مهام وكيــل المدرســة

وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ويمكن إجمال مهامه على النحو التالي :

1- المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.

2- المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.

3- المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.

4- توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:

شؤون الموظفين :

1- تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.

2- المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.

3- توزيع حصص الانتظار على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.

4- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى ادارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.

5- تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.

6- الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.

7- الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.

8- الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.

9- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.

شؤون الطلاب :

1- حث جميع الطلاب على اداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.

2- فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط.

3- توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعاة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.

4- تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد- معيد- منقول )

5- متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.

6- تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.

7- العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.

8- التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمرفي حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.

9- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.

10- تلقي مشكلات الطلاب.

الشؤون الفنية :

1- يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب , ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك.

2- ضرورة قيام وكيل بالتدريس في المرحلة الابتدائية.

3- في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.

شؤون الاختبارات:

1- العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.

2- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.

3- الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.

4- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.

5- إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.

6- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.

أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة

الأعمال اليومية:

1- إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المدير.

2- العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة.

3- متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصا بعد الفسحة والصلاة.

4- تسجيل الطلاب المستجدين و المحولين إلى المدرسة.

5- الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.

6- الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.

7- متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.

8- الإطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعا.

9- توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين ..

10- متابعة الطلاب أثناء الفسح مع المراقبين .

11- أخذ ومتابعة غياب الطلاب يوميا وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على أولياء أمورهم لمعرفة سبب الغياب.

12- إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به .

13- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.

14- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.

15- إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين .

16- السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة .

17- متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.

18- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.

19- متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة.

الأعمال الشهرية:

1- عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.

2- متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.

3- وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشد الطلابي وبالتشاور مع الطلاب بعد تنسيقهم مع مدرس المادة.

4- التأكد من كل طالب غير سعودي يحمل إقامة سارية المفعول.

5- طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق مع المشرف التعليمي.

6- تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطلاب وتوزيعها على المدرسين بالتنسيق مع المنسقين.

7- تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة.

أعمال فصلية أو سنوية:

1- مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.

2- مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.

3- وضع جدول حصص الانتظار.

4- توزيع المناوبة اليومية على مدرسي المدرسة بالتعاون مع مسؤول المناوبة.

5- توزيع الطلاب المحولين على الفصول.

6- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.

7- توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.

8- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها .

9- توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.

10- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.

11- مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.

12- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.

13- إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.

14- وضع جدول الاختبار الفصلية والدور الثاني مع المرشد الطلابي.

15- توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.

16- توزيع الطلاب على لجان الاختبارات .

17- حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.

18- تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.

19- حفظ نتائج الاختبارات .

20- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.

21- تعبئة الكراس الإحصائي.

22- مطالبة الطلاب المتخرجين إحضار صورة شمسية في نهاية العام , مع مطابقة المعلومات من واقع حفيظة الطالب أو الأب . والإقامة سارية المفعول لغير المواطنين.

23- إعداد ما يلزم للاختبارات.

24- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.

25- إرسال نسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.

26- مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.

27- إعداد سجل خاص بالطلاب لغير المواطنين.

28- إعطاء شهادات تعريف للطلاب وخطابات طلب تخفيض الخطوط الوطنية.

السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:

1- سجل قيد التلاميذ

2- سجل الانتظار

3- سجل تعقيب الغياب اليومي والشهري

4- سجل الرواد

5- سجل تسليم الملفات

6- سجل الصادر

7- سجل استئذان الطلاب

8- سجل إيرادات ومصروفات المدرسة

9- سجل هواتف التلاميذ

10- سجل الاتصالات على أولياء أمور الطلاب

11- سجل التأخر الصباحي

12-سجل تحويل المعلمين للطلاب

13- سجل رصد السلوكيات للطلاب المخالفين

الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة:

1- ملف التعاميم .

2- ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.

3- ملف التقارير الطبية.

4- ملف الفواتير.

النماذج:

1- نموذج تعبئة بيانات الطلاب .

2- نموذج تعريف طالب.

3- نموذج تحويل للوحدة الصحية.

4- نموذج تخفيض الخطوط الجوية التابعة للدولة.

5- نموذج تعهد طالب.

6- نموذج إشعارات ولي الأمر بتكرار غياب طالب.

7- نموذج تقرير عن سلوك الطلاب