العوامل المؤثرة علي كفاءة وفاعلية المنظمات العامة

د. ماهر الصواف

من الإضافات والتطورات العلمية الهامة في مجال الإدارة ما قدمته نظرية النظم، فهي تنظر للمنظمة العامة علي انها نظام اجتماعي تقترب من الكائن الحي تتكون من عدة نظم فرعية  تتفاعل وتتعاون فى تحقيق هدف مشترك ( وظيفة اجتماعية ). وتبرز نظرية النظم أيضا أهمية البيئة الخارجية بكافة عناصرها ومكوناتها، فالنظم الاجتماعية وفق هذه النظرية هي نظم مفتوحة Open system علي البيئة المحيطة بجوانبها المختلفة الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والقيمية والثقافية وعلي ذلك فالمنظمات العامة تؤثر وتتأثر بهذه البيئة الخارجية وان تجاهل معطيات ومتطلبات البيئة الخارجية قد يؤدي إلي ضعف فعاليتها ويهدد بقائها واستمرارها.

 وإستنادا لأفكار هذه النظرية يمكن القول أن هناك عدد من العوامل تؤثر علي إدارة المنظمات العامة ويجب علي القائمون علي إدارتها التعامل معها حتي يمكنهم أداء الأهداف المرسومة بالكفاءة والفعالية المرغوبة وأهم هذه العوامل هي:

•      مدي التكامل والتعاون بين النظم الفرعية الداخلية ، فلا حاجة للقول ان اي منظمة عامة تتكون من عدد من النظم منها : النظام المالي ، ونظام الموارد البشرية ، والنظام القانوني المنظم لشروط وإجراءات تقديم الخدمة العامة، ونظام المخازن، ونظام المعلومات. كما يلاحظ ان بعض من هذه النظم تتفرع إلى نظم صغيرة مثل نظام الموارد البشرية الذي يتفرع إلي نظام التعيين ، والحوافز ، والتدريب ، والترقية ، وتقويم الأداء . وتلفت نظرية النظم النظر إلي انه ليس بالضرورة ان يحدث التفاعل والتعاون بين هذه النظم الفرعية بصورة مثالية لتحقيق الهدف العام ، فقد يحدث أن تتحول بعض هذه  النظم الفرعية إلي نظم معوقة وليست معضدة كما هو متوقع ومرسوم . أيضا من المعلوم أن ضعف أي من هذه النظم قد يؤثر سلبا على النظم الفرعية الأخرى وتحد من  تحقيق الأهداف بالفعالية المطلوبة .
•      المؤثرات والضغوط الناتجة من البيئة المحيطة للمنظمة سواء المؤثرات المباشرة او غير مباشرة . فكما اشرنا عالية أن المنظمة ترتبط بعلاقات مباشرة وغير مباشرة مع البيئة الاجتماعية المحيطة بأنواعها المختلفة الاقتصادية والسياسية والتكنولوجية والثقافية 00 الخ  لذا لا يجب الإنفصال عن هذه البيئة والتمسك علي سبيل المثال بنظم عمل وأساليب تقليدية في تقديم الخدمة لا تتفق مع التطور التكنولوجي والثقافي في البيئة المحيطة بها او لا تتفق لرغبات العملاء المتجددة ، كذلك لا يجب  تجاهل ما يفرضه التطور العالمي من ضغوط تتعلق بمراعاة احترام حقوق الإنسان عند التعامل مع المواطنين ومتلقي  الخدمات العامة.
•       مدي سلامة العملية الإدارية والتكامل بين أنشتطها فتوضح نظرية النظم ان كل نظام اجتماعى يحصل على مدخلاته المختلفة من البيئة المحيطة مثل (الخامات) والمعرفة والمعلومات ، والمعدات ، والقوى البشرية وغيرها ، ويقوم بمعالجتها وتحويلها إلي مخرجات وهى السلع العامة او الخدمات والتي من خلالها يتحقق الهدف العام وهو تحقيق المصلحة العامة وتنمية المجتمع ، ويجب التأكيد هنا أن العملية التحويلية للمدخلات يجب ألا تتم بشكل عشوائي أو لا إرادي أنما يستلزم الإهتمام بجودة العملية الإدارية التي تتكون من عدة انشطة هي التخطيط ، والتنظيم والتوجيه ، والرقابة حتي تتحقق الأهداف بالفعالية والكفاءة الانتاجية المنشودة.
•       وأخيراً يعد من العوامل المؤثرة علي أداء المنظمات العامة وتحقق الأهداف بالفعالية المرغوبة هو إلي أي مدي يتم التعرف علي مستوي رضاء المتعاملين ومتلقي الخدمات العامة. حيث توضح نظرية النظم أن النظام الإجتماعي يسعي عادة للتعرف علي الأثر المرتد ممن يتعاملون معه (Feedback  ) وانه يجب عدم إهمال إجراء قياسات لهذا الأثر لتحديد مستوي رضاء العملاء عما تقدمة المنظمة من مخرجات (الخدمات العامة) لكشف الأسباب التي تؤدي إلي نقص مستوي رضائهم. ويلاحظ ان المنظمات العامة لا تولي الإهتمام الكافي  بهذه القياسات نظرا لكونها تحتكر تقديم الخدمة العامة ، مما أدي الي ضعف الجهود الساعية لتطوير نظم العمل وتحسين الخدمات العامة .