عند البدء فى اجراء عمليه تنبوء، قد تبدو التوقعات المالية شىء صعب. سنساعدك في التغلب على الأرقام مع هذا الدليل السهل المتابعة للتنبوء بالإيرادات والمصروفات أثناء بدء التشغيل.

التنبؤ بالإيرادات والنفقات التجارية خلال مرحلة بدء التشغيل هو فن أكثر منه علم. يشكو العديد من أصحاب المشاريع أن بناء التوقعات بأي درجة من الدقة يأخذ الكثير من الوقت - الوقت الذى يمكن إنفاقه فى البيع بدلا من التخطيط. ولكن عدد قليل من المستثمرين سيفكروا فى وضع نقودهم في عملك إذا كنت غير قادر على توفير مجموعة من التنبؤات المدروسة. الأهم من ذلك، ان التوقعات المالية المناسبة تساعدك على تطوير الخطط التشغيلية والتوظيف الذى يجعل عملك ناجحا.

هنا بعض التفاصيل عن كيفية بناء التوقعات المالية عندما تحاول الارتفاع بمشروعك بعيدا عن الارض وليس لديك متسع من الخبرة.

1. ابدأ بالنفقات، وليس الايرادات. عندما تكون في مرحلة بدء التشغيل، من الاسهل بكثير التنبؤ بالمصروفات عن الإيرادات. لذلك ابدأ بتقديرات للفئات الأكثر شيوعا من النفقات على النحو التالي:

التكاليف الثابتة / المصروفات العامة :

•  إيجار
•  فواتير المياه والكهرباء
•  فواتير الهاتف / تكاليف الاتصال
•  المحاسبة / مسك الدفاتر
•  اتعاب القانوني / التأمين / رسوم الترخيص
•  رسم بريد
•  تكنولوجيا
•  الدعاية والتسويق
•  الرواتب

التكاليف المتغيرة :ــ

•        تكلفة السلع المباعة

ــ المواد واللوازم

ــ التغليف

•         تكاليف العمالة المباشرة

ــ خدمة الزبائن

ــ المبيعات المباشرة

ــ التسويق المباشر

وهنا بعض القواعد العامة التي يجب اتباعها عند التنبؤ بالمصروفات:

•  ضاعف تقديراتك لتكاليف الإعلان والتسويق حيث أنها تتصاعد دائما خارج التوقعات.
•  ضاعف ثلاث مرات تقديراتك عن الرسوم القانونية والتأمين والترخيص حيث انه يصعب جدا التنبؤ بها بدون خبرة سابقه و التى تقريبا تتجاوز التوقعات.
•  تتبع البيع المباشر وخدمة العملاء و الوقت المستهلك فى تقديم الخدمة حيث تشكل حساب العمالة المباشرة حتى لو كنت تفعل هذه الأنشطة بنفسك خلال مرحلة بدء التشغيل لأنك سوف تريد أن تتوقع هذه النفقات عندما يكون لديك المزيد من العملاء وتحتاج للعماله.

2. توقعات الإيرادات باستخدام كل من التوقعات المحافظة و الطموحه. إذا كنت مثل معظم رجال الأعمال، فسوف تتقلب باستمرار بين الواقع المحافظ والأحلام الجريئه الذي تشكل لك دوافع وتساعدك على إلهام الآخرين. و البعض يسمي هذا الحلم "التفاؤل الجرئ او الطموح."

بدلا من تجاهل التفاؤل الجرىء والاعتماد على التوقعات المحافظه فقط ، ننصح ان تعتمد فى توقعاتك لبعض الجوانب على الأساس المحافظ وبناء على الأقل مجموعة من التوقعات على اساس الافتراضات الجريئه. لن تصبح كبيرا إلا إذا كانت توقعاتك كبيرة! من خلال بناء مجموعتين من الإيرادات المتوقعة (واحده جريئه، وواحدة محافظة)، فسوف يتطلب منك ان تبنى على افتراضات متحفظة ثم الاسترخاء لتضع افتراضاتك الجريئه. على سبيل المثال،

 قد تكون التوقعات المحافظه للعائدات على اساس الافتراضات التالية:

•  نقطة السعر المنخفض
•  قناتين للتسويق
•  بدون موظفي مبيعات
•  عرض منتج واحد أو خدمة جديدة كل عام للسنوات الثلاث الأولى

قد تبنى التوقعات الجريئه على الافتراضات التالية :

•  نقطة السعر المنخفض للمنتج الأساسي، أعلى سعر للمنتج بالتقسيط
•  من 3 : 5 قنوات تسويق بنفسك ومدير التسويق
• اثنان من مندوبي المبيعات مقابل عموله
•  منتج واحد أو خدمة جديدة أدخلت في السنة الأولى، وخمسة او اكثر من المنتجات أو الخدمات تقدم لكل جزء من السوق في السنوات الثانية والثالثة

بإطلاق قوة التفكير على مستوى كبير وخلق مجموعة من التوقعات الطموحة، من المرجح أنها تولد الأفكار التي من شأنها أن تدفع عملك للنمو.

3. التحقق من النسب الرئيسية للتأكد من ان توقعاتك سليمة. بعد إجراء التنبؤ بالإيرادات الجريئه، فإنه من السهل أن ننسى النفقات. وسوف يركز العديد من أصحاب المشاريع بتفاؤل على اهداف الإيرادات و يفترضوا ان النفقات يمكن تعديلها اذا خالفت الإيرادرات الواقع. قوة التفكير الإيجابي تساعدك على تنميه المبيعات، ولكنها ليست كافية لدفع فواتيرك !

أفضل وسيلة للتوفيق بين الإيرادات والمصروفات المتوقعة هي سلسلة من الضوابط للنسب الرئيسية. وهنا نسب قليلة من شأنها أن تساعد فى توجيه تفكيرك:

إجمالي الهامش. وهي نسبة مجموع التكاليف المباشرة لإجمالي الإيرادات خلال ربع سنه معين أو سنة معينة؟ هذه هي واحدة من المناطق التي تصبح فيها الافتراضات الطموحه غير واقعية . حذار من الافتراضات التي تجعل زيادة هامش الربح الخاص بك من10 حتي 50 في المئة. إذا كانت خدمة العملاء والمبيعات المباشرة نفقاتها مرتفعة الآن، أنها سوف تكون على الأرجح ايضا عالية في المستقبل.

هامش أرباح التشغيل. هي نسبة تكاليف التشغيل الإجمالية ( التكاليف المباشرة والنفقات العامه، باستثناء تكاليف التمويل ) لإجمالي الإيرادات خلال ربع معين أو سنة معينه؟ يجب أن تتوقع حركة إيجابية مع هذه النسبة. عندما تنمو الإيرادات، يجب أن تمثل التكاليف العامة نسبة صغيرة من مجموع التكاليف مع تحسن هامش الربح الخاص بالتشغيل. الخطأ الذي يرتكبه العديد من أصحاب المشاريع هو أنهم يتوقعوا نقطة التعادل مبكرا جدا ويفترضوا أنهم لن يحتاجوا إلى تمويل كبير للوصول إلى هذه النقطة.

عدد العاملين الى عدد العملاء. إذا كنت رجل أعمال فردى يخطط لتنمية الأعمال التجارية الخاصة به، يجب إعطاء اهتمام خاص لهذه النسبة. تقسيم عدد العاملين في الشركة – حتى ان كان واحد يقوم بكل العمل ــ على إجمالي عدد العملاء لديك. اسأل نفسك إذا كان عليك إدارة العديد من الحسابات في خمس سنوات ينمو فيها المشروع بنفسك ؟. إذا لم يكن كذلك، سوف تحتاج إلى إعادة النظر في الافتراضات الخاصة بالإيرادات أو المرتبات أو كليهما.

بناء مجموعة من توقعات النمو الدقيقة لبدء التشغيل لمشروعك يستغرق وقتا طويلا.لكن لا تتهرب من بناء مجموعة مفصلة من التوقعات بحجه أن نموذج الأعمال تتطور وتتغير. ولكن انفاق المزيد من الوقت على تخطيط الأعمال واجراء التوقعات منذ البدايه تتجنب مصروفات عديده على طول الطريق..

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " متطلبات العمل فى خدمه العملاء " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )