<!--<!--<!--

إدارة المكاتب والسكرتارية

 

مقدمة

    تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم  جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب.

    تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في منظمات العمل الإداري على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسئولون في المنظمات الإدارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.

 

النظام الفعال لإدارة المكاتب والسكرتارية .

أولاً – الإدارة المكتبية

مفهوم وأهمية الإدارة المكتبية

لم تعد وظيفة المكتب في وقتنا الحاضر تقتصر على استلام البيانات والمعلومات وتسجيلها وحفظها فقط ، بل أصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات وأقسام المنظمة لسرعة اتخاذ القرارات والتخطيط السليم لإعمال المنظمة.

لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب ، أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة. وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للاتصالات والحفظ ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب المنظمات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل ، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الاتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها ، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب.

ولقد زاد من أهمية العمل المكتبي في المنظمات الحكومية والتجارية والبنوك في السنوات الأخيرة ، الاتجاه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة والذي يعتمد في مضمونه على المعلومات في اتخاذ القرارات وإنجاز الأعمال مما جعل البعض يطلق عليه (الإدارة بالمعلومات).

وتعتبر المعلومات أساساً لاتخاذ القرارات الإدارية وتجميع هذه المعلومات وتنسيقها وتداولها بشكل منظم لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الأعمال المكتبية والتي تنتشر في كل ركن من أركان المنظمة.

    ويلاحظ أنه كلما كانت المعلومات كاملة ودقيقة ويتم توفيرها في الوقت المناسب ، فإن أثر ذلك ينعكس على سلامة القرارات الإدارية التنفيذية بفرض حسن استخدام هذه المعلومات بمعرفة الإدارة كما أن تباطؤ أو خطأ في تداول المعلومات أو البيانات بين الإدارات أو الجهات المعنية سيؤدي إلى اتخاذ قرارات غير دقيقة ، إن لم تكن خاطئة كلية وما يترتب على ذلك من آثار مختلفة ضارة بالمشروع أو الجهة المعنية لأن ما يترتب على باطل فهو باطل.

وعلى ذلك فلم تكن إدارة الأعمال المكتبية بالأمر الذي يمكن أن يتركه الإداريون للصدفة ، فقد تضمن تحولاً كبيراً مصاحباً لتطبيق مبادئ الإدارة العلمية وتضمن هذا التحول تقدماً كبيراً في مختلف مجالات إدارة الأعمال المكتبية التي يستخدم من أجلها مديرو المكاتب وذلك الجهاز الضخم من الرجال والنساء الذي يمثل أكبر قطاع من العاملين في المنظمات والمنشآت والبنوك ، وبمقدار كفاءة تكون حيويتها وفاعليتها – أو جمودها وتعطلها كما أنه بمقدار أمانته وإخلاصه تتحقق براعة التنظيم وقوته ، وكذلك سرية المعلومات الخاصة به ومرونة وسرعة الإجراءات المتعددة وخاصة في مجال الخدمات وتيسير وصولها لأصحابها من المواطنين.

ومن ذلك يتضح أن وظائف الأعمال المكتبية هي بطبيعتها وظائف خدمة وتيسير لأعمال أخرى فنية يقوم بها متخصصون في الطب والهندسة أو الزراعة أو التعليم ، لذلك فقد زادت أعباء ونشاطات الأعمال المكتبية وانعكس ذلك على مختلف وظائفها لتتناسب مع المكتب الحديث الذي يتطور يوماً .....

ثانياً – السكرتارية

مفهومها – أنواعها – أهميتها

أولاً - مفهومها : كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ما تنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية.

كمايطلق لفظ (سكرتارية) على الوحدة التنظيمية التابعة لمديري الإدارات وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوي هذه الوحدة جهازاً بشرياً يسد إليه مهمة إنجاز كافة الأعمال المكتبية المتمثلة في تحرير المراسلات وإعداد التقارير ومعالجة البريد الوارد والصادر وتنظيم أرشيف المكتب وغير ذلك.

ثانياً - تعريفها :هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت وبأدنى تكلفة.

تعريف آخر للسكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامهم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه .

وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".

وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان :

• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.

• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.

• تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.

ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن :(1)

التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الأجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.

      وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب و عجز عن أداء مهمته ، فإن ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية.

ثالثاً - أنواع السكرتارية : جرى العرف على تقسيم السكرتارية إلى ثلاثة أنواع وفقاً لمجالات عمقها وذلك علة النحو التالي :

1- السكرتارية العامة : وهي إدارة أو قسم هام في أي منظمة أو منشأة تتولى إنجاز كافة الأعمال المكتبية على مستوى المنظمة ككل مثل أعمال البريد – النسخ – التصوير – المحفوظات – الاستعلامات – ترتيب المكاتب وتأثيثها – مراقبة الحضور والانصراف – صيانة الآلات المكتبية ومتابعة أعمال إصلاحها – وأعمال السنترال – وتوفير احتياجات المنظمة من أدوات نظافة و إطفاء ومستلزمات الأمن الداخلي والخارجي للمبنى – ووضع اللافتات الإرشادية في أماكنها الضرورية.

2- السكرتارية الخاصة : وهي تمثل المعاونات والخدمات التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله. كتحرير المراسلات وإعداد التقارير ، والاتصالات الهاتفية والكتابة ، والنسخ ، والتصوير ، استقبال الزائرين ، تنظيم الاجتماعات ، تلخيص المقالات والتقارير المطولة ، تنظيم سفريات الرئيس ، وأخيراً القيام بما يكلفه به الرئيس من أعمال أخرى تتعلق بصلب عمل المنظمة.

3- السكرتارية المتخصصة :ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها مثل السكرتارية القانونية ، الاقتصادية ، الطبية ، الهندسية ، الإعلامية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ويتولى هذه الوظائف غالباً خبرت من ذوي المؤهلات العليا.

رابعاً – أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة

1.    الحفاظ على أسرار العمل في المؤسسة سواء كانت هذه الأسرار خاصة بالعمل أو الموظفين في المؤسسة

2.    الإشراف على جميع الأعمال الإدارية.

3.    تسهيل تدفق المعاملات، وإنجاز العمل في الوقت المطلوب.

وتعد السكرتارية  هي المسئول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل

ـــــــــــــ

المصدر: -عبدان العبدان http://www.almarefh.org/news.php?action=show&id=3960.

الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير
-1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
-2 الثقافة 
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
-3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.

الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
-1 التنظيم 
الإلمام بالنظم الإدارية.
-2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 -اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.

المواصفات العامة للسكرتير الناجح

1.    اللباقة

2.    الذكاء

3.    قوة الذاكرة

4.    حسن المظهر

5.    حسن الإنصات

6.    حسن التصرف

7.    الإلمام بقواعد وقوانين العمل داخل المؤسسة

كيف تكون سكرتير ناجح؟

1.    احترام جميع فريق العمل.

2.    عدم إهدار وقت العمل في الأمور الشخصية.

3.    إتمام الأعمال، وعدم الاتكال على الآخرين إلا في الضرورة.

4.    وضع الخطط السليمة لتنفيذ الأعمال المطلوب إنجازها.

5.    إعداد الأدوات المكتبية اللازمة الكافية للعمل.

6.    تنفيذ الأعمال الصعبة أولاً حتى لا يضيع الوقت في التفكير فيها.

عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة:

1.    إسناد الأعمال الإضافية إليهم.

2.    المقابلات الشخصية، والاجتماعات.

3.    غياب المدير المباشر.

4.    مصاحبة المدير في زياراته و اجتماعاته التي يحضرها.

5.    العلاقات الشخصية مع الموظفين.

6.    الصراعات على فرص الترقي و التدرج في العمل.

7.    عدم تفويض سلطات العمل بشكل سليم.

8.    عدم وضع أهداف و استراتيجيات واضحة للعمل

9.    الرقابة المكثفة، والمراجعة المطولة.

10.             الأزمات المفاجئة.

11.             عدم التنسيق الجيد بين الإدارات.

12.             عدم وجود خطط سليمة للعمل.

13.             تعدد الجهات الإشرافية.

كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة مثل:

1.    عدم الانضباط

2.    تأجيل عمل اليوم إلى الغد

3.    الإهمال و الكسل

4.    عدم القدرة على رفض المزيد من المهام المسندة إليهم من قبل رؤسائهم في العمل.

وللخروج من مثل هذه الضغوط محاولة إيجاد نظام شخصي جديد للعمل دون التأثير على النظام الفعلي القائم على العمل .

أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية:
 1- السرعة في نقل المعلومات.

 2- السرعة في انجاز الإعمال.

3- إعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.

قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1-مكان الجهاز على الناحية ليسرى من المكتب.

2- سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز.

 3-  الاحتفاظ بأحدث الأدلة والنماذج الهاتفية.

 4- المعرفة بكيفية إجراء المكالمات الداخلية والدولية.

5- المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية.

6- عدم تشجيع الأصدقاء على الاتصال إثناء العمل .

 7- معرفة أماكن تواجد الرئيس.

آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
 1- التأكد من صحة الرقم المطلوب.

  2- الإيجاز في الحديث .

3- إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية .

 4- تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.

آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث 
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب إثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة:
هناك قواعد أخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل أم المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.

دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفر والعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 إعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالأشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين، 3 إعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة إثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالإحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة

السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في إعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في إنجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائر قبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة أماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد أصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب أن تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الأوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسوفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
  لا ينبغي أن نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له أسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطئ فقط,, علينا أن نعرف القارئ أن هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارئ برسالة جديدة من مدخل جيد . يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح أسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها. حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهي.هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة آو توقيع مديرك عليها.أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات

توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة، حيث يجب:

1-الإلمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الأمثل والقصوى في التصوير.

2- الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وإمكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.

3-المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال .

تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
أهمية تلخيص المقالات:
1 توفير وقت القارئ، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
الطريقة العلمية للتلخيص
1 جمع البيانات.2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الأفكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع إلى فصول وأبواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.

المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.

ـــــــــــــــــــــــــــــ

 - مجلة الإبتسامةhttp://www.ibtesama.com/vb/showthread-t_10859.html

ثالثاً – ميكنة العمل المكتبي

الأتمتة Automation

أولاً – مقدمه :لا شك أن استخدام الحاسبات الإلكترونية يظهر بصورة ملموسة في المكاتب أكثر من أي مكان آخر. فلقد تطورت المكاتب الكبيرة والصغيرة على حد سواء في مجال الأعمال والقطاع الحكومي والتعليم منذ أن بدأت الاستعانة بالحاسبات وبصورة مذهلة ، وذلك في عصر استخدام الورق إلى عصر الاستعانة بالإلكترونيات.

    فظهور الأجهزة والمعدات المكتبية الحديثة مع التطور التكنولوجي في الاتصالات يعني أن الخطابات والمذكرات يمكن أن تعد وتراجع أوتوماتيكياً مما يحقق السرعة في تداولها ولقد أصبح إرسال الخطابات عن طريق البريد أسلوب قديم بعد إمكانية استخدام البريد الإلكتروني E-Mail الفاكسيميليFacsimile.

ثانياً – نظام العمل المكتبي المتكامل :من الملاحظ أن هناك أحد المنتجات الفرعية لعصر الحاسبات الإلكترونية الذي يتجه نحو نظام العمل المكتبي المتكامل ، والذي يعني إمكانية توحيد كافة الأعمال المنفصلة اللازمة لتشغيل وتوصيل المعلومات في نظام شامل من الأجهزة الإلكترونية الآلية.

وتتمثل الأنظمة الفرعية لهذا النظام الشامل في معدات التصوير وأجهزة معالجة النصوص وأجهزة المؤتمرات عن بُعد Teleconferencingوأجهزة توصيل البيانات وأجهزة الصور لمجهريه Micrographicsفالنظام المتكامل يعني النظرة الشاملة للبيئة المحيطة بالعمل المكتبي لإيجاد أكثر الوسائل فاعلية في تشغيل بيانات الوحدة الاقتصادية.

ويترتب على الأخذ بالنظام المتكامل تخفيض التكاليف وزيادة السرعة في تدفق البيانات ، كما يقدم أنظمة متقدمة لحفظ المعلوم�