بسم الله الرحمن الرحيم

تحليل وتصميم الوظائف

Jobs Analysis and Design

       تعتبر عملية تحليل وتصميم الوظائف إحدى البدايات المنطقية لعمل إدارة الموارد البشرية فى المنظمة أياً كان هدفها أو نشاطها وذلك للأسباب التالية :  

1.     إن تحليل وتصميم الوظائف تعتبر الأساس عند تحديد المسئوليات والمهام لكل وظيفة في المنظمة

2.     لا يمكن ممارسة وظائف إدارة الموارد البشرية إذا لم تتوفر معلومات خاصة بتحليل وتصميم الوظائف .

3.  إن وظيفة تخطيط الموارد البشرية ، وتحديداً نشاط تخطيط الاحتياجات البشرية ، يعتمد أساساً على نتائج تحليل وتصميم الوظائف .

مفهوم تحليل الوظائف

       يعرفها (رجب عبد الحميد) بأنها مجموعة العمليات الخاصة بجميع المعلومات والحقائق عن الوظيفة ، بهدف تقسيمها وإعادتها إلى عناصرها الأساسية المكونة لها ، والمتعلقة بواجباتها ومسئولياتها وظروف العمل المحيطة بها ، والإشراف الخاضعة له ، والإشراف الذي يمارسه شاغلها على الغير ، والمؤهلات والقدرات المطلوبة فيمن يشغل الوظيفة .  ويشير (منصور) إلى أن تحليل الوظائف (( هو أسلوب علمي من شأنه تجميع حقائق محددة عن متطلبات كل وظيفة عن طريق تفتيتها إلى عناصرها الأولية ، وتحديد طبيعة ومهام كل عنصر بالشكل الذي يمكن معه التعرف على متطلباتها الكمية ، والمهارات والمؤهلات والقدرات التي يجب توافرها فيمن يشغلها )) .  

   أن الأسلوب العلمى لتحليل الوظائف يتضمن ويشتمل على عنصرين أساسيين ، هو ما يعرف بعناصر أو مكونات تحليل الوظائف التى تتمثل فى الآتى :

1. الوصف الوظيفي     Job Description .

2. مواصفات الوظيفة   Job Specification .

الوصف الوظيفي  Job Description 

       هناك العديد من المصطلحات والمفاهيم المستخدمة في الحقل الوظيفي ، نذكر منها :

1. المجال الوظيفي /المهنة Occupation  . المهنة أو المجال الوظيفي هي أكبر تقسيم في التركيب الهرمي للعمل الإنساني ، ويتكون من مجموعة من الوظائف التي ترتبط ببعضها إرتباطاً منطقياً أو مهارياً ، أو تتشابه فيها المهام والأعمال الرئيسية وتوجد على مستوى المنظمة ، مثـــال : المجال الوظيفي للخدمات الصحية يتضمن الأطباء ، فني صحة ، فني مختبرات ، ممرض ... ، أي عدد من الوظائف المتخصصة والمساعدة .

2. الوظيفة Job  . وهي الوحدة الأساسية للعمل في الهيكل التنظيمي ، وهى عبارة عن مجموعة من الواجبات والمسئوليات المتكاملة والمتجانسة التي يؤديها شخص واحد تتوفر لديه شروط التأهيل المحددة لشغل الوظيفة .

3. الواجب Duty  . تتكون الوظيفة من واجب أو أكثر، الواجب هو أحد التقسيمات الرئيسية للوظيفة ، يتميز الواجب بأنه أحد المسئوليات الرئيسية للموظف ويشغل جزء من وقت الموظف ، ويؤدي إلى تحقيق هدف معين ، ويتكون الواجب من مجموعة مترابطة من المهام ، مثـــال : يشمل وظيفة المدير التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .

4. المهمة Task  . المهمة هي واحدة من العمليات تصف الطرق والإجراءات ، وتمثل جزء من الواجب ، علاقة المهمة بالواجب كعلاقة الواجب بالوظيفة ، أي أن مجموعة مترابطة من المهام تكون واجباً ، مثـــال : يتضمن واجب البريد الوارد للسكرتير مهام استلام البريد ، بتسجيل رقم المكاتبة ، وضع المكاتبة في ملف لتقدم للمدير ...  

مفهوم الوصف الوظيفي  

        يعتبر الوصف الوظيفى هو النتائج الأول والمباشر لعملية التحليل الوظيفي . ويعرف الوصف الوظيفي بأنه عبارة بيانات مكتوبة بالأعمال المطلوب أدائها والطريقة التي يتم بها أداء الوظيفة والظروف التي يؤدي فيها العمل والأدوات المستخدمة .  من هذا المفهوم يلاحظ بأن الوصف الوظيفي يجيب على الأسئلة التالية : ما هو العمل المطلوب ؟ كيف يؤدي هذا العمل ؟  ولماذا يؤدي العمل ؟ و ما هى الظروف التى يؤدى فيها العمل ؟

مواصفات الوظيفة  Job Specification   تتمثل في الحد الأدنى من الشروط الواجب توفرها فيمن يشغل الوظيفة ، وتشمل تلك الشروط الآتي : نوع ومستوى التأهيل العلمي المطلوب ، الخبرة النوعية والزمنية اللازمة ، نوع التدريب ، القدرات والمهارات الضرورية لممارسة الوظيفة ، أي شروط أخرى .

أهمية تحليل الوظائف  

       تعتبر عملية تحليل الوظائف الخطوة الأولى التى تبنى عليها جميع الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية فى المنظمة ، وكلما أنجزت هذه العملية بطريقة علمية صحيحة وبشكل دقيق ، أدى ذلك إلى سهولة إجراء عملية تقويم الوظائف بمصداقية يعتمد عليها ، وبالتالى ينطبق ذلك على بقية الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية . وتتمثل أهمية تحليل الوظائف فيما يلى :

1. تصميم الوظائف من واقع المعلومات المستقاة من الوصف الوظيفي والمؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة .

2. تحديد المتطلبات الضرورية لشغل الوظائف ( الاختيار ، التعيين ، الترفيه ، النقل ) .

3. تقديم معلومات تفصيلية عما يجب على العاملين عمله في أداء أعمالهم .

4. التدريب والتنمية الإدارية .

5. يعتبر بمثابة الأساس لوضع معدلات عادلة للأجور والرواتب .

6. يعتبر الأساس في تحديد متطلبات الوظيفة والتي على أساسها يمكن قياس أداء الموظف ( تقييم الأداء ) .

7. تعتبر الأساس المباشر الذي تعتمد عليه إدارة الموارد البشرية في تخطيط الموارد البشرية .

8. توضيح ظروف درجة تعرض الأعمال للأخطار ، وبالتالي يساعد تحليل الوظائف الإدارة في اتخاذ الخطوات العلاجية والوقائية ( الأمن الصناعي) .

9. إن المعلومات التي توفرها عملية تحليل الوظائف تستخدمها الإدارة في الآتي :

  أ.  إقامة علاقات أفضل بين العاملين .

ب. توضيح خطوط السلطة والمسئولية .

ج . تقديم دليل للعمل والإجراءات للعاملين في المنظمة .  

مراحل تحليل الوظائف  

       من الملاحظ أن هناك اختلافات فى تحديد مراحل وخطوات عملية تحليل الوظائف ، ويعود ذلك إلى اختلاف المدارس والمدخل لعملية تحليل الوظائف ، هناك من يعدد المراحل وفق المزيد من التفاصيل ، ومنهم من يحصر المراحل فى خطوط عريضة ... وهكذا ، وهنا آثرنا أن نجمل كل الخطوات الهامة لعملية تحليل الوظائف فى أربعة مراحل ، هى كالآتي :

1. التخطيط .

2. اختيار طرق تحليل الوظائف .

3. جمع وتحليل البيانات والمعلومات .

4. إعداد الوصف الوظيفي ( إعداد بطاقات الوصف الوظيفى ) .

المرحلة الأولى : التخطيط  تشتمل هذه المرحلة على الخطوتين ، إعداد خطة العمل  Work plan ، وحصر وتحديد الوظائف :

1. إعداد خطة العمل Work plan .   تحتوي خطة العمل على الآتي : كل الأعمال الواجب القيام بها خلال فترة تحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الأهداف من البيانات ، الطرق والأساليب ، الفترة الزمنية لإنجاز كافة المراحل ، توفير الإمكانات المادية والبشرية لتحقيق الأهداف .

2. حصر وتحديد الوظائف  . يتم حصر وتحديد الوظائف المراد جمع المعلومات عنها ، تعتبر هذه الخطوة هامة للغاية حيث يتم فيها تحديد نوعية وعدد الوظائف ، تتمثل مصادر الحصر في الآتي : الهيكل التنظيمي ، ميزانية الوظائف ، حصر الوظائف ميدانياً عن طريق الزيارات ، ومن فوائد الحصر الوظيفي : تحديد الإخصائيين لتحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الإمكانات المادية اللازمة للتنفيذ ، تحديد المدة الزمنية المطلوبة للدراسة  وعدد الأفراد المطلوبين للقيام بالدراسة ، تحديد المجموعات العامة للوظائف والمجموعات الفرعية

( الإدارة العليا ، الفنيين ، الوظائف الكتابية ...) .

المرحلة الثانية : إختيار طرق تحليل الوظائف  في هذه المرحلة يتم اختيار طريقة أسلوب جمع البيانات ، ومصادر المعلومات من (شاغل الوظيفة ، الرئيس المباشر ...) ، وتتمثل طرق تحليل الوظائف فى : أسلوب الاستقصاءات (الاستبيانات)  Questionnaire، المقابلة الشخصية Interview ، الملاحظـة Observation ، الجمع بين أكثر من طريقة ، هناك نواحى فنية هامة تتمثل فى كيفية اختيار الطريقة المناسبة ، أدناه تعريف بأسس اختيار تحليل الوظائف :

1. ظروف المنظمة البيئية وطبيعة العمل ومدى الدقة المطلوبة والوقت والأمكانات المتاحة ، إذ أن لكل أسلوب مزاياه وعيوبه .

2. أنواع الوظائف والخبرات السابقة فى توصيف الوظائف والمستوى العلمى والثقافى للعاملين بالمنظمة .

المرحلة الثالثة :  مرحلة جمع وتحليل البيانات والمعلومات  في هذه المرحلة يتم تجميع البيانات عن الوظائف عن طريق العديد من المصادر ، أهمها الآتي : الموظفين أنفسهم الذين يشغلون الوظائف ( توضيح الواجبات والمسئوليات المتعلقة بوظائفهم ) ، رؤساء الأقسام المختلفة الذين يشرفون مباشرة على الوظائف ، حيث يطلب منهم تقديم آرائهم ومعلوماتهم عن الوظائف التي سيتم تحليلها .

المرحلة الرابعة : مرحلة إعداد بطاقات الوصف الوظيفي   تهدف هذه المرحلة إلى إعداد بطاقات أو نماذج  وصف الوظيفة من واقع البيانات التي تم تجميعها ومراجعتها وتصنيفها ، تقوم إدارة الموارد البشرية بمراجعة البيانات والمعلومات وتحديثها باستمرار ، ويوضح الشكل التالي نموذجاً لبطاقة تحليل الوظيفة .

نموذج بطاقة تحليل الوظيفة

أسم الوظيفة :   ................                       رقم الوظيفة :   ..........................

الإدارة التابعة لها : ...........                       القسم / الشعبة :  ........................

المرتبة الوظيفية : ............                       الدرجة :  .............................

بداية راتب الوظيفة : ..........                     نهاية راتب الوظيفة :  ..............

المشرف المسئول عن الوظيفة : ...................

أولاً : وصف الواجبات الوظيفية :

1. أهمية الوظيفة في القسم أو المنظمة .

2. الأعمال التي تنفذها يومياً وتحتمها طبيعة العمل اليومي .

3. الأعمال التي تقوم بها من وقت لآخر .

4. عدد  الموظفين الذين ترأسهم . حدود أعمالهم ووظيفة كل منهم .

ثانياً : المجهود الفعلي اللازم لأداء الوظيفة :

1. تحديد بالتقريب بالنسبة المئوية للوقت الذي تقضيه .

    جالساً  .... %                  واقفاً ..... %             متنقلاً ....%

2. ما هي الآلات أو المعدات المستخدمة .

3. عدد ساعات العمل على كل آلة .

4. الشروط الفعلية أو البدنية المطلوبة في الشخص الذي يقوم بذلك العمل .

ثالثاً : مسئوليات الوظيفة :

المسئوليات المالية                 المسئوليات الفنية                  المسئوليات الإدارية

   ..................                 ..................           .................

   ..................                 .................                     ..................

رابعاً : ظروف العمل :

إضاءة ..............                تهوية ..............                 رطوبة .................

حرارة .............                 أخطار ...............     مؤثرات أخرى ...........................

عدد ساعات العمل .....................

خامساً : المؤهلات المطلوبة في شاغل الوظيفة :

1. المستوي التعليمي :

2. الخبرات السابقة :

3. المهارات :

4. السمات الشخصية :

5. أخرى :

6. إمكانية هذه الوظيفة للترفيع لوظيفة أخرى :

7. موقف الوظيفة ، والموظف الحالي ، وسنوات خدمته فيها :

التوقيع                                                                 محلل الوظائف

تصميم الوظائف    Job Design أدناه بعض المفاهيم عن تصميم الوظيفة :

        أوضح (مدني عبد القادر علاقي) بأن تصميم الوظائف (( هو العمل الخاص بربط محتويات الوظيفة ، والمؤهلات المطلوبة لها ، والحوافز المقررة لها في شكل يحقق رغبات واحتياجات العاملين والمنظمة )).

بينما عرفه (رفعت محمد جاب الله) بأنه (( هو العملية التي تهدف إلى تحديد محتوى الوظيفة وطريقة أدائها وعلاقتها بما يؤدي إلى المساهمة في تحقيق أهداف المنظمة ، أخذاً في الاعتبار نمط التكنولوجيا المستخدمة في الإنتاج أو الأداء من ناحية ، والأهداف الشخصية لشاغل الوظيفة من حيث الرضا الوظيفي والرغبة في النمو من ناحية أخرى )) .  

       تقوم فكرة تصميم الوظيفة على أن لكل عمل أكثر من طريقة لأدائه تختلف من حيث الجودة فيما بينها ، لذا من الممكن اختيار الطريقة الأفضل من بين تلك الطرق عند تصميم وظيفة معينة ، وذلك وفق عدد من المعايير المرغوب فيها ، مثل تخفيض التكلفة ، أو تحسين مستوى الجودة ، أو زيادة درجة الرضا الوظيفي .

أساليب تصميم الوظائف .  تتمثل فى أسلوب حركة الإدارة العلمية ، أسلوب العلاقات الإنسانية  أسلوب الإثراء الوظيفي ، والأسلوب الاجتماعي - الفني . أدناه شرح مختصر لتلك الأساليب :

1. أسلوب حركة الإدارة العلمية . تبني فلسفة هذا الأسلوب على الآتي :

أ. تبسيط الوظيفة إلى أقصي حد ممكن وتنوع الأعمال وتقسيمها وجعلها مخصصة .

ب. تقليص الحركة والزمن اللازم لأداء العمل .

جـ. التقليل من العلاقات الاجتماعية في موقع العمل .

د. تحديد طريقة العمل بوضوح وكذلك الأدوات المستخدمة .

2.        أسلوب العلاقات الإنسانية .  يهتم بالعنصر البشري عند تصميم الوظيفة ، ويقلل في نفس الوقت بالنواحي الفنية ، هذا الأسلوب لم يحل مشاكل التنظيم الناتجة عن سوء تصميم العمل

3.        أسلوب الإثراء الوظيفي . Job Enrichment يركز هذا الأسلوب على إعطاء الموظف حرية واسعة واستقلالية ، ورقابة ذاتية على نفسه من أجل إنجاز الأعمال التي في حدود قدراته وإمكاناته ، وبشكل يسمح له باستغلال تلك الإمكانات الكامنة بما يؤدي في النهاية إلى إحساس الموظف بأنه يؤدي عملاً ذا معني ، لدرجة أن يصبح العمل في حد ذاته حافزاً ومكافئة للموظف .

4.        الأسلوب الاجتماعي ـ الفني . Socio – Technical ، وهو أسلوب يجمع بين الإدارة العلمية والعلاقات الإنسانية ، وذلك من حيث التركيز على الجوانب الفنية للعمل والاحتياجات الإنسانية  .