التكشيف والكشافات

يمكن تعريف التكشيف بأنه عملية دراسة وتحليل الوثائق لتحديد رؤوس الموضوعات أو الواصفات التي تستخدم في بناء الكشاف وهو الأداة التي يستخدمها الباحث أو المستفيد في الوصول إلى الوثائق التي يحتاج إليها واسترجاعها وتتوافرالعديد من تلك الكشافات للباحثين اليوم بصورها المطبوعة والآلية
ويمكن تعريف الكشافات بأنها مصادر مرجعية ترشد إلى مفردات النصوص في مصادر المعلومات وترتيبها تحت مداخل مقننة ومحددة تسهل البحث فيها والوصول إليها في نصوصها الأصلية ومن أنواعها كشافات الكتب التي نراها في نهاية الكتاب ترشد القارىء للمفردات الواردة فيه من خلال إعادة ترتيبها حسب الترتيب الهجائي على سبيل المثال
وكذلك هناك كشافات الدوريات التي ترشد للمقالات والموضوعات التي وردت في دورية أو أكثر حسب مدى التغطية المحددة للكشاف
وهناك العديد من الكشافات التي تعتبر من الأدوات البحثية المفيدة للباحثين والمستفيدين حيث أنها تساعدهم للوصول إلى المعلومات بسرعة ويسر وتعتبر كشافات الدوريات عي المفتاح المنهجي للوصول إلى أدق تفصيلات ما ينشر بالدوريات المكشفة فهو يعرض مواد الدوريات تحت شبكة متكاملة من رؤوس الموضوعات والقضايا الأشخاص والهيئات معا في نسق هجائي واحد


أهمية الكشافولذلك فإن الكشاف يقدم الإجابة السريعة والدقيقة عن متى وأين نشر هذا الخبر أو الموضوع
كما يفيد في تتبع ما نشر في موضوع معين أو ما كتبه كاتب معين وتتضح أهمية الكشافات في وقتنا الحاضر حيث أنها تعمل على تحليل مصادر المعلومات بما يسر سبل الإفادة من المعلومات بسرعة ودقة وبأقل جهد ممكن ، وإذا كانت مصادر المعلومات تعتبر كنوز العصر لما تضمنه من درر المعلومات فإن الكشافات تعتبر مفاتيح الوصول إلى مكنون هذا المكنوز وهي حلقة الاتصال الضرورية بين مصادر المعلومات وهؤلاء الذين يرغبون في الحصول على المعلومات الدقيقة منها
ويقدم الكشاف إرشادا أو دليلا للمواد التي قد يرغب المستفيد في استرجاعها أو تلك التي لا يعرف بوجودها ، وإذا كانت الكشافات تتميز بالسرعة والحداثة والانتظام في مواكبة الإنتاج الفكري فإنها تعتبر من أهم الأدوات التي تساعد على متابعة البحوث والدراسات الجارية ذات القيمة للباحثين
والكشافات ترتب وفق خطة معينة فقد تكون مصنفة وقد تكون تحت رؤوس موضوعات هجائية وقد تسلك الترتيب الموضوعي ثم تحت الموضوع نجد المقالات مرتبة هجائيا ولكننا لا نجد المقالة ذاتها ، ولكن تخبرنا الكشافات عن وجود تلك المقالة في مجلة ما أو صحيفة ما إلا أن بعض الكشافات تورد بضع أسطر عن تلك المقالة ، ويقوم الكشاف بتحليل محتويات الدوريات تحت موضوعاتها الدقيقة وتحت أسماء كتابها في الكشافات مع إعطاء أقل القليل من المعلومات الببليوجرافية كعنوان المقال ورمز الدورية وتاريخ النشر والصفحات وقد يصحب ذلك ملخصا دقيقا لمحتويات المقال تعرف بالمستخلصات
وطريقة البحث في الكشاف سهلة جدا فيمكن البحث عن طريقرأس الموضوعكاتب المقالعنوان المقالة
ويتم البحث من خلال أي معلومة لدى الباحث إما عن طريق كاتب المقال في كشاف المؤلفين وعند الحصول على رقم أو أرقام المدخل يتم الرجوع إلى الكشاف الموضوعي للحصول على كافة المعلومات الببليوجرافية عن المقالة المطلوبة
في حالة معرفة عنوان المقال يتم البحث في كشاف العناوين ثم الذهاب إلى كشاف الموضوعات ، أما إذا كان المطلوب التعرف على أي مقالات في موضوع معين فإنه يجب الاتجاه إلى كشاف الموضوعي واختيار رأس الموضوع المطلوب ثم استعراض ما رتب تحته من مداخل للمقالات والتعرف على بياناتها الببليوجرافية المتكاملة تحتها
وفي العادة ترتب الكشافات وتقسم إلى ثلاثة
كشاف الموضوعاتكشاف المؤلفينكشاف العناوين
كشاف الموضوعاتهذا الكشاف هو أساس العمل ومتنه ترتب فيه المداخل للموضوعات وفق رؤوس موضوعات تم اختيارها للتعبير عن الموضوعات المكشفة وتحت رأس الموضوع يتم ترتيب المقالات الفبائيا حيث ترد البيانات الببليوجرافية كالآتي : اسم كاتب المقالة يليه عنوان المقال ثم عنوان الدورية( إذا كان الكشاف يتضمن أكثر من دورية) ثم بيانات التوريق التي تمثل المجلد أو السنة والعدد ورقم الصفحات التي ورد بها ويتم تمييز كل مدخل بأرقام مسلسلة

كشاف المؤلفينهذا الكشاف يسهل مهمة الوصول للمعلومات عن طريق كاتب المقال أو من في حكمه وهو مرتب هجائيا بالأسماء ويتم تمييز كل كاتب بأرقام مسلسلة

كشاف العناوينوهو مرتب أيضا هجائيا بعناوين المقالات التي تم تكشيفها في الكشاف ونجد أمام كل عنوان رقم المدخل الذي يمثله في الكشاف الموضوعي
خطوات إعداد الكشاف
تحديد الهدفالخطوة الأولى في أي مشروع تكشيف هي تحديد المستفيدين من الكشاف واحتياجاتهم وهل يستحق الكتاب التكشيفوتحديد الأسباب التي تؤدي إلى التكشيف والتأكد من أن هذا المشروع لم يسبق إعداده
رسم حدود التغطيةالخطوة الثانية هي رسم حدود المجال في مشروع التكشيف أي تحديد الموضوع أو الموضوعات التي يغطيها الكشاف وتحديد الفترة الزمنية إذا كان التكشيف لمقالات منشورة في دوريات أو كانت طبيعة الموضوع تتطلب تحديدا زمنيا وتحديد النطاق الجغرافي إذا احتاج الأمر وتحديد لغات المواد الداخلة في نطاق الكشاف وتحديد نوعيات المواد
استقبال الوثائق التي ستكشف ويتم فحصهامن الضروري توفير الوثائق التي يتم تحليلها وفحصها جيدا ويحسن أن ترتب وفق نظام معين حتى تتم عملية التكشيف بسرعة وسهولةوقبل أن يبدأ المكشف عمله تفصيلا لابد أن يضع الأدوات التي يعتمد عليها في التكشيف مثل القواعد وقوائم الاستناد ولابد أن يلقي نظرة في داخل مجموعة الوثائق التي ستكشف ثم يضع سلسلة من القراراتهل تحتوي المجموعة أي من المواد التي يجب ألا تكشف الإعلانات – الافتتاحية - الببليوجرافياتهل تحوي المجموعة أي من الفئات التي يجب تكشيفها بدقة أقل من العبارات النصية الرئيسية ( مثل الخطابات، القول المجمل ، المواد الجدولية ، الحواشيهل المواد في المجموعة تتطلب مصطلحات عامة في ا لكشاف أم أنها تتطلب مصطلحات علمية وهل المصطلحات باللغة القومية كافية أم هناك حاجة لمصطلحات أجنبية وهل يجب أن تترجم في هذه الحالةوفي هذا الوقت أيضا هناك عدد من القرارات متعلق بتصميم الكشاف قبل عمله مثل هل سيتم إنتاج الكشاف بمساعدة الحاسب الالكتروني أم بالطرق التقليدية فقط وهذا بالطبع يساعد على تقرير المصطلحات والبنية الأساسية للكشاف أي هل سيكون الكشاف من نوع الكشافات المترابطة أم كشاف يستخدم رؤوس الموضوعات التقليدية

الحصول على البيانات المطلوبة من الوثائق وتسجيلها ويعني هذا الإطلاع على كل وثيقة وقراءتها أو فحصها بدقة من أجل الحصول على البيانات التي تصفها وتحدد موضوعها ومكانها ويمكن تحديد المعلومات المكشفة إما بوضع خط تحتها أوكتابتها باليد في مكان محدد من الوثيقة أو بنقلها مباشرة في البطاقات المعدة لذلك
ويحسن أن تسجل البيانات المطلوبة على بطاقات بحيث تحمل البطاقة الواحدة البيانات الخاصة بوثيقة واحدة أو بمادة واحدةومن الضروري أن يعتمد المكشف على نظام مقنن فيما يتعلق ببيانات الوصف أو رؤوس الموضوعات حتى تتسم بالتوحيد والدقة
وإذا كانت الوثيقة تحتاج لأكثر من رأس موضوع واحد تعد بطاقات بعدد رؤوس الموضوعات المقررة للوثيقة لإمكانية توزيعها في الكشاف حسب النظام المعمول به
مثال لتكشيف مقال في دورية متخصصةويلاحظ أن البطاقة تشتمل على البيانات التاليةرأس الموضوعاسم المؤلف، عنوان المقال ، اسم المجلة ، رقم المجلد أو السنة ، رقم العدد ، تاريخ العدد ، أرقام الصفحات التي يشغلها المقال

المراجعةعلى الرغم من أن المكشف يحرص على أن تكون البيانات المطلوبة دقيقة إلا أنه من الضروري إجراء المراجعة لعمل المكشف تفاديا للأخطاء التي قد تحدث نتيجة للسهو أو لقلة الخبرة ويحسن أن يقوم بهذا العمل شخص آخر غير المكشف نفسه


عمل الوسائل المكملةمثل إعداد إحالات انظر واحالات انظر أيضا ، إعداد المداخل الإضافية بأسماء المؤلفين أو بالعناوين 00 الخ إذا كان المدخل الرئيسي برأس الموضوع أو برقم التصنيف 0 ومن الضروري تزويد الكشاف بما يشرح ويفسر طريقة استخدامه

ترتيب البطاقاتترتب البطاقات طبقا للخطة المحددة للترتيب

التحريرلابد من تحرير البطاقات المتجمعة وهذا يعني استبعاد المداخل المكررة والمداخل غير الضرورية وضم بعض البطاقات تحت رأس واحد بدلا من تشتتها تحت رؤوس متعددة دون داع أو العكس أي توزيع البطاقات على عدة رؤوس موضوعات إذا لوحظ أن هناك مجموعة كبيرة من البطاقات تجمعت تحت رأس واحد دون مبرر