عناصر خطة المشتريات هي نفسها عناصر أي خطة إستراتيجية، وهى حاسمة لنجاح التنمية وتنفيذها فى المشروع. هذه العناصر تشمل الهدف بوضوح والذى يتماشى مع مهمة المنشأه؛ أهداف قابلة للقياس، واستراتيجيات والتكتيكات التي تتماشى مع العوامل الداخلية والخارجية، وخطة قياس لضمان تحقيق النتائج.

حدد بوضوح الهدف :

الخطوة الأولى في تطوير خطة استراتيجية للشراء هو وضع الهدف بوضوح والذى يتماشى مع مهمة المنشأه والرؤية والقيم. الهدف من ذلك هو بيان النتيجة المرجوة. على سبيل المثال، يمكن أن يكون الهدف "تخفيض نفقات التوريدات." المهمه، والرؤية والقيم تدخل في الاعتبار من حيث اختيار الأهداف الفرعية المناسبة. إذا كان مهمة المنشأه هو "توفير السلع على أعلى مستوى من الجودة والخدمات للعملاء،" فإن الهدف الفرعي لخفض كبير فى  تكاليف المواد الخام التي تدخل في انتاج المنتج لا يكون مناسبا.

قياس الأهداف :

يتم اعتماد الأهداف بحيث تكون قابلة للقياس. يجب أن تكون أهداف قابلة للقياس واضحة ومحددة بما فيه الكفاية بحيث في نهاية تنفيذ الخطة يمكن لاثنين من المراقبين المستقلين أن يوافقا على ما اذا كان الهدف قد طبق ام لا.

الاستراتيجيات والتكتيكات :

يتم تطوير استراتيجيات وتكتيكات لتحقيق الأهداف المحددة والأغراض. استراتيجيات المنشأه تشير إلى كيفية تنظيم وتحقيق أهداف الشراء. لذلك يتم تصميم استراتيجيات اما لرفع أو استغلال نقاط القوة والفرص، أو للتغلب على نقاط الضعف والتهديدات. الاستراتيجية المتعلقه بخفض تكاليف الإمدادات تكون باستكشاف فرص المشاركة في اتحادات الموردين لتتمتع بمزه السعر الاقل. التكتيكات، تمثل خطط العمل للمهام المحددة التي سيتم القيام بها في دعم الاستراتيجيات التي تم تحديدها.

قياس الخطة :

خطط القياس هي عناصر هامة في خطة الشراء الاستراتيجي. وينبغي تصميم القياسات لتقدم بيانا، على أساس مستمر، عن التقدم المحرز بتحقيق تكتيكات واستراتيجيات دعم الأهداف والغايات. للتأكد من أن الخطة قابله للتنفيذ وتستخدم لتحقيق النتائج المرجوة، من المهم تحديد المساءلة عن الاستراتيجيات والتكتيكات، لإتخاذ اللازم لرصد النجاح وتقديم تقارير منتظمة عن التقدم المحرز. التقدم الجيد يشير إلى وجود فرصة لتعزيز أو زيادة التركيز على استراتيجيات محددة، في حين اذا لم يكن التقدم ملحوظا يشير إلى الحاجة إلى تعديلات.

 كيفية إنشاء خطة المشتريات لمشروع :

وضع ميزانية والتخطيط السليم للمشتريات يسمح بحسن اداء وتشغيل المشروع.

خطة المشروع تصف الشراء وتوثق كافة عمليات الشراء من الموردين الخارجين عندما يكون هناك حاجة لشراء احتياجات مشروع معين. قد تحتاج للمشروع أجهزة الكمبيوتر أو الورق أو غيرها من اللوازم وفقا لطبيعة المشروع. تحديد احتياجات المشروع وكيف سيتم الحصول على الامدادات تسمح بتحديد ميزانية  مناسبه وتخطيط سليم. ان خطة للمشتريات جيدة تساعد فى وضع خطوات محددة بشأن كيفية بدء وتنفيذ عمليات الشراء. وهذا يضمن أن يتم اصدار جميع العطاءات بعداله و في مصلحة المنشأه.

الخطوات :

<!--تحديد متطلبات الخطة. تشمل جميع أهداف الخطة, اى الحصول على السلع من أفضل الموردين بأقل تكلفة.

<!--قائمة فريق الشراء. و تشمل هذه القائمة جميع الأطراف التي سيتم تضمينها في قرارات الشراء. وتشمل أسماء ومعلومات الاتصال لكل شخص أو مجموعة.

<!--توثيق مبررات الشراء. وتشمل الأسباب التي جعلت هناك حاجة للشراء وكيف سيتم استخدامها. تحديد العناصر التي سيتم شراؤها لفتره زمنيه من المشروع, كما تشمل كمية المواد اللازمة.

<!--تحديد الفتره الزمنيه اللازمه لكل المشتريات التي ستتم فى المشروع, مثال شراء اللوازم بكميات كبيرة أو في أوقات معينة من السنة يؤدي إلى وفورات, اتخذ القرار بالشراء بناء على ذلك. ادخل هذه التفاصيل كجزء من الإطار الزمني للمشتريات فى للمشروع.

<!--حدد عملية اختيار الموردين. وهذه تشمل كافة الخطوات اللازمة للحصول على المناقصات والمزايدات. تحديد الحد الأدنى لعدد العطاءات التي سيتم الحصول عليها قبل اختيار المورد. حدد بنود أي عقد أو شروط الدفع التي يجب أن يتم الاتفاق عليها قبل اختيار المورد.

<!--إنشاء قائمة من المهام التي ينبغي الاضطلاع بها لشراء اى بند. تحديد جميع الأوراق التي يجب ملأها لمعالجة أمر الشراء. قد تحتاج إلى تصديق الإداره على أوامر الشراء قبل تنفيذها.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  عشره علامات ان مديرك سىء" على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )