تحسين إدارة التدفق النقدي لمنشأتك

النقد هو الملك عندما يتعلق الأمر بالإدارة المالية لمشروع نامي. الفارق بين الوقت المحدد لدفع الموردين والموظفين والوقت الذي تحصل نقودك من الزبائن قد يسبب مشكلة. الحل هو إجاده إدارة التدفق النقدي. في أبسط صورها، إدارة التدفق النقدي يعني تأخير النفقات النقدية لأطول وقت ممكن في الوقت الذى تشجع تحصيل المال لدى الغير بأسرع ما يمكن.

الخطوات الآتيه تساعدك على تتبع الأموال الوارده الى والخارجه من مشروعك النامى.

قياس التدفق النقدي:

إعداد تقديرات التدفقات النقدية للعام القادم، والربع القادم،اما إذا كنت على أرضية مهزوزة،اجعلها لأسبوع مقبل. يمكن لتقدير التدفق النقدي بدقة تنبيهك إلى المتاعب الماليه قبل حدوثها وتجنبها او الإستعداد لها.

يجب ان نفهم أن خطط التدفقات النقدية ليست لمحات من المستقبل. لكن هى التخمينات العلميه التي توازن بين عدد من العوامل، التى تشمل "تاريخ مدفوعات العميل و مدى دقه مواعيده , مع تحديد النفقات المقبلة لديك، و درجه صبر الموردين عليك فى الدفع".احترس من افتراض, دون مبرر, أن المستحقات ستواصل ورودها بنفس المعدل الذى كان في الآونة الأخيرة، وأن تمتد فتره صبر الدائنين بقدر ما كان في الماضي، و أنك شملت نفقات مثل التحسينات الرأسمالية، فوائد القروض والدفعات الأساسية، وتلك التى تنتج لتقلبات المبيعات الموسمية.

ابدأ تقديراتك للتدفقات النقديه عن طريق إضافة النقدية في الصندوق في بداية الفترة و النقدية الأخرى التي ترد من مصادر مختلفة. لهذه العملية، اجمع المعلومات من مندوبي المبيعات، و مندوبى الخدمة، المحصلين والعاملين فى الإئتمان و الإداره المالية. في جميع الحالات، عليك أن تسأل نفس السؤال: كم النقدية في شكل مدفوعات العملاء، وعائدات الفوائد،و رسوم الخدمات، والتحصيل الجزئي من الديون المعدومة، ومصادر أخرى يمكن الحصول عليها، ومتى؟

الجزء الثاني من عمل توقعات دقيقه للتدفق النقدي هو معرفة تفصيليه للمبالغ وتواريخ النفقات النقدية المقبلة. وهذا يعني ليس فقط معرفة متى سيتم إنفاق قرش واحد ، ولكن على ماذا. ضع في توقعاتك كل النفقاتالكبيرة، بما في ذلك الإيجار، و المخزون (عند شرائه نقدا)، والمرتبات والأجور والمبيعات وغيرها من الضرائب المستحقة ، والفوائد المدفوعة، المعدات التي تم شراؤها نقدا، والرسوم المهنية والمرافق, واللوازم المكتبية ، مدفوعات الديون، والإعلانات، ومعدات صيانة السيارات والوقود، والأرباح النقدية. عمل التوقعات لايقل اهميه عن خطط العمل لانها تضبط ايقاع التحصيل و الإنفاق حتى لا يتعرض المشروع لضائقه ماليه.

تحسين المستحقات :

إذا حصلت على دفعات فوريه من التقديه للمبيعات ، لن تكون لديك مشكلة فى التدفق النقدي. للأسف، لن يحدث ذلك، ولكن يمكنك تحسين تدفقاتك النقديه من خلال إدارة مستحقاتك لدى الغير. الفكرة الأساسية هي تحسين السرعة فى دوران المواد والإمدادات بتحويلها إلى منتجات، والمخزون الى مستحقات، والمستحقات إلى نقود.

هنا تقنيات محددة للقيام بذلك:

• قدم خصومات للعملاء الذين يدفعون فواتيرهم بسرعة.
•  اطلب من العملاء دفعه مقدمه مع تقديم طلباتهم .
•  اطلب شيكات آجله من العملاء عن المبيعات غير النقدية حتى يمكنك ايداعها فى البنك.
•  التخلص من المخزون، الذى عفا عليها الزمن القديم بما يمكنك الحصول عليه من نقود.
•  إصدار الفواتير بسرعة ومتابعة المدفوعات على الفور اذا ما كانت بطيئة.
•  تابع مسار حسابات القبض لتحديد وتجنب الزبائن بطىء الدفع. ضع سياسة النقدية عند التسليم ( الدفع عند التسليم COD) هو بديل لرفض القيام بأعمال تجارية مع الزبائن بطيئه الدفع و الغير ملتزمه بمواعيد الدفع.

إدارة المدفوعات :

يمكن لنمو المبيعات إخفاء الكثير من المشاكل في بعض الأحيان بشكل جيد. عندما تدير شركة نامية، عليك متابعه النفقات بعناية. لا يمكن ان نعتمد فقط على زياده المبيعات. أي وقت وفي أي مكان ترى النفقات تنمو بوتيرة أسرع من المبيعات، ادرس التكاليف بعناية لإيجاد الأماكن التى من خلالها تخفض أو تسيطر عليها.

 هنا بعض النصائح لاستخدام النقدية بحكمة اكثر:

•  الاستفادة الكاملة من شروط الدفع الدائنة. إذا كان الدفع مطلوب في غضون 30 يوما، لا تدفعه بعد 15 يوما.لكن احرص ان تدفعه فى الموعد تماما.
•  استخدم تحويل الأموال الإلكتروني لتسديد الدفعات في اليوم الأخير لاستحقاقها. سوف تظل ملتزم مع الموردين مع الاحتفاظ باستخدام اموالك لأطول فترة ممكنة.
•  تواصل مع الموردين الذين تتعامل معهم ليعرفوا وضعك المالي. إذا كنت في حاجة فى أي وقت لتأخير الدفع، ستحتاج ثقتهم و تفهمهم.
•  انظر بعناية لعروض البائعين للخصومات على الدفع المبكر. يمكن لهذه القروض تصل إلى تكلفة للموردين ، أو أنها قد توفر لك وسيله تغيير للحد من التكاليف الإجمالية.تذكر ان الشيطان يكمن في التفاصيل.
•  لا تركز دائما على أقل الأسعار عند اختيار الموردين. في بعض الأحيان يمكن ان تكون شروط الدفع أكثر مرونة لتحسين التدفق النقدي الخاص بك أكثر من المساومه على تخفيض السعر.

البقاء على قيد الحياه :

عاجلا أم آجلا، سوف تجد نفسك أو تتنبأ بوضع قد تكون فيه تفتقر إلى المال اللازم لسداد فواتيرك. هذا لا يعني أنك أنت الآن رجل أعمال فاشل،انت رجل أعمال عادي امكنك التنبؤ بما قد يحدث فى المستقبل بدقه ليمكنك الآستعداد له. هناك فى الممارسات اليومية العادية للأعمال ما يمكن أن يساعدك على إدارة العجز.

المفتاح لإدارة العجز النقدي هو أن تصبح على علم بهذه المشكلة في أقرب وقت وبدقة  على قدر الإمكان. البنوك تشعر بالقلق من المقترضين الذين يكونوا فى حاجه للمال اليوم. انهم يفضلون كثيرا ان يقرضوك قبل أن تحتاج إليه، ويفضل قبل أشهر. السبب فى هذا الموقف هو أنك فشلت في التخطيط، ولذلك اى مصرفي سيخشى من اقراضك و لن يكون مهتما بمساعدتك على الخروج من الأزمه التى سببتها لنفسك لسوء ادارتك للتدفق النقدى لديك.

إذا تنبأت من البداية أنك ستحتاج النقديه فى وقت ما، سيمكنك اتخاذ الترتيبات اللازمة لخط ائتمان في البنك الذي تتعامل معه. هذا يسمح لك لاقتراض المال  مسبقا للوقت الذى تحتاج فيه المال. بما انه من الأسهل بكثير الاقتراض عندما لا تكون فى حاجة ملحه للمال، ترتيب خطه ائتمان لتجهيز المال اللازم تعتبر أمر حيوي.

إذا المصرفيين لم يساعدوك، أنتقل بعد ذلك إلى الموردين الذين تتعامل معهم. هؤلاء الناس هم أكثر اهتماما في الحفاظ عليك عن المصرفي، فهم يعرفوك شخصيا ويعرفوا عن عملك الكثير. يمكنك الحصول فى كثير من الأحيان من الموردين على شروط ميسره والشراء منهم بالأجل. هذا صحيح بصفة خاصة إذا كنت مصنف من العملاء الجيدة الموثوق بهم، وأبقيتهم على علم حول وضعك المالي ليطمئنوا على اموالهم.

اطلب من أفضل العملاء تسريع المدفوعات. اشرح الوضع إذا لزم الأمر، قدم خصم لتشجعهم. يجب عليك ان تذهب أيضا بعد ذلك أسوأ العملاء، الذين تاخر فى سداد الفواتير الخاصة بك أكثر من 90 يوما عن ميعاد الإستحقاق. امنحهم خصم يغريهم بالدفع الآن.

نصائح هامه :

•        اختار الفواتير التي ستدفعها بعناية. لا تدفع فقط أصغرها قيمه، و تترك الفواتير ذات القيمه الكبيره تتراكم حتى تسبب لك ضائقه ماليه.
•       احرص ان يكون الداخل الى خزينتك دائما اكبر من الخارج منها.
•        تأكد دائما ان هناك جزء من عائداتك متبقى فى خزانتك او حسابك البنكى. لا تنفق كل ما تدفق من مال.هذا المال ينفع فى الطوارىء ويجنبك الأزمات.
•        احرص على دفع فواتيرك فى موعدها.
•   لا تتوسع فى الشراء اكثر من احتياجاتك لتأمن تقلبات السوق.
•        ضع تقدير اصغر من المتوقع لايراداتك حتى تضبط انفاقك فى حدود المعقول.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)