيات والاعتراضات والنقاش وموعد اختتام الجلسة، ‏ولا يعد محضر الجلسة سجل رسمي للأعمال والقرارات فحسب بل هو أيضاً وسيلة لتوثيق المعلومات عن مختلف اللجان والأعضاء العاملين، ‏وتكون مسئولية كتابة المحضر لأمين السر إلا أنه يجب لرئيس الاجتماع أن يتأكد من دقة المحضر وشموله.
‏وليس المحضر كالمضبطة، فالمضبطة هي تدوين لكل النقاش والآراء المطروحة وإن كانت صغيرة أو خارجة للموضوع فهي شريط تسجيلي ولكن مكتوب للجلسة أما المحضر فيكتفى به بذكر الآراء ‏والنقاش العام إذا لزم الأمر ويتم التركيز على الاقتراحات ونتائج التصويت والتحفظات والقرارات، ويفضل أن يشتمل محضر الاجتماع على الآتي :

• يبدأ المحضر بذكر نوع الاجتماع عادي أم استثنائي ورقمه وتاريخ انعقاده ‏ومكانه واسم اللجنة أو الهيئة المجتمعة، ويذكر من الذي ترأس الاجتماع .
• ثم تذكر قائمة بأسماء الحاضرين ومنصب كل منهم وكذلك الغائبين والمعتذرين ومنصب كل منهم .
• ثم يذكر في التقرير كل نقطة ناقشها المجتمعون وأهم النقاشات والقرارات التي اتخذت بشأن كل منها، وتكون النقاط مرتبة في المحضر حسب ترتيب مناقشتها.
• أول نقاط مناقشة هي "الموافقة على المحضر السابق" ويذكر في المحضر الجديد ما إذا كان المجتمعون قد وافقوا أو عدلوا المحضر السابق، ويقوم المقرر بإجراء التعديلات في المحضر الرسمي الذي يحتفظ به، ويوقع على المحضر بأنه عدل بتاريخ كذا ... كما يجب ذكر التعديلات في المحضر الجديد.
• إذا كانت هناك تقارير مقدمة إلى الاجتماع من قبل اللجان أو الأعضاء، يقوم المقرر بالإشارة إلى التقرير المرفق بالمحضر دون أن يسجل ما ورد في التقرير ويكتفي بكلمة "التقرير مرفق".
• يستخدم في المحضر صيغة الماضي.
• يجب أن يكون لكل بند في جدول الأعمال عنوان كي يمكن الفصل بين البنود وللتسهيل على القارئ معرفة مكان كل موضوع.
• يكتب كل اقتراح مقدم بصورة دقيقة كما ورد بنص كلماته، لذا فإن على رئيس الجلسة أن يطلب من كل شخص يتقدم باقتراح أن يكتبه بالتفصيل.
• عند تسجيل أي بند لا تتم صياغة تقرير مفصل حول كل متحدث وما قاله كل مشارك، بل يتم الاكتفاء بصياغة تقديم بخلاصة الآراء المؤيده والمعارضة ما لم يقتضي الاجتماع خلاف ذلك.
• يجب تدوين نتائج التصويت بالموافقة أو الرفض أو الامتناع بذكر عدد كل منهم كما يجب أن يذكر في المحضر جميع المقترحات الرئيسية سواء ووفق عليها أم رفضت ولا تذكر عادة المقترحات التي سحبت.
• يجب مراعاة الدقة أيضاً والوضوح عند كتابة قرارات الاجتماع، حيث يجب أن تضم صياغة المقترح في المحضر على نص القرار بشكل واضح وعلى من تقع مسئولية تنفيذه، ‏ومتابعته إضافة إلى المواعيد النهائية للتنفيذ.
• يجب الإشارة إلى القرارات والإجراءات التنفيذية بالأحرف العريضة أو وضع خط تحتها أثناء الطباعة أو طباعتها بعامود منفصل.
• يجب أن يراجع الرئيس مسودة ‏الاجتماع بدقة قبل توزيع المحضر لإقراره في الاجتماع اللاحق.