أهمية اتخاذ القرار
تكمن أهمية اتخاذ القرار في البت بين أمرين متضادين مما يجعل القرار صعباً أو ربما به نوع من الخطورة.
* ما هو القرار؟
القرار هو السبيل لتحريك عملك لبلوغ المهام والأهداف. عليك أن تضع العوامل المفيدة والخيارات، وتحديد أهميتها وأولويتها على نحو صحيح حتى تكون قراراتك أكثر ملاءمة.
* هل هي مشكلة أو قرار؟
هناك فرق بين حل المشكلات واتخاذ القرارات، وبالرغم من الارتباط الوثيق بينهما إلا أنهما ليسا مترادفين، فلا يعني اتخاذ القرار أن تكون هناك مشكلة والعكس غير صحيح، فكلما وجدت مشكلة وجد قرار متخذ، وإلا تحولت هذه المشكلة إلى محنة أو كارثة.
* ما هي القرارات التي تتخذها؟
تتنوع القرارات حسب الموقف والأشخاص والزمن، فكل موقف يجب أن يكون له قرار خاص به سواء كان طويل أو قصير الأجل.
* قرارات جاهزة للتنفيذ
تخضع هذه القرارات للوائح ونظم المنظمة من حيث جاهزية القرارات للتنفيذ حسب وقوعها.
*القرارات الاستراتيجية
ترتبط هذه القرارات بتوافق بنشاطات المنظمة مع البيئة التي تعمل ضمنها هذه المنظمة. إن القرارات التي تتخذها تدل على فاعليتك كمدير مما له دور على نتائجك التي تحققها .
* من يتخذ القرارات؟
اتخاذ القرارات يعني تحمل المسؤولية من قبل صاحب القرارات. وقد تكون:
1_ قرارات روتينية: وهي قرارات عادية في أمور واسعة مع توفر الوقت الكثير لها.
2_ قرارات مُلحّة : أمور أو مشاكل تحدث بصورة تحتاج إلى معالجتها فورياً بقرار محدد.
3- قرارات مشكوك فيها: وهي قرارات تتخذ عند ظهور صعوبة في أمر من الأمور وعدم وجود حل واضح له.
4_ قرارات استشارية: هذه القرارات تؤثر في الكثير من الناس على المدى الطويل، لذا عند اتخاذ هذا النوع من القرارات أخضِعْها لفريق عمل استشاري في عملية اتخاذ القرار.
إن معرفة نوع القرار الذي تواجهه يساعدك في تحديد المسؤول عن اتخاذ القرار.
* القرارات المبرمجة وغير المبرمجة
1_ القرارات المبرمجة: هي قرارات متكررة، ولها إجراءات ومعايير محددة مسبقاً والمخاطر فيها غير مهمة، وبالتالي يمكن تفويضها لأنها عادة روتينية ومنظمة.
2_ قرارات غير مبرمجة: وهي قرارات غير متكررة وربما جديدة ، لذا تكون فيها المخاطرة عالية، وتحدث في الأوقات غير الاعتيادية، وغالباً تتخذ هذه القرارات على مستوى إدارة أعلى.
* لماذا القرارات مهمة؟
تشتمل قرارات العمل على إجراء التزام حقيقي من العاملين بالقرارات المتخذة وذلك أنها تؤثر في الأشخاص الموجودين داخل المنظمة أو حتى خارجها، ولا يمكن أن تحكم على فاعلية أي قرار حتى تشاهد آثاره، لذا تبقى القرارات مهمة لأن لديها القوة لتحفيز عملية تحويل الطموحات والأهداف إلى حقائق ملموسة.
* ما مدى فاعلية قراراتك؟
تخضع عملية اتخاذ القرارات إلى استعمال مهاراتنا التحليلية والإدارية وإمكاناتنا والتقنيات المتبعة في اتخاذ القرار لانتقاء أفضل القرارات أو الأقل ضرراً، وهذا كله سيزيد من فاعلية قراراتك.
أساليب اتخاذ القرار
القرار السليم الذي يتخذه الشخص أو المسؤول المناسب في الوقت المناسب يؤدي إلى نتائج إيجابية والعكس صحيح.
* الآراء بشأن الأشخاص
هناك علاقة بين الأسلوب الذي تتخذ فيه قراراتك بآرائك بشأن الأشخاص الذين تعمل معهم؛ هل هم إيجابيون أم سلبيون ؟
*طرق اتخاذ القرار
1_ الطريقة الفاشستية: بحيث يتولى المدير المسؤولية كاملة في اتخاذ القرارات ومن ثم تمريرها إلى الموظفين.
2- الطريقة الديمقراطية: يتشارك المدير مع موظفيه مسؤولية اتخاذ القرارات.
بين هاتين النظريتين توجد مجموعة من الطرائق لاتخاذ القرار، والتي يعمل بها العديد من المدراء وهي:
أ- يتخذ المدير القرارات ويعلنها.
ب- يروج المدير القرار إلى الفريق.
ج-يعرض المدير الفكرة، ويدعو إلى طرح الأسئلة.
د- يعرض المدير قراراً تجريبيا.ً
هـ - يعرض المدير مشكلة ليحصل على معلومات من موظفيهو- يضع المدير قيوداً ويطلب اتخاذ القرار.
ز- يسمح المدير لفريق العمل باتخاذ القرارات ضمن لوائح محددة مسبقاً.
ح - يعطي المدير كامل الصلاحيات لأعضاء الفريق لاتخاذ القرارات.
* اختيار الطريقة الصحيحة
كلتا النظريتين السابقتين مهمة في اتخاذ القرار، ولكن الأهم من ذلك هو اختيار الأسلوب الملائم لكل مهمة، ولكل نظرية لها فوائدها وعوائقها، فالنظرية الفاشستية تنفع في حالات الطوارئ إلا إنها تهمش قدرات الفريق، أما النظرية الديمقراطية فتشعر الفريق بالمسؤولية إلا أنها بطيئة.
في حقيقة الأمر؛ من غير المحتمل أن تتخذ أسلوباً واحداً لاتخاذ القرار، فقد تستعمل عدة طرق حسب الوقت أو أي معيار آخر، فقد ينجح أسلوب بينما لا ينجح أسلوب آخر.
* طريقة التفكير
إذا أردت اتخاذ قرارات صحيحة عليك أن تخصص وقتاً للتفكير، وعدم الوقوع تحت الضغوط والطوارئ المستمرة.
* العوائق التي تعترض التفكير
1_ التورط العاطفي، المشاكل العاطفية تؤثر سلباً في حكمك.
2_ القرب من القرار، سوف تحصل على قرار أفضل عندما تنظر إلى الموضوع من بعد.
3_ الافتقار إلى الوقت، قد تكون العجلة سبباً في رداءة قرارك.
4_ الضغط من الآخرين، توقعات الآخرين عنك قد تؤثر في قراراتك.
مهما كان أسلوب إدارتك يجب أن تخضع قراراتك إلى مقدار معين من التفكير التحليلي.
* الطريقة الحدسية:
يرتكز الحدس أو الغريزة دائماً على الخبرة التي من خلالها تتخذ القرارات، لذا علينا تعزيز هذا الحدس بدلاً من قمعه، وهذا لا يعني حذف التفكير العقلاني أو تجاهله، فالذكاء أداة قوية استعملها لدعم حكمتك الفطرية.
المراحل الأساسية في اتخاذ القرار
اتخاذ القرارات السيئة يعني هذا الإخفاق في جمع المعلومات الضرورية لاتخاذ القرار مما يدل على انعدام المنهجية في اتخاذ القرار.
*طريقة منهجية
يؤدي اتخاذ القرار الرديء إلى الإحباط، وتبديد المال، وانخفاض المعنويات، وتقهقر الأداء، لذا يجدر التأكد من إتمام العملية بطريقة منهجية، ومع الممارسة سوف تجد أنك تنجز الخطوات دون الاضطرار إلى التفكير كثيراً في ما تقوم به.
*هناك خمس خطوات لاتخاذ القرار
الخطوة الأولى: تحديد الأهدافلا بد أن تعرف بداية ما هو الهدف من هذا القرار والتفكير في النتائج التي سوف تجنيها من القرار. إن تحديد الأهداف هو بداية انطلاق اتخاذ القرار الصائب وقد تكون الأهداف:
1_ أهداف إجمالية: وهي الأهداف التي يتم بلوغها على المدى البعيد، وتساعد في تشكيل حالة المستقبل، وهي تؤثر على القرار النهائي الذي تتخذه سواء كان القرار استراتيجياً أو قراراً جاهزاً للتنفيذ أو قراراً مرتبط بك شخصياً أو أي شخص آخر، لا شك أن معرفة الأهداف الإجمالية تمنحك الحرية والوضوح لاتخاذ القرارات الصائبة.
2_ أهداف فورية: وهي الأهداف التي يتم بلوغها من خلال اتخاذ قرار محدد في مدة زمنية محددة.
الخطوة الثانية: جمع المعلومات
تعتبر جمع المعلومات هي الخطوة الثانية من اتخاذ القرار وتساعدك في بلوغ الأهداف المحددة، ويجب أن تكون المعلومات :
1_ أن تكون المعلومات ذات صلة وارتباط بالموضوع لترشيد الوقت والتكاليف الإدارية.
1_ أن تكون المعلومات مزودة بالتفاصيل خصوصاً في اتخاذ القرارات الجاهزة للتنفيذ.
3_ أن تكون المعلومات دقيقة. إن قوة القرار تنبع من دقة المعلومات التي ارتكز عليها اتخاذ هذا القرار.
4_ أن تكون المعلومات كاملة. إن اكتمال المعلومات مثله مثل دقة المعلومات تزيد من قوة اتخاذ القرار.
5_ أن تكون المعلومات حادثة في الوقت المناسب، تكون المعلومات مفيدة إذا وصلت صاحب القرار قبل اتخاذ القرار، لذلك معلومات أقل أفضل من الانتظار للحصول على معلومات أكثر.
* أنواع المعلومات
1_ المعلومات الخارجية: وهي المعلومات التي تحصل عليها من خارج المنظمة، مثل المعلومات عن المنافسين وغيرها.
2_ المعلومات المشتركة: وهي المعلومات التي تخرج من المنظمة إلى خارج المنظمة، مثل معلومات التسويق والإعلان وغيرها.
3_ المعلومات الداخلية: وهي المعلومات التي تدار داخل المنظمة، مثل: خطط وأهداف المنظمة.
* مصادر المعلومات
المصادر البشرية:
يعتبر الأشخاص مصدراً سهلاً ومباشراً للمعلومات، خصوصاً عندما يكونوا من الخبراء والمتخصصين.
2 _ المصادر المكتوبة أو اليدوية:
وهي تشمل التقارير والكتب والمقالات والإحصاءات والتي تعد مسبقاً.
3_ مصادر المعلومات التكنولوجية:
وتشمل قواعد البيانات والأقراص الضوئية والإنترنت عن طريق الحاسبات الآلية.
تحديد الخيارات البديلة
عند اتخاذك القرار قد تميل إلى الخيار الأكثر سهولة ووضوحاً، ولكن الحل الأمثل قد لا يكون بارزاً أمامك في كل الأحوال، لذا عليك أن تتعلم الغوص وراء الأمور لاكتشاف الحلول المثلى بطرق وأفكار مبتكرة.
* ذكر الخيارات
إن عملية اتخاذ القرار المنهجية تكمن بذكر كل التصرفات المحتملة والمتاحة، ويمكن فعل ذلك بطريقة عقلانية عند وضوح الهدف من القرار أو تحديد معايير محددة للقرار، وعند البحث عن الخيارات لأي قرار؛ فإن عقلك سيقع في شرك الأفكار الثابتة، لذا أطلق العنان لعقلك ليسبح في الخيال الواسع لإيجاد الخيارات، ومن ثم اختيار الخيار الملائم لقرارك.
*الطريقة الإبداعية
التفكير بطريقة إبداعية هو تقنية أساسية لتوليد حلول جديدة بطرق غير مألوفة يستخدم فيها الخيال على نطاق واسع، والتفكير الإبداعي هو عكس التفكير المنطقي المعتمد عند كثير من المدراء، هنا أمور تتعلق بالإبداع:
- الإبداع موهبة يملكها كل الناس بنسب متفاوتة.
- يمكن تعلم توليد الأفكار الجديدة وغير المسبوقة.
- يمكن التفكير الإبداعي بطريقة عقلانية لتوليد أفكار علمية وملائمة.
- يقوم المدراء بتشجيع الآخرين لتوليد الأفكار الجديدة، وليس شرطاً أن يكونوا هم مبدعين.
- الإبداع ليس حكراً على الأذكياء، بل كل منا يمكن أن يكون مبدعاً متى ما أتيحت له الفرصة.
* تقنيات لاتخاذ قرار إبداعي
في كثير من المنظمات تستخدم تقنيات لاتخاذ القرارات الإبداعية أو حل المشاكل، وهذه التقنيات هي:
أولاً تقنية ابتكار الأفكار
صدور الأحكام قبل الأوان يعوق عملية الإبداع . إن اعتياد النظر إلى الأمور بطريقة معينة يجعلنا نخفق في إدراك الخيارات البديلة . إن الهدف الأساسي من ابتكار الأفكار هو السماح لمخيلتك بالانطلاق بحرية وكسر قوالب التفكير المقيد والمحدود.
قواعد ابتكار الأفكار
1 _ تحديد قائد لحلقة النقاش ويشرح المشكلة.
2_ يشجع القائد المشاركين على طرح الأفكار المتعلقة بالمشكلة.
3 _ يدون كاتب الحلقة كل ما قاله المشاركون.
4_ تحظر جميع المقاطعات لأنها تعترض تدفق الأفكار.
5 _ بعد الانتهاء من الحلقة تصنف هذه الأفكار وتقيم، وتوضع لائحة بالأفكار الأكثر ملاءمة.
ثانياً: تقنية كتابة الأفكارهذه التقنية شبيهة بالتقنية السابقة، إلا أنها تختلف عنها في أن المشاركين يقومون بتدوين أفكارهم على أوراق بدلاً من تسجيلها على لائحة مشتركة، ومن ثم توضع في مكان مخصص لها في وسط الطاولة، بعد ذلك تنتقل المجموعة إلى مناقشة الأفكار المدونة بنفس طريقة تقنية ابتكار الأفكار.
ثالثاً: تقنية تنظيم العقل ( خرائط العقل):
تعتمد هذه التقنية على البحث العلمي للدماغ، والذي يربط المعلومات بالصور والكلمات والألوان بالأفكار . تشمل جهتي الدماغ الجهة اليسرى المنطقية، والجهة اليمنى التخيلية، تتولد المعلومات على شكل يعكس طريقة عمل الدماغ، بحيث تظهر الأفكار في شكل صور ملونة وكلمات مفتاحية نابعة من موضوع مركزي. إن هذه الطريقة تسمح لدماغك باستيعاب مجموعة كاملة من المعلومات المترابطة فيما بينها، مستعملة الصور والألوان لإضفاء الإبداع الحيوي على عملية اتخاذ القرار.
رابعاً: تقنية التفكير الجانبي:
تعتمد هذه التقنية على التفكير الجانبي بدلاً من التفكير العمودي التقليدي، وهناك طريقتان للتفكير الجانبي هما:
1 _ التحقق من الافتراضات:
وهذه التقنية تتيح إلقاء نظرة انتقادية على الافتراضات غير الصالحة، ويمكن تحديدها فيما يلي:
- الفكرة المسيطرة : توجيه كامل الفكرة إلى المشكلة.
- العناصر المطوقة: وهي عناصر تربطك بمجرى معين من العمل، وقد تكون عناصر تافهة.
- العناصر المستقطبة: وهي قيود مستقطبة يفصل بينها إما/ أو، وترفض الحلول الوسطية.
- الحدود: إنها تشكل الإطار الذي يفترض أن تعالج ضمنه المشكلة.
- الافتراضات : إنها حجارة الأساس التي أنشأت الحدود والقيود بافتراضات ينبغي التحقق من واقعيتها.
إن تحديد القيود السابقة منطقياً يسهل عملية التعامل معها بسلام.
2 _ ست قبعات تفكير:
هذه التقنية تساعد الأشخاص في التفكير على نحو إبداعي عند مواجهة قرارات حاسمة وهذه القبعات هي:
القبعة البيضاء: تتعلق بالمعلومات والبيانات؛ بحيث يركز صاحب هذه القبعة على جمع المعلومات المطلوبة للقرار.
القبعة الحمراء: تهتم بالمشاعر والحدس والعواطف، بحيث يركز صاحب هذه القبعة على المشاعر والأحاسيس دون الحاجة إلى تبريرها .
القبعة السوداء: تهتم بشأن التحذير والحكم الانتقادي، يركز صاحب هذه القبعة على تفادي ارتكاب الأخطاء السخيفة.
القبعة الصفراء: تهتم بالتفاؤل والمواقف الإيجابية، يركز صاحب هذه القبعة على الفوائد وسبل نجاح الأفكار.
القبعة الخضراء: تهتم بالجهد الإبداعي والبحث عن أفكار جديدة، يركز صاحب هذه القبعة على تشجيع الأفكار والبدائل الجديدة.
القبعة الزرقاء: تهتم بتنظيم عملية التفكير الإبداعي، يركز صاحب هذه القبعة على تنظيم عملية التفكير وتصبح أكثر إنتاجية.
هذه القبعات الست تصف نوع سلوك التفكير الذي قد يكون ملائماً لتوليد الأفكار، وتحريك المناقشة واتخاذ القرارات.
الانتقاء بين الخيارات
هذه المرحلة هي أهم مراحل اتخاذ القرار، وهي تقييم الخيارات المتاحة للقرار ومن ثم اختيار الخيار الأفضل، بيد أن هذا الاختيار يقع تحت تأثير مفاهيمك وقيمك وآرائك، إضافة لكيفية انتقاء الخيار عن طريق التصويت أو التفاوض أو التوصل إلى تفاهم .
*تقييم الخيارات
عملية تقييم الخيارات المتاحة واختيار أفضلها ملاءمة هي التي من خلالها سوف تتخذ قرارك. إن القرارات الروتينية قد تتخذها من واقع الخبرة أو الفطرة السليمة أو المنصب، بينما هناك قرارات أكثر جدلاً وصعوبة، والتي تؤثر في العمل تتطلب طرق تقييم أكثر منهجية والتي منها:
1_ الملاءمة:
يمكنك تقييم ملاءمة خيار ما من خلال:
أ- المهارات الضرورية لتنفيذه: وهذه المهارات تتعلق بك كمسؤول، أو مهارات من ترؤوسهم من موظفين للتأقلم مع عواقب قرار محدد.
ب- تأثيره في قدرة العمل: أي قرار تتخذه له تأثير على كمية الموارد البشرية والمادية والتي يُتطلب منك أن تكون على دراية بها.
ج- الشروط المالية المطلوبة : يجب على المنظمات أن تأخذ بالحسبان التكاليف المالية لكل قرار سيتخذ حتى يترك لها قضية تحمل قبول أي قرار أو رفضه.
2- المقبولية:
تكمن مقبولية الخيار على مدى إتمامه الأهداف الأصلية للقرار وتلبيته معظم المعايير المرغوبة.
3- المخاطر:
لعل الطرق الأكثر فاعلية في تحليل المخاطر هي تقييم أسوأ نتيجة ممكنة للخيار، وهذا ما يعرف بـ "بتقييم الخطر النازل " فإذا كان لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج الممكنة للخيار ( الخطر النازل) فيمكنك الانطلاق، أما إذا كان الجواب "لا" عند ذلك يمكنك رفض ذلك الخيار والبحث عن خيار آخر لديك القدرة على تحمله.
* مفاهيم شخصية
لا يمكن عزل مفاهيمنا وقيمنا عن أي قرار نتخذه، وتنشأ المشاكل في كون كل منا له مفاهيمه وقيمه ورؤيته للعالم الخاصة به، فتتأثر قراراتنا بعدة أمور وهي:
1_ خبراتنا وذكاؤنا.
2_ قيمنا ومعتقداتنا.
3_ شخصيتنا واهتماماتنا.
4_ طموحاتنا وتوقعاتنا.
لذا حتى تحصل على قرار أكثر موضوعية، عليك أن تدرك الآليات التي تستخدمها لإعطاء حكم على المعلومات التي جمعتها.
* القيم
تتكون القيم من المعتقدات وتنشأ المعتقدات من:
1_ البيئة؛ سواء كانت الماضية أو الحاضرة.
2_ الخبرة؛ كانت سواء نجاحاً أو إخفاقاً حدث لك.
فعندما ينشأ المعتقد بشأن مجال معين، تبدأ القيم بالظهور وعندما تصبح هذه القيم قائمة وتعمل بقوة سوف تؤثر في أحكامنا وقراراتنا، أيضاً تساعدنا هذه القيم والمعتقدات في تحديد نشاطاتنا وأولوياتنا.
* تحديد الخيار الأفضل
هذه الخطوة تقضي بانتقاء الخيار الأفضل من بين الخيارات العديدة التي أنشأتها وقيمتها، هناك عدة تقنيات تساعدك على ذلك منها:
1_ الحجج المؤيدة والحجج المعارضة:
تعتبر من أكثر الطرق المستخدمة للتوصل إلى قرار ما، وتشمل ذكر الفوائد والمحاسن والعوائق والمساوئ لكل خيار، ومن ثم اختيار الخيار الأكثر عدداً من الفوائد، أو هو عمل موازنة بين الخيارات واختيار الخيار الأكثر إيجابية.
2- الإجماع:
ونحصل على هذه الطريقة عبر استمرار التواصل مع فريق العمل حتى التوصل إلى قرار مجمع ومتفق عليه، غير أن هناك شروطاً لنجاح هذه الطريقة هي:
- أن يكون الجميع صادقاً في مشاعره وآرائه.
- يفترض أن الجميع عبروا عما يفكرون فيه.
- شعور الجميع أن القرار اتخذ نتيجة لنقاشات ملائمة واتفاق شامل.
3_ التصويت:
تأتي هذه الطريقة عندما يصعب التوصل إلى إجماع لقرار محدد، بشرط أن يلتزم الجميع بنتيجة التصويت، عند ذلك يمكن اعتماد هذه الطريقة.
4_ جمع الآراء:
كما سبق شرحه في الفصل الرابع عن طريق حلقة ابتكار الأفكار وجمع الأفكار أو الآراء على شكل فئات أو مجموعات من دون فقدان أي منها، ومن ثم تأتي مناقشتها وتقييمها بواسطة إحدى تقنيات التقييم.
5_ التفاوض:
التفاوض هو طريقة للتوصل إلى تسوية أو نتيجة يمكن اعتمادها عند قبول الأطراف المتفاوضة لها. فالتفاوض يعني أن كلا الفريقين يشعر بالفوز وتحقيق مكاسب له.
* القرار ومراقبته
لا يعني اتخاذ القرار انتهاء العملية؛ بل عليك التأكد من أن الأمور تجري كما توقعت، وذلك بمراقبة آثار القرار بعد تنفيذه، إن مراقبتك لآثار قرارك تتيح لك فرصة التعلم من أخطائك ومن نجاحك، فقوى اتخاذ القرار تزداد مع الخبرة والممارسة الفعالة في اتخاذ القرارات .
إذا تبين لك أن القرار الذي اتخذته خطأ، فلا يحسن أن تلم نفسك؛ فكلنا معرضون لاتخاذ قرارات خاطئة في بعض الأحيان، عند ذلك كن مستعداً للاعتراف بالخطأ والاستعداد لتغيير القرار إذا لم يفلح .
وأخيراً:
لا تخش طلب المساعدة والنصيحة ممن حولك، فتحمل المسؤولية مهمة موحشة ومكلفة في بعض الأوقات، لذا عليك البحث عن الأشخاص القادرين على دعمك حين تسير الأمور في المسار الخطأ.