تطلب معظم المجلات تقديم خطاب تعريفي (رسالة تغطية) مرفق مع كل مخطوطة بحثية مقدمة إليها للنشر. يجب أن يتضمن خطاب الغلاف الفعال ملخصًا موجزًا ​​لنتائجك وفقرة صغيرة حول سبب شعورك بأن الدراسة مناسبة للمجلة والجمهور المستهدف. يوفر خطاب الغلاف فرصة ممتازة للتواصل مع محرر المجلة وإثارة اهتمامه بالمخطوطة المقدمة. يتم إغراق محرري المجلات بالمئات من عمليات الإرسال، ومن المهم توفير انطباع أول جيد يعمل على إثارة شهية المحررين لنشر بحثك. لذا، فإن خطابًا مختصرًا معدا على عجل مكتوبًا عليه فقط عنوان الورقة، واسم المجلة، وتفاصيل الاتصال يضيف قيمة قليلة للتقديم.

فيما يلي بعض النقاط الإضافية الهامة التي يجب ذكرها في خطاب التقديم لتقديمه إلى المجلة:

1. عنوان الورقة وتفاصيل المؤلف المطابقة: على الرغم من أن ذكر هذه التفاصيل يبدو واضحًا، فيجب عليك التأكد من تضمينها في خطاب التقديم.

2. ملخص قصير لنتائجك: في 3-4 جمل فقط، يجب عليك تلخيص أهم نتائج دراستك. من الأفضل تجنب التفاصيل الفنية هنا. يجب أن يكون الهدف وضع نتائجك في سياق الأدبيات الحالية. اسأل نفسك الأسئلة التالية للوصول إلى نقاط القوة في دراستك:

- ماذا تضيف دراستي إلى المعرفة الحالية؟

- هل تنقض ورقتي أو تكمل نتائج ورقة أساسية في هذا المجال؟

- ما هي الرواية حول هذه الدراسة؟

- هل تقدم هذه الدراسة أي آثار مستقبلية رائعة؟

3. دافعك للتقديم إلى المجلة: بعد موجز قصير، بين مدى ملاءمة دراستك للمجلة وتطابقها مع نطاقها، وسبب اعتقادك أن القراء سيجدونها مثيرة للاهتمام.

4. الموافقة الأخلاقية: ﯾﺟب أن تذﮐر رﺳﺎﻟﺔ الغلاف لورقتك البحثية ﻣﺎ إذا ﮐﺎﻧت اﻟدراﺳﺔ قد حازت موافقة أخلاقية من جامعتك. في حالة التجارب السريرية مثلا، أذكر أنه تم الحصول على الموافقة المسبقة، وتقديم رقم التسجيل / الموافقة (تطلب بعض المجلات ذلك) 

5. تضارب المصالح: اذكر ما إذا كان هناك أي تضارب محتمل في المصالح مع أحد مراجعي المجلة.

6. اتفاق الأصالة والمؤلف: وأخيرا، أذكر أن المخطوطة ليست قيد الدراسة للنشر من قبل مجلة أخرى وأن جميع المؤلفين قد قرؤوا المخطوطة ووافقوا على تقديمها إلى المجلة.

7. معلومات إضافية: بصرف النظر عن جميع المعلومات الأساسية المذكورة أعلاه، فإن بعض المجلات تطلب معلومات إضافية، والتي يمكن أن تساعد المحررين في مراجعة المخطوطة. تأكد من مراجعة إرشادات المجلة بهذا الصدد. 

8. المراجعون المفضّلون وغير المفضّلين: تشجّع معظم المجلات المؤلفين على الإشارة إلى مراجعيهم المفضلين وغير المفضّلين لأن هذا قد يساعد في التعجيل بعملية المراجعة. يجب على المؤلفين اختيار المراجعين بحكمة، وضمان عدم وجود تضارب في المصالح، وسيكونون قادرين على تقديم تقييم غير متحيز وقيم. اذكر أيضًا أي مراجعين لا يجب تعيينهم بالضرورة بسبب وجود تضارب مصالح قائم. لاحظ أن الاختيار النهائي للمراجعين يقع بالكامل على محرر المجلة، الذي قد يقبل أو لا يقبل اقتراحاتك.

9. التفاعل المسبق مع أي من المحررين في تلك المجلة: إذا أبدى أي من محرري الدوريات اهتمامًا بعملك أثناء تفاعل مسبق على سبيل المثال على وسائل التواصل الاجتماعي أو في مؤتمر فاذكر ذلك في خطاب التقديم. في ظل ظروف معينة وبإذن خاص من المجلة، يمكنك حتى معالجة خطاب المقدمة إلى هذا المحرر.

10. عمل تنافسي مماثل: إذا كنت تعتقد أن عملك رائد حقًا وتعتقد أن مجموعة بحث أخرى قد تقدم نتائج مماثلة في مكان آخر، يمكنك أن تطلب من المحررين إجراء عملية مراجعة سريعة. ومع ذلك، استخدم هذا الخيار بحذر لأنه قد يجعل محرري الدوريات حذرين. هذا كل ما يتعلق بخطاب التغطية الذي يجب أن ترفقه مع ورقتك المرسلة إلى مجلة. ولكن ماذا عن الرسالة التي تحتاج إلى تقديمها في وقت إعادة التقديم بعد معالجة تعليقات المراجعين؟ في هذه الحالة، لا يحتاج خطاب التقديم لإعادة التقديم إلى تكرار المعلومات التي تم تقديمها عند الإرسال الأولي. بدلاً من ذلك، يجب أن تشكر محرر المجلة على تقييمه وتقييمه لوقت المعلقين وتعليقاتهم. اذكر ما إذا كنت توافق على جميع تعليقات / اقتراحات المراجع. في حالة ما لا تتفق معه، يجب عليك تقديم نقض منطقي للنقطة. لتلخيص، تذكر أن خطاب المقدمة قد يكون أفضل ما لديك وفرصة لتسويق مخطوطتك. قد يكون خطاب التغطية المثير للإعجاب عاملاً في قبول نشر ورقتك. 

هذا نموذج لرسالة غلاف باللغة الإنجليزية:

Dear Dr./Ms./Mr. [insert the editor’s name],

I would like to request you to consider the  manuscript entitled‏ ‏‎[insert manuscript title] for publication in [insert the journal’s name] as an original article.

While many studies have investigated the [briefly describe the existing state of knowledge on the subject], I have not come across a paper that deals with [the subject/theme/topic of your study]. We conducted [brief description of methods] and came up with [give a brief overview of results]. I feel that [why your research is important and what future direction it might offer].

­­­­­I believe that the findings of this study are relevant to the scope of your journal and will be of interest to its readership. I have provided tables summarizing the findings. If required, the entire data can be made available as supplementary information [optional/only if applicable]. Do let me know if you wish to have a look at them.

This manuscript has not been published or presented elsewhere in part or in entirety, and is not under consideration by another journal. There are no conflicts of interest to declare. [Alternatively, if you have conflicts of interest, you should mention them here].

I look forward to  hearing from you.

Sincerely,

[Your name]