بسم الله الرحمن الرحيم

التنظــــــيم

       إذا عدنا إلى الوراء ، نجد أن التنظيم بدأ يظهر على الوجود مع وجود الجيوش ، وذلك من خلال تنظيم الأفراد والجماعات لتنفيذ المهام القتالية . وفى هذا الصدد ذكر المفكر(بيتر دراكار) في كتابه (الإدارة للمستقبل) : ((منذ 125عاماً مضت عندما ظهرت المشروعات الكبيرة إلى الوجود لأول مرة ، لم يكن لديها نموذج تتخذه إلا أن تنظم نفسها طبقاً لما كان عليه الجيش … التدرجية ، الأمر ، المتابعة ، المنفذين والاستشاريين )) .  

        يعتبر التنظيم هو البناء الإداري الذي بموجبه تتم إدارة المنظمة أياً كانت ، وبما أن العملية الإدارية تسعى إلى إيجاد شكل أو بناء أو هيكل تنظيمي لكي تتمكن من أداء أعمالها من أجل تحقيق أهدافها ، لذا فإن عملية إعداد الهيكل التنظيمي لا تتم مرة واحدة فقط عند إنشاء المنظمة ، بل إن وظيفة التنظيم تتجدد وتستمر باستمرار وبقاء المنظمة ، كما أن عملية التنظيم ذات ارتباطاً وثيق بالتخطيط  ، إذ أن الترابط العضوي بين وظيفتي التخطيط والتنظيم لا يحتاج لكثير من العناء والإثبات ، فالتخطيط يشمل تحديد الاختصاصات والأهداف والأسبقيات وغيرها ويبين ما يجب تحقيقه وكيفية الوصول إلى ذلك ، بينما التنظيم يتعلق بتوضيح من سيقوم بماذا ، ومع من سيقوم بتحقيق الأهداف المرجوة  .

       إن الحوجة إلى التنظيم تقود إلى خلق الهيكل المناسب الذي يحقق أهداف المنظمة ، لذا نجد أن عملية التنظيم ليست هي هدفاً نهائياً ، بل هي وسيلة أو أداء من خلالها تسعى المنظمة إلى تحقيق أهدافها ، أي بمعنى أنه من الضروري تحديد هيكل المنظمة وتفعيله بحيث يمكن من تحقيق أهداف المنظمة ، بالتالي فإن خطوات إعداد الهيكل التنظيمي تتمثل في الآتي :

1.     تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها بشكل شامل وبالتفصيل .

2.     تحديد الأعمال والأنشطة اللازمة لتحقيق تلك الأهداف .

3.  تجميع هذه الأعمال والأنشطة في مجموعات متجانسة تمثل كل منها وظيفة ، وكل مجموعة من الوظائف في قسم وكل مجموعة أقسام في إدارة وهكذا …

تطـــور التنظيـم

     مر التنظيم بمراحل زمنية متعاقبة ، ومع مرور الزمن أكتسب جدية وعمقاً ودقة وشمولاً ... فقد مر التنظيم بالمراحل التالية :

1 0 مرحلة الفكر الكلاسيكي  وتنظر للتنظيم كعملية أو مرحلة تقسيم العمل إلى أجزاء ، بحيث يكون من السهل إسنادها إلى شخص أو أشخاص للقيام بها وتكوين الهيكل التنظيمي لتحقيق الأهداف .

2.  مرحلة الفكر السلوكي وتنظر إلى التنظيم على أنه مجموعة أفراد لهم مصالحهم ، وأن سلوك الأفراد هو العامل الحاكم في التنظيم . هذه المرحلة عدلت في مفاهيم تقسيم العمل ، التقسيم الوظيفي المتدرج ، هيكل العلاقات الوظيفية ، الإشراف والرقابة .

3 0 المرحلة الحديثة  تمثلت في النظريات الحديثة في التنظيم ، وتميزت بالتحليل والتكامل ، التحليل يعطى صورة للتغيرات واعتبار للنواحي ذات الأهمية في التنظيم ، والتكامل من حيث الاهتمام بالفرد وميوله ودوافعه وبالتنظيم الرسمي والغير رسمي والعلاقات الإنسانية . كل تلك النواحي يمكن مزجها لتعمل في هدف ووحدة كاملة لمصلحة المنظمة .

المفاهيم والمبادئ

المفاهيم  يعتبر التنظيم الوظيفة الثانية من وظائف الإدارة ... ويقصد بالتنظيم كل عمل يتم بموجبة تحديد أنشطة / وظائف المنظمة ، مثل الوظيفة المالية و التسويقية ، وتحديد إداراتها ( كإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، و أقسامها و وحداتها ولجانها ، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة و المسئولية ، التفويض ، و المركزية واللامركزية ، ونطاق الإشراف ... وغيرها من أجل تحقيق أهداف المنظمة . إن مفهوم التنظيم يكاد يكون واحداً ومتفق عليه ، سواء كان ذلك في مجال إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو الإدارة العسكرية . وفيما يلي بعض المفاهيم :

 د0 توفيق عبد المحسن / د0 أحمد رشيد  عرفا التنظيم بأنه (( تحديد الأعمال اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة ، وتنظيمها في إدارات وأقسام ووحدات ومستويات في ضوء تحديد العلاقات التي يمكن أن تنشأ بين الأعمال والقائمين عليها على كافة المستويات وفى كل الاتجاهات)) .   

إستيفن روبنز   عرف التنظيم بأنه (( كيان إجتماعى منسق بوعي ، له حدود واضحة المعالم ، ويعمل على أساس دائم لتحقيق هدف معين أو مجموعة أهداف )) .  

على عباس   يعرف التنظيم بأنه (( الإطار الذي يتم في حدوده تجميع جهود جماعات العمل وترتيبها وتنسيقها لتعمل من أجل تحقيق أهداف المنظمة والأفراد العاملين بها ، وتزويدهم بالاختصاصات والصلاحيات اللازمة لمساعدتهم على أداء مهام وظائفهم )) .  

محمد الصيرفى  يعرف التنظيم  بأنه ((ذلك الأٍسلوب الذي يتم الاستعانة به في تقسيم الأعمال وتفويض السلطات والمسئوليات وإقامة علاقات سليمة بين الأفراد بما يكفل في النهاية تحقيق أعلى قدر من الفاعلية في تحقيق الأهداف)) .

 من تلك المفاهيم نستنتج الآتي :

1.     كيان إجتماعى أو مجموعة من الأفراد تجتمع وفق تخطيط مسبق ليس بالصدفة .

2.     وجود هيكل (شكل) تنظيما يشتمل على جميع الأفراد  والوظائف .

3.     ضرورة وجود التخصص ومبدأ تقسيم العمل ، وذلك بتجميع الوظائف ذات العلاقة في وحدة واحدة .

4.     تحديد السلطة والمسئولية .

5.     ضرورة وجود هدف واضح يسعى التنظيم لتحقيقه .

المبــــــــــادئ   فيما يلى أهم مبادئ العملية التنظيمية :

1. مبدأ وحدة الهدف Unity of Objectives وهو مبدأ يقضى بأن يكون هناك نوع من الاندماج بين أجزاء المنظمة بالشكل الذي يوفر التنسيق الجماعي في الجهود والأنشطة لتحقيق الأهداف الكلية ، ويعنى هذا المبدأ أن يكون هدف المنظمة واضحاً ومفهوماً لأفراد المنظمة وعلناً ومعروفاً .

2. مبدأ التقسيم لإدارات وأقسام   Creation of Departments & Section  وهو مبدأ يشير إلى ضرورة تقسيم العمل الكلى للمنظمة إلى إدارات وأقسام على أساس منطقي . ويتم التجميع على أساس التشابه في الأنشطة أو التكامل أو التتابع بين الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف التنظيم .

3. مبدأ التخصيص وتقسيم العمل  Specialization & Division Labor  يعتمد هذا المبدأ على فرضية أن الأفراد يمكن تحسين أدائهم بمزيد من التخصص ، ويتم ذلك من خلال العمل في قسم معين ومحاولة تبسيط الإجراءات وتدريب الأفراد على أداء أجزاء صغيرة منه . وهذا المبدأ وثيق الصلة بمبدأ التقسيم للإدارات .

4. مبدأ وحدة الأمر والتسلسل الرئاسي  Unity of Command  وهو مبدأ يشير إلى أنه يتعين ألا يتسلم الموظف الأوامر والتوجيهات أكثر من رئيس واحد أي رئيسه المباشر، وهذا يعنى وحدة القيادة . ويعكس هذا المبدأ انسياب السلطة والمسئولية من أعلى إلى أسفل عبر المستويات التنظيمية المختلفة .

5. مبدأ تعادل السلطة والمسئولية  Equality of Authority & Responsibility  وهو مبدأ يعنى أن مسئولية الفرد يجب أن تكون مساوية لحجم السلطة المخولة له ، والمعنى التقليدي لهذا المبدأ يقضى بألا تكون السلطة المفوضة لشخص ما تزيد أو تقل من المسئولية المسندة له .

6. مبدأ نطاق الإشراف   Span of Control  ويشير هذا المبدأ إلى تحديد عدد الأفراد الذين يخضعون للإشراف المباشر لكل رئيس أو مشرف ، ومن العادة لا يزيد عدد الأفراد الذين يخضعون لإشراف أي رئيس أو مسئول ستة أشخاص .

7. مبدأ تعدد السلطات  هناك ثلاثة أنواع من السلطات ، وهى :

   أ. السلطة التقليدية أو التنفيذية . وتعرف بخط السلطة المستقيم من أعلى إلى أسفل طبقاً لمبدأ وحدة  الأمر والتسلسل الرئاسي ، وهى تعنى سلطة إصدار الأوامر للمرؤوسين المباشرين . 

  ب. السلطة الاستشارية . وهى الحق في إبداء النصح والاستشارة وتقديم المعونة والخدمة ، ولا تعنى هذه السلطة الحق في الأمر واتخاذ القرار .

  ج. السلطة الوظيفية . وهى نوع من السلطة بين التنفيذية والاستشارية ، وفيها يعطى الاستشاري سلطة تنفيذية على أفراد وجهات تنفيذية وذلك في مجالات وظيفية معينة كسلطة مدير الأفراد في تنفيذ إجراءات التعين والاختيار للإدارات المختلفة بالمنظمة .

      الجدير بالذكر هناك إجماع بين معظم الباحثين على مبادئ التنظيم التالية : الهدف ، تقسيم العمل ، وحدة القيادة ، التنسيق ، السلطة والمسئولية ، تدرج السلطة ، المركزية واللامركزية ، التفويض ، نطاق الإشراف ، قصر سلسلة الأوامر ، التوازن ، المرونة . وأضاف (عبد السلام بدوى) مبدئي الكفاية والعلاقات الإنسانية .  بينما ذكر (يونس إبراهيم حيدر) سبعة مبادئ منها خمسة متفق عليها ، وأضاف مبدئيين هما البساطة والثاني هو الحاجة على المنصب وفق مقتضيات العمل وضروراته وبما تقضيه الموضوعية في ذلك والابتعاد عن المصالح الفردية أو الشخصية .  

أهميــة التنظيــم

       تتمثل أهمية وفوائد وظيفة التنظيم في الآتي :

1.     التوزيع العلمي الصحيح للوظائف بطريقة لا يكون فيها للتأثير الشخصي دور يذكر.

2.  تجنب ومنع الازدواجية أو التكرار في أداء الأعمال ، بحيث تعطى لكل موظف الوظيفة التي تتلاءم مع خبرته واختصاصه ومؤهله العلمي .

3.  تحديد العلاقة بين الموظفين بحيث يعرف كل موظف اختصاصه وحدود صلاحياته والتنسيق فيما بينهم بالنسبة للأعمال التي يشترك في إنجازها أكثر من موظف أو إدارة أو قسم .

4.     الاستجابة للمتغيرات التي تحدث في محيط الوظيفة والفرد الذي يشغلها .

5.     تحديد خطوط السلطة من أعلى الهيكل التنظيمي إلى قاعدته مروراً بمختلف المستويات الإدارية .

6.  توفر الوظيفة التنظيمية كما هو بالنسبة لوظائف الإدارة الأخرى فرص اكتساب الخبرة وتبادل المعرفة والمهارات بين الموظفين .

خطوات ومراحل التنظيم

       هناك بعض الاختلافات في تحديد خطوات أو مراحل بناء التنظيم ، فهي اختلافات في الظاهر وليس جوهرية ، فمثلاً (على عباس) يحددها في خمسة خطوات ، هي :

1.     وضع خطة التنظيم وتحديد أهدافه بوضوح .

2.     تحديد الأنشطة ( المهام والواجبات ) الرئيسية .

3.  تقسيم الأنشطة الرئيسية إلى أنشطة فرعية ، ومن ثم تجميع الأنشطة المتشابهة أو المتجانسة في مجموعات ( كل مجموعة خاصة بوظيفة معينة ) .

4.     توزيع المهام والواجبات الفرعية حسب تجميعها كما جاء أعلاه ، على الأفراد شاغلي الوظائف .

5.     تقييم نتائج عملية التنظيم ، ويطلق عليها إستراتيجية التنظيم .

       ويمكن تلخيص خطوات بناء التنظيم في الآتي : 

الخطوة الأولى  وفيها يتم تحديد أهداف المنظمة ، على ضوء تلك الأهداف سيتم تحديد نوع وعدد الوظائف ( الأنشطة ) والتي بدورها ستعمل على تحقيق تلك الأهداف .

الخطوة الثانية   إذا كان الهدف هو إنتاج سلع مثلاً ، يتم هنا إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق الهدف ( إنتاج سلع ) ومن أمثلة تلك النشاطات ، تصميم المنتج ، اختيار التكنولوجيا المناسبة ، تخطيط الإنتاج طويل الأمد ، تخطيط الإنتاج السنوي ، استلام المواد ، تخزين المواد ، صرف المواد ، الإعلان ، البيع ، توزيع السلع ، تحليل الوظائف ، تخطيط القوى العاملة ، اختيار العاملين ، التدريب ، التمويل والاستثمار ، المرتبات ، وضع الميزانيات ، مسك الدفاتر المحاسبية ...

الخطوة الثالثة  بعد إعداد كشف تفصيلي بجميع الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف المنظمة ، يأتي سؤالا هاماً وهو : هل كل تلك الأنشطة المتنوعة يمكن لإدارة واحدة أو قسم واحد أن يقوم بها جميعاً ؟   الإجابة قطعاً بلا ، لأنه لا يعقل لإدارة واحدة أن تقوم بجميع الأعمال المالية و الإنتاجية والتسويقية ... والسؤال هنا : ما هو أساس التجميع لتلك الأنشطة ؟ هل التشابه في الوظيفة ؟ بمعنى تجميع النشاطات المالية معاً ... أو التشابه في نوع المنتج ؟ بمعنى تجميع المنتجات المتشابه وتوضع معاً ... والإجابة على ذلك السؤال تأتى في الأسس التي بموجبها يتم التجميع والتقسيم لتلك الأنشطة والأنشطة الفرعية .   

 أسس تجميع / تقسيم الأنشطة ( تكوين الإدارات )   وتتمثل في الآتي :

1.      حسب الوظائف By function 

2.      حسب المنتج  By production   

3.      حسب العملاء  By customer  

4.      حسب المنطقة الجغرافية By geographic 

5.      حسب مراحل الإنتاج By phases     

1. التجميع / التقسيم على أساس الوظيفة   ويعتبر الأكثر استخداماً ، وفيه يتم تجميع كافة الأنشطة المرتبطة بمجال معين في وحدة إدارية واحدة ، فنشاطات الإنتاج تجمع في إدارة واحدة ، والنشاطات المالية تجمع في إدارة واحدة ... وهكذا

 2. التجميع / التقسيم حسب المنتج   هذا الأساس يقوم على تجميع الأنشطة المرتبطة بسلعة ما أو خط إنتاج معين في وحدة إدارية واحدة ويستخدم في المنظمات الكبيرة .

3. التجميع / التقسيم على أساس العملاء   يستخدم هذا الأساس عندما تتعامل المنظمة مع عدة أنواع من العملاء ( الزبائن ) مثل الشباب والأطفال والنساء ...                    

4. التجميع / التقسيم حسب المناطق الجغرافية   يستخدم هذا الأساس في المنظمات التي يشمل نشاطها في مناطق جغرافية متعددة سواء محلية أو عالمية .

5. التجميع / التقسيم على أساس مراحل الإنتاج ( العمليات )  وهنا يتم التقسيم إلى إدارات وفقاً لمراحل عمليات الإنتاج المستخدمة في التصنيع ، مثلاً لمصنع لإنتاج الأقمشة يتم التفسيم وفق مراحل العملية الإنتاجية ( الغزل ، النسيج ، الصباغ ، التجهيز ) .

الخطوة الرابعة  تحديد العلاقات التنظيمية : بعد تكوين الوحدات الإدارية ، لابد من ربط هذه الوحدات مع بعضها البعض من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقيا . تلك العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسية ، وتتمثل تلك العلاقات في الآتي : السلطة والمسئولية ، التفويض، المركزية واللامركزية ، نطاق الإشراف ، اللجان .

1. السلطة Authority    هي الحق القانوني ( الشرعي ) في إصدار الأوامر للآخرين للقيام بعمل معين 0 وتنساب السلطة من أعلا إلى أسفل. وكما وضح سابقاً في مبادئ التنظيم ، تشمل السلطات الأنواع التالية :   السلطة التنفيذية ، السلطة الاستشارية Staff Authority ، السلطة الوظيفية Functional Authority ، سلطة اللجان Committee Authority . 

     وبناءاً على تلك السلطات ، تتمثل أنواع العلاقات الإدارية اللازمة لممارسة السلطة في الآتي :

 أ.  علاقات السلطة التنفيذية . وهى التي تقوم على أساس إصدار الأوامر والتعليمات الواجبة التنفيذ . وتسمى بالعلاقات الرأسية أو الرئاسية، وتظهر على خارطة التنظيم بخطوط مستقيمة  متصلة .

ب.  علاقات السلطة الوظيفية ( التخصصية ) .

ج . علاقات السلطة الاستشارية . وتظهر على خطوط مستقيمة متقطعة .

2. المسئولية Responsibility  وهى التزام الفرد بتنفيذ الواجبات والأعمال التي توكل إليه من السلطة الأعلى حيث تأتى المسئولية من أسفل إلى أعلى .

3. المركزية واللامركزية Centralization & Decentralization   ،   المركزية  هي حصر حق اتخاذ القرار في قمة الهيكل التنظيمي. أي تركيز السلطة في الإدارة العليا . اللامركزية  هي عبارة عن نقل حق اتخاذ القرار للمستويات التنظيمية الأدنى بموجب قواعد تشريعية 0

4.  تفويض السلطة Delegation  هي عملية بموجبها يتم منح السلطة من الرئيس إلى المرؤوس لأداء عمل معين 0وتختلف اللامركزية عن التفويض ، في أن اللامركزية تتم بموجب قواعد تشريعية وليست منحة كما هو الحال في التفويض ، كما أن المفوض يبقى مسئولاً عن نتائج الأعمال التي فوضها .

5.  نطاق الإشراف Span of management   ويقصد به عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم إداري واحد ويخضعون لسلطته. 

6.  اللجان Committees  عبارة عن مجموعة من الأفراد المعينين أو المختارين ، يتم تكليفهم كمجموعة بمسئولية القيام بعمل معين ، قد تكون اللجنة تنفيذية أو استشارية .

الخطوة الخامسة  تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية : بعد إنشاء الوحدات الإدارية في المنظمة كالإدارة المالية ، إدارة التسويق ، إدارة الموارد البشرية ، إدارة الإنتاج ... ، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر .

الخطوة السادسة  بعد الانتهاء من عملية تصميم الهيكل التنظيمي ،  يتم اختيار العناصر البشرية التي تقوم بتنفيذ مهام الوحدات الإدارية ، وذلك لشغل الوظائف في الهيكل . لابد أن يكون الاختيار مبنى على مبدأ اختيار الرجل المناسب في المكان المناسب ... ( شروط الاختيار وفق الوصف الوظيفي )  .

الخطوة السابعة  رسم الهيكل التنظيمي (Organization Structure) على شكل مخطط ( الخريطة التنظيمية ) : ويعرف القريوتى الهيكل التنظيمي بأنه الطريقة التي يتم من خلالها تنظيم المهام وتحديد الأدوار الرئيسية للعاملين وبيان نظام المعلومات وتحديد آليات التنسيق وأنماط التفاعل اللازمة بين الأقسام المختلفة والعاملين فيها .  أذن الخريطة التنظيمية توضح حجم التنظيم ، والتبعية ، ونطاق الإشراف لكل شخص ، وعدد المستويات الإدارية ، كما وتعطى فكرة عن المناصب المختلفة . من العادة تظهر الخرائط التنظيمية في الشكل الهرمي الرأسي ، أو الهرمي الأفقي ، أو الشكل الدائري .

أقسام الخرائط التنظيمية  

1.  خرائط التنظيم الوظيفي   وهى توضح الوظائف الهامة في الوحدة الإدارية (كأدنى تقسيم في التنظيم ) . 

  2.  خرائط التنظيم الرئيسية ( العامة ) وهى توضح اسم الوحدة الإدارية أو لقب الوظيفة وترتيبها في التنظيم ، أي أنها توضح التقسيمات الرئيسية لهيكل التنظيم  ( خرائط التنظيم ) .

3.  خريطة الأفراد . وهى تشمل المراتب الوظيفية وعدد الوظائف وأسماء وأنواع الأنشطة والتخصصات والدرجات الوظيفية وعدد الأفراد .

الخطوة الثامنة  بنهاية المرحلة الثامنة يتم إعداد الدليل التنظيمي ، وهو عبارة عن ملخص في شكل كتيب يتضمن الآتي :

1 .  اسم المنظمة .

2 . عنوان المنظمة .

3 . أهداف وسياسات المنظمة .

4 . الهيكل التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية .

الخطوة التاسعة  تتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر، وإدخال التعديلات المناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبى أي متغيرات مطلوبة .

التنســــــــيق

   إن الحديث عن التنظيم يتطلب التعرض بشئ من الإيجاز إلى التنسيق في إطار العملية الإدارية ، إن القدرة على التنسيق تعتبر من السمات البارزة للقائد الإداري الناجح الذي عليه أن يحدد ويوضح برنامج العمل وطرق وأساليب الأداء ، وتحديد الاختصاصات والواجبات والمسئوليات التي توكل إلى وحدات المنظمة ، وخطوط الاتصال بينها والسلطات التي تخول لرؤساء تلك  الوحدات ، وما إلى ذلك من الوسائل التي توضح الرؤيا أمام العاملين وتساعد على خلق الاستقرار النفسي لديه. إن مفتاح فهم معنى التنسيق هو كلمة التناغم (Harmony ) .

 المفاهيم

         يعرف (محمد سعيد عبد الفتاح)  التنسيق بأنه وظيفة يستطيع الادارى بمقتضاها أن ينمى هيكلاً من الجهود الجماعية والمشتركة بين المساعدين والمرؤوسين ، ويضمن تحقيق هدف وحدة التصرفات في اتجاه هدف مشترك . أورد (زكى مكي إسماعيل) بعض التعاريف منها : يعرف التنسيق بأنه تنظيم الجهود الجماعية بغرض توحيدها وتوجيهها نحو تحقيق الهدف ، وأشار إلى تعريف (محمد مصطفى الخرشوم)  للتنسيق بأنه جملة العمليات والأنشطة والاتصالات التي تسمح لأفراد المنظمة ولوحداتها الإدارية بتكامل وتوافق أنشطتها على المستويين الأفقي والرأسي خدمةً لأهداف المنظمة ، وأما (إبراهيم شيخا) عرفه بأنه تنظيم وتكتل الجهود الجماعية داخل المنظمة الواحدة أو بينها وبين غيرها من المنظمات بغرض توحيد هذه الجهود وتوجيهها نحو تحقيق هدف أو أهداف مشتركة .  

 أنواع التنسيق

       مهما تعددت أنواع التنسيق فهي لا تتعدى نوعين أساسيين هما تنسيق الفكر وتنسيق العمل  و يتطلب تنسيق الفكر تفعيل مسبق للمفاهيم بما فيها الأهداف ، والتي يدركها عادة طرفان أو أكثر .  ويظهر تنسيق الفكر أثناء عملية التخطيط  في مراحلها المختلفة . أما تنسيق العمل   يتطلب الربط بين النشاطات الجسدية العملية . ويشتمل على عنصرين هامين ، هما :  التوقيت والتسلسل في تنفيذ مراحل العمل . إن القصد من الخطة النهائية هو إيجاد تنسيق في العمل من جانب كل وحدات التنظيم  لذا يعتبر التنسيق طريقة فنية لتحقيق التخطيط  وهدف يجب تحقيقه بواسطة عملية التخطيط ، ومن جانب آخر يعتبر التنسيق أحد الوظائف الأساسية للتنظيم ومن خلاله يتم تحديد الإدارات والأقسام المختلفة وتحديد مهامها وسلطاتها وواجباتها ، ومن ثم تحديد العلاقة بينها وبين الإدارات والأقسام الأخرى ، أو بينها وبين الجهات الخارجية .

أهمية التنسيق

1. تنبع أهمية التنسيق من أهمية تضافر الجهود لتحقيق الهدف المنشود .

2. إن أي عمل لا يكتب له النجاح إلا بتعاون الأفراد فيما بينهم .

3. يؤدى التنسيق لتحقيق أفضل النتائج وذلك بترابط الأفراد ومنع التضارب والازدواجية .

4. يعتبر التنسيق مساعداً للوظائف الإدارية خاصةً التخطيط والتنظيم ، ويعمل على جعل الخطة أكثر معناً والتنظيم أقوى ترابطاً ، والتنفيذ أقل تكلفةً في الوقت والجهد و المال ، كما يجعل الرقابة أكثر فاعلية .

5. يؤدى التنسيق إلى الترابط بين أعمال المنظمات الإدارية نفسها وبين المؤسسات الحكومية ، بجانب أهمية ربط أجزاء المنظمة بالداخل .