بسم الله الرحمن الرحيم

تخطيط الموارد البشرية

Human Resource Planning

       تحتاج المنظمات إلى الموارد البشرية لتسيير نشاط المنظمة ، لذا كان من الضروري تحديد احتياجاتها من الأفراد كماً ونوعاً .  إن تخطيط الموارد البشرية هو عملية إدارية منهجية مستمرة تربط إدارة الموارد البشرية بتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمنظمة ، وتهدف إلى تلبية احتياجات المنظمة من العمالة بالأعداد والخصائص المناسبة مع طبيعة وحجم نشاط المنظمة ، وبما يساعد على تحقيق أهدافها ، وذلك لفترة قادمة وفي بيئة ديناميكية سريعة التغيير .

 مفهوم تخطيط الموارد البشرية

         يعتبر تخطيط احتياجات المنظمة من الموارد البشرية حلقة الوصل بين الإستراتيجية العامة للمنظمة وإدارة الموارد البشرية لأداء وظائفها ، هناك العديد من التعاريف والمفاهيم لعملية تخطيط الموارد البشرية ، يعرفها البعض بأنها عملية تحديد الاحتياجات المستقبلية من العاملين من حيث العدد والمهارات للمنظمة ككل , وكذلك للأنشطة المختلفة فيها . أما (جورج ميلكوفيتش) بعرف تخطيط الموارد البشرية بأنها عملية جمع واستخدام المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات  حول الاستثمار الأمثل في نشاطات الموارد البشرية المختلفة .  

الأسباب التي تدعو إلى تخطيط الموارد البشرية

1. زيادة عدد المنظمات المختلفة , وبالتالي زيادة حاجاتها وتنافسها على الموارد البشرية المتاحة .

2. تطور التكنولوجيا التي تستخدمها المنظمات , أدى إلى ضرورة الاهتمام بالبحث عن الموارد البشرية التي تستطيع أن تتعامل مع هذه التكنولوجيا .

3. زيادة عدد السكان , وبالتالي كبر حجم الموارد البشرية وتنوعها  .

4. تغير الهياكل التنظيمية للمنظمات بسبب التوسع وتغير طبيعة الأنشطة .

أهمية تخطيط الموارد البشرية 

1. المساهمة فى تحديد أهداف وخطط المنظمة : يسهم تخطيط الموارد البشرية فى تحديد أهداف المنظمة وخططها من خلال بيان الأعمال المطلوبة وما تحتاجه من أفراد لإنجازها وما تتطلبه من معايير ومقاييس لأدائها .

2. ملائمة الهيكل التنظيمي مع هيكل الوظائف : تسعى الجهود المبذولة لتخطيط الموارد البشرية إلى إتاحة الفرصة أمام المنظمة لمراجعة هيكلها التنظيمي مع الهيكل الوظيفي .

3. تنمية وتطوير سياسات الموارد البشرية  : يؤدى تخطيط الموارد البشرية إلى تطوير سياسات الاختيار والتعيين والتدريب والتنمية والحوافز والمكافآت .

4. تحقيق الاستفادة القصوى من الكفاءات البشرية المتاحة : عن طريق تخطيط الموارد البشرية تتم الاستفادة القصوى من المصادر البشرية المتاحة ، مما يتطلب استمرار دراسة قدرات وإمكانات ومهارات الأفراد ، وإعداد الهيكلة المناسبة وإجراء إعادة التوزيع المناسب بما يحقق الأهداف التنظيمية . 

5. الحصول على احتياجات المنظمة من العمالة : تتيح جهود الموارد البشرية الحصول على ما تحتاجه المنظمة من العمالة لتحقيق أهدافها المستقبلية ، مع ضمان فعالية ورضاء العاملين .  

6. المساهمة فى تحقيق خطط الإنتاج : تسهم عملية تخطيط الموارد البشرية فى تحقيق خطط الإنتاج فى مواعيدها وبالشروط المتفق عليها من خلال توفير الأعداد المناسبة بالكفاءة المطلوبة.

7. الحد من ظاهرة البطالة المقنعة : إذ يتم تحديد المطلوب من الأفراد بدقة ، وبما يضمن تحقيق خطة الإنتاج المرجوة بأقل تكلفة ممكنة .

8. مواجهة العجز فى العمالة : تهتم جهود الموارد البشرية بدراسة نواحى العجز فى العمالة ، وإعداده والعمل على سرعة توفيره .

9. إعداد موازنة الأجور والمكافآت : إن التخطيط الفعال للموارد البشرية يؤدى إلى الإعداد الجيد لموازنات الأجور والمرتبات والمكافآت .

10. التوزيع المناسب للعاملين على أماكن العمل : يؤدى التخطيط السليم للموارد البشرية إلى تحقيق التوزيع الفعال للعاملين على الإدارات والأقسام المختلفة .

أهداف تخطيط الموارد البشرية 

1. التعرف على الوضع الحالى للموارد البشرية للمنظمة بشكل تفصيلى ودقيق .

2. تحديد مصادر الحصول على الموارد البشرية ودراستها .

3. الوقوف على المشاكل التى تواجه عملية تخطيط الموارد البشرية ، وتقديم الحلول لها .

4. التنبؤ بأعداد ومستويات وهياكل الموارد البشرية اللازمة لمختلف الأنشطة خلال فترة زمنية مستقبلية .

5. وضع السياسات والبرامج المتعلقة للاختيار والتعيين وتنمية الموارد البشرية .

6. التعرف على المعروض من العمالة ودراسة وتحليل خصائصه .

7. العمل على الصيانة والمحافظة على الموارد البشرية والسعي لرفع كفاءتها الإنتاجية .

مراحل تخطيط الموارد البشرية

        تتمثل المراحل الأساسية لعملية تخطيط الموارد البشرية فى الآتى :

1.       تحديد الطلب المتوقع من الموارد البشرية   Labor Demand  .

2.       تحديد العرض المتوقع من الموارد البشرية     Labor Supply   .

3.       وضع خطة العمل   Action Plan  .

4.       تنفيذ الخطة ومتابعتها    Implementing The Plan  .  

طرق تقدير الاحتياجات البشرية للمنظمة

أولا :   طرق تقدير الطلب على الموارد البشرية   تتمثل فى طريقة تحليل عبء العمل ، تحليل قوة العمل ، تحليل النسب ، طريقة السلاسل الزمنية ، طريقة تحليل الانحدار Regression Analysis ، معامل الارتباط .

1. تحليل عبء العمل  Workload Analysis .

        إن تحليل عبء العمل يبدأ من خلال تحديد معدل حجم المبيعات المتوقع خلال الفترة القادمة . ويعبر عن هذا المعدل بالسلع والخدمات التي تنتجها المنظمة ، كلما كان تقدير المبيعات دقيقاً , يمكن الوصول إلى تحديد حجم القوة العاملة المستقبلية بشكل أدق ، ويتم ذلك من خلال ترجمة رقم المبيعات المتوقع إلى برنامج عمل يحدد سير الأعمال في جميع أقسام المنظمة ، مثلاً يتم تحويل رقم المبيعات إلى برنامج عمل إنتاجي في قسم الإنتاج , برنامج عمل مشتريات في قسم المشتريات , وهكذا يجب أن يترجم هذا البرنامج إلى وحدات عمل محددة في شكل سلعة أو خدمة معينة يعبر عنها بساعات محددة . النتيجة المباشرة لتحليل عبء العمل , هي تحديد عدد الأفراد اللازمين لتأدية الأعمال المستقبلية ، تعتبر طريقة تحليل عبء العمل من أكثر الطرق استخداما ، ويعاب عليها أنها ليست دقيقة تماماً في تحديد الحاجات المستقبلية من الموارد البشرية ، والفكرة الأساسية لهذه الطريقة تتمثل في الإجابة على الأسئلة التالية : ما هي كمية العمل الإجمالي المطلوب تنفيذه ؟ ما هو العمل الذي يستطيع أن يقوم به الفرد ؟

2.  طريقة تحليل قوة العمل  Work Force Analysis .

       إن الأرقام التي تم التوصل إليها من خلال تحليل عملية عبء العمل تتم مقارنتها مع ما هو موجودة حالياً من العامين بالمنظمة . ومن ثم يتم طرحها من العدد الإجمالي المطلوب الذي تم التوصل إليه بواسطة تحليل عبء العمل .

3. طريقة تحليل النسب  Ratio Analysis  

      إن طريقة تحليل عبء العمل وتحليل قوة العمل تستخدم عادة في التنبؤ بحجم العمالة المباشرة ، مثلاً يمكن تقدير الحجم الأمثل للعاملين , وذلك بقسمة حجم العمالة الكلية بالمنظمة على عدد العاملين بإدارة الموارد البشرية ، أو تقدير الحجم الأمثل للإدارة القانونية عن طريق قسمة عدد القضايا المطروحة حالياً أمام المحاكم أو المحتمل طرحها على عدد القانونيين بالإدارة القانونية .

       تلك النسب تكون ذات فائدة محددة لخبراء تخطيط الموارد البشرية , إذا لم تتم مقارنتها بنسب السنوات الماضية , أو مقارنتها بنسب متماثلة في منظمات مشابهة . تلك المقارنة تؤدي إلى معرفة حالات العمالة الذائدة أو الناقصة ، يمكن استخدام نسب الإنتاجية خلال الفترة الماضية للتنبؤ بحجم العمالة المستقبلية عن طريق المعادلة التالية : معدل الإنتاجية التاريخي = عدد العمل خلال الفترة الماضية مقدراً بالساعات مثلاً ÷ عدد العاملين .

ثانيا :   طرق تقدير العرض الداخلي من الموارد البشرية  .

        نظراً لان العاملين حالياً في المنظمة هم الأساس الذي تعتمد عليه عملية تقدير العرض الداخلي المستقبلي , لذا يجب أن يكون لدى إدارة الموارد البشرية قاعدة بيانات كاملة عن عدد العاملين ، هناك العديد من الطرق لتقدير العرض الداخلي , أهمها طريقة مخزون المهارات , وخرائط الترقي والإحلال .

1. طريقة مخزون المهارات   Skills Inventory   

       يتكون مخزون المهارات من قائمة بأسماء العاملين حالياً في المنظمة تحتوي على معلومات تفصيلية عن كل فرد من حيث : اسم الموظف وعمره وحالته الاجتماعية ، المؤهلات التعليمية، الخبرات السابقة ، البرامج التدريبية التي أشترك بها ، الامتحانات التي أجتازها ، نتائج تقييم الأداء للسنوات الأخيرة مع التركيز على مواطن القوة والضعف ومعدل التحسين ، الغياب والجزاءات التأديبية أن وجدت ، القابلية للترقي وتحمل المسئولية على مستوى أعلى ، التطلعات والطموح للترقية أو في تغيير مساره الوظيفي . تلك المعلومات تعطي تصوراً واضحاً للمخططين عن إمكانية الترقية أو النقل من وظيفة إلى وظيفة أخرى على ضوء المعلومات السابقة حسب مؤهلات وقدرات الموظف ، علما بأن هذه الطريقة تستخدم في المنظمات صغيرة الحجم .

2. خرائط الترقي والإحلال Promotion and Replacement

       تستخدم بعض الوظائف المهمة ( وظائف الإدارة العليا )، كما تستخدم لتحديد الموظفين المتوقع إحلالهم فيها عند انتهاء فترة القائمين عليها حاليا ، توضح أسم شاغل الوظيفة الحالي وأسماء المرشحين للإحلال محله ودرجة استعداد كل منهم ومستوى أدائه وعمره وقدراته ومهاراته .

ثالثا :   تحديد الفائض أو العجز من العمالة وكيفية التصرف فيه  

        يتم إجراء مقارنة بين العمالة المتاحة والعمالة المطلوبة للعمل , بناء على ذلك يتم تحديد مقدار الخلل ونوعية ومكانة الأساليب الواجب اتخاذها للعلاج والوصول إلى حالة التوازن المطلوبة ، ومن العادة تتمثل نتيجة المقارنة في الآتي :

1. زيادة الطلب على العرض تعنى  وجود عجز .

2. زيادة العرض على الطلب تعنى وجود فائض .

3. زيادة الطلب على مجموعة من الفائض , وزيادة العرض في مجموعة أخرى .

المعالجة في حالة العجز (زيادة الطلب على العرض ) . وتتم المعالجة في هذه الحالة بأحد أو أكثر من الأساليب التالية :

1. البحث عن مصادر جديدة للتوظيف .

2.  تخفيض شروط الالتحاق بالوظيفة .

3.  استخدام العمالة المؤقتة .

4.  زيادة فترة الخدمة ( إحالة من التقاعد ) .

5.  زيادة ساعات العمل خارج أوقات الدوام .

6.  تحسين برنامج الأجور والحوافز وربطه بزيادة إنتاجية الفرد .

7.  التدريب وإعادة التدريب .

8.  إحلال التقنية محل العمال .

المعالجة في حالة الفائض (زيادة العرض على الطلب ) . فى هذه الحالة تتم المعالجة باستخدام واحدة أو أكثر من الحلول التالية :

1.  تخفيض ساعات العمل .

2.  تشجيع التقاعد المبكر .

3. تخفيض عمليات التوظيف .

4. استخدام العمالة المؤقتة الرخيصة في بعض الوظائف .

5.  سياسة إنها الخدمة ( الاستغناء عن بعض الوظائف ) .

المعالجة في الحالة الثالثة  (زيادة الطلب على مجموعة من الفائض، وزيادة العرض في مجموعة أخرى)

       في هذه الحالة تتم المعالجة عن طريق تحويل الفائض لعلاج العجز في الوظائف الأخرى ، ويتطلب ذلك إعادة التأهيل والتدريب لتولي الوظائف الجديدة .