إدارة المكاتب والسكرتارية / الجزء الثاني

<!--

وفي هذا النظام قد يصعب الفصل بين معالجة الكلمات والنصوص والتصوير وحفظ البيانات والاتصالات ، حتى أن نفس الحاسب الذي يتولى تشفير البيانات يمكنه في نفس الوقت القيام بمعالجة الكلمات.

ويتميز نظام العمل المكتبي المتكامل بما يلي :

1- زيادة السرعة Increased Speed : حيث أن أعداد وتوزيع المستندات باستخدام الأجهزة الآلية أو الوسائل الإلكترونية أسرع من القيام بها يدوياً.

2- انخفاض الوقت اللازم لتدفق المعلومات Reduction of information flow : نظراً لانخفاض الوقت اللازم لإعداد وتسليم المستندات ، فإنه يؤدي بالتالي إلى انخفاض الوقت ما بين إعداد المعلومات واستخدامها.

3- تخفيض التكاليف Cost reduction : على الرغم من زيادة حجم الاستثمار اللازم لشراء الأجهزة للأخذ بنظام العمل المكتبي المتكامل ، إلا أنه في المدى الطويل سوف تنخفض نفقات التشغيل عن النظام اليدوي نظراً لانخفاض تكاليف العمال (الأجور).

4- فاعلية التكامل مع الوحدات الاقتصادية الأخرى ، حيث أن الحاسبات وأنظمة معالجة الكلمات والنصوص تسمح للوحدة الاقتصادية بتوفير المعلومات اللازمة للوحدات الاقتصادية الأخرى (مثل البنوك والموردين والأجهزة الحكومية المختلفة) بصورة أكثر فاعلية وكفاءة؟

5- تحسين الجودة Improved Quality : فالخطابات والتقارير والمستندات الأخرى تكون نظيفة ومرتبة وتتميز بالثبات وتحتوي على أخطاء قليلة إن لم تكن منعدمة بعكس الحال في الطرق اليدوية.

رابعا – الأنظمة الفرعية لنظام العمل المكتبي المتكامل :تستخدم أجهزة ومعدات نظام العمل المكتبي المتكامل في إعداد المستندات المكتوبة ومضاعفة عدد نسخها ، ونقل البيانات ، وحفظ واستدعاء المعلومات. ويحتوي النظام المتكامل على مجموعة من الأنظمة الفرعية مثل معالجة الكلمات والنصوص لإعداد التقارير والمراسلات ، والبريد الإلكتروني لتصدير واستلام الخطابات والمذكرات والتقارير ، وشبكة التليفونات لربط مجموعة من الكلمات في شكل مؤتمر ، أو عقد المؤتمرات عن بعد بالصوت والصورة معاً.

وتشمل هذه الأنظمة ما يلي :

أ‌- أجهزة معالجة الكلمات : يعني معالجة الكلمات استخدام الوسائل الآلية والإلكترونية في إعداد الخطابات والمذكرات والتقارير والفواتير والكتب والمقالات أو أي شيء آخر يحتوي على كلمات وجمل مكتوبة ، وتتضمن أيضاً استدعاء البيانات مرة أخرى للمراجعة وتصحيح ما بها من أخطاء وطباعتها وبالشكل المطلوب.

وتستخدم أجهزة معالجة النصوص بأحد الأنظمة التالية:

(1) نظام مفرد لمعالجة الكلمات Stand alone Processing System ويحتوي على حاسب واحد مزود بشاشة وجهاز طباعة.

(2) نظام مشاركة Shared Logic System ويحتوي على حاسب أو جهاز معالجة الكلمات ومتصل بعدة محطات عمل Work Stations وكل محطة عبارة عن نهاية طرفية أو جهاز مزود بلوحة مفاتيح لإدخال البيانات إلى جهاز معالجة الكلمات ، وربما يستعين هذا النظام بمستودع للإملاءDictation Tank لتسجيل الأصوات من مختلف محطات العمل.

(3) نظام منتشر لتشغيل البيانات Distributed Data Processing System ويشتمل على شبكة من الأنظمة المفردة وذاكرتها ، حيث تقوم محطات العمل المحلية بإعداد الخطابات أو المذكرات أو التقارير وإرسالها عن طريق الشبكة للتحديث أو المراجعة ، ومن ثم تتميز تلك النظم المنتشرة بسعة تخزينية ضخمة.

ب‌- أجهزة مضاعفة عدد النسخ Duplicating : تعد وظيفة مضاعفة عدد النسخ (أي صور طبق الأصل) من الوظائف الهامة في النظام المتكامل ، حيث يسمح نظام التصوير (النسخ) الآلي بتوزيع كم كبير من المعلومات بسرعة وسهولة لمن يحتاج إليها ، وقد تستخدم في ذلك أجهزة التصوير المعروفة ومنها ما يعمل بالألوان.

ج-أجهزة الحفظ Filing : يتولى نظام الحفظ تبويب وحفظ المعلومات والتقارير والخطابات والمستندات حتى يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة ، وقد يتم حفظ أصول أو صور المستندات.

د-أجهزة الصور المجهرية Micrographics : وتعتمد هذه الأجهزة على تصغير المستندات وطبعها في شكل صور فيلمية صغيرة ومن ثم لا تحتاج إلى حيز كبير لتخزينها ، ومن الأشكال المصغرة الشائعة الاستخدام الـMicrofilm والـ Microfiche والبطاقات النفاذة Aperture Cards .

هـ-البريد الإلكتروني Electronic Mail : لقد أدى ارتفاع التكاليف والوقت اللازم لتسليم البريد إلى زيادة الاستعانة بالبريد الإلكتروني عن طريق توصيل الحاسبات الصغيرة بخطوط التليفون أو الموجات الصغيرة أو أي وسائل أخرى.

وتقوم بعض الأنظمة بإرسال الرسائل من حاسب إلى آخر ، والبعض الآخر يستخدم جهاز التصوير عن بعد Telecopier أو جهاز الفاكسيميليFacsimile Machine الذي يقوم بإمعان النظر في الصفحة وتحويل ما بها من بيانات إلى نبضات إلكترونية يمكن إرسالها عبر خطوط التليفون إلى مكان بعيد ، ويتولى جهاز الاستقبال تحويل النبضات مرة أخرى إلى صورة طبق الأصل.

و-المؤتمرات عن بُعد Teleconferencing : وهي إحدى صور الاتصالات الإلكترونية التي تسمح لمجموعة من الأفراد في أماكن مختلفة بالمشاركة في مؤتمر ما وهم في أماكنهم دون تحمل مشقة الانتقال إلى مكان المؤتمر ، ومن ثم يمكنهم مشاركة المعلومات والحصول على الكثير من المدخلات واتخاذ القرارات.

وتعد المؤتمرات عن بُعد من أدوات العمل المكتبي الفعالة لأنها توفر الكثير من الوقت والجهد والأموال وخاصة المتعلقة بنفقات السفر والإقامة.

رابعاً– نظم حفظ البيانات والملفات

إن كلمة المحفوظات بمعناها الكبير تعني تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات يمكن الرجوع إليها مستقبلاً.

ويقصد بالوثيقة هنا : أي مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجلاً أو مصوراً أو كتابياً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في المنظمات الحكومية أو في المنشآت الاقتصادية أو في البنوك.

1- تعريف المحفوظات :هي عبارة عن مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط أي منظمة أو منشأة للرجوع إليها عند الحاجة مستقبلاً.

وتعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاّ تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات على أسس موضوعية. وبالتالي مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها.

2- أنواع المحفوظات :

أ- محفوظات نشيطة : وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات المنظمة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال ، وهي تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أي أنها تحت أيدي الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم.

ب- محفوظات متوسطة النشاط : وهي ما يطلق عليها (المؤقتة) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة ، وهذا النوع من المحفوظات يحفظ بوحدات الحفظ اللامركزية في الإدارات.

ج- محفوظات غير نشيطة : وهي السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة للرجوع إليها ربما لإنهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات عليها. هذا بعد أن يتم فرزها وتقسيمها إلى قسمين :

مستديمة : أوراق وسجلات تتضمن التزامات أو ذات أهمية تاريخية (كالعقود والاتفاقيات مثلاً).

منتهية : أوراق انتهى العمل بها تماماً ولا قيمة لها (مسودات – صور زائدة من المراسلات – دعوات إلى اجتماعات – بطاقات تهنئة بالأعياد مثلاً) فيجب النظر في أمر التخلص منها

3- أهمية المحفوظات :أصبحت (المعلومات) بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية وهي الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تمخضت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو (ضمان وصول المعلومات إلى أيدي المستفيدين منها بأسرع وقت وأقل جهد وبأدنى تكلفة). ذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب لجسم الإنسان فهي المصدر الذي يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام المنظمة لإنجاز أعمالها ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع اختلاف أنواعها.

4- الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :- تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالمنظمة أداء عمله بكفاءة وفاعلية. - المحافظة على وثائق المنظمة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها.

5- التنظيم الفني للمحفوظات :تمر المحفوظات في أي منظمة بثلاث مراحل رئيسية وهي :

1- التصنيف. 2- الترقيم. 3- إعداد الفهارس.

1- التصنيف :

وهو تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة ، وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، بغرض التعرف عليها أي منها بسهولة.

طرق التصنيف :

(1) موضوعي (تصنيف حسب الموضوعات ويتم فتح ملف لكل موضوع كالأجازات – التقارير – الانتدابات).

(2) جغرافي (تصنيف حسب المناطق والبلاد أو الفروع الوارد منها أو الصادر إليها أوراق مثل فرع جدة).

(3) الزمني (تصنيف حسب التواريخ سواء سنوية أو شهرية مثل ميزانيات سنة ..... – إيرادات لسنة .....).

(4) أسمي (تصنيف حسب أسماء أصحابها سواء موظفين أو جمهور مثل محمد – أحمد – شركة .......).

(5) شكلي (تصنيف الوثائق حسب شكلها مع مراعاة النوع أيضاً كالفواتير والقرارات فيتم وضع كل منها في ملف حسب شكله.

2- الترقيم (الترميز) :وهو وضع رموز للوثائق سواء رقمية أو بالحروف أو بالاثنين معاً فتعتبر تلك الرموز أرقاماً للوثائق. وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس. يتم ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي تعتبر عاملاً أساسياً في فهرسة تلك الوثائق.

طرق الترقيم :

(1) عددي مُركّب (يبدأ من 1-2-3-4 إلى مالا نهاية مثل الملفات التي بكتب عليها 3/1/5 ، 6/2/3).

(2) هجائي مُركّب (يبدأ من أ – ب – ت – ث ...... ي)وصولاً إلى (ل/ن/أ ، ح/أ/و).

(3) مزدوج (تدمج الحروف مع الأرقام وذلك لقصور الطريقة الهجائية حيث تقتصر على 28 حرف فقط – مثل ن/أ/5 ، أ/ب/3).

ملحوظة – إن أفضل طريقة هي الطريقة العددية المركبة نظراً لمرونتها كما أنها الترقيم المستخدم في التقنيات الحديثة بعد دخول الحاسب في أعمال المكاتب.

3- إعداد الفهارس :عملية إعداد الفهارس هي المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفني للمحفوظات ، وهي المرحلة المتممة لمرحلتي التصنيف والترميز, ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها (وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بطريقة تسهل استرجاعها بأسرع وقت وأقل جهد).وهناك عدة أشكال للفهرسة نركز هنا على أهم شكلين وهما :

أ- فهرس السجل :

دفتر كبير – كراسة – أوراق سائبه يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لديه ، وأماكن وجودها في أجهزة الحفظ ، من أهم عيوبه صعوبة الإضافة له أو الحذف منه - تعرضه للتلف السريع – عدم محافظته على سرية المعلومات لأنه مكشوف.

ب- فهرس البطاقات :

كروت من ورق مقوى مقاساتها مختلفة حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها ولها نوعان :

• بطاقات إرشادية : مستطيلة ولها بروز من الناحية اليمنى من أعلى أو من أماكن مختلفة من الحافة العلوية للبطاقة ، للدلالة على ما بعدها من بطاقات حيث يكتب على هذا البروز الرقم الخاص بالملفات الإدارية أو الملفات الاسمية.

• بطاقات عادية : مستطيلة الشكل أيضاً وتخصص واحدة منها لكل ملف ، يسجل عليها أسم الملف ورقمه ومكان وجوده في أجهزة الحفظ ، من مزاياها سهولة الإضافة لها أو الحذف منها – تعيش لمدة طويلة - تحافظ على سرية المعلومات.

خامساً – الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل الأرشيف بنظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أي وثيقة منها بسرعة عن الحاجة.

وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعلاً. ذلك أن الوثائق الخاصة بالمنظمات والمنشآت مختلفة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وأن حفظها جميعاً بطريقة واحدة لا تناسب طبيعة الوثيقة لذلك كان لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة إليه.

وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة الأسس والقواعد الآتية :

1- التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها.

2- التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان يتفق عليه.

3- حفظ الأوراق المطلوب حفظها بسرعة أولاً بأول ودون تأجيل.

4- تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة.

5- ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ويوضع الرقم سواء باليد أو بالرقامه في الجهة ليسرى العلوية.

6- إعداد قائمة بالمحتويات لكل ملف تسجل فيه كافة الأوراق أولاً بأول.

طرق الحفظ

1- الحفظ الرأسي : ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقة بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً أي ظهره إلى أسفل وفتحته إلى أعلى – وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة ، ويسجل عليها رقم الملف وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف باسم (المرشدة) ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب.

2- الحفظ الأفقي : ويصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم كالسجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط غير الملفوفة والرسوم الهندسية التي تحتفظ بحالتها دون طي – مع تمييزها بورقة صغيرة يمكن التعرف عليها.

3- الحفظ الواقف : ويصلح هذا النوع للعديد من الوثائق مثل الخرائط الملفوفة أسطوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشرطة المسجلة أو المصورة ، والملفات الإفرنجية (الكروت) وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ، ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر أفضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادي الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام المعدات المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف.

الأسس الواجب مراعاتها لتنظيم الحفظ بالأرشيف :

1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ.

2- تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية أو المعدنية ذات الأرفف.

3- إتباعه طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة (رأسي – أفقي – واقفي).

الإجراءات الواجب إتباعها عند حفظ الأوراق في الملفات :

1- ترميم الأوراق الممزقة إن وجدت.

2- تخريم الأوراق ، وذلك بطي الورقة من المنتصف تماماًَ لتحديد مكان التخريم.

3- تهذيب الأوراق ، أي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى.

4- ترتيب الأوراق ، تبعاً لرموزها أو تواريخها، ثم إيداع الأوراق بالملفات.

5- ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلي (باليد أو بالرقامه).

6- تثبيت الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلي.

7- إجراء المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ.

8- حفظ الملفات في الأوعية إن كانت أرفف أو أدراج أو دواليب.

الأسس الواجب مراعاتها أثناء صيانة المحفوظات :

1- تحديد أغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة الاستعمال.

2- إعادة تثبيت الأوراق في الملفات عند تفككها من جراء التداول.

3- ترميم الأوراق التي تتمزق نتيجة سوء استعمال الملف.

4- حماية الملف مما يتعرض له من عوامل جوية وحشرات وحريق.

5- المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي يضر إفشاؤها بالمصلحة العامة.

ــــــــــــــــــــــــــــــ

الأستاذ / أيمن رفعت محمد الحسيني. تدعه Blogger http://newgadmansoura.blogspot.com/2013/09/blog-post_5973.html

المصدر: محركات البحث

Currently 0/5 Stars.
1 2 3 4 5

0 تصويتات / 279 مشاهدة

نشرت فى 12 مايو 2015 بواسطة tareqsalama33

إدارة المكاتب والسكرتارية, الجزء الثاني

احفظ

عدد زيارات الموقع

211,675

طارق عبدالنبي عوض سلامة

إدارة المكاتب والسكرتارية / الجزء الثاني