بسم الله الرحمن الرحيم

تحليل وتصميم نظم المعلومات (1)

أولاً : تحــليل النظــم  Systems Analyses

      جميع أنواع نظم المعلومات تمر خلال دورة حياتها بمجموعة من المراحل ، أهمها مرحلة التحليل ((Analysis Phase ، وتتضمن مرحلة التحليل معرفة الواقع الحالي لآلية النظام في المنظمة إن وجدت ، لأن من الصعوبة تطوير نظام معلومات قائم ، أو إيجاد نظام جديد بدون المعرفة الكاملة بواقع النظم في المنظمة .

مفهـوم تحــليل النظــم

       أوضح (نجم عبد الله الحميدى وآخرون) بأن تحليل النظم  هو عملية دراسة البيانات والحقائق المتعلقة بالنظام ، وإيجاد العلاقات المنطقية التي ترتبط فيما بينها ، وذلك من أجل تحديد مواصفات أو أبعاد نظام جديد لها ، أي أن مخرجات عملية التحليل هي الحصول على مستند المواصفات أو مستند الهدف (Target Document ) . بينما أشار (عثمان كيلانى وآخرون)  بأنه عملية تحليل مفصل للنظام الذي يتم بموجبه إنجاز الأعمال .

        أن عملية تحليل النظم هي عملية منظمة لتفكيك وتجزئة نظام المعلومات الحالي وذلك من أجل فهم أجزاء ومكونات النظام ، بمعنى كيف تعمل وما هي وظائفها ومهامها  في النظام ، أي عملية البحث عن نقاط القوة والضعف الموجودة في النظام ومعرفة مخرجات النظام للتعرف عليها ، وهنا من الممكن إن تظهر فجوة بين ما يتم إنتاجه وما هو متوقع من المستفيد النهائي وهذا ما يعرف بفجوة المعلومات .

متطلبات تحقيق أهداف تحليل النظم : لتحقيق الأهداف المرجوة من تحليل النظم ، هناك متطلبات من الضروري بمكان النظر إليها بعين الاعتبار ، وهى :

1. التكامل .

2. المنهج العلمي .

3. القرارات المبرمجة .

4. التقنية . 

5. الاتصالات.

أهمية تحــليل النظــم

1. تحليل النظم هو أساس عملية تصميم النظام .

2. مساعدة محلل النظم من تكوين فكرة صحيحة عن النظام الحالي وبالتالى تمكنه من تطوير أفكار جديدة عن النظام المراد إقامته  .

3. إن عملية تحليل النظام تساعد على تحديد مستند المواصفات أو مستند الهدف الذي يعتبر الهدف النهائي لعملية التحليل .

4. القدرة على دراسة البدائل بين النظم التي سيتم الاختيار من بينها .

أسباب تحليل النظام :

1. النظام الحالي غير فعال .

2. ظهور متطلبات جديدة . 

3. ظهور تقنية حديثة .

4. إجراء التحسينات الشاملة للنظام .

التحـليل التقـليدي والتحـليل الآلـي

       إن الهدف من تحليل النظام هو فهم النظام الحالي وتحديد أهمية تعقيد المشكلات ودرجتها ونطاقها التي يعانى منها النظام وصولا إلى المستند الهدف ، لذا يجب التعرف على حدود هذا النظام بما في ذلك الأفراد ، والإجراءات ، ويتم ذلك عن طريق جمع البيانات عن النظام ، والسبب من قيامه وكيفية القيام بذلك ، ومن يقوم به ، وما هي المشاكل المتعلقة بذلك . ويتم جمع تلك البيانات عن طريق الاستقصاء خلال المقابلات الشخصية ، أي جمع البيانات إما بالطريقة التقليدية أو الآلية من خلال استخدام أدوات التحليل الآلي .

 مفهوم تحليل النظم الآلي : هو استخدام الأشكال البيانية لتجزئة النظام كخريطة تدفق البيانات ، وتتبع العلاقة ( الوصلات ) بين أجزاء النظام كقاموس البيانات وتوصيف العمليات ، وتوصيف سياسة معالجة البيانات كشجرة القرارات للتوصل إلى نوع جديد من المستندات الهدفية وهو التوصيف الوظيفي.

خطـوات تحـليل النظــم  

أولاً : الدراسة التمهيدية : هذه الخطوة تهدف إلى التعرف إلى طبيعة المشكلة  وأبعادها بحيث يتم الإلمام بكافة التفاصيل المتعلقة بالمشكلة .  من العادة تشمل الدراسة التمهيدية المراحل التالية :

1.  تعريف المشكلة  Problem Definition .

2. وضع الأهداف   Objective Setting    ·

ثانياً : دراسة الجدوى Feasibility Study   تمثل العمود الفقري  للدراسة التمهيدية ،  وتهدف دراسة الجدوى لمعرفة ما إذا كان النظام الجديد المراد إقامته سيكون مجدي أم لا ، لذا يقع على عاتق المحلل مسؤولية البحث عن الطريقة المثلي التي يجب من خلالها تحقيق الأهداف التي تم تحديدها في الخطوة السابقة ( الدراسة التمهيدية ) ، أي تحديد البدائل التي يمكن أن تؤدى إلى تحقيق أهداف تطوير النظام . في نهاية مرحلة دراسة الجدوى يتكون لدى المحلل مجموعة من الحلول والبدائل ، ولكل بديل مزايا وعيوب ( فوائد وتكاليف ) ، إن ذلك يتطلب معرفة أنواع الجدوى اللازم دراستها .     

أنواع دراسة الجدوى  وهى :

1.  الجدوى الفنية .                                    

2. الجدوى العملياتية .                                    

3. الجدوى التنظيمية .   

4. الجدوى الاقتصادية .        

   من الصعب عند تحليل التكلفة أن يتم تحديدها بواسطة المحلل ، لأن النظام الجديد لا ينتج سلعا يمكن تقدير قيمتها النقدية ، بل النظام ينتج معلومات تؤثر على صناعة القرارات والتي تنعكس على التوفير في المواد والأجور وزيادة رضا العاملين... في نهاية مرحلة دراسة الجدوى ، تتم المفاضلة بين البدائل لاختيار البديل الأفضل ، ويتم ذلك وفق معايير التقييم المالي ، وأهمها ما يلي : طريقة فترة الاسترداد  Pay Back Method ، طريقة القيمة الحالية  Present Value Method ،  

ثالثاً : الدراسة التفصيلية    وتتضمن جمع المعلومات و إعداد مخططات تدفق البيانات ، وفيما يلي توضيح لمفردات الدراسة التفصيلية :  

1. جمع المعلومات .   

2. أساليب جمع المعلومات من المستخدمين .    

أساليب جمع المعلومات من المصادر الأخرى : ومن تلك الأساليب الوثائق، البرامج الحاسوبية ، أدلة الإجراءات ، التقارير .