مهارات العمل الجماعي

يقوم العمل الجماعي على تعاون مجموعة بكل أفرادها لتحقيق النتائج المرجوة حسب الخطة، وهذا العمل قد يكون مصيره النجاح أو الفشل، وهذا ما يدفعنا للتساؤل عن أسس نجاح العمل الجماعي أو فشله، ومدى إمكانية تحقيق نجاح أي عمل جماعي، لان مفهوم عمل الجماعة لا يؤدي دائما للنجاح ولا يعطي دائما تلك النجاعة المرجوة، لأن الأمر يتعلق بأفراد مختلفين بالمرجعية والأفكار والطموحات...، ويتجلى النجاح في انصهار الفرد في الجماعة، وخلق الحالة الملائمة لكي بستطيع الفرد فيها ان يعطي أفضل ما لديه...

أسس نجاح العمل الجماعي

- فهم أهداف الفريق والالتزام بتحقيقها: أن يكون لدى أعضاء الفريق مهمة شاملة يتم الاتفاق عليها والتي توفر رؤية مشتركة للفريق يتم العمل من خلالها الاتفاق على هدف العمل الجماعي،

- خلق جو من الراحة والتوافق: توفر بيئة يكون فيها الأعضاء مرتاحين في التواصل، والتعبير عن المواقف، واتخاذ الإجراءات اللازمة، والثقة بينهم.

- فتح باب الحوار: الصادق والمحترم في مجموعة العمل، حتى لا يتردد أعضاء الفريق في التعبير عن أفكارهم، وإبداء الآراء، والحلول المحتملة للمشاكل، وأن يشعر كل فرد في المجموعة أن هناك من يستمع له ويشاركه سينجح العمل الجماعي.

- الشعور بانتماء قوي للمجموعة: يتجسد في التزامهم العميق بقرارات الجماعة وإجراءاتها، ويتعزز هذا الشعور أكثر عندما يقضي الفريق الوقت لتطوير قواعد الفريق أو تحديد المبادئ التوجيهية معا.

- الانتفاع من مهارة وخبرة كل عضو في الفريق: يجب أن ينظر لأعضاء الفريق كأشخاص فريدين، من ذوي خبرات لا يمكن الاستغناء عنها، ووجهات نظر، ومعرفة، وآراء مساهمة في خطة العمل، لان الغرض من تشكيل فريق عمل هو الاستفادة من الاختلافات، فكلما كانت الآراء متباينة ومدعمة بحقائق كان أفضل لنجاح العمل الجماعي، ففي الاختلاف غنىً كما هو معروف.

- التشجيع: تحفيز أعضاء الفريق بعضهم البعض يسهم في توليد الأفكار والإبداع والابتكار وتكون هذه بمناقشة المعايير وما قد يعيق الفريق وتقدمه.

- تشخيص وتحليل وحل مشاكل العمل الجماعي والنزاعات: إيجاد حل فوري عند وقوع أي مشكلة أو نزاع في فريق العمل ، لأن عمل الفريق الناجح يتأتى بتفادي الانحياز لطرف دون آخر عند حدوث خلافات ونزاعات، والحفاظ على روح المجموعة التي تقويها المشاكل ولا تدمرها.

- القيادة التشاركية : تمارس في قيادة الاجتماعات، وتحديد المهام، وتسجيل القرارات والالتزامات، وتقييم التقدم المحقق، والمساءلة، وتوفير التوجيه للفريق.

- اتخاذ قرارات والالتزام بتنفيذها: مشاركة أعضاء الفريق اتخاذ القرارات عالية الجودة معا والتزامها بتنفيذ هذه القرارات.

- التركيز على النتائج : تحقيق النتيجة النهائية وهو الهدف الأساس، ويجب أن لا يغيب عنا النتائج ونضيع في الأنشطة اليومية او الهامشية.

- التفاؤل: الفرق الناجحة هي التي تتعامل بتفاؤل مع الصعوبات وعدم الوقوع في دوامة الشك والتشاؤم، وتقر بأنه حتى وإن لم يكن الطريق واضحا وسهلاً، فهناك طريقة للتنفيذ في نهاية المطاف.

- نظرة استباقية: تعمل الفرق الناجحة جاهدة لجعل الأهداف المكتوبة على الورق واقعا تعيشه على الأرض، وأحيانا هذا الجهد والنظرة الاستباقية تكون بتقديم دعم مادي للأعضاء قبل تنفيذ المهمة من قبيل المكافآت والترقية.                                                                      

إن العمل بهذه الأسس في أي مجموعة عمل سيكون بمثابة ضمان لاستمرار نجاعة وقوة المجموعة، وتطبيقها طبعا سيكون بالمراعاة مع نوعية عمل كل فريق ومحاولة ترسيخه منذ بداية تشكيل المجموعة لتفادي أي عراقيل وتحديات في المستقبل.

ويبقى سؤال: هل ينجح العمل الجماعي عن بعد (بوسائط التراسل المعروفة) كما ينجح عن قرب ؟.....

دور الإدارة الواعية في العمل الجماعي:

ان تخلق جو من التعاون ولا تكون عامل تثبيط همة، او تخلق جو التنافس المادي والمصلحي والمنفعي، الذي يدفع الافراد رويدا رويدا للابتعاد عن التناغم بين افراد الجماعة، ثم يضيع الهدف الاساسي، ويتحول الى سعي محموم بغية تحقيق غايات فردية.

والمدير هو الانسان الذي يجب ان يتمتع بالقدرة على قراءة عقول الناس ومشاعرهم وحركات اجسادهم ولغاتها، ثم يصوغ كل ذلك في انتاج عمل ناجح وهناك أسئلة منها:

 ما الأدوات التي يمكن استخدامها بالعمل عن بعد؟ وأي هذه الأدوات الأكثر فعالية؟

نجاح الفرق لا يعتمد مطلقًا على هذه الأدوات، وإنّما يعتمد على العلاقات المتبادلة والمبادئ والرؤى وما ستؤسسّه له هذه الأمور الثلاثة من عادات العمل.

الأسباب التي تقف وراء نجاح العمل عن بعد:

- نوظف من يستطيع العمل عن بعد بشكل جيد

- كون الموظّف جيّدًا لا يعني أنه يستطيع العمل بصورة جيّدة عندما يعمل عن بعد، إذ أن هناك العديد من الأشخاص ذوي المواهب الاستثنائية والذين يعملون عن بعد بصورة أفضل بكثير مما لو كانوا في بيئة مكتبية.

- يعدّ العمل عن بعد موهبة لا تقل أهمّية عن المواهب الأخرى، وأغلب الذين لا يجيدون هذا النوع من العمل لا ينقصهم سوى التركيز على هذه المهارة، وتابعًا للمزاج والرغبة، ويفضّل أن يبتعد الأشخاص الذين لا يملكون الموهبة عن هذا العمل.

المهارات التي يجب توفرها بالشخص الناجح بالعمل عن بعد:

1- أن يكون قد نجح في العمل عن بعد مسبقا، أو أن يملك مشروعا خاصا:

يعدّ هذا من أهمّ العوامل في نجاح العمل، يعني هذا أنه سيكون شخصًا منتجًا ومريحاً في العمل، لأنّه يمتلك الخبرة اللازمة في هذا النوع من العمل، والنجاح هنا مهمّ جدًّا، ويمكنك معرفة ذلك من خلال زملائه في العمل، أو قد أنشأ مشروعًا خاصًّا به ويعدّ امتلاك مشروع خاصّ في السابق مؤشّرًا على أنّه يعرف كيف يكون مديرًا تنفيذيًّا، بمعنى أنه يمكن الوثوق به في تحقيق أفضل النتائج ويمكنه استغلال الوقت بصورة جيّدة دون الحاجة إلى المراقبة المستمرّة.

2- لديه القدرة على اتخاذ القرارات بشكل مدروس:

من الضرورة أن يعرف أعضاء الفريق أنّهم مسؤولون عن وقتهم، وأن طريقة استغلال كلّ دقيقة منه عائد إليهم، لذلك يجب أن يحصل أعضاء فريق العمل على فرصة اتخاذ القرارات، ولا يهم عمر المرشح أو تحصيله الدراسيّ، المهم قدرته على اتّخاذ القرارات بشكل مدروس هذه الخصائص سيؤسّس لنجاح الفريق ككلّ وتتمثل ب:

- هل يستند قراره على منفعته الخاصّة أم على ما يستفيد منه العملاء؟

- هل يجازف في الخوض في أمور محفوفة بالمخاطر دون أن يحصل على الإذن في ذلك؟

- هل يستطيع التمييز بين وقت العمل ووقت الراحة؟

3- أن يكون على تواصل بصورة مستمرة:

العمل في مكتب واحد يسهل السؤال لأحد أعضاء الفريق عن أمر ما، وغير ممكن في حالة الفرق المتوزعة في أماكن مختلفة، وهنا تكمن أهمية أن يعي كل فرد في الفريق قيمة أن يكون متجاوبًا على الرغم من كونه في الطرف الآخر لتكون الإجابة في وقت قصير جدًّا بأي وسيلة ممكنة ، فمقياس نجاح الإنتاجية هو الأهم وليس الموظف الذي يكون في مكتبه لأطول فترة ممكنة، والمطلوب أن يعمل الموظّف في الوقت الذي يكون فيه أكثر إنتاجية؛ مساءًا أو ليلاً او نهاراً

وهذا يوفر تقسيم يومهم لقضاء وقت أكبر مع اسرتهم، ليتسنى لهم بعد ذلك الاتصال بالإنترنت خارج أوقات العمل الرسمي لأداء العمل، وهنا ستبرز مشكلة عدم قدرة الفريق على التواصل في نفس الوقت، ولحل هذه المشكلة نتّبع الطرق الآتية:

- الاجتماع اليومي: في كل صباح (وقت الصباح بالنسبة للموظّف) ينشر كل عضو في الفريق ما يملك من مستجدّات في صفحة المشاركة عن طريق النت، ويوضح ما أنجزه في اليوم السابق، وما الذي سينجزه في هذا اليوم.

2- الاتصال الجماعي الأسبوعي: يجتمع الفريق بأكمله في ساعة محددة من يوم محدد من الأسبوع على (التواصل الاجتماعي) لمناقشة ما تمّ إنجازه في الأسبوع الفائت وكذلك خطّة الأسبوع القادم، والفائدة من هذا الاتصال الجماعيّ هو التأكد من تحقيق الأهداف، ولإجراء التعديلات المطلوبة بالاستناد مجريات أحداث الأسبوع الفائت.

3- الأهداف الفصلية والسنوية: توزع الخطة السنوية الى مراحل تنفيذ فصليّة وسنويّة واضاء الفريق يتحملون كلّ منهم مسؤولية تحقيق هذه الأهداف، ويضمن هذا للعمل اليومي هدفًا معيّنًا يوجّه دائمًا إلى الطريق الصحيح، ويشكل حافزًا لاتخاذ القرارات الصائبة حول ما سيتم تنفيذه كلّ يوم.

- نتواصل لتقوية العلاقات:

يعمل التواصل تقوية العلاقات بين أعضاء الفريق والطريقة لتبادل أطراف الحديث حول حياتهم الشخصية ويكوّنوا العلاقات فيما بينهم، ولكن في حالة العمل عن بعد يختلف التواصل الاجتماعي، ويجب إعطاء أعضاء الفريق فرصة التعبير عن أنفسهم والتعرف إلى بعضهم البعض بشكل أعمق ومباشر والابتعاد عن المسمّيات الوظيفية الجامدة والسعي دائمًا إلى إجراء محادثات فردية مع كل عضو من أعضاء الفريق، وتبادل أطراف الحديث حول العمل والأهداف بالإضافة إلى مجريات الحياة اليومية واهتمامات الشخصية.