معنى النظام:
والنظام عبارة عن وحدة تضم مجموعة من العناصر المتفاعلة والضرورية لتحقيق أهداف محددة بكفاءة وفاعلية، فالمدرسة فى ذاتها نظام يهدف إلى إكساب التلاميذ التعلم من خلال البرامج والمقررات التعليمية، وبداخل المدرسة (النظام الأكبر) أنظمة فرعية متفاعلة مثل نظام القيادة والذى يتمثل فى مدير المدرسة والوكلاء والمدرسين الأوائل، ونظام تقديم التعليم والذى يتكون من المعلمين بمختلف تخصصاتهم، وكذلك الشؤون الإدارية بالمدرسة ويمثلها الموظفون والإداريون، ونظام الأعمال الفنية مثل الأخصائيين الفنين وأخصائيي المعامل وغيرهم، ويتم النظر إلى عمل كل نظام فرعى على أنه شئ مستقل بذاته وعوامل الثواب والعقاب تكون على قدر العمل فى كل نظام، لكن جميع هذه الأنظمة تحاسب على مدى تحقيق أهادف النظام الأكبر (المدرسة) وهو الكم والكيف في عدد التلاميذ الناجحون.
ويعرف ( محمد فتحى عبد الهادى، كما قدمه محمد نصار، 1998، 124).نظام المعلومات بأنه إجراء منظم لتجميع وتجهيز واختزان واسترجاع المعلومات الموثقة لإرضاء حاجات متنوعة.
ويرى ويزمان أن نظام المعلومات يشير إلى الطرق والمواد والوسائط والمنتجون والمستقبلون المشتركون بطريقة منظمة لتأثير نقل المعلومات فى مجال معين أو نشاط محدد أو منظمة ما، ويتكون نظام المعلومات من مجموعة مركبة من:
<!--البيانات.
<!--الأفراد الذين ينتجونها ويستخدمونها.
<!--المؤسسات التى تقوم بتجهيزها ومعالجتها.
<!--العلاقات المتبادلة والتفاعل بين الأشخاص والمؤسسات.
وهكذا يمكن القول بأن نظام المعلومات هو ذلك التنظيم الذى يحكم نقل المعلومات من منتجيها إلى المستفيدين منها.
متطلبات نظام المعلومات:
يتطلب نظام المعلومات ثلاثة عناصر أساسية هى:
<!--أن يكون قادراً على أن يخبر المستفيد أين توجد معلومة محددة.
<!--أن يكون قادراً على نقل المعلومة للمستفيد عندما يطلبها.
<!--أن يجيب على استفسارات المستفيدين فى اطار حدود الوقت الذى يراه المستفيد مناسباً له.
نظام معالجة البيانات:
تعتبر نظام معالجة البيانات فرع فى نظام أكبر وهو المؤسسة التى يعالج بياناتها وينظم تدفقها، وذلك حيث يقوم العاملون بالمؤسسة بجمع وتجهيز البيانات ومعالجتها وفقاً لإجراءات وعمليات محددة باستخدام أجهزة وأدوات معينة، يلى ذلك القيام باسترجاع المعلومات من خلال وسائل النظام ونقل النتائج المسترجعة ونقلها إلى المستفيدين من النظام، وبالنظر إلى نظام المكتبة نشاهد قيام أخصائيي المكتبات والمعلومات بمعالجة وتجهيز البيانات المتاحة من خلال المقتنيات والكتب والمراجع، وإدخالها فى نظام محدد (يدوى – آلى – الكتروني) ثم القيام باسترجاع المعلومات عندما يطلب ذلك من قبل المستفيدين من المكتبة.
وبناءاً عليه فنستطيع تعريف نظام معالجة البيانات بأنه:
" تفاعل وتكامل بين مجموعة من القوى البشرية والإجراءات والعمليات والأجهزة والأدوات المتاحة ؛ لمعالجة البيانات وتحقيق الأهداف المحددة للنظام".
العناصر الأساسية لنظام معالجة البيانات:
يتكون نظام معالجة البيانات من عناصر أساسية هى:
1- البيانات:
وتعتبر البيانات هى المادة الخام التى يقوم عليها وحولها عمل النظام وهى عبارة عن كل مدخلات النظام، وقد تكون هذه البيانات أعداداً وأرقام ( 1-2-3- 4-5 .. 150- 300 ) وهى تعد بيانات عن عدد وحدات أو عدد الطلاب أو درجات الطلاب فى مقررات دراسية ... الخ، كما قد تكون البيانات عبارة عن رموز أو كلمات وجمل معينة، وتعتبر البيانات هى المدخلات الأساسية والأولية لنظام، وعلى ضوء تلك البيانات يتم تحديد أسلوب معالجتها وتحدد طبيعة مخرجاتها وجودتها ومدى تحقيقها للأهداف المنشودة، ويجب أن تتصف البيانات بعدة خصائص حتى يتأتى للنظام تلبية رغبات واحتياجات المستفيدين منه، ومن الخصائص التى يجب أن تتصف بها البيانات:
أ- الدقـــة:
وتعبر دقة البيانات عن الإجراءات التى يتبعها القائم بتجميع البيانات والحصول عليها من مصادرها الأصلية، وكذلك تعنى مراعاة التدقيق والتأني والسامة المنطقية عند تجهيز وتجميع البيانات وذلك فالخطأ فى العملية الأولى من خلال تجميع البيانات يتبعه مجموعة من الأخطاء فى المعالجة والاسترجاع، حيث إن عملية الدقة فى البيانات والحصول عليها تعبر عن دقة المعلومة المسترجعة.
ب- التناسق وعدم التضارب:
ويقصد بهذا العنصر تحديد البيانات والأرقام من خلال مصادرها الأساسية؛ على أن تكون البيانات محددة من مصدر مقنن موثوق فيه، على أن لا يكون هناك تضارب بين البيانات، ولذلك فيفضل توحيد مصدرها، فإذا تحدثنا عن معدل التضخم فى مصر عام 2006/2007 قد تقول بعض المصادر بأنه كان يساوى 10% تقريباً، وقد يتشهد ببعض البيانات الصادرة عن مصادر خارجية والتى أوردت بأن معدل التضخم كان يساوى 8% على الرغم من أن النسبة الأكبر كانت من خلال مصادر الحكومة نفسها إلا أن الحكومة تبنت الرقم الثاني لأنه فى صالح الاقتصاد القومى، لكن النظام يعترف برقم واحد وهو رقم الحكومة وذلك لأن كل البيانات الأخرى تصدر عن الحكومة ومعدل التضخم يتعلق بمجموعة اخرى من البيانات مثل الناتج القومى والميزان التجارى والدخل القومى ودخل الفرد لذلك فهذه البيانات لا نستطيع الحصول عليها جميعاً الا من مصادر الحكومة ، فلا أستطيع أن أحصل على كل رقم من خلال مصدر مختلف.
جـ: الارتباط والمنطقية:
وذلك يعبر عن مدى ارتباط البيانات بالموضوع المستهدف وأن تكون تلك البيانات مرتبطة ارتباطاً وثيقاً بذلك الموضوع، فمكتبة كلية التربية من المفترض أنها لا تهتم باقتناء كتب ومراجع حول هندسة السيارات، وكذلك مكتبة كلية الطب من المفترض عدم اقتنائها كتب ومراجع فى زراعة التفاح .. وهكذا.
2 - القوى البشرية :
وتعتبر القوى البشرية هي العامل المهم والاساسى فى نظام معالجة البيانات وذلك حيث إن العامل البشرى هو القائم بالعمل فى جميع مراحل النظام المختلفة، وتتكون مجموعة القوى البشرية فى نظام معالجة البيانات من الأفراد المتخصصين فى جمع وتجهيز البيانات واسترجاع المعلومات.
3- الإجراءات والعمليات:
وتعد مجموعة الإجراءات والعمليات القاسم المهم والمحرك الأول للبيانات ونقطة الوصل بين البيانات بشكلها الخام وبين المعلومات المسترجعة، وهى عوامل تتفاعل بصورة منتظمة فى إدارة النظام وتحديد منهجيات المعالجة0
4- الأجهزة والأدوات:
فى ظل التطور التقنى والتقدم الحادث فى كافة مجالات الحياة فإن الأجهزة والأدوات تعد أحد أهم عوامل نجاح نظام المعلومات وأداءه لأدواره على الوجه الأكمل، والأجهزة والأدوات يقصد بها ما يستخدم منها في عمليات الجمع والتجهيز وإدخال البيانات ومعالجتها وعمليات التخزين والاسترجاع.
وبالنظر حول هذه المكونات الأربعة والتي تعد أساس بناء وإعداد نظام معالجة البيانات سواءً كان هذا النظام يدوياً أو آلياً، وتتفاعل عناصر النظام معاً لتحقيق الأهداف المنشودة.
وتنقسم نظم معالجة البيانات من حيث نمط تناولها للبيانات إلى ثلاثة أنواع:
1- نظم بيانية:
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
2- نظم مرجعية:
وتهتم النظم المرجعية بالبحث عن المعلومات المرجعية الخاصة بالوثائق مثل الكتب والمقالات والمستخلصات وقصاصات المصورة والمواد المختلفة، حيث تسجل على سبيل المثال:
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
3- نظم نصية:
وتهتم نظم المعلومات النصية بالبحث عن نصوص الوثائق بالإضافة إلى المعلومات المرجعية الخاصة بهذه الوثائق، وهى بذلك تقدم مستوى عالٍ من الخدمات للمستفيد حيث تقدم له نصوص محددة من محتوى الوثائق على شكل ملخص أو مستخلص لتوضيح بعض محتويات الوثيقة من الداخل، كما قد تكون هذه النظم النصية تعمل على تحليل موضوعى لجميع محتويات الوثيقة وإمداد المستفيد بجميع الموضوعات التى تناولتها الوثيقة، ويوضح الشكل ( 3 ) مطبوعات من نظم المعلومات النصية:
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
هذا وقد تتطلب طبيعة العمل فى بعض المؤسسات التعليمية وغير التعليمية القيام بالمزج بين هذه الأنواع الثلاثة فى نظام معلومات واحد، حيث يقدم النظام بيانات إحصائية وحسابية بالإضافة إلى المعلومات المرجعية والنصوص الكاملة للوثائق.
هذا ويرى (محمد نصار، 1998، 135-136) أن نظم المعلومات لها نوعان أساسيان هما:
النوع الأول: يطلق عليه نظم استرجاع الوثائق Document Removal Systems أو نظم استرجاع الإشارات الببليوجرافية.
النوع الثاني: يطلق عليه نظم استرجاع الحقائق أو نظم توفير البيانات.
ونظم استرجاع الوثائق تستجيب إما للنصوص الكاملة للوثائق أو لأجزاء من الوثائق مثل الفقرات الأولى أو لعناصر معينة من الوثيقة مثل الرقم أو الترميز أو المستخلص أو الاشاراة الببليوجرافية.
ونظم استرجاع الحقائق فإنها لا تشير إلى أو تقتبس أجزاء معينة من الوثيقة كما هو متبع فى استرجاع الوثائق بل تقبل الأسئلة المباشرة التى تتعلق بموضوعات ذات أهمية للمستفيد وتوفر إجابات محددة لها.
وإذا كانت نظم استرجاع البيانات ترد على طلبات مخصصة لبيانات محددة بتقديم إجابات معينة تحوى قدر الامكان تلك البيانات المطلوبة فحسب، فإن نظم استرجاع الإشارات تخدم المستفيدين غير المعنيين بيانات محددة وإنما المهتمين بتقرير حالة لمجال موضوعي معين، وعادةً ما تشتمل مخرجات هذه النظم على مجموعات من الإشارات الببليوجرافية للوثائق المتعلقة بهذا المجال الموضوعي.
وعلى الرغم من أن النظامين متصلان من منطلق أن الإجابات التى يتيحها نظام توفير البيانات موجودة فى مجموعة الوثائق المسترجعة بواسطة نظام الإشارات، إلا أنهما مختلفان من وجهة نظر التجهيز والمعالجة.
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
|||||||
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
||||||
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
||||||
ومن خلال هذه الفهارس يقوم المستفيد بالبحث داخل الفهرس الموافق للحرف الأول من المؤلف الذي يبحث عن مؤلف خاص به مثال( باحث يبحث عن رسالة دكتوراه محمد جابر) فمن المفترض أن يبحث فى الحرف الأول من اسم المؤلف وهو حرف (م) وهكذا، أما فى حالة عدم معرفة الباحث بأن محمد جابر قد أعد رسالة فى الانترنت فإنه يذهب إلى فهرس الموضوعات ويبحث فى الحرف الأول للموضوع الذي يبحث عنه وهو الانترنت وسوف يجد أن هناك رسالة لمحمد جابر فى الانترنت، وهكذا .
ومن خلال هذا النظام القديم والمتبع فى معظم المكتبات المصرية حيث يدون على بطاقات الكتاب معلومات مرجعية مثل اسم المؤلف – وعنوان الكتاب- ومكان النشر- واسم الناشر – وتاريخ النشر- وعدد الصفحات – والموضوعات الرئيسية) وتدون تلك المعلومات بالترتيب نفسه دائماً على جميع البطاقات وتسمى كل معلومة من هذه المعلومات فى علم المكتبات والمعلومات بكلمة حقل، وحيث نجد أن:
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
وتكون البطاقات الخاصة بالكتاب الواحد متشابهة تماماً والاختلاف يكون فى المدخل؛ فالبطاقة الخاصة بفهرس المؤلفين تبدأ باسم المؤلف والبطاقة الخاصة بفهرس العنوان تبدأ بالعنوان، والبطاقة الخاصة بفهرس الموضوعات تبدأ بموضوع الكتاب، وهذا وتكون جميع بيانات البطاقة الاخرى صورة موحدة فى جميع بياناتها، ويوضح الشكل ( 6 ) مثل على ذلك :
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
وبهذا النظام التقليدي المتبع حيث إن البطاقة التى توضع فى فهرس المؤلف يدون على سطرها الأول (مدخل البطاقة) اسم المؤلف، والبطاقة التى توضع فى فهرس العنوان يدون على سطرها الأول (مدخل البطاقة) عنوان الكتاب أو العمل، وكذلك فى البطاقة التى توضع فى فهرس الموضوع حيث يدون على سطرها الأول (مدخل البطاقة) موضوع الكتاب.
ومن خلال هذا النظام يسهل ترتيب البطاقات فى كل فهرس من تلك الفهارس ( مؤلفين – عناوين – موضوعات) وفقاً للمدخل الرئيسي ومرتب ترتيباً أبجديا حتى يسهل عملية البحث عنه، وتعتبر هذه الفهارس المذكورة مداخل متنوعة للبحث ويمكن إضافة فهارس أخرى وفق ما يراه المفهرس وبما يتناسب مع طبيعة المكتبة والخدمات التى تقدمها للمستفيدين ونوعية وطبيعة المستفيدين أنفسهم.
ويعتبر المثال السابق للنظام بالمكتبات نظام لتخزين وتجهيز واسترجاع المعلومات بالطريقة اليدوية التقليدية ومع ذلك فإنه نظام بيانى ومرجعى ونصى فى الوقت نفسه؛ وذلك لأنه يتيح:
- استرجاع المعلومات البيانية مثل إحصائيات عن عدد الكتب وعدد المستعيرين وعدد المترديين وعدد العاملين ....الخ
- البحث عن المعلومات المرجعية الخاصة بالوثائق والكتب والمراجع والمجلات والدوريات التى تتناول مجالاً معيناً.
- استرجاع نصوص الوثائق التى تتناول موضوعاً معينا.
ومن المتعارف عليه أنه لا يوجد اختلاف بين نظم المعلومات اليدوية ونظم المعلومات الآلية من حيث البناء الأساسي ؛ فكل منهما يبنى على الأسس نفسها التى تخدم عمليات ( مدخلات النظام – عمليات التجهيز والمعالجة – الإخراج والاسترجاع ) لاكن تتميز النظم الآلية من حيث الاتصاف بالسرعة والدقة والمرونة.
وقد يعتقد الناظر للوهلة الأولى أن نظم المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات عبارة عن فهارس مثل الفهارس المعتادة بالمكتبات، لكن فى حقيقة الأمر فإنها بالفعل كذلك من حيث التنظيم وتختلف معها فقط من حيث المستوى ومن حيث التعقيد، فنحن نستخدم نظم المعلومات فى جميع مجالات الحياة اليومية دون دراية فترتيب متعلقاتك الشخصية بالبيت هذا نظام، وترتيب أعمالك اليومية وزياراتك هذا نظام، وترتيب قائمة بهواتف زملائك وأصدقائك يعد نظام وهكذا فقد تقوم بكتابة دليل هواتف تقليدي ورقى وتكتب الزملاء اللذين يبدأ أسمائهم بحرف الألف فى الصفحة الأولى ثم حرف الباء وهكذا فتجميع الزملاء وكتابة أسمائهم تعد مدخلات النظام ووضع كل زميل فى الصفحة التى تناسب الحرف الأول منه هذا يعد عمليات أو تجهيز والاسترجاع السريع للزميل الذى يبدأ بالحرف الذى تبحث عنه يعد استرجاع، كما قد يحتاج معد النظام هنا تحديد مستوى خاص معين مثل تحديد مجموعات الزملاء لتسهيل الاسترجاع مثل (زملاء الكلية) (أصدقاء البلد) (أقارب) وهكذا وفق ما يراه مناسب له وعند فتح قائمة الأقارب يظهر الاسم الأول وفق الترتيب الابجدى للأسماء وهكذا.
ونلاحظ النظم متبعة فى المدارس والجامعات والسجل المدني – وفى الشركات – فى المصانع – فى المستشفيات وفى جميع المجلات الصغيرة فإذا شاهدنا المقاهي فإنها تعد نظام بالمشروبات وأسعارها والمبيعات اليومية والمشتريات والزبائن وهكذا فى جميع المحلات التجارية، والمتابع لدخول التكنولوجيا فى مجلات عديدة يرى البرنامج الشهير الذى ينظم عمل الصيدليات حيث يتم تحديد جميع أنواع الأدوية بالصيدلية وتحديد المبيعات اليومية وأسعارها والصنف الذى أو شك على النفاد والصنف الذى لم يتم تداولة لفترة، حتى أن البرنامج يستطيع القيام بالاتصال الذاتي بشركة الأدوية لتحديد الأصناف التى تحتاجها الصيدلية مباشرة فور انتهاء هذه الأصناف، وبهذا فإن النظام الورقى ما هو إلى مدخل طبيعي للنظام الالكتروني وهو الأساس الذى يبنى عليه.
ولقد بدأت مؤسسات كثيرة فى عمليات تحديث وتطوير وتحويل نظم المعلومات الخاصة بها من الشكل التقليدى اليدوي إلى النظم الآلية التى تعتمد على تكنولوجيا الكمبيوتر والانترنت فى جميع مراحل النظام من المدخلات والعمليات والمخرجات.
ولقد اتبعت معظم المكتبات العالمية عملية التطوير والتحديد التكنولوجي لنظامها حتى أصبحت المكتبات الالكترونية متوفرة على الانترنت بصورة كبيرة للغاية، وأصبحت المعلومة متاحة للجميع دون الحاجة لانتقال المستفيد إلى مكان بناء المكتبة ومن خلال جهاز الكمبيوتر وشبكة الانترنت يستطيع المستفيد الدخول إلى المكتبة والبحث داخل نظامها وقراءة وتصفح والاستفادة من جميع محتوياتها، وعلى الرغم من ذلك إلا أن المكتبات المدرسية وغيرها فى مصر وجميع الدول العربية تحتاج إلى نهضة فكرية وتطوير لنظام العمل بها من خلال تبنى أسلوب تطوير نظم معالجة البيانات:
تطوير نظم معالجة البيانات بالمكتبات ومراكز المعلومات:
من المفترض أن يكون أخصائى تكنولوجيا التعليم والمكتبات والمعلومات هو المعنى بعملية التطوير والتحديث بالمدرسة من خلال التفكير المستمر فى التطوير وتحويل الفكر التربوي النظري إلى واقع عملي، والمكتبة المدرسية تعد شعاع الفكر بالمدرسة وهى القاعدة التى تدل على مدى التقدم المعلوماتى بالمدرسة ومن خلالها تتقدم العملية الدراسية وتحقق أهدافها، فمدرسة من غير مكتبة متكاملة فهى تمثل جسد من دون روح، ومن خلال المكتبة يستطيع المعلم تطوير وتحديث أدواره، وعليه فإن تطوير المكتبة يكون هو الشاغل الأول لأخصائي تكنولوجيا التعليم.
وتم عملية تطوير ومعالجة البيانات بمراحل أربع هي:
<!--مرحلة التحليل.
<!--مرحلة التصميم.
<!--مرحلة التنفيذ.
<!--مرحلة المتابعة والتقويم.
وهذه المراحل جميعها تتكامل وتتفاعل لتحقيق هدف تطوير وتحديث النظام، وهى عبارة عن مراحل متتابعة ومرتبة ترتيباً منطقيا بحيث تبدأ كل مرحلة وتمر خلال فترة محددة ثم بعد ذلك تبدأ المرحلة التالية عليها وتأخذ من حيث لوقت ما يناسبها ثم تمر وتكتمل حتى تبدأ المرحلة الأخرى التالية حتى تكتمل جميع المراحل فى شكل متتابع، وهو ما سوف نوضحه فيما يلى:
<!--<!--[if !vml]-->
<!--[endif]--><!--[if !mso]-->
|
تعتبر مرحلة تحليل النظم عملية فحص للإجراءات المعقدة لمؤسسة ما عن طريق دراسة مصادرها ومحتوياتها المتنوعة البشرية والمادية، وعلاقات تلك العناصر بعضها البعض، ودراسة ذلك فى شكلٍ متكامل، فهى عملية تحليل شامل لكل مجالات النظام وأنشطته المختلفة و�
ساحة النقاش