تأتي أهمية تنظيم الوثائق وتطوير الإدارة في ضوء برنامج الإصلاح الإداري والمالي الذي توليه القيادة السياسية عظيم اهتمامها، وتجسيداً لبنود البرنامج الانتخابي لفخامة الأخ الرئيس علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية حفظه الله، ومنها: العمل على تطوير العمل الإدارية في مختلف الجهات الحكومية والشفافية في العمل الإداري والسرعة في إنجاز المهام بمختلف الجهات الحكومية.
وبكل تأكيد فإن تنفيذ برنامج الإصلاح والعمل على إصدار القرارات الناجحة سيؤدي إلى النهوض بالإرشيف والمحافظة على تراثنا وتاريخنا وتكريس مفهوم دولة المؤسسات وتعزيز مسيرة التنمية في مختلف المجالات.

أ- أهمية تنظيم الوثائق كمرجعية لاتخاذ القرارات:
لاشك أن التطوير والتوسع السريع في مجال تكنولوجيا المعلومات قد نتج عنه تنوع أوعية المعلومات وتراكم الوثائق والمعلومات بما أفضى إلى ضرورة تنظيم الوثائق كمرجمعية لاتخاذ القرار، حيث تكتسب المعلومة أهميتها الخاصة في مساعدة المسئولين على اتخاذ القرارات الإدارية السليمة إزاء ما يعرض عليهم من أعمال، وكون هذه المعلومات موجودة في الوثائق الإدارية فإنها تسهل عملية اتخاذ القرارات ولانستطيع اتخاذ القرارات السليمة والصائبة، إلا إذا كانت المعلومات صائبة أي «منظمة» صحيحة، مكتملة «ولا توجد المعلومات الصحيحة إلا إذا كانت الوثائق منظمة ومرتبة، ولايمكن لأي مؤسسة أن تطور أعمالها بدون معلومات وبالتالي بدون إرشيف، علاوة على ذلك فإن التوسع الكبير في استخدام تكنولوجيا المعلومات وإدخال الحاسوب في العمل الإداري قد أدى إلى زيادة الأهمية بتنظيم الوثائق باعتبار أن أي قاعدة بيانات ومعلومات تحتاج إلى وثائق منظمة ومرتبة لإدخال بياناتها ومعلوماتها في الحاسب الآلي.

وتتوفر هذه المعلومات مسجلة في نوعين من الوثائق:
أ- وثائق عضوية: هي الوثائق التي تنشأ أو يتحصل عليها في المؤسسة وهذا النوع له مصدران اثنان هما:-
1- مصادر داخلية: هي كل الوثائق الإرشيفية التي تنشأ في إطار نشاط المؤسسة.
2- مصادر خارجية: هي كل الوثائق التي تأتي من الخارج أو يتم الحصول عليها في إطار نشاط المؤسسة.

ب - وثائق غير عضوية: هي الوثائق التي لاتنشأ في إطار نشاط المؤسسة ونجدها في المكتبة في المطبوعات الصادره عن المؤسسة من جرائد وكتب ومراجع وقوانين...الخ ويوجد نوعين من هذه المصادر.
1- مصادر داخلية: هي الوثائق التي أنتجتها المؤسسة وهي موجهه للخارج مثل التقرير السنوي، تقرير ميزانية ...الخ.
2- مصادر خارجية: هي الوثائق التي تأتي من خارج المؤسسة عن طريق الشراء أو التبادل...إلخ، مثل الكتب، المجلات، الكتب المرجعية..
ويمكن تقسيم أهمية تنظيم الوثائق في اتخاذ القرار إلى مرحلتين آنية ومستقبلية:-

المرحلة الآنية:
يساهم تنظيم الوثائق في نجاح العمل الإداري من خلال ما يوفره من الوقت وأماكن الحفظ والمعدات.
- يسهل تنظيم الوثائق عملية الوصول إلى المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب والسرعة المطلوبة.
- يساعد توفير المعلومات على اتخاذ القرار الصائب والناجح.
يعمل على رفع مستوى الكفاءة والأنشطة للوحدة الإدارية.

المرحلة المستقبلية:
- إعلاء شأن الإدارة وتحسين صورتها لدى الرأي العام.
- تكريس مفهوم دولة النظام والمؤسسات.
- توفير سند للذاتية الوطنية بتكوين أرصدة للأرشيف وحفظها.
- حفظ بعض الوثائق مثل الاتفاقيات وغيرها وهو مظهر من مظاهر سيادة البلاد.
- المساهمة في شد الأجيال إلى واقعها والاعتزاز بهويتها.
ومن المبادئ الأساسية في اتخاذ القرار الإلمان بالحقائق وتعتبر الحقائق المادة الخام التي يتعامل معها متخذ القرار، وبدون الحقائق يصبح القرار خاطئاً وسقيماً وهذه الحقائق تتمثل في المعلومات الإدارية المحفوظة في المستندات والوثائق الإدارية مهما كان وعاؤها، ومن المسلم به أن القرار المرفق يعتمد بنسبة 09% على المعلومات المأخوذة من الوثائق و 01% على الإلهام وسرعة البديهة والموهبة الشخصية لمتخذ القرار.
وإن عدم توفر توثيق «أرشيف» بالمعنى والطريقة العلمية» «محفوظات جارية محفوظات وسيطة، محفوظات نهائية» فإن ذلك سوف يؤدي إلى خلل في حل المشكلات واتخاذ القرار في المنظمومة الإدارية مما يجعل هذه القرارات غير ذات جدوى، وما نلاحظة أن بعض متخذي القرارات يعودون إلى الذاكرة الشخصية وغيرها للتعرف على خلفية الموضوع «المشكلة، القرار» فهذه الأساليب البديلة لايمكن أن تستغني عن مرحلة الرجوع أولا إلى إدارة التوثيق كمرحلة حاسمة ومهمة لمتخذي القرارات ومحللي ومشخصي المشكلات داخل المنظمات الإدارية.
ونتيجة للحاجة إلى إدارة التوثيق كرافد للمعلومات في اتخاذ القرارات وتحليل المشكلات فقد أزداد التركيز في المنظومة الإدارية الحديثة على التوثيق والأرشفة المطلوبة لكي تساعد متخذي القرارات على التوصل إلى قرارات علمية حاسمة وناجحة.
تزايدت الحاجة إلى تطوير عمليات التوثيق من خلال أنظمة المعلومات الكمبيوترية وخاصة مع التطورات التكنولوجية الحديثة في أجهزة الحاسوب من حيث السرعة والتكلفة والقدرة على تلبية الحاجة عند الرجوع إلى إدارات التوثيق المعلوماتية.

ب ـ أهمية تنظيم الوثائق في عملية إثبات الحقوق والالتزامات:
لعل الأهمية الأولى للوثائق الإدارية وما تحمله من معلومات، تكون في عملية إثبات مراحل العمل الإدارية وما قامت به المؤسسة، وكما أن الوثائق يتم الرجوع أليها في حاله حدوث نزاع حول حقوق الأفراد أو الهيئات فإن عملية الحفظ تلعب دوراً كبيراً في إثبات هذه الحقوق.
وتبلغ القيمة الإثباتية قمتها في الوثائق الإدارية الرسمية مثل المستندات التي تحمي حق الملكية والعقود والأوراق القانونية وكذلك الأوراق المالية وبعض المراسلات والمذكرات، وكثيراً ما يتوقف اكتساب أو ضياع حق من الحقوق الخاصة بالإفراد أو الهيئات على وجود مستند رسمي أي وثيقة إدارية إذ أن هذه المستندات أساسية لتثبت الحقوق والامتيازات المكتسبة.
ومن الواضح أن الوثائق الإدارية العامة تحدد العلاقات بين الحكومة وأفراد الشعب وهيئاته، والبعض منها البرهان الأخير على جميع الحقوق المالية الناتجة عن علاقة المواطن بالحكومة أو المتعلقة بها.

وفي الجهاز الإداري تبلغ القيمة التوثيقية الإثباتيه مداها لأن مؤسسات هذا الجهاز قد تضخمت بشكل كبير في أعقاب الثورة، ونتج عن ذلك أن ذاكرة قيادات الجهة شأنها شأن أي فرد لم تعد قادرة بطاقتها المحددة على اختزان كل الخبرات والتجارب والمعلومات، ولأن الذاكرة الإنسانية مهما بلغت لايمكن أن تستوعب كل المعلومات المتداولة في أي هيئة إدارية وهذا القول يصدق حتى على أصغر الإدارات حجماً وفي غياب نظام مخطط للمعلومات الإدارية فإن الوضع سيكون مشوشاً وضعيفاً في اعتبار حدود الذاكرة الإنسانية.

إن القانون رقم (12) لسنة 2002م بشأن الوثائق ولائحته التنفيذية الصادرة بقرار الأخ رئيس الجمهورية رقم (7) لسنة 5002م قد أولت الاهتمام والعناية لتنظيم الوثائق في مختلف الجهات الحكومية وحددت في هذه اللائحة طرق الحفظ في في مراحلها المختلفة: الجارية والوسيطة والنهائىة، كما نص القانون على تشكيل لجان الوثائق في مختلف الجهات وحدد مهامها وأعمالها ونص على عضوية ممثل للمركز في اللجان المذكورة لتقديم المشورة الفنية في مجال الوثائق.