بروتوكول تنظيم الندوات

الحلقات الدراسية او الندوات كما تعرف هي وسيلة ممتازة لتبادل الخبرات وتدريب مجموعات من الناس على عمليات عمل جديدة أو أدوات. عاده ما تستغرق الندوه من ساعة واحدة لعدة أيام، والحلقات الدراسية تقدم معلومات مفيدة في فترة قصيرة نسبيا من الزمن. ترتيب ندوة فعاله يتطلب قدرا كبيرا من الإعداد، بما في ذلك تنسيق التفاصيل اللوجستية، الترويج لها، والتخطيط للعرض.
الخطوات :

•        اختر موضوعا مفيدا للندوة:

يجب ان يكون الموضوع يتعلق بما يهم الحاضرين عن مجال عملك فى الندوه.  يمكنك أيضا تحديد موضوع يوفر للحاضرين المعلومات ذات الصلة والأفكار.

•        اختيار تاريخ ووقت ومكان: 

عادة ما تستند هذه البنود الثلاثة المترابطة على المعلومات التي سيتم تقاسمها، والأماكن المتاحة وعدد الأشخاص الذين من المتوقع أن يحضروا.  تجنب أن يكون تاريخ الندوه بالقرب من العطلات، او الأحداث الهامة أو في الأيام التي قد تكون هناك ندوات أخرى. قد يؤدى تضارب المواعيد المقررة إلى انخفاض مستوى الحضور في الندوة الخاصة بك. قبل تأكيد موعد ومكان الندوة الخاصة بك، تحقق من التواريخ على النتيجه لمعرفة ما إذا كانت هناك أحداث مماثلة أو متضاربة أعلنت بالفعل.

•        إعداد جدول أعمال للندوة مفصل:

ينبغي أن يقوم جدول الأعمال على غايات وأهداف الندوة. وضح فى جدول الأعمال اسماء مقدمي الندوة جنبا إلى جنب مع الموضوع الأساسى  للندوه والنقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها. كما ينبغي أن يتضمن جدول الأعمال الوقت المخصص لكل متكلم جنبا إلى جنب مع أي وقت إضافي لأنشطة المجموعة والفواصل. الإشراف الاحتياجات الخاصة مثل المعدات السمعية والبصرية لكل متكلم مثل الميكروفون، وآله العرض، والرسوم البيانية.

•        مراجعة التفاصيل اللوجستية لمكان الندوة: 

وهذا يشمل كل شيء من وقوف السيارات , التسجيل , إعداد المكان، وترتيبات تقديم الطعام. و أحيانا يكون هناك شخص للاتصال لمساعدتك على تنسيق تفاصيل التخطيط لهذا الحدث بحيث  تنفذ الندوة و تعمل بسلاسة. توظيف وتعيين المتطوعين أو الموظفين للمساعدة في الندوه وتنفيذ التفاصيل اللوجستية لهذا الحدث.

•          إعلن عن الندوه بوقت كاف مقدما :

وينبغي أن تعلن عن الندوه على الأقل قبل شهر من هذا الحدث. يجب إستخدام أفضل طريقة للوصول إلى جمهورك مثل البريد الالكتروني والنشرات. اذا كنت تريد الإعلان عن الندوه لعامة الناس، قد تختار أيضا استخدام الإذاعة والتلفزيون أو صحيفة إعلانات لكسب المزيد من الافراد و إعلامهم بالندوة الخاصة بك. اطلب من المشاركين حجز مكان لهم في وقت مبكر، وتوفير معلومات الاتصال بهم. اتصل تليفونيا أو بالبريد الإلكتروني للمشاركين قبل أسبوع من الندوة لتذكيرهم بهذا الحدث وتأكيد حضورهم. يجب المتابعة مع المشاركين أيضا بعد الندوه للحصول على تعليقاتهم حول مضمون الندوة ونظامها.

•  كيف ترتدى لحضور ندوة :

كما تعلمون، مظهرك يدل على قدر كبير عند وصولك لحضور اجتماعات الشركة أو الندوات. فأنت تريد من الحاضرين أن ينظروا اليك تأخذ الندوه بجديه و إنك ستشارك فيها بفاعليه . أن مظهرك أيضا يخلق مصداقيتك فى عيون الحاضرين و إنك أهل للحضور و المشاركه. يجب عليك ان تذهب الى الندوة و انت ترتدى ملابس بها بقع او غير مكويه جيدا و غير متناسقه، من المرجح أنك لن تحصل على الاحترام الذي تستحقه من الأفراد الآخرين . من المهم أن تبدو أنيقا دون مبالغه فى الشكل او الثمن. على النساء عدم المبالغه فى وضع المكياج .

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " كيفية كتابة بروتوكول خطه بحثيه  " على : http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )