الهيكل التنظيمى للمشروع

تعريف الهيكل التنظيمي :
يقصد بالهيكل التنظيمي أنه " مجموعة الطرق التي تقسم بها الشركة أفرادها في مهمات متميزة ومحددة و من ثم التنسيق بينها " ، ويمكن أن يصور الهيكل على شكل خارطة رسمية للتنظيم تصف كيفية توزيع المهمات والواجبات والمسئوليات بين التقسيمات والأفراد داخل الشركة وتحدد العلاقات الرسمية بينها وتعين عدد المستويات الهرمية في الهيكل وتجميع الأفراد سوية في إطار تقسيمات رسمية .
كما يمكن تعريف الهيكل التنظيمي على انه " الإطار أو البناء الذي يحدد التركيب الداخلي للشركة " حيث يوضح التقسيمات والتنظيمات والوحدات الفرعية التي تؤدي مختلف الأعمال والأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف الشركة ، كما أنه يعكس نوعية العلاقات بين أقسامها وخطوط الصلاحيات والمسئوليات فضلاَ عن تحديد شبكات الاتصال وانسيابية المعلومات بين المستويات الإدارية المختلفة في الشركة

أسس إختيار الهيكل التنظيمي :-
هناك عدد من العوامل تؤثر في اختيار الهيكل التنظيمي المناسب ومنها: ــ
استراتيجيات المؤسسة :-
يعتبر الهيكل التنظيمي وسيلة تساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها . ولان استراتيجيات المنشاة مشتقة من أهدافها ، فمن المنطق أن يكون هنالك نوعان من الترابط  الملائم ما بين الهيكل والإستراتيجية ، والهيكل هو الذي يتبع الإستراتيجية ، فإذا تم التعديل أو تغيير الإستراتيجية ، فلا بد أن يتبع ذلك تعديلا أو تغيرا في الهيكل التنظيمي ، حتى يتم التكيف مع التغير

حجم المنظمة :-
يؤثر حجم المنظمة في اختيار الهيكل ، وهذه العلاقة ليست علاقة خطية ، بل أن حجم المنظمة يؤثر في الهيكل بمعدل متناقص . فكلما زاد حجم المنظمة يزداد تطبيق مبدأ التخصيص في العمل ويزداد التنويع الأفقي العمودي مما تزداد القواطع والتعليمات الصادرة عن إدارة المؤسسة.
التكنولوجيا المستخدمه :

تستخدم المؤسسات العديد من الأنواع التكنولوجية في الإنتاج،  ولقد وجد أن هناك علاقه قوية بين حجم العمليات الإنتاجية وما بين الهيكل الذى تستخدمه المنشأه كما أن كفاءة المنظمة وفاعليتها تعتمد لدرجة كبيرة على مدى التناسب مابين التكنولوجيا المستخدمة والهيكل التنظيمي المتبع .

البيئة :-
البيئة ولقد أثبتت الدراسات أن المنشآت التي تعمل في بيئة تمتاز بالاستقرار يناسبها الهيكل الميكانيكي الجامد ، بينما يناسب الهيكل العضوي المرن تلك المؤسسات التي تعمل في بيئة تمتاز بالتغيير وعدم الاستقرار.

الخريطة التنظمية :-
الخريطة التنظيمية عبارة عن الشكل البياني للهيكل التنظيمي حيث تبين الإدارات والأقسام التي تتآلف منها المنشاة وكذلك قد تبين الخريطة التنظيمية طبيعة العلاقات ما بين وحدات المنشأة . وقد تبين أيضا السلطات والمسؤوليات الملقاة على عاتق كل وحدة من هذه الوحدات وفي العادة تبين هذه الخريطة مدى اتساع نطاق الأشراف أو ضيقة في المؤسسة.
تستخدم الخريطة التنظيمية كوسيلة توضيحية للعاملين داخل المؤسسة ،حيث تستخدم لإعلام العاملين الجدد والحاليين عن مرؤوسهم ورؤسائهم وعن مواقعهم في الهيكل التنظيمي ،كما يمكن استخدامها كوسيلة للمعلومات للأشخاص من خارج المؤسسة كالزوار والعملاء والموردين ولذلك نجد هذه الخريطة مثبتة في مواقع بارزة في أي مؤسسة سواء كانت عامة أو خاصة.

المبادىء التى يقوم عليها الهيكل التنظيمى:

يبني هيكل التنظيم الإداري على المبادئ العلمية التالي :ــ

التسلسل الهرمى: أي وجود رئيس واحد لكل مرؤوس وذلك لتفادي تضارب الصلاحيات بين الموظفين.

المرونه: حيث يتم الفصل بين الوظيفة والشخص الذي يشغلها . فقد تتطلب إحدى الوظائف اكثر من شخص لشغلها, أولا تستدعي وظيفة ما العمل وقتا كاملا

  التخصص : بالفصل بين وظائف المهمات المختلف, يقوم كل فرد من العاملين بأعمال محدده ذات طبيعة واحدة.

تفويض السلطة :  بتفويض الرئيس بعض سلطاته لمروؤسيه حتى يجعل وقته اكثر إنتاجيه بالتخلص من الأعمال الروتينية.

بعض خصائص الهياكل التنظيمية :ــ

 الهيكل الطويل و القصير
هيكل تنظيمي طويل و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي طويل (من الناحية الرأسية) بمعنى أن عدد طبقات المديرين كثيرة. طول الهيكل يجعل عملية اتخاذ القرارات بطيئة.
هيكل تنظيمي قصير :  و هو الذي يكون فيه الهرم الوظيفي قصير (من الناحية الرأسية) بمعنى أن عدد طبقات المديرين قليلة. هذا الهيكل يعطي مسئوليات و تفويض أكثر للمديرين مما يزيد من سرعة اتخاذ القرارات. في الوقت نفسه فإن كل مدير يكون مسئولا عن عدد أكبر من المرؤوسين
المركزية و اللامركزية:ـ
المركزية تعني أن السلطات مركزة لدى جهة معينة في المؤسسة. بمعنى أن السلطات المخولة للعاملين قليلة و القرارات دائما تحتاج مديراً رفيع المستوى أو حتى لمالك المشروع لاعتمادها, حتى لمجرد إعتماد طلب شراء ضئيل القيمه. المركزية تجعل القرارات بطيئة و لكنها تجعل الرقابة أفضل.

اللامركزيه غالباً ما يوجد هذا النوع في الهيكل القطاعى حيث توزع السلطات على جميع مستويات الهيكل التنظيمي. بمعنى أن كل طبقة من المديرين لديها صلاحيات كبيرة. مثال ذلك أن يكون كل مدير له ميزانية محددة و لكنه يتحكم فيها بما يراه مناسبا . اللامركزية تجعل القرارات سريعة و لكنها تجعل الرقابة أضعف. غالبا ما يوجد هذا النوع في الهيكل القطاعي.
مزايا الهيكل التنظيمى :

1.    سهولة السيطرة على المصادر لأن بها يمكن تنظيم وتوزيع المصادر على الوحدات المختلفةلإستخدامها على أفضل وجه.

2.    وضوح تحديد مديرى الأقسام والمجموعات مما يسهل على الموظفين معرفة من المسئول عنهم والذى يتوجهوا اليه للرأى ويقدموا أعمالهم إليهم.

3.    تقليل الحشو الإطالة بإلغاء العمليات الزائدة والغير منتجة

4.    إعطاء العمليات القدرة على التتابع المنظم والتركيز على الإنتاجية.

5.    المساعدة على تقليل التكاليف بمراقبة والتحكم فى المصادر المالية الواردة والخارجة .

6.    تساعد على تقوية القدرة على التحكم والسيطرة على الجوانب البشرية والمالية لتحقق أعلى نتائج وأعلى ربحية.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "  بناء النجاح مع فريق العمل " على: http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )