بسم الله الرحمن الرحيم
المناقصات والعقود (3)
العطاءات والمناقصات
إن فهم القوانين التي تنظم عملية طرح العطاءات وإجراء المناقصات وتحليلها ، يعتبر من أهم الخطوات الإدارية التي تؤثر على المشروع ، إن الهدف الأساسي هو التعاقد مع المقاول المناسب لضمان تحقيق الجودة وبأقل سعر ، الجدير بالذكر أن لكل دولة قوانينها الخاصة بالعطاءات والمناقصات ، يعتبر الإطار العام لأنواع المناقصات ثابت وكذلك الشروط الواجب إتباعها وخصائص كل نوع ، ولكن الاختلاف هو في الحدود المالية وبعض الشروط التنفيذية .
من العادة ، هناك أربعة أنواع من المناقصات وهى : المناقصة العامة ، المناقصة المحدودة ، الممارسة ، والاتفاق المباشر ، أدناه شرح لكل من تلك الأنواع :
أولاً : المناقصة العامة :
يجب على الجهة طالبة الخدمة إعداد كراسة الشروط والمواصفات وقوائم الأعمال وملحقاتها ، ويجب مراعاة العناية التامة في تلك المستندات ويكون بها نسخة من العقد به كافة المواصفات والشروط المالية والإدارية من تأمينات وضرائب وخلافه ، ويتم الإعلان عن المناقصة العامة في صحيفة أو اثنين واسعة الانتشار مرتين على الأقل ، وفى حالة المناقصات الكبيرة ينشر عنها ثلاث مرات ، ويجب أن يكون الإعلان عن المناقصة في الوقت المناسب .
ثانياً : المناقصة المحدودة
من العادة يوجد لدى المنظمة سجل خاص بالموردين والمقاولين الذين تم التعامل معهم من قبل وثبتت كفاءتهم ، في هذا النوع من المناقصات تتم دعوة عدد محدد من المقاولين المسجلين لدى المنظمة ذوى الخبرة السابقة والسمعة الحسنة ، من العادة تتم المناقصة المحدودة في معظم الشركات الخاصة وبعض المصالح الحكومية ، وتتم المناقصة المحدودة تتم في الأعمال ذات الطبيعة التي تتطلب حصر الاشتراك فيها على عدد محدد من الموردين والمقاولين ، إن خطوات الدعوة للمناقصة وفتح العطاءات واختيار أفضل عطاء يتم بنفس طريقة المناقصات العامة .
ساعدت شبكة الإنترنت بعض الشركات الدولية بإتباع طرق جديدة لطرح المناقصات وخاصةً المناقصات المحدودة لبعض الشركات المحددة والمعروفة في السوق لتوريد بعض ما تحتاجه تلك الشركات ، يقوم المالك بعمل صفحة في الإنترنت بها بنود العقد ، من حق أي شركة الدخول وتعديل الأسعار الخاصة بها ، كما يمكنها رؤية أسعار الشركات الأخرى المنافسة ، تمتاز هذه الطريقة ( وهى غير شائعة الاستخدام ) بشفافية عالية في البيانات ، وأن كل الأطراف يعلمون السبب الحقيقي للفائز بعيداً عن الشائعات والإثارة ، يعاب عليها أنها تحتاج إلى توصيف دقيق ومحدد لكل بند .
ثالثاً : الممارسة
الممارسة هي أن تقوم لجنة ممثلة من الجهة المالكة بعقد اجتماع مع المقاول أو عدد من المقاولين ، وعن طريق التفاوض المباشر يتم تقليل الأسعار عن طرق المزايدة بين المقاولين ، ولهذا الغرض تشكل لجنة بها عضو فني وعضو مالي وآخر قانوني ، وتعتبر هذه اللجنة المسئولة عن التفاوض مع المقاولين ، توجه الدعوة لتقديم العروض في الممارسات بخطابات رسمية ( موصى عليها بعلم الوصول ) ، تتضمن الخطابات البيانات الواجب ذكرها في الإعلان عن المناقصات العامة ، مع تحديد ميعاد أول اجتماع للجنة الممارسة ليحضره المقاولون أو منادييهم ، من العادة توجه الدعوة إلى أكبر عدد ممكن من المشتغلين بنوع النشاط موضوع الممارسة والمقيدين بسجل الموردين والمقاولين .
يجوز الإعلان عن الممارسة ، وتتولى لجنة الممارسة مجتمعة أجراء ممارسة الموردين والمقاولين ومناقشتهم في جلسات علنية مفتوحة للموردين والمقاولين أو مندوبيهم ، بعد ذلك ترفع اللجنة توصيتها بالنتيجة إلى الإدارة العليا للاعتماد ما لم تكن اللجنة مفوضة بالتعاقد المباشر ، يجب على لجنة الممارسة أن تثبت كافة ما اتخذته من إجراءات ومناقشات في محضر يتضمن توصياتها ، وموقع عليه من جميع أعضائها.
رابعاً : الاتفاق المباشر
يتم هذا النوع من المناقصات في الحالات العاجلة التي لا تتحمل إجراءات مناقصة ، ويتم ذلك بناءاً على موافقة الإدارة العليا ومن السلطة المختصة ، وتتم في حالة أن يكون المورد هو الوحيد والمتفرد لهذا المنتج ، في تلك الحالة يتم الاتفاق مع المورد مباشرةً مع التفاوض معه في السعر ، هذا النوع من المناقصات لا يتم إلا في أضيق الحدود وفى الحالات الخاصة ، في قانون بعض الدول ، يمنع تكرار التعاقد بطريقة الاتفاق المباشر أكثر من مرة واحدة في السنة بالنسبة إلى ذات عملية الشراء أو الخدمة أو مقاولة الأعمال أو النقل إلا للضرورة وبموافقة السلطات الأعلى .
تقييم العطاءات / المناقصات
من العادة يتم تقديم مظروفين للعطاء ، الأول فني والثاني مالي ، حيث تقوم اللجنة الفنية المختصة بفتح المظروف الفني ، وتقوم بتقييم العروض فنياً ، بعد تحديد العروض المقبولة فنيا يتم فتح المظاريف المالية وتقيمها ومن ثم يتم تحديد الأقل سعراً هو صاحب العطاء الفائز ، وتتمثل أنواع تقييم العطاءات : التقييم الفني ، و التقييم المالي .
تقييم العطاءات فنياً : وتشمل معايير التقييم الفني للعطاءات :
1. المنظومة الإدارية لدى شركة المقاولات وحجمها .
2. شكل التنظيم الإداري في الموقع .
3. الخبرة السابقة للمهندسين .
4. معايير الجودة التي تطبق في المنظمة .
5. قوانين السلامة والصحة والبيئة التي تطبق في شركة المقاولات ، وأخر سجل تقرير حوادث لديهم .
6. الخبرة السابقة في نفس الأعمال .
7. المعدات المتوفرة لدى المقاول .
8. البرنامج الزمني والفترة الكلية لإنهاء المشروع .
أكثر طرق التقييم استخداما لتحديد أفضل العطاءات فنياً ، هي طريقة النقاط : وفيها ترصد دراجات لكل بند ( معيار ) ، وأكبر العطاءات درجةً يعتبر الفائز . مثال : تعطى 10 درجة لأقل فترة زمنية لإنهاء المشرع ، ثم أقل من 10درجة للفترة الأطول بالترتيب ، ثم يترجم مجموع الدرجات إلى نسبة مئوية ، بحيث يوضح مثلاً بأن لا يقبل عطاء من الناحية الفنية تقل عن نسبة 70% .
تقييم العطاءات مالياً : تأتى هذه المرحلة بعد مرحلة التقييم الفني ، وتعتبر أسهل وأهم مراحل التقييم ، حيث أنها المرحلة الأخيرة التي سيتم بعدها إسناد المشروع إلى المقاول ، و تختلف عملية التقييم المالي من دولة إلى أخرى ، وقد تختلف من مشروع إلى أخر ، والحكم في ذلك هو القانون الذي يسعى إلى أقل سعر مهما تكون قيمة العطاء ، ولكن يعاب على ذلك أن الفرق في الأسعار قد يكون كبيراَ وغير منطقي ، مما يسبب مشاكل أثناء التنفيذ عند إسنادها إلى أقل سعر ، ويمكن معالجة ذلك عن طريق التقييم الفني الدقيق ، مع اختيار الشركات المناسبة عند طرح العطاءات ، إن التقييم المالي يعتبر ممتازاً للمناقصات المحدودة ، وغير مناسب للمناقصات العامة .
التقرير الختامي للمشروع Closeout Report
يعتبر التقرير الختامي مرجع للشركة سواء للمالك أو المقاول ، وكذلك للمستشار الهندسي حيث يعتبر مرجعاً للمشروعات التي تتم في المستقبل ، فهو يبين أسباب النجاح أو الفشل ، فهو يعتبر بمثابة تقرير ملخص عن الدروس المستفادة من المشروع ، ويتصف التقرير الختامي بالخصائص التالية :
1. يتم إعداده في نهاية المشروع .
2. يعد بواسطة المكتب الفني والمخطط والمسئول عن مراقبة التكاليف .
3. تتم مراجعة التقرير من قبل الإدارات المعنية ، والمراجعة النهائية تتم بواسطة مدير المشروع .
4. يعتبر مستند هاماً ويحفظ للرجوع إليه عند الحوجة .
من العادة تشمل محتويات / عناصر التقرير الختامي على الآتي :
1. المقدمة .
2. خلفية عامة عن المشروع والهدف منه .
3. الموازنة المخصصة للمشروع ، والتكلفة الحقيقية .
4. الاختلاف بين التكلفة الحقيقية والتقديرية ، هل في حدود المسموح به أم أكثر .
5. تقييم أداء المقاولين والموردين .
6. عمل الرسومات النهائية مطابقة للواقع عن طريق تحليل الرسومات الأساسية في بداية المشروع .
7. تخطيط الوقت في بداية المشروع و ما تم تعديله في الجدول الزمني .
8. أسباب انتهاء المشروع قبل أو بعد الجدول الزمني .
9. التغيير في الكميات المتفق عليها في العقد وأسبابها وتأثيرها على الوقت والتكاليف .
10. التوصيات : وتشمل الآتي :
أ. تعديل أجراء حساب التكلفة التقديرية .
ب. تعديل الجدول الزمني .
ج. التوصيات الخاصة بأداء المقاولين والموردين .
د. التوصيات الخاصة بالتشغيل .
ساحة النقاش