السجلات هي عماد ادارة الجمعية، والهيئة الادارية الحريصة هي التي تكون سجلاتها وملفاتها كاملة وواضحة ونظيفة ومرتبة وتعكس صورة مشرقة عن كفاءة واهتمام أعضاء الهيئة الادارية، ومن المؤسف حقاً عدم اهتمام كثير من الجمعيات الخيرية بهذا الجانب، خاصة الجمعيات الريفية التي تحتاج الى بذل مزيد من الجهود من قبل الأعضاء والمرشدين الاجتماعيين في تنظيم الملفات والسجلات.

أولا: السجلات و الملفات الادارية:

من الصعب حصر جميع أنواع السجلات والملفات التي يمكن للجمعيات الخيرية اقتنائها، وذلك بسبب اختلاف أنواعها ومدى الحاجة اليها من جمعية الى أخرى في ضوء نشاطها وخدماتها.

وفيما يلي بعض أنواع السجلات:

1. سجل الصادر والوارد:
في هذا السجل تسجل المراسلات الواردة والصادرة، وتعطى أرقاما مسلسلة، وبعد اتخاذ الاجراءات المناسبة تحفظ في دفاتر خاصة حيث تعطى هي الأخرى أرقاماً ورموزاً خاصة لسهولة الرجوع اليها عند اللزوم.

2. سجل الموظفين:
يجب أن تخصص الجمعية سجلاً للجهاز الوظيفي فيها بحيث يحتوي على بيانات ومعلومات عن كل الموظفين والمستخدمين من حيث أسمائهم وأعمارهم وحالاتهم الاجتماعية ومؤهلاتهم وخبراتهم وتاريخ التحاقهم بالعمل وما الى ذلك من بيانات ومعلومات أخرى هامة. ويخصص في هذا السجل صفحة أو أكثر حسب الحاجة لكل موظف. كذلك يجهز ملف خاص لكل موظف يوضع فيه طلب العمل وشهادة الميلاد ونسخ مصدقة عن شهاداته وغير ذلك من الأوراق التي تلزم وتحدد من قبل إدارة الجمعية ويسمى هذا بملف الموظف.

3. سجل العضوية:
وهو للأعضاء العاملين ويشتمل على معلومات توضح اسم العضو، وتاريخ انتسابه، وقيمة الاشتراك، وتاريخ أدائه، وأرقام الايصالات المثبتة وهذا السجل يساعد على حصر عدد الأعضاء المشتركين في الجمعية، ومجموع المبالغ التي دفعوها والمبالغ المستحقة على المتخلفين منهم عن الدفع.

4. سجل دوام الموظفين:
و يسمى هذا السجل أحياناً دفتر الحضور والانصراف اليومي ويبين هذا السجل اسم الموظف، وساعة قدومه للعمل، وتوقيعه، وكذلك ساعة مغادرته العمل وتوقيعه.

5. سجل اجتماعات الهيئة الادارية:
يستخدم هذا السجل لتدوين وقائع جلسات واجتماعات الهيئة الادارية الدورية، وأسماء الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وتوقيعهم وترصد فيه القرارات التي اتخذها الأعضاء في جلستهم، وهذا السجل في غاية الأهمية لأن كافة فعاليات ونشاطات الجمعية ترتبط به مباشرة، وتتأثر بالقرارات المتخذة من قبل أعضاء هيئة الادارة.

6. سجل اجتماعات الهيئة العامة:
يستخدم هذا السجل لرصد وقائع اجتماعات الهيئة العامة للجمعية.

7. سجل الاجازات:
يستخدم هذا السجل الذي يكون مصمماً خصيصاً لغاية تسجيل الاجازات التي يأخذها الموظف، أو المستخدم بمختلف أنواعها.

8. سجل الدورات التدريبية:
الجمعية الخيرية التي تقوم بعقد الدورات التدريبية يجب أن يتوافر لديها سجل باسم سجل الدورات التدريبية، أو سجل التدريب، و يقسم هذا السجل الى أقسام حسب نوع الدورات، وتتضحم معلومات الدورة الواحدة اسم الدورة، ومدتها، ورسم الانتفاع، وعدد المتدربين. ويفيد هذا السجل في حصر الأعداد التي تم تدريبها من المجتمع المحلي في مختلف المجالات التدريبية.

9. سجل الزوار:
يزور الجمعيات الخيرية من فترة الى أخرى عدد من الضيوف والزوار والشخصيات البارزة التي تهتم بشؤون الجمعيات الخيرية، وفي هذا السجل يكتب الزائر انطباعاته وملاحظانه التي خرج بها من زيارته.

10. سجل المرشد الاجتماعي:
لدى الجهات الرسمية و الأهلية المشرفة على أعمال ونشاطات الجمعيات الخيرية مرشدين اجتماعيين وظيفتهم ارشاد وتوجيه أعضاء الجمعية الى اتباع أفضل السبل في العمل الاجتماعي التطوعي، وفي هذا السجل يدون كل مرشد ملاحظاته، و نتائج زيارته و توصياته.

11. سجل المتطوعين:
هناك عدد من الجمعيات الخيرية التي يعاونا في أعمالها عدد من المتطوعين من خارج الهيئة العامة والادارية، وهذا السجل نوضح اسم المتطوع، وتاريخ بدء تطوعه، ونوع التطوع الذي قام به، وساعات تطوعه.

12. سجل القرية:
أو يمكن تسميته بسجل المجتمع المحلي الذي تقع الجمعية فيه، وتنبع أهمية هذا السجل الذي تفتقر اليه معظم الجمعيات الخيرية من أن الجمعية كمؤسسة محلية يجب أن يتوافر لديها عن مجتمعها المحلي بيانات ومعلومات وأرقام عن النواحي السكانية والاقتصادية والزراعية والسكنية والصحية والخدماتية والمؤسسات العاملة فيه. ويشير واقع الجمعيات الخيرية خاصة الريفية منها الى افتقارها للمعلومات والبيانات اللازمة عن مجتمعاتها المحلية.

فكثير من الجمعيات الخيرية التي تعمل على خدمة الأطفال مثلاً قد لا تعرف عدد الأطفال في القرية، والجمعيات الخيرية التي تقدم خدمة للمعوقين قد لا تعرف عدد المعوقين ولا نوع اعاقتهم في المجتمع المحلي لهذا ننصح الجمعيات الخيرية بضرورة العمل على ايجاد سجل المجتمع المحلي لما له من أهمية في النواحي التالية:
‌أ. يعطي هذا السجل صورة عن أوضاع المجتمع المحلي.
‌ ب. يصف حاجات المجتمع المحلي.
‌ ج. يساعد الأعضاء في عملية التخطيط خاصة عند وضع الخطة السنوية لأعمال الجمعية.
‌د. يساعد على توفير المعلومات للجهات التي تزور الجمعية.
‌هـ. يساعد على تبرير تنفيذ عدد من المشروعات والبرامج لأن هذا السجل يعكس حقائق ومعلومات وبيانات صحيحة (هذا بطبيعة الحال إذا قام الأعضاء بجمع المعلومات بأنفسهم و تأكدوا من صحتها وواقعيتها).

13. السجل المالي والاداري:
يحتفظ بهذا السجل الشخصي المشرف على نشاطات الجمعية (مدير أو مديرة الجمعية) إن وجد، ويبين هذا السجل ايرادات الأنشطة، وتحليل أرقام المستندات، واسم المشترك، والشهر الذي تم دفع القسط عنه ويتم التسجيل به فوراً حال قيام المشرك بالدفع.