معالجه البريد الوارد للمنشأه
قسم المراسلات فى أى منشأه يعتبر من أهم الأقسام بها. إن وسائل الإتصال من أو إلى المنشأه تشمل ليس فقط الخطابات ,بل أيضا الدوريات , الإخطارات , المذكرات ,التلغرافات ..إلخ .
تنقسم المراسلات إلى :
- مراسلات داخليه: وهى المراسلات بين قسم من المنشاه وأخرى داخلها ,أو بين مسئول وآخر ,أو بين مسئول وباقى فروع المنشأه والتى أيضا تعتبر داخليه.
- مراسلات خارجيه: وتشمل المراسلات بين المنشأه وأطراف أخرى فى منشآت خارجيه؛أى المراسلات التى ترسلها أو تتلقاها المنشأه من مؤسسات أو منشآت أخرى.
معالجه البريد الوارد:ــ
الترتيبات اللازمه لتداول البريد داخل المنشأه يعتمد على حجم العمل بها. فى حاله المنشأه الصغيره ,يتولى موظف واحد معالجه البريد الوارد والصادر. أما فى المنشأه الكبير لا يستطيع موظف واحد القيام بذلك ,لذلك يتولى موظف البريد الوارد ويتولى آخر البريد الصادر.
بمجرد وصول البريد يفتح بواسطه الموظف المسئول.فى المنشأه الصغيره يفتحها صاحب العمل بنفسه أو المدير إن وجد. أما فى المنشأه الكبيره يتولاها الموظف المسئول عن البريد الوارد.
خطوات التعامل مع البريد الوارد:ــ
1. فتح الخطابات:
- تفتح بآله فتح المظاريف إذا كانت الكميه كبيره أو بالفتاحه اليدويه إذا كانت الكميه صغيره. ويجب مراعات عدم المساس بالرساله أو أى مستند داخل المظروف عند الفتح, مع التأكد من أن جميع ما بداخل المظروف قد تم إخراجه تماما. يجب أيضا فرد الرساله وإرفاق " تدبيس" المستندات بها .
- المظاريف التى كتب عليها كلمه " خاص " أو "شخصى " أو "سرى" لا تفتح وترسل إلى من تخصه الرساله فى الحال.
- الرسائل التى تحتوى على تحويلات أو شيكات ترسل إلى المسئول المالى ( إن وجد ) أو إلى الصراف.
- إذا كانت الرساله تحتوى على عده نقاط تتطلب أكثر من قسم أو مسئول للرد عليها ,ترسل إلى الموظف الأعلى مركزا ويخطر باقى الأطراف فى الحال,ومتابعه إن الجميع تعامل مع الرساله كل فيما يخصه.
2. ختم الخطابات:
بعد فتح الخطابات ,يجب ختمها لإظهار تاريخ إستلام الرساله.وعاده هذا الختم له خاصيه تغيير التاريخ يوميا.,كما يبين شعار المنشأه بجانب التاريخ .
3. فرز وتوزيع البريد :
- بعد إستلام الخطابات وتسجيلها, تفرز وتوضع فى حامل خاص لترسل للمسئول فى القسم المرسل إليه الخطاب. وعاده ما يكتب إسم القسم والمسئول عن الرد على المظروف من الخارج.
- الخطابات المكتوب عليها " خاص " أو "شخصى " أو "سرى" عاده ترسل للمدير العام أو رئيس المؤسسه (أو مالك المنشأه فى حاله المشروع الصغير) حسب الحاله.والشخص الذى إستلم هذا الخطاب مهما كانت مكانته عليه أن يوقع بالإستلام فى سجل البريد الوارد إقرارا منه بتحمل مسئوليه هذا الخطاب.
- فى بعض الحالات ,بعد إستلام الخطابات وتسجيلها, توضع أمام مدير الإداره أو المديرالعام لوضع التعليمات اللازمه لإتخاذ الإجراءات الضروريه وتقوم السكرتاريه بتوزيعها على من يهمه الأمر.
4. المتــابعه :
من المهم لرئيس القسم أو المدير أن يتأكد فى نهايه اليوم أن الرسائل قد تم الرد عليها بالسرعه المطلوبه حتى لا تخسر المنشأه عملائها ولا تسىء لسمعتها فى السوق ,لإن ذلك يعتبر تجاهل للعميل وسوء معامله.
إقرأ مقالات ذات صله :
المصدر : د. نبيهه جابر http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )
ساحة النقاش