مفهوم التوثيق :

التوثيق : هو علم السيطرة على المعلومات " ذلك أن هذا التعريف ينطبق على نظم التوثيق التقليدية. كما يستوعب الاتجاهات الحديثة لهذا العلم، فالمعلومات يمكن أن تتضمن جميع أشكال حاويات المعلومات بدءاً من الوثيقة والكتاب وانتهاء بالصورة والتسجيلات الصوتية والفيديوية والنصوص الإلكترونية، كما أن مفهوم السيطرة يتضمن العمليات الفنية التقليدية كالتجميع والاختزان والفهرسة والتصنيف والتكشيف، كما يتضمن الاتجاهات الحديثة كمحركات البحث والمكانز الآلية والفهرسة الآلية ( 1   ).

التوثيق :" هو فن تزويد وتجميع وتصنيف وتيسير استخدام الوثائق الخاصة بكل أنواع النشاط الفكرى".

 التوثيق :هو " جزء أو جانب من التنظيم الببليوجرافى الذى يهتم بمعالجة المواد والوثائق لسد حاجة الباحثين( 2) "  .

وقد ورد فى قاموس هارود Harrod التعريفات التالية للتوثيق ( 3 ):

- هو فن تجميع وتصنيف وتيسير استخدام مختلف أشكال مسجلات النشاط الفكرى.

- تسجيل المعرفة البشرية ومصادرها وتنظيمها وتنسيقها بما يحقق سرعة الوصول إليها وكذلك بث هذه المعرفة وأوعيتها بمختلف الوسائل .

- تسجيل وتنظيم وبث المعرفة المتخصصة .

- علم تجميع وتخزين وتنظيم مصادر المعرفة المسجلة والوثائق بهدف تحقيق أقصى درجات الإفادة منها .

- اختيار وتنظيم وبث المعلومات .

- علم تنظيم وحفظ أوعية المعرفة وتيسير سبل الإفادة من محتوياتها لأغراض الاستشارة السريعة والمقارنة .

- التحقق من الوثائق ودراستها وتجميعها من أجل استخدامها .

التوثيق :هو علم السيطرة علي المعلومات ويشمل معالجة جميع أشكال الوثائق أي كل حامل مادي للرسائل الرمزية وهو بالتالي يشمل النشر والطباعة والاتصالات بعيدة المدي إضافة إلي التحليل والاختزان والاسترجاع والإتاحة ومن هنا فإن التوثيق يعني تداول المعلومات بكل العمليات التي ينطوي عليها نقل المعلومات من المصدر إلي المستفيد( 1 ) .

التوثيق :هو مجموعة القواعد والأساليب والإجراءات الفنية التى تسهم فى عمليات جمع وتوفير وتنظيم وتخزين وتحليل وبث المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة الى المستفيدين وهذا يعنى القيام بعملية توثيق المعلومات التى تشمل البحث عن المعلومات فى مصادرها وأصولها ومنابعها واختيار المناسب منها والقيام بفهرستها وتصنيفها وتنظيمها وتحليلها واخضاعها للتكشيف والاستخلاص وفق القواعد والأسس المقننة بهدف تيسير استخدامها وتهيئتها للاسترجاع من قبل الباحثين أو المستفيدين بالأساليب التقليدية أو الآلية ( 2 ) .

أساليب التوثيق( 1 ) :

يمكن تقسيم أساليب توثيق المعلومات المتبعة فى المكتبات ومراكز التوثيق الى أسلوبين أساسين هما :

أولاً : التوثيق اليدوى : 

يمثل هذا الأسلوب أعمال المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات التقليدية ويعتمد بشكل أساسى على الجهد البشرى فى اختيار وتنظيم وخزن واسترجاع وبث المعلومات .

أ ـ حفظ الوثيقة بذاتها: ونعني بذلك حفظ الوثيقة بصورتها الأصلية، مما يتطلب عناية وحماية متقنة من كافة التأثيرات البيئية المحيطة بها، وكذلك لا بد من صيانتها من فترة إلى فترة حتى لا تتآكل وتتهالك نتيجة العوامل الطبيعية نحو الرطوبة أو الحشرات إضافة إلى أساليب الحماية من الحرائق.
ب ـ التصوير المايكروفورمي: إن تقنية المصغرات الفيلمية (التصوير المايكروفورمي) سمحت بمعالجة أزمة المكان المخصص لحفظ الوثائق التي بات الازدياد الهائل في حجمها يسبب عبئاً ضخماً يثقل كاهل المهتمون بحفظ المعلومات، فالمصغرات الفيلمية تحتاج إلى مساحات أقل تسمح بالسيطرة عليها لناحية احتياطات الأمان وسهولة وسرعة الاسترجاع، وهكذا فإن مراكز الوثائق أضحت تهتم بصورة كبيرة بإنشاء قسم للمايكروفورميات.

وينقسم التصوير المايكروفورمي إلى عدة أنواع، كل واحدة منها تتميز بخصائص محددة تصب في خانة رفع مستوى الأداء وهذه الأنواع هي:
- المايكروفيلم (الأفلام المصغرة الملفوفة): "وتتوفر على أشكال أفلام ملفوفة ذات عرض مختلف وتبعاً لذلك تحدد الوثائق الملائمة لكل نوع وتتوفر بشكل عام بمقاسات 8-16-35-105 ملم والأشكال ذات الاستعمال الكثيف هي الأفلام الملفوفة أشكال:  بكرات  - خرطوشة  - كاسيت.
- الأشكال المسطحة: وتأتي على أشكال شرائح تستوعب عدد أقل من صور الوثائق منها في المايكروفيلم ولكنها تتيح بحث أسرع عن المعلومة، وأبرز هذه الأشكال هي: المايكروفيش.    ـ البطاقة ذات الفتحة.     ـ الجاكيت.    ـ الترافيش.
ج- الحفظ بالكمبيوتر :
منذ اختراع الحواسيب الإلكترونية بدأت تشق طريقها إلى عالم حفظ المعلومات حتى أواخر القرن العشرين حيث دخلت الحاسبات بقوة إلى هذا العالم وفرضت نفسها كحل لا بد منه إن لم نقل لا بديل عنه لحل مشكلة الانفجار الوثائقي الذي تعاني منه المكتبات ومراكز المعلومات وبات الاستغناء عنه يضع هذه المراكز في خانة التخلف عن الركب الحضاري.
ثانياً : التوثيق الآلــي :

لقد شهد العقدان الماضيان تطورا كبيرا فى مجالات التوثيق والبحث عن المعلومات واسترجاعها وبثها وذلك نابع من التطور التقني مثل: المايكرو إلكترونيات  والتصوير الدقيق والمصغر ونظم المعلومات والبرمجة والاتصالات السلكية واللاسلكية .

وبدأ استخدام الحاسبات الآلية فى أعمال المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات ينتشر بصورة ملحوظة فى وقتنا الحاضر فأصبحت الحاسبات تستخدم فى تأدية الاجراءات الروتينية والفنية مثل تسجيل اجراءات التزويد كطلب المطبوعات واعداد الفواتير وارسال الخطابات واعداد الفهارس واصدار الببليوغرافيات المطبوعة واعداد الكشافات والمستخلصات وعمل الترجمات , وأصبحت مخرجات الحاسب الآلى تظهر على شكل اشرطة واقراص ممغنطة واسطوانات ممغنطة وغيرها حيث تخزن فيها المعلومات واسترجاعها فى مرحلة لاحقة .

ويعنى التوثيق الآلى : استخدام الحاسبات الآلة فى عمليات اختيار وتنظيم وخزن واسترجاع وبث المعلومات .

ويهدف التوثيق الآلى إلى :

* تجميع أكبر قدر ممكن من الإنتاج الفكرى فى مختلف أشكاله وأوعيته اللازمة للعلماء والباحثين  . 

* تنظيم وتحليل الوثائق وأوعية نقل المعلومات وفقا لنظم وأصول وتقنيات أحدث الأساليب المطبقة عالميا وذلك بغية استنباط ما تحويه هــــذه الوثائق من معلومات وتنظيمها فى مراصد وبنوك معلومات تتيح استرجاعها بدقة ويسر .

* دعم البنية الاساسية لخدمات المكتبات والتوثيق والمعلومات وسد الفجوات فى هذه الخدمات عن طريق ارساء قواعد الإعداد الفنى للمواد لتصميم نظم المعالجة والحفظ والاسترجاع النمطية وإعداد أدلة لتقنين أساليب العمل وتوفير الادوات والمراجع الاساسية وتدريب مختصى المعلومات والتوثيق على تطبيق هذه النظم باستخدام تلك الادوات وفقا لأساليب عمل مقننة .

* توفير الجهد البشرى فى عمليات التوثيق .

* تقنين عمليات استرجاع المعلومات أو الوثائق التى تلبى حاجة الباحثين للإحاطة الدقيقة التخصصية بأي موضوع من الموضوعات( 1 ).

( 1   ) بشار عباس , نظم التوثيق , http://www.dahsha.com/old/viewarticle.php?id=12221

 ( 2 ) شكرى العنانى , التوثيق الإعلامى ونظم المعلومات ,طنطا , مكتب ممدوح , 1994 , ص34.

( 3) المرجع السابق , ص37 .

( 1 ) أبو السعود إبراهيم , التوثيق الإعلامي , الطبعة الأولي , القاهرة , المكتب المصري الحديث , 2002 م , ص12 .

( 2 ) شكرى العنانى , مرجع سابق , ص38 .

( 1 ) أبو السعود إبراهيم , التوثيق وثورة الاتصالات وتحديات القرن الحادي والعشرين , مجلة الدراسات الإعلامية , العدد 90 , يناير – مارس 1998 , ص73 .

( 1 ) محمود علم الدين , التوثيق الإعلامي : أصوله التاريخية وجوانبه العملية , القاهرة , العربي للنشر والتوزيع , 1990 , ص33 .