تحديد الاحتياجات التدريبية

تحديد الاحتياجات التدريبية
إعداد د / منير فخرى نظير
رئيس قسم التأهيل بمركز سيتى

 يمكن تعريف التدريب بأنه:
عملية منظمة لزيادة المعرفة. تنمية الخبرة والمهارة وتعديل السلوك اللازم لأداء وظيفة ما بكفاءة واقتدار.
انواع التدريب
يقول احمد باشا في كتابه "أسس التدريب" ينقسم التدريب من حيث النوع إلى عدة انواع. وتتعدد وجهات النظر حول انواع التدريب فيصنفها كل وفقا لرأيه. وفي رأينا ان تصنيف التدريب إلى انواع يخضع لعدة أسس أهمها:
أ- تقسيم من حيث الإفراد المتدربين ويتضمن نوعين من التدريب هما:
1- تدريب فردي.
2- تدريب جماعي.
ب- تقسيم من حيث المكان الذي يتم فيه التدريب ويتضمن ثلاثة انواع من التدريب هي:
1- تدريب في موقع العمل.
2- تدريب خارج موقع العمل.
3- تدريب بمعرفة جهة خارجية.
ج- تقسيم من حيث التوقيت في إجراء التدريب ويتضمن الأنواع الآتية:
تدريب قبل التلمذة الصناعية.
تدريب التلمذة الصناعية.
تدريب قبل الالتحاق بالمهنة.
إعادة التأهيل.
2- تدريب بعد التعيين مباشرة وينقسم إلى نوعين فرعيين هما:
تدريب أساسي.
تدريب تمهيدي للتكيف والأقلمة أي تدريب للتعريف.
3- تدريب إثناء حياة الفرد في العمل وينقسم إلى عدة انواع فرعية هي:
 
التدريب لرفع المستوى.
التدريب ألتحديدي التنشيطي.
التدريب الإضافي.
التدريب ألتحللي او التبادلي.
التدريب المتقدم.
تقسيم من حيث المضمون او التخصص النوعي ويتضمن الأنواع الآتية:
تدريب إداري.
تدريب مشرفين.
تدريب تخصصي.
تدريب فني.
تدريب مهني.
تدريب عمال التشغيل
 
من المسئول عن التدريب؟
المسئول الأول عن التدريب هو الادارة العليا المنشأة بحكم مسؤوليتها عن التنمية وتطوير القوة العاملة لديها. وتساعد إدارة ومسئولي التدريب الادارة العليا في تخطيط وتنفيذ ومتابعة نشاط التدريب. بعبارة أخرى تضع الادارة العليا السياسة العامة للتدريب والأهداف المطلوب تحقيقها.
 إما إدارة التدريب فتختص بما يأتي:
 
1-المشاركة في صياغة سياسة التدريب وتنفيذها.
2- تحديد الاحتياجات التدريبية.
3- تصميم وتنفيذ البرامج التدريبية.
4- الإشراف على العاملين في الأنشطة التدريبية.
5- تقييم التدريب ومتابعة النتائج.
6- معالجة المشاكل التدريبية.
7- وضع ميزانية التدريب.
العملية التدريبية
تتم العملية التدريبية بإتباع الخطوات الآتية:
1. تحديد الاحتياجات التدريبية.
2. صياغة أهداف التدريب.
3. تصميم البرامج وإعداد المادة التدريبية.
4. التنفيذ.
5. التقييم.
هذه الخطوات الخمسة متداخلة مع بعضها البعض ولا يقوم أي منها بنفسها كما يوضح ذلك الشكل أدناه.
تحديد الاحتياجات صياغة الأهداف تصميم البرامج والمادة التدريبية التنفيذ التقييم.
إرجاء الأثر.
هذا الارتباط بين الخطوات سوف يصبح أكثر وضوحا بعد تحديد ما تشتمل عليه كل خطوة من الخطوات الخمسة ونورد فيما يلي وصفا موجزا لكل خطوة من خطوات العملية التدريبية.
1- تحديد الاحتياجات التدريبية:
تحديد الاحتياجات هي الخطوة الأولى والأساسية في العملية التدريبية وسنتناول هذه الخطوة بالتفصيل فيما بعد.
2- صياغة الأهداف:
تعني صياغة الأهداف تحديد المستوى الذي يجب ان يصل إليه المتدرب بعد انتهاء التدريب. المدى الزمني المطلوب للوصول إلى المستوى المحدد. كما تمثل الأهداف المعيار الذي يستخدم للتأكد من الوصول إلى المستوى المطلوب.
3- تصميم البرامج وإعداد المادة التدريبية:
يشمل تصميم البرنامج وإعداد المادة التدريبية ما يأتي:
تحديد الأشخاص المطلوب تدريبهم.
اختيار نوع التدريب.
تحديد مدة التدريب.
اختيار الطرق والوسائل التي تستخدم في التدريب.
تحديد مكان التدريب.
تحديد تكلفة التدريب.
4- التنفيذ:
يشمل التنفيذ:
اختيار المدربين.
تحديد محتوى البرنامج التدريبي.
وضع الجدول الزمني للبرنامج التدريبي.
5- التقييم:
ويعني قياس العائد من التدريب وأثره على الأداء الوظيفي للمتدرب. كما يوفر التقييم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات حول مستقبل التدريب.
تحديد الاحتياجات التدريبية.
1- معنى الاحتياجات التدريبية.
الاحتياجات التدريبية هي مجموع المتغيرات والتطورات المطلوب إحداثها في معرفة وخبرات ومهارات واتجاهات وسلوك العاملين للتغلب على المشاكل التي تحول دون
تحقيق النتائج المرجوة او لرفع معدلات الأداء او لإعداد العاملين لمقابلة التغيير والتطور وتهدف عملية تجديد الاحتياجات التدريبية في النهاية إلى الإجابة على سؤالين هما:
أ- من هم الأشخاص المطلوب تدريبهم؟
ب- ما هو نوع التدريب المطلوب لهم وما مداه الزمني؟
2- انواع الاحتياجات التدريبية:
هناك ثلاثة انواع من الاحتياجات التدريبية هي:
احتياجات خاصة بالمنشأة. وهي تحديد الدوائر والأقسام والوحدات التي تحتاج التدريب أكثر من غيرها لضعف الأداء او التوسع او تغيير المعدات.
الاحتياجات الفردية وتعني تحديد الفرد الذي يحتاج إلى التدريب وفي أي مجال بمعنى آخر تحديد الخبرة والمعرفة والمهارة التي يحتاجها موظف ما.
احتياجات خاصة بالوظيفة وتعني تحديد المعرفة والمهارة والخبرة والسلوك اللازم لأداء الوظيفة المعينة.
بالإضافة إلى ما سبق فانه يمكن تقسيم الاحتياجات التدريبية من حيث الزمن إلى حالية ومستقبلية.
الحالة هي المرتبطة بالحاضر كالقصور في أداء الموظف الحالي او الحاجة لرفع معدلات الأداء الحالي او تعلم طرق عمل جديدة.
المستقبلية هي المرتبطة بخطط التنمية والتطوير والتغيرات المتوقعة سواء كانت فنية. مالية. او إدارية.
3- أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية:
تنبع أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية من ضرورة تخطيط التدريب وتنظيمه لان
إجراء التدريب دون تخطيط يجعله غير مجدٍ وهدر للوقت والجهد والمال حيث يصعب صياغة أهداف التدريب وقياس العائد منه دون تحديد للاحتياجات التي هي الخطوة الرئيسة في تخطيط وتنظيم التدريب.
4- مصادر الاحتياجات التدريبية:
تستخلص الاحتياجات التدريبية من كل او بعض المصادر الآتية:
سياسة المنشأة: النظم. اللوائح والقوانين التي تحكمها.
التغيرات في البيئة المحيطة بالمنشأة التي تتطلب تفاعل المنشأة معها.
توصيف الوظائف وتحليلها.
تقارير تقييم الأداء والكفاءة.
الآثار المترتبة على تغيير المعدات والآلات.
متطلبات تغيير نظام العمل وظروفه.
الأهداف المطلوب تحقيقها بواسطة الدوائر والأقسام والوحدات.
خطط الترقيات وتطوير القوى العاملة.
ارتفاع التكاليف والمصروفات.
الاختبارات.
ان الإطراف المشاركة في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية:
ان مسؤولية تحديد الاحتياجات التدريبية تقع في المقام الأول على إدارة ومسئولي التدريب فهي الجهة التي تقوم بجمع المعلومات وتحليلها وتحويلها إلى برامج تدريبية. بالرغم من ذلك فان للإدارة العليا والرؤساء المباشرين المدربين والموظفين أنفسهم دوراً في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية. يتلخص هذا الدور في:
الادارة العليا هي التي توجه بتحديد الاحتياجات التدريبية وتضع إدارة التدريب عند
قيامها بهذا النشاط. ويشمل دور الادارة العليا أيضا إشراك إدارة التدريب في رسم السياسة العامة للمنشأة وصياغة الأهداف.
مدير او رئيس  الادارة هو الذي يحدد القصور على مستوى الادارة والقسم وعلى مستوى الوظائف.
الرئيس المباشر للموظف هو الذي يقوم بتحديد القصور في أداء الموظف وتحديد ما هو مطلوب لتطوير إمكانات الموظف وترقيته.
الموظف المعني بالتدريب ينحصر دوره في تحديد ما يمكن ان يقوم به هو شخصيا لتطوير أدائه ومقابلة احتياجات تطوره.
المدرب ومصمم البرامج التدريبية وينحصر دوره في تحويل الاحتياجات التدريبية إلى برامج تدريبية.
تجدر الإشارة إلى ان مشاركة هذه الإطراف في تحديد الاحتياجات التدريبية تتداخل أحيانا وتختلف أحيانا حسبما تمليه ظروف كل منشأة ويمكن توضيح ذلك بالنظر إلى الشكل رقم 1 الذي يوضح الحالات التي تستوجب مشاركة الادارة ومسئول التدريب والحالات التي يفضل فيها ذلك.
6- طرق جمع المعلومات لتحديد الاحتياجات التدريبية وهي:
تحليل الوثائق والمستندات كبطاقات الوصف الوظيفي. تقارير. تقييم الأداء. تحليل الوظائف. البيانات المالية... الخ.
الاستبيان.
المقابلة.
ملاحظة السلوك.
أكثر هذه الطرق شيوعا هي استخلاص الاحتياجات التدريبية من بطاقات الوصف الوظيفي. تحليل الوظائف وتقارير تقييم الأداء ثم يأتي ذلك الاستبيان والمقابلة وأخيرا
ملاحظة السلوك. عليه فإننا سنتناول فيما يلي كل واحدة من هذه الطرق بتفصيل أكثر.
الشكل رقم1
الإحساس بوجود مشكلة
ضرورة مشاركة مسئول التدريب
ضرورة مشاركة الادارة     تحديد المشكلة
يفضل مشاركة الادارة
البحث عن حل المشكلة
حل المشكلة بالتدريب        لا يمكن حل المشكلة بالتدريب
التزام الادارة بحل المشكلة   مناقشة المشكلة مرة ثانية
تحليل الوثائق والمستندات:
أ- معنى تحليل الوثائق والمستندات:
هو دراسة الوثائق والمستندات الرسمية كبطاقات الوصف الوظيفي. تقارير تقييم الأداء. الملفات الشخصية. تقارير المدققين. الميزانيات. تقارير تقييم المشاريع.. الخ لاستخلاص ما يتعلق منها بأداء الموظفين ومتطلبات تطويرهم ما هو مطلوب لمقابلة التغييرات المتوقعة في بيئة العمل ومعداته وطرقه.
ب- يستخدم تحليل الوثائق والمستندات:
عند الحاجة لمعلومات توضح خلفيات وتاريخ الإفراد والمنشأة.
لتأكد من صحة المعلومات التي جمعت بوسائل أخرى.
لمتابعة كيف تأثر الإفراد او المنشأة بمشاكل معينة.
ج- ايجابيات تحليل الوثائق والمستندات
يساعد على التعرف على المشاكل التي ربما تحدث في المستقبل. لا يعترض سير العمل ويتيح الفرصة للباحث ان يعمل في الأوقات التي تناسبه.
يمكن من جمع البيانات في وقت قصير وبتكلفة اقل.
البيانات التي يحصل عليها بواسطة التحليل واقعية وتسهل معالجتها إحصائيا.
د. سلبيات تحليل الوثائق والسجلات.
ربما تكون التقارير والوثائق عدلت بالحذف والإضافة.
قد يصعب الحصول على البيانات بسبب السرية.
الوثائق والسجلات تحتوي على بيانات مرتبطة بالماضي لذلك يتطلب تحليلها وربطها بالحاضر خبرة وكفاءة عالية.
هناك احتمال ان يخطئ المحلل قليل الخبرة في تفسيرات البيانات ومن ثم يصعب تحديد أسباب المشاكل واقتراح الحلول لها.
هـ إرشادات لاستخدام تحليل الوثائق والسجلات بفعالية:
تعريف الوثائق والسـجلات الموجودة في المنشأة وما إذا كانت تحتوي على المعلومات التي تبحث عنها.
إذا لم يكن الحصول على الوثائق والسجلات سهلا. حدد ما إذا كانت البيانات المطلوبة تبرر الوقت والجهد الذي سيبذل في البحث عنها.
ركز على الوثائق والسجلات التي تحتوي على تقارير التخطيط وكيفية تحقيق أهداف المنشأة.
الاستبيان:
أ- تعريف الاستبيان:
الاستبيان هو مجموعة من الأسئلة المكتوبة بغرض استطلاع الرأي او جمع المعلومات حول موضوع معين مثل الحاجة إلى التدريب.
ب- يستخدم الاستبيان:
في حالة الاعداد الكبيرة من الموظفين.
لتحديد مصادر الاحتياجات التدريبية التي تستوجب استخدام طرق أخرى.
لتأكيد المعلومات التي تم جمعها بطرق أخرى.
ج- فوائد الاستبيان:
قلة التكلفة.
سهل الاستعمال.
يوفر الاطمئنان للمشارك ويمنحه الحرية في الإجابة.
توجد العديد من الاستبيانات الجاهزة التي يمكن استخدامها.
د. سلبيات الاستبيان:
قد لا يفهم المشـارك الأسئلة او يفسـرها بغير الصورة المطلوبة فتختلف النتائج عند التحليل عن الواقع.
أحيانا قد لا يصلـح الاسـتبيان لطرح الأسئلة التي تعالج المشكلة والحلول المقترحة لها بصورة فعالة.
يحتاج تصميم الاستبيان إلى معرفة وخبرة الشيء الذي يرفع التكلفة إذا لم تتوفر الخبرة محليا.
انخفاض نسبة الإجابات يؤثر على الدقة ويؤدي إلى الشك في مصداقية النتائج.
هـ إرشادات لاستخدام الاستبيان بفعالية:
قبل تصميـم الاسـتبيان استطلـع أراء بعض المعنيين حـول لغة الاستبيان والعبارات التي يجب استخدامها.
حدد النتائج التي تتطلع إلى تحقيقها من الاستبيان ثم ضع الأسئلة التي تتوقع ان توصلك إليها.
استخدام الجمل القصيرة المفيدة. الأسئلة الطويلة تصعب الإجابة عليها وتقتل الحماس في المشارك.
خذ في الاعتبار خلفية ووظيفة المشارك.
تجنب الأسئلة المفتوحة مع الاعداد الكبيرة من المشاركين لصعوبة معالجتها إحصائيا.
إذا كنت تنوي استخدام الاستبيان بصورة منتظمة. احتفظ بالأسئلة عن الأقسام والوحدات التي تقوم بتحديد الاحتياجات لها للإفادة منها مستقبلا.
أعطى المشارك الإحساس بالأمان وأكد شفاهة وكتابة سرية التعامل مع البيانات التي يقدمها وعدم استخدامها لأي غرض آخر غير تحديد الحاجة إلى التدريب.
إذا كان الغرض من الاستبيان هو التعرف على المشاكل المرتبطة بالشكوى والتذمر.
وضع للمشارك اهتمام الادارة بهذه المشاكل وسعيها لإيجاد الحلول لها.
اجعل الاستبيان بسيطا ومرتبطا بالمشارك.
استخدم الاستبيان بالإضافة إلى طرق أخرى لتحديد الاحتياجات التدريبية كالمقابلة او الملاحظة.
لا تستخدم الاستبيان مع شاغلي الوظائف الدنيا او الذين يقل مستواهم عن الثانوية العامة.
تأكد قبل استخدام الاستبيان من ان المشاركين لديهم القدرة على تقديم البيانات المطلوبة.
اختبر البيانات بمحاولة الإجابة على بعض الأسئلة مقدما.
جرب الاستبيان قبل استخدامه مع عينة من المشاركين.
يفضل مناقشة الإجابات مع المشاركين إذا أمكن ذلك.
استخدام الاستبيان الجاهز إذا توفر.
المقابلة:
أ- تعريف المقابلة
المقابلة هي حوار يتم في فرد او مجموعة لمناقشة مشاكل العمل وطرق تحسين الأداء. علاقات العمل. الطموحات الشخصية. الانجازات والرغبة في اكتساب المزيد من المعرفة والمهارة.
ب- تستخدم المقابلة في الحالات الآتية:
جمع بيانات أولية او تكملة بيانات جمعت بطريقة أخرى.
جمع البيانات من الأشخاص الذي يحبون التعبير عن آرائهم شفاهة.
الحالات التي تتطلب ان يحدد المشارك أسباب القصور والمشاكل ويقترح الحلول لها.
إعطاء الموظف الإحساس بالمشاركة في اتخاذ القرار الخاص بتدريبه وتطويره.
ج- فوائد المقابلة:
تتيح الفرصة لخلق أرضية مشتركة بين المشارك والشخص الذي يجري المقابلة.
تعطي الموظف إحساسا بالأهمية وشعور بالتقدير من جانب المنشأة.
تساعد على جمع معلومات إضافية وتوفر الفرصة للمتابعة والاستيضاح والتعليق.
د. سلبيات المقابلة:
البيانات التي تجمع عن طريق المقابلة عرضة للتأثر بآراء وأفكار الشخص الذي يجري المقابلة.
يصعب أحيانا تصنيف وتحليل البيانات التي تجمع عن طريق المقابلة. إجراء المقابلة بواسطة شخص قليل الخبرة يؤثر بصورة سلبية على المشارك.
هـ إرشادات لاستخدام المقابلة بفعالية:
قبل بداية المقابلة:
حدد عدد الأشخاص والمقابلات التي تنوي القيام بها.
ادرس بعناية خلفيات المشاركين وتاريخهم وواجبات واختصاصات وظائهم.
اخطر المشاركين بزمان ومكان المقابلة قبل وقت كاف يتح لهم الاعداد للمقابلة.
حدد المواضيع التي لا ترغب في مناقشتها إثناء المقابلة الطريقة التي سوف تعالج بها أثيرت في المقابلة.
في بداية المقابلة:
أعطى المشارك الإحساس بالاطمئنان بتأكيد سرية التعامل مع المعلومات التي يقدمها وعدم استخدامها لأي غرض غير تحديد الاحتياجات التدريبية.
حاول إزالة أي توتر او قلق قد يبدو على المشارك.
وضع أهمية الحوار في الوصول إلى نتائج ايجابية.
في إثناء المقابلة:
اقصر الحديث على موضوع الاحتياجات التدريبية ولا تسمح بالخروج عنه.
شجع المشارك على التعبير عن رأيه
استمع جيدا.
اهتم بالتعبير عن الإحساس بالشعور من جانب المشارك.
لاحظ حركات أعضاء الجسم.
احترم فترات الصمت.
حاول تدعيم النقاش بالأمثلة الحية.
ابتعد عن التحيز.
سجل البيانات ولا تعتمد على الذاكرة في ذلك.
لا تسترسل في التعليق والحكم على آراء المشارك.
في نهاية المقالة:
لخص ما دار في المقابلة:
أتح الفرصة للمشارك لإضافة ما يراه مناسبا.
انهي المقابلة بلطف واشكر المشارك على وقته وجهده.
ملاحظة السلوك:
أ- تعريف ملاحظة السلوك:
هو جمع البيانات مباشرة بالاختلاط مع الموظفين والتفاعل معهم في بيئة العمل.
ب- تستخدم الملاحظة في الحالات الآتية.
جمع بيانات حول علاقات العاملين. بيئة المنشأة ومناخها.
تأكيد البيانات التي تم جمعها بواسطة الاستبيان والمقابلة.
دراسة مشاكل الاتصال. إدارة الوقت. النزاع. إجراءات وطرق العمل.
تحديد الإفراد ذوي الشخصيات القوية والمؤثرة.
ج- ايجابيات الملاحظة:
تعطي الملاحظة صورة واقعية عن بيئة العمل.
تؤثر الملاحظة على سير العمل.
تتيح الفرصة للارتباط المباشر ببيئة العمل وملاحظة الأشياء على الطبيعة وبالتالي إتاحة الفرصة للحصول على بيانات واقعية يمكن الاعتماد عليها.
قلة التكلفة.
د. سلبيات الملاحظة:
يصعب تسجيل البيانات وملاحظة عدد كبير من الناس.
قد يشعر الموظفين بالملاحظة وبالتالي يعدلون سلوكهم.
بسبب حصر الملاحظة في بيئة العمل. تكون البيانات غير مكتملة.
تتطلب الملاحظة وقتا كثيرا.
هـ إرشادات لاستخدام الملاحظة بفعالية:
وضح الغرض وطريقة الملاحظة ورؤسائهم المباشرين وبذلك تقضي على أي
مخاوف او تحفظ تجاه الملاحظة.
سجل الإحداث في عبارات قصيرة ومفيدة.
كن قريبا من موقع الإحداث ولا تشارك فيها.
تأكد من صحة البيانات التي تسجلها بمطابقتها مع التقارير وسجلات الموظفين.
ابتعد عن تكرار الملاحظة، فروتين العمل لا يتغير كثيرا بين يوم وآخر. لا تستخدم الملاحظة للتمييز بين الموظفين على أساس أيهما سيكون أكثر إفادة من التدريب.
ركز الملاحظة على القوة العاملة ككل. إما إذا كان المطلوب ملاحظة سلوك فرد محدد فالأفضل ان يقوم بذلك رئيسه المباشر.
تأكد من ان البيانات التي سجلت يمكن ان يعول عليها بمعنى انه إذا كان هناك أكثر من ملاحظ فان بياناتهم يجب ان تتطابق.
ناقش البيانات مع المعنيين بها قبل صياغتها في تقرير الاحتياجات التدريبية وفي النهاية تجدر الإشارة إلى انه من الصعب القول بتفضيل واحدة من هذه الطرق على الأخريات، فلكل واحدة منها ايجابياتها التي تناسب ظرفا معينا وسلبياتها التي تمنع استخدامها في أوضاع محددة ولكن يمكن إتباع الخطوات التالية لاختيار الطريقة المناسبة لجمع المعلومات لتحديد الاحتياجات التدريبية:
1- تعرف على الطرق المتوفرة لجمع المعلومات.
2- حدد الطريقة المناسبة لإمكانياتك وتعرف على مقدرتها في توفير البيانات التي تبحث عنها.
3- الطريقة الأحسن لجمع المعلومات هي الطريقة المناسبة التي تتصف بما يأتي:
السهولة.
لا تستغرق وقتا طويلا.
قلة التكلفة.
7- تحليل المعلومات:
الغرض من تحليل المعلومات هو الإجابة عن السؤالين. من هم الإفراد المطلوب تدريبهم؟ وما هو نوع التدريب المطلوب لهم ومداه الزمني؟ كما يساعد تحليل المعلومات في تحديد تكلفة التدريب واختيار الطرق التي يمكن ان تقابل بها الاحتياجات المحددة.
8- عرض النتائج. التقرير النهائي لتحديد الاحتياجات التدريبية:
تسجل الاحتياجات التدريبية بعد تحديدها كتابة وليس هناك طريقة محددة للتسجيل ولكن لا بد من ان يشمل التسجيل البيانات الآتية:
الحاجة للتدريب.
الإجراء المقترح الحاجة للتدريب.
المدى الزمني المقترح للإجراء.
أسماء الموظفين المعنيين بالحاجة المحددة للتدريب.
المسئول عن التنفيذ.
التاريخ المتقرح للتنفيذ.