الفصل الرابع /المهارات اللازم توافرها في الهيئة الإدارية الالكترونية ( الموارد البشرية ).

      ينبغي على جميع أعضاء الهيئة الإدارية الذين يمثلون السلطة المسئولة عن اتخاذ القرار في الإدارة الإلكترونية ، أن يمتلكوا الثقافة الإلكترونية حتى يتمكنوا من المشاركة الفاعلة في العمل الإداري الإلكتروني، وتتضمن الثقافة الإلكترونية مجموعة من المهارات التي ينبغي عليهم إتقانها ومنها:
1- مهارة استخدام البريد الإلكتروني لتبادل الرسائل والوثائق والمعلومات والبيانات باستخدام الحاسب.
2-مهارة استخدام نظام مجموعات الأخبار والتي تعمل على ربط مجموعة من الأشخاص سوياً من خلال قوائم مخصصة لتبادل وجهات النظر.
3- توافر مهارة استخدام برامج المحادثة على الإنترنت والتي تساعد على التحدث مع الآخرين عبر مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة.
4-توافر مهارة استخدام الشبكة العنكبوتية التي تمثل مركز المعلومات العالمية، حيث يمكن من خلالها الحصول على معلومات نصية وسمعية ومرئية عن طريق التصفح الإلكتروني.
 5-مهارة استخدام تطبيقات الحاسب الآلي المختلفة مثل (معالج النصوص، وقواعد البيانات، والجداول الإلكترونية، وبرامج الرسوم، والوسائط المتعددة.
 6-مهارة استخدام الماسحات الضوئية والكاميرات الرقمية.
 7-مهارة القدرة على نقل الملفات الإلكترونية وإرسالها وتلقيها.
 8-امتلاك القدرة على استخدام محركات البحث الإلكترونية.
 9-مهارة التعامل مع شبكات الاتصال المحلية في تنفيذ المهام الإشرافية.
 10-توفر مهارة تركيب وصيانة الأجهزة الحاسوبية وملحقاتها وشبكات الاتصال.

ايجابيات وسلبيات الإدارة الالكترونية .

    لقد برزت الحاجة إلى الإدارة الإلكترونية لتسهيل الحصول على البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات المناسبة وإنجاز الأعمال، وتقديم الخدمات للمستفيدين بكفاءة وبأقل تكلفة، وأسرع وقت ممكن، والمساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار، مع خفض تكاليف العمل الإداري، ورفع أداء الإنجاز، وتجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني، ومعالجة البيروقراطية والرشوة، أي إحداث إصلاحات في الهيكل الإداري في المنظمات وتطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.

أ- إيجابيات الإدارة الإلكترونية :

      إن كل أسلوب أو منهج يتم تطبيقه له إيجابيات معينه سواء كان من الناحية الاجتماعية أم الاقتصادية أم الثقافية أم الصحية أم غيرها، والمتتبع لجميع النظريات التي وردت في علم الإدارة يجد حين يتم المناداة بتطبيق أي نظرية تكون العلاج الشافي لمشكلات الإدارة، وبعد تطبيقها يظهر بعض النقص أو المشكلات التي تحتاج إلى البحث عن الحلول أو البدائل.

ومن فوائد الإدارة الإلكترونية للمنظمات :

1 - الخصوصية والأمان، حيث تتمتع الإدارة الإلكترونية بمعايير الخصوصية والسرية المناسبة والأمن والمصداقية، مما يؤدي إلى نموها وتطورها في خدمة العاملين.

2 - السرعة والدقة في تخزين المعلومات وتكوين ما يسمى ببنك المعلومات، ومعالجة وتشغيل البيانات، واسترجاع النتائج في وقت قصير مقارنة بالنظام اليدوي.

3 - الاستجابة لحاجات ورغبات المستفيدين من العملية التعليمية بكفاءة وفاعلية، الأمر الذي يؤدي إلى تحقيق رضا المستفيدين.

4 - تقديم خدمات شاملة بأقل التكاليف والجهد والوقت.

5 - تأكيد وإظهار الشفافية في أداء العمل، والتعامل مع المستفيدين من الخدمات التعليمية.

6 - التخلص من البيروقراطية والروتين في تأدية الأعمال.

7 - ضمان حصول المستفيدين على الخدمات التي تقدمها المنظمات على مدار السنة ومباشرة دون الحاجة إلى حضورهم إلى المنظمة من خلال الشبكة الإلكترونية.

-8 تحسين العمليات: ويقصد بها استخدام الحاسب الآلي في تحويل المدخلات الأنشطة،( الأعمال، الموارد، والأفراد)، والتي يؤدي من خلالها العاملون في المنظمة أعمالهم إلى مخرجات، بهدف تحقيق رغبات المستفيدين .

9 - تمكين المديرين من تأدية أعمالهم بطريقة أفضل، من خلال مساعدتهم على المتابعة الدورية لطرق أداء العمل في جميع مراحله، وتوفير الوقت لديهم ليتمكنوا من التركيز على جوانب العمل المهمة بدلاً من الأعمال الكتابية الورقية.

10 - القضاء على التزاحم بالمنظمات، حيث يستطيع الأفراد عن طريق الشبكة الإلكترونية أن يحصلوا على خدماتهم دون التردد على تلك المنظمات والتزاحم أمامها أو داخلها.

ب – السلبيات المحتمل ظهورها أثناء تطبيق الإدارة الإلكترونية :

    قد يعتقد الكثير أنه عندما يتم تطبيق إستراتيجية الإدارة الإلكترونية سوف تزول كل المشاكل والمصاعب التي تواجه الإدارة، لكن ما نلحظه على أرض الواقع يشير إلى أمر مختلف حيث أن تطبيق الإدارة الإلكترونية سيحتاج إلى تدقيق مستمر ومتواصل لتأمين استمرار تقديم الخدمات بأفضل شكل ممكن مع الاستخدام الأمثل للوقت والجهد والمال، أخذين بعين الاعتبار وجود خطط بديلة أو طارئة ومن السلبيات التي تظهر أثناء تطبيق الإدارة الإلكترونية ما يأتي:

1- زيادة نسب البطالة:

    تعتبر زيادة معدلات البطالة من الأسباب التي يسببها تطبيق الإدارة الإلكترونية بالرغم مما يمكن أن توفره الثورة المعلوماتية من فرص جديدة للعمل، إلا أنها لن تكون متاحة لو تم الاستغناء عنها في مجالات عملهم، فهي ستكون ذات طبيعة تقنية عالية وحرية خاصة بمجموعة من المؤهلين، ولذلك فإن ثمة مشكلة ستتعاظم مع الاعتماد على المعلوماتية وهي البطالة.

2 - التجسس الإلكتروني وفقدان الأمان:

      التجسس الإلكتروني يستهدف الإطلاع على معلومات مؤمنة في جهاز حاسب إلى آخر عبر الشبكة ، وليس مسموحاً لغير المخولين بالإطلاع عليها، وغالباً ما تكون هذه المعلومات في غاية السرية والأهمية لمالكها، وتتم هذه الأفعال بقصد الإضرار بالغير، وفي الكثير من الأوقات يؤدي التعامل الالكتروني والتعاملات المالية وبطاقات الائتمان، عن طريق (Gracker) المخرب أو المخترق (Hacker) ، فالمخرب هو الذي يقوم يحذف ملف أو تشغيل آخر أو جلب ملف أو تدميره ويتم ذلك عادة باستخدام برامج تعتمد على نظام )العميل، الخادم((Client/Sever).

أما المخترق هو الذي يقوم بالاختراق عن طريق كسر كلمة السر ومعرفة مفتاح الأمان، ويتم ذلك بطرق غير مشروعة مثل القرصنة.    ويمكن تعريف القراصنة بأنهم من يحاولون الدخول لأنظمة الكمبيوتر والمعلومات بطريقة غير شرعية وذلك عن طريق البحث عن

نقاط الضعف في أنظمة الحماية الأمنية.

3- شلل الإدارة في حال أي خلل:

     إن التطبيق غير السوي والدقيق لمفهوم إستراتيجية الإدارة الإلكترونية، والانتقال من النمط التقليدي إلى الإدارة الإلكترونية دفعة واحدة بدون مقدمات أو اعتماد لتسلسل أو تدرج في الانتقال من شأنه أن يؤدي إلى شلل في وظائف الإدارة، عند ذلك نكون قد تخلينا عن النمط التقليدي للإدارة ولم ننجز الإدارة الإلكترونية بمفهومها الشامل، فنكون قد خسرنا الأولي ولم نربح الثانية، ومن شأنه أن يؤدي إلى تعطيل الخدمات التي تقدمها الإدارة وإيقافها ريثما يتم الانجاز الشامل والكامل للنظام الإداري الإلكتروني أو العودة إلى النظام التقليدي بعد خسارة كل شيء، وهذا ما لا يجوز أن يحصل في أي تطبيق لإستراتيجية الإدارة الإلكترونية.

4- ضعف التواصل الاجتماعي:

     تتيح الإدارة الإلكترونية إنجاز الأعمال والمهام التي تتطلب التعامل مع الجهات الحكومية عن طريق شبكة الإنترنت بالمنزل أو بالعمل، فلا يترتب على ذلك حاجة الذهاب إلى المصالح والجهات الحكومية، وبالتالي قلة الاحتكام مع أفراد المجتمع، حيث تعد أماكن المراجعة في الدوائر الحكومية من أهم أسباب التواصل والتعارف الاجتماعي.

      كما أن استخدام شبكة الإنترنت لساعات طويلة في التعامل مع الجهات والدوائر الحكومية يؤثر سلبا على صحة الفرد، وبخاصة على حاسة النظر، بالإضافة إلى أن المداومة على استخدام الشبكات يؤدي إلى فرض العزلة والانطواء على المستخدم، مما يترتب عليه أحياناً سوء توافقه النفسي والاجتماعي وفقد القدرة على التعامل مع الآخرين نتيجة قلة تواصله معهم، وضعف القدرة على مجابهة المشكلات التي لا تتعلق باستخدام الإدارة الإلكترونية، مما قد يترتب عليه عجز الفرد عن التكيف مع نفسه بتنظيم إشباع دوافعه وفق ما يقره المجتمع والتوفيق بين إمكاناته وتطلعاته مع الآخرين مع البيئة المحيطة به فأنه يعاني من سوء توافق، لأن التوافق هو القدرة على التآلف والتكيف مع البيئة الاجتماعية المحيطة بالفرد، من خلال تكوين الفرد لعلاقات اجتماعية متوافقة مع المحيطين به وقدرته على مواجهة المشكلات البيئية والاجتماعية التي تعترضه بنجاح في إطار من القيم والمبادئ والعقيدة التي يؤمن بها الفرد.

الرؤيا الإستراتيجية للإدارة الالكترونية .

     هناك رؤيتان مطروحتان لإستراتيجية الإدارة الإلكترونية في المنظمات: الأولى رؤية دعاة شبكة الإنترنت الذين يرون أن الإستراتيجية لم تعد مطلوبة في بيئة متغيرة باستمرار، والثانية دعاة الإستراتيجية الذين يؤمنون أن الإستراتيجية هي الضمان الوحيد لبقاء الجامعة ونموها.

أ - رؤية دعاة شبكة الإنترنت :

      تقوم هذه الرؤية على أساس أن التغير في زمن الإنترنت سريع وغير قابل للتنبؤ، ولهذا فإن المطلوب تعجيل الإستراتيجية على مستوى المنظمة بشكل عام.

   فالإنترنت جعل من الممكن أن تنظم المؤسسات أعمالها بطرائق جديدة، وأن توزع خدماتها الجديدة بالطرائق الشبكية، وحسب هذه الرؤية فإن الخدمات عندما تكون واضحة تسعى المنظمات للاعتماد عليها، لكن في الوقت الحاضر فإن الخدمات والأعمال أصبحت معقدة جداً، وعلى الإستراتيجية أن تتحول إلى قواعد واضحة.

     ويمكن تطبيق هذه الإستراتيجية بالاستناد إلى تأهيل المديرين للمراكز الجديدة ، واستثمار الموارد البشرية، وتركيز الاهتمام على القواعد الواضحة اللازمة لمتابعة مرونة الفرص.

ب - رؤية دعاة الإستراتيجية :

     وتقوم على التأكيد على أهمية الإستراتيجية لكي لا تقع الأعمال المنجزة إلكترونياً في الفوضى، إذ إن أهمية الإستراتيجية تتأكد من قدرتها على حماية الفرص والأعمال الحالية وبنيتها التحتية الكبيرة، والمحافظة على الميزة التنافسية طويلة الأمد.

     كما يرى دعاة هذا الرأي أن الإنترنت ليس الابتكار الوحيد والأعظم في التاريخ، إذ أنه يمكن أن يكون له تأثير معقول في الإدارة ولكن ليس له تأثير حاسم ونهائي فيها، وأن الإنترنت لم يساعد المنظمات على إدارة المعلومات الخارجية فحسب، بل جلب كماً هائلاً من المعلومات المجانية التي لا نريدها في بعض الأحيان، وأنه زاد المعلومات تلوثاً.

     من خلال ما تقدم يمكن الاستنتاج أن إستراتيجية الإدارة الإلكترونية ضرورية لإعادة النظر في الافتراضات والأفق الزمني الذي تغطيها ومراحلها، وفي القدرة على الاستجابة السريعة للمتغيرات البيئية.

توجهات الإدارة الالكترونية .

1- إدارة الملفات بدلاً من حفظها
2- استعراض المحتويات بدلاً من القراءة
3- مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً من كتابتها
4- البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد
5- الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات
6- الإنجازات بدلاً من المتابعة
7- اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة
8- التجهيز الناجح للاجتماعات

عناصر الإدارة الالكترونية .

تشمل عناصر الإدارة الالكترونية ثلاثة مكونات أساسية كالتالي :

<!--عتاد الحاسوب(Hardware) : يضم المكونات المادية للحاسوب ، ومختلف نظمه  وملحقاته.

<!--البرمجيات (Software ): تشمل برامج النظام مثل نظم التشغيل  Systems) (Operating ونظم إدارة الشبكة ، الجداول الالكترونية ، أدوات تدقيق البرمجة كما تضم برامج التطبيقات ، مثل برامج البريد الالكتروني ، برامج التجارة ، قواعد البيانات ، وبرامج إدارة المشروعات ، إضافة إلى مختلف الشبكات ( الإنترنت ، الإكسترانت ، الإنترانت).

<!--صناع المعرفة :  إذ تمثل القيادات الرقمية (Digital Leaderships) وكل ما يشمل الرأس مال الفكري والمديرون ، والمحلون للموارد المعرفية ؛ فدور صناع المعرفة يكمن في محاولة خلق ثقافة معرفية جديدة داخل الإدارة الالكترونية ، عن طريق تغيير طرق التفكير ، وترقية أساليب العمل الإداري ، وفق ما يتمتعون به من خبرات ، ومعارف في مجال المعلوماتية.

        ويجدر التأكيد على ضرورة وجود عنصر التكامل أثناء التأسيس الفعلي لنموذج الإدارة الالكترونية ، عن طريق إعطاء الأولية لتكامل العمليات ، التي تمثل وسيلة تتحد من خلالها أنظمة معلومات ، ومناهج العمل ، وهذا بهدف تجزئة المصالح مما يسمح للمستخدمين بالتوجه نحو شباك واحد.