مبادئ وتدريبات في ادارة الاولويات

قسم: القيادة, مقالات تنموية
أضيف بتاريخ: 5 مارس 2013 - 1,805 زيارة

مبادئ في إدارة أولوياتك:

المبدأ الأول: لايوجد انسان يتوفر له الوقت الكافي فنحن نستفيد أكبر استفادة من الوقت المتوفر والفرق بين البشر هو في قدرة الشخص على الاستفادة بفاعلية من وقته العباقرة والعظماء والنبغاء يمتلكون 24 ساعة فقط في اليوم تمام كالفاشلين والضعفاء والتافهين.

المبدأ الثاني: الطبيعة الروتينية تقتل الحياة والإبداع هو حياة للحياة لكننا للأسف نجد أن 98% من الناس عملهم روتيني لذا فمن الطبيعي أن يكون الطامحون قلة ولادير وقته من كبل بروتين يتحكم فيه.

المبدأ الثالث: التأني يوفر الوقت وذلك لأن معظم الوقت يذهب في تصحيح قرارات خاطئة من يظن أن السرعة هي التي توفر الوقت فهو مخدوع التركيز والتأني _لا السرعة_ هي كلمة السر.

ايضا تعلم من تجارب الآخرين فليس لديك الوقت لارتكابها مرة أخرى

المبدأ الرابع:التفويض المدروس أحد أهم موفرات الوقت فليست الحكمة في أن نقوم بكل العمل بأنفسنا وليس من الذكاء إثقال الكواهل بمهام يسهل التخفف من بعضها إذا استطعت أن تخففي من حمل أعبائك فافعلي.

المبدأ الخامس: ضعي نهاية لمشاريعك وحددي أوقات للإنتهاء منها.

المبدأ السادس: يضيع الوقت ويموت التخطيط بدون الإنضباط الذاتي والإرادة القوية.

أبجدية ترتيب الأولويات

أبجدية ترتيب الأولويات، وضعها ” أدوين بلس ” في كتابه ” Things Done Get ” وكلمة أبجدية هنا مشتقة من (أ.ب.ج.د) فهو يرتب الأولويات كما يلي:

المربع (أ) : الأعمال العاجلة والمهمة : خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال إدارة الأزمات أو بأسلوب المطافئ التي لا تتدخل إلا بعد اشتعال الحريق. ويركز معظم الناس على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج إلى تخطيط، أو لأنهم مجبرون على ذلك ، فتعتاد على أساس معالجة الأزمات فيعطي لك انطباعاً وشعوراً كاذباً بالأهمية والانشغال. فمن يقول لك إني مشغول ، هو في الحقيقة (متورطاً ، وليس مشغولاً ) ، وهذا المربع يطلق عليه مربع (الإدارة) .

مشروعات لها وقت محدد للتسليم

مشكلات

أزمات

مخاطر

التعامل مع خطوط الإنتاج

المربع (ب) : الأعمال غير العاجلة والمهمة: ويتضمن الأعمال المتعلقة بإنجازاتك وأهدافك، وهي الأعمال التي ننجزها وفق الرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وإدارة المستقبل. ويتجاهل معظم الناس هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى، ولأنهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول، أولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل ، لأنه ببساطة نتحكم ونسيطر من خلاله على حياتنا ولا نجعله يتحكم فينا ، ويطلق على هذا المربع مربع ( الجودة والقيادة).

استعداد للمستقبل

تخطيط وتطوير

دورات تدريبية

تنمية ذاتية

قراءة مهنية

توطيد علاقات

زرع قيم

وضع توقعات

تجنب أزمات ومشكلات

المربع (ج) : الأعمال العاجلة وغير المهمة : تلك الأعمال التي لا تقع ضمن أهدافك بشكل مباشر ولكن يتوجب عليك إنهاءها في أسرع وقت ممكن. أنشطته غالباً تخص الآخرين ، وهي أولويات غيرنا وليست أولوياتنا ، وهي الأعمال التي ننجزها لإرضاء الآخرين، أو لعدم إدراكنا لضآلة قيمتها، أو لأننا غير مدربين على إدارة الذات واستثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة ، ويطلق على هذا المربع مربع (الخداع) .

مقاطعات

مكالمات شخصية

التعامل مع البريد

كتابة تقارير

اجتماعات

زيارات

المربع (د) : الأعمال غير العاجلة وغير المهمة : هي الأمور التي قد يمكن أن نطلق عليها “مضيعة للوقت”، وهي الأعمال التي لا علاقة لها بأهدافك وغير مطلوب منك العمل عليها في وقتك الحاضر. وهي أنشطة لا تدخل في صميم العمل، لأنها نتاج الوقت المهدور والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل، يشعرك بسعادة وهمية سرعان ما ينكشف زيفها ، ويطلق على هذا المربع مربع (الضياع).

أنشطة غير مجدية

إضاعة وقت

تعامل مع أشخاص مضيعين للوقت

ماذا بعد تقسيم الأعمال؟

بعد أن تصنف الأعمال ( أ ، ب ، ج ، د ) ، ستجد أن جميع أعمالك وواجباتك لا بد وأن تقع في أحد الخانات الأربعة.

تعرف على ما هو مهم وما هو غير مهم من الأعمال:

أي عمل سيساعدك على بلوغ هدفك وإنجاز ما تريد فهو عمل مهم.

أما الأعمال التي لا علاقة لها بذلك الهدف فهي غير مهمة.

فرّق بين الأعمال العاجلة والأعمال الآجلة:

فرّق بين ما هو مطلوب منك عمله هذه اللحظة، وبين ما هو مطلوب منك بعد يوم أو أسبوع أو شهر .

الجدول التالي يلخص ويوضح ما سبق:

جدول  ترتيب اولوياتك