بسم الله الرحمن الرحيم

المناقصات والعقود (3)

العطاءات والمناقصات   

      إن فهم القوانين التي تنظم عملية طرح العطاءات وإجراء المناقصات وتحليلها ، يعتبر من أهم الخطوات الإدارية التي تؤثر على المشروع ، إن الهدف الأساسي هو التعاقد مع المقاول المناسب لضمان تحقيق الجودة وبأقل سعر ، الجدير بالذكر أن لكل دولة قوانينها الخاصة بالعطاءات والمناقصات ، يعتبر الإطار العام لأنواع المناقصات ثابت وكذلك الشروط الواجب إتباعها وخصائص كل نوع ، ولكن الاختلاف هو في الحدود المالية وبعض الشروط التنفيذية .

     من العادة ، هناك أربعة أنواع من المناقصات وهى : المناقصة العامة ، المناقصة المحدودة ، الممارسة ، والاتفاق المباشر ، أدناه شرح لكل من تلك الأنواع :  

أولاً : المناقصة العامة :

      يجب على الجهة طالبة الخدمة إعداد كراسة الشروط والمواصفات وقوائم الأعمال وملحقاتها ، ويجب مراعاة العناية التامة في تلك المستندات ويكون بها نسخة من العقد به كافة المواصفات والشروط المالية والإدارية من تأمينات وضرائب وخلافه ، ويتم الإعلان عن المناقصة العامة في صحيفة أو اثنين واسعة الانتشار مرتين على الأقل ، وفى حالة المناقصات الكبيرة ينشر عنها ثلاث مرات ، ويجب أن يكون الإعلان عن المناقصة في الوقت المناسب .

ثانياً : المناقصة المحدودة

      من العادة يوجد لدى المنظمة سجل خاص بالموردين والمقاولين الذين تم التعامل معهم من قبل وثبتت كفاءتهم ، في هذا النوع من المناقصات تتم دعوة عدد محدد من المقاولين المسجلين لدى المنظمة ذوى الخبرة السابقة والسمعة الحسنة ، من العادة تتم المناقصة المحدودة في معظم الشركات الخاصة وبعض المصالح الحكومية ، وتتم المناقصة المحدودة تتم في الأعمال ذات الطبيعة التي تتطلب حصر الاشتراك فيها على عدد محدد من الموردين والمقاولين ، إن خطوات الدعوة للمناقصة وفتح العطاءات واختيار أفضل عطاء يتم بنفس طريقة المناقصات العامة .  

       ساعدت شبكة الإنترنت بعض الشركات الدولية بإتباع طرق جديدة لطرح المناقصات وخاصةً المناقصات المحدودة لبعض الشركات المحددة والمعروفة في السوق لتوريد بعض ما تحتاجه تلك الشركات ، يقوم المالك بعمل صفحة في الإنترنت بها بنود العقد ، من حق أي شركة الدخول وتعديل الأسعار الخاصة بها ، كما يمكنها رؤية أسعار الشركات الأخرى المنافسة ،  تمتاز هذه الطريقة ( وهى غير شائعة الاستخدام ) بشفافية عالية في البيانات ، وأن كل الأطراف يعلمون السبب الحقيقي للفائز بعيداً عن الشائعات والإثارة ، يعاب عليها أنها تحتاج إلى توصيف دقيق ومحدد لكل بند .

ثالثاً : الممارسة

      الممارسة هي أن تقوم لجنة ممثلة من الجهة المالكة بعقد اجتماع مع المقاول أو عدد من المقاولين ، وعن طريق التفاوض المباشر يتم تقليل الأسعار عن طرق المزايدة بين المقاولين ، ولهذا الغرض تشكل لجنة بها عضو فني وعضو مالي وآخر قانوني ، وتعتبر هذه اللجنة المسئولة عن التفاوض مع المقاولين ، توجه الدعوة لتقديم العروض في الممارسات بخطابات رسمية ( موصى عليها بعلم الوصول ) ، تتضمن الخطابات البيانات الواجب ذكرها في الإعلان عن المناقصات العامة ، مع تحديد ميعاد أول اجتماع للجنة الممارسة ليحضره المقاولون أو منادييهم ، من العادة توجه الدعوة إلى أكبر عدد ممكن من المشتغلين بنوع النشاط موضوع الممارسة والمقيدين بسجل الموردين والمقاولين .   

       يجوز الإعلان عن الممارسة ، وتتولى لجنة الممارسة مجتمعة أجراء ممارسة الموردين والمقاولين ومناقشتهم في جلسات علنية مفتوحة للموردين والمقاولين أو مندوبيهم ، بعد ذلك ترفع اللجنة توصيتها بالنتيجة إلى الإدارة العليا للاعتماد ما لم تكن اللجنة مفوضة بالتعاقد المباشر ، يجب على لجنة الممارسة أن تثبت كافة ما اتخذته من إجراءات ومناقشات في محضر يتضمن توصياتها ، وموقع عليه من جميع أعضائها.

 رابعاً : الاتفاق المباشر

        يتم هذا النوع من المناقصات في الحالات العاجلة التي لا تتحمل إجراءات مناقصة ، ويتم ذلك بناءاً على موافقة الإدارة العليا ومن السلطة المختصة ، وتتم في حالة أن يكون المورد هو الوحيد والمتفرد لهذا المنتج ، في تلك الحالة يتم الاتفاق مع المورد مباشرةً مع التفاوض معه في السعر ، هذا النوع من المناقصات لا يتم إلا في أضيق الحدود وفى الحالات الخاصة ، في قانون بعض الدول ، يمنع تكرار التعاقد بطريقة الاتفاق المباشر أكثر من مرة واحدة في السنة بالنسبة إلى ذات عملية الشراء أو الخدمة أو مقاولة الأعمال أو النقل إلا للضرورة وبموافقة السلطات الأعلى . 

تقييم العطاءات / المناقصات

       من العادة يتم تقديم مظروفين للعطاء ، الأول فني والثاني مالي ، حيث تقوم اللجنة الفنية المختصة بفتح المظروف الفني ، وتقوم بتقييم العروض فنياً ، بعد تحديد العروض المقبولة فنيا يتم فتح المظاريف المالية وتقيمها ومن ثم يتم تحديد الأقل سعراً هو صاحب العطاء الفائز ، وتتمثل أنواع تقييم العطاءات : التقييم الفني ، و التقييم المالي . 

تقييم العطاءات فنياً : وتشمل معايير التقييم الفني للعطاءات :

1.         المنظومة الإدارية لدى شركة المقاولات وحجمها .

2.         شكل التنظيم الإداري في الموقع .

3.         الخبرة السابقة للمهندسين . 

4.         معايير الجودة التي تطبق في المنظمة .

5.         قوانين السلامة والصحة والبيئة التي تطبق في شركة المقاولات ، وأخر سجل تقرير حوادث لديهم .

6.         الخبرة السابقة في نفس الأعمال .

7.         المعدات المتوفرة لدى المقاول .

8.         البرنامج الزمني والفترة الكلية لإنهاء المشروع .

       أكثر طرق التقييم استخداما لتحديد أفضل العطاءات فنياً ، هي طريقة النقاط : وفيها ترصد دراجات لكل بند ( معيار ) ، وأكبر العطاءات درجةً يعتبر الفائز . مثال : تعطى 10 درجة لأقل فترة زمنية لإنهاء المشرع ، ثم أقل من 10درجة للفترة الأطول بالترتيب ، ثم يترجم مجموع الدرجات إلى نسبة مئوية ، بحيث يوضح مثلاً بأن لا يقبل عطاء من الناحية الفنية تقل عن نسبة 70% .

تقييم العطاءات مالياً :  تأتى هذه المرحلة بعد مرحلة التقييم الفني ، وتعتبر أسهل وأهم مراحل التقييم ، حيث أنها المرحلة الأخيرة التي سيتم بعدها إسناد المشروع إلى المقاول ، و تختلف عملية التقييم المالي من دولة إلى أخرى ، وقد تختلف من مشروع إلى أخر ، والحكم في ذلك هو القانون الذي يسعى إلى أقل سعر مهما تكون قيمة العطاء ، ولكن يعاب على ذلك أن الفرق في الأسعار قد يكون كبيراَ وغير منطقي ، مما يسبب مشاكل أثناء التنفيذ عند إسنادها إلى أقل سعر ، ويمكن معالجة ذلك عن طريق التقييم الفني الدقيق ، مع اختيار الشركات المناسبة عند طرح العطاءات ، إن التقييم المالي يعتبر ممتازاً للمناقصات المحدودة ، وغير مناسب للمناقصات العامة .

التقرير الختامي للمشروع  Closeout Report 

      يعتبر التقرير الختامي مرجع للشركة سواء للمالك أو المقاول ، وكذلك للمستشار الهندسي حيث يعتبر مرجعاً للمشروعات التي تتم في المستقبل ، فهو يبين أسباب النجاح أو الفشل ، فهو يعتبر بمثابة تقرير ملخص عن الدروس المستفادة من المشروع ، ويتصف التقرير الختامي بالخصائص التالية :

1.     يتم إعداده في نهاية المشروع .

2.     يعد بواسطة المكتب الفني والمخطط والمسئول عن مراقبة التكاليف .

3.     تتم مراجعة التقرير من قبل الإدارات المعنية ، والمراجعة النهائية تتم بواسطة مدير المشروع .

4.     يعتبر مستند هاماً ويحفظ للرجوع إليه عند الحوجة .

من العادة تشمل محتويات / عناصر التقرير الختامي على الآتي :

1.     المقدمة .

2.     خلفية عامة عن المشروع والهدف منه .

3.     الموازنة المخصصة للمشروع ، والتكلفة الحقيقية .

4.     الاختلاف بين التكلفة الحقيقية والتقديرية ، هل في حدود المسموح به أم أكثر .

5.     تقييم أداء المقاولين والموردين .

6.     عمل الرسومات النهائية مطابقة للواقع عن طريق تحليل الرسومات الأساسية في بداية المشروع .

7.     تخطيط الوقت في بداية المشروع و ما تم تعديله في الجدول الزمني .

8.     أسباب انتهاء المشروع قبل أو بعد الجدول الزمني .

9.     التغيير في الكميات المتفق عليها في العقد وأسبابها وتأثيرها على الوقت والتكاليف .

10.      التوصيات : وتشمل الآتي  :

  أ. تعديل أجراء حساب التكلفة التقديرية .

ب. تعديل الجدول الزمني .

ج. التوصيات الخاصة بأداء المقاولين والموردين .

د. التوصيات الخاصة بالتشغيل .