الإجراءات الفنية .


* ـالتنظيمات الأرشيفية Archival Arrangement :
* ـ إن ترتيب الأرشيفات هوأحد المظاهر الرئيسية لإدارتها, وهذا صحيح بالنسبة للترتيب المادي للمواد عليالرفوف, ولكنه من ناحية أخري جزء مهم من الإدارة العقلية التي تحتوي عليها تلكالمواد، وهذه الإدارة العقلية أو السيطرة هي التي يهتم بها الوصف الأرشيفي بصورةرئيسية .
ومن هنا فإن أهم عمل يقوم به الأرشيفي هو ترتيب التراكمات الأرشيفية Archival Arrangement Latinos علي أساس معرفة وتحليل الهيكل الإداري للمؤسسة التيأنتجت هذه التراكمات, ومعرفة الأقسام التي كانت تتبع لها وفهم الوظائف التي كانيقوم بها كل قسم من هذه الأقسام والأساليب التي كان يتبعها في إنتاج المواد, بحيثتظهر العلاقة بين كل جزء منها والأجزاء الأخرى .
ولكي نصل إلي هذا الفهم لابد مندراسة وتسجيل النظام الأصلي الذي تم إنتاج هذه المواد بواستطه, وعند ذلك يمكن أنترتب المواد الأرشيفية -علي قدر ما يمكن- لتحفظ ذلك النظام الأصلي .
ومن الضروريأن نتذكر أن عملية التحليل السابق الإشارة إليها, وإعادة البناء, هي جزء أساسي منالنظام النهائي لاسترجاع المعلومات والاستفادة من الأرشيف .. ومن هنا فإن عمليةترتيب الأرشيفات هي أولوية رئيسية قبل القيام بوصفها .

* ـ وظائف نظام الاسترجاع The Function of The finding System :
* ـ يمكنلنا أن نوضح بصورة بسيطة نظرية استخدام نظم الاسترجاع, وذلك لأننا إذا نظرنا إليالمواد الأرشيفية الأصلية فسوف نري أنه من لا يمكن لنا ترتيبها ترتيباً مادياً عليالرفوف إلا في نظام واحد معين .
ومن الطبيعي أن هذا الترتيب النظام الأصلي الذيأنتج المواد وأوجدها في أول الأمر, أو أن هذا الترتيب يحافظ علي ذلك النظام .
ولكن الباحثين الذين يرغبون في الوصول إلي المعلومات التي تحتويها المواد, يحتاجون لطريقة معينة تبين الكيفية التي تتعلق بها الموضوعات التي يبحثونهابالمعلومات المسجلة في تلك المواد .
ونظام الاسترجاع هو الذي يساعد هؤلاء عليذلك, ويسمح في الواقع بأن يتم مسح الأرشيفات بطرق متعددة يمكن إستبدالها بعضها ببعض .
وهذا أمر ضروري؛ إذ أن الباحثين لا يمكنهم القيام بمسح المواد الأصليةبأنفسهم, إذ أنها محفوظة في العلب أو مغلق عليها في الرفوف .
وعلي ذلك فالوصفالأرشيفي يهدف إلي وضع الترتيبات المختلفة التي يمكن أن ترتب بها المواد, وهي تلكالترتيبات التي تحل محل النظام البنائي الأصلي "Original & Functional Order" وعندما يكتب الأرشيفي الحقائق الوصفية الأساسية للمواد الأصلية, فإنه يتمكن بذلك منخلق مجموعة من الإظهارات (Representation ) , أو من سبيل تمثيل هذه المواد التييمكن لها أن تحل محل الأصل بطريقة ما, والتي يمكن أن يخلق منها أكثر من ملف واحدللإظهارات (Representation File ) تستعمله أي خدمة أرشيفية, ومن الوجهة المثاليةيجب أن تلتحم جميعها في نظام استرجاع موحد, يمكن أن نعرّفه ؛ بأنه مجموعة من ملفاتالإظهار المختلفة صممت للسيطرة علي إدارة التراكمات الأرشيفية, لإيجاد القدرة علياستعمالها .

* ـ والقاعدة الرئيسية هي أن يوجد داخل كلخدمة أرشيفية, نظام استرجاع يتكون مما يلي :
1. ملف إظهارات رئيسي يحتويعلي وصف الكيفية التي بنيت بها الخدمة، أي أن أي مجموعة أرشيفية قد تم ترتيبها بحيثيظهر –من طريقة الترتيب هذه- النظام الأصلي الذي كانت عليه تلك المجموعة قبل ورودهاإلي الأرشيف .
2. ملفات إظهار ثانوية, يقصد بها السيطرة الإدارية علي المجموعاتالأرشيفية .
3. ملفات إظهار ثانوية مرتبة ترتيباً موضوعياً .
4. وسائلاسترجاع أخري؛ مثل التعليمات الموجهة إلي الباحثين, أو الكشافات بمختلف أنواعها .
وعلي ذلك فإن ملف الإظهارات الرئيسي يجب أن يكون مصمماً علي شكل هيكلي أوبنائي, أي أنه يعكس العلاقات بين مكونات الأرشيف .
وبالرغم من أن تعبير "العلاقات الأرشيفية" من أكثر التعبيرات تداولاً بين الأرشيفيين, فإنه ليس من السهلتحديد مفهوم هذه العبارة تحديداً واضحاً؛ فالعلاقات الأرشيفية : هي تلك الروابطالتي تربط بين مكونات التراكمات الأرشيفية التي إما أنها تعكس النظام الأصلي الذيتم إفراز الوثائق طبقاً لقواعده , أو هو يعكس ترتيبا فرض علي تلك التراكمات .
والاصطلاح يوحي بأن هناك تميزاً بين هذا الترتيب الأرشيفي, وبين أي ترتيب آخرمصطنع؛ مثل الترتيب الأبجدي أو الزمني.ووسيلة الاسترجاع المشار إليها سابقاً , والتي تغطي المحتويات الكاملة للتراكم الأرشيفي, يجب أن تصمم علي أكثر من مستويواحد , ويجب أن تلحق بها الكشافات بمختلف أنواعها , والتي تيسر وصول الباحث إلي أيةمعلومات يريد الوصول إليها .
وعادة ما تكون وسيلة الاسترجاع هذه –أي ملفالإظهارات الرئيسي- مصممة علي شكل :
× رتبة
× قسم
× شعبه
× مبحث
× بند
- أي : بنفس الطريقة التي يتم بها وضع جداول التصنيفي المكتبات مثلاً, معالفارق بأن هذا التصميم لملف الإظهارات الرئيسي يستمد من واقع المجموعات الأرشيفيةبعد دراسة مكوناتها, والنظام الأصلي الذي أفرزها, أو المنشأ Provenance , وليس بناءعلي خطة تصنيف نظرية مسبقة بحيث يكون هذا الملف هو الدليل علي التنظيم الهيكلي أوالبنائي الذي يربط بين المكونات الأصلية .
أما ملفات الإظهارات الأخرى؛ فهي عادةتحتوي علي أوصاف أكثر تبسيطاً, يمكن أن ترتب وتستعمل كأدوات تستخدمها إدارة الأرشيفللسيطرة علي المواد .
وملفات الإظهارات الإضافية أو الثانوية, مثلها في ذلك مثلبقية وسائل الاسترجاع الأخرى ,أي أنها يمكن أن ترتب وتقدم بطرق متعددة تؤدي إليزيادة إمكانية الوصول إلي المواد موضوعياً, ويمكن تسمية هذه الطرق أو الوسائل باسمالطرق المستندة إلي الموضوع, تمييزاً لها عن الطريقة المتبعة في ملف الإظهاراتالرئيسي المصمم علي الشكل الهيكلي أو البنائي .
أما الكشافات بمختلف أنواعها؛فهي وسائل استرجاع تقدم نقاطاً للوصول إلي ما في ملفات الإظهار, بحيث يتمكن الباحثمن أن يجد البداية التي يمكن أن ينطلق منها في بحثه عن المعلومات .
وعادة يجبتكشيف أي ملف إظهار ويمكن أن تدمج الكشافات لمختلف ملفات الإظهار في كشاف موحد , ولكن هناك صعوبات كثيرة تعترض وضع هذا الكشاف, ومن الصعب التوصية بعمله إلا بناءعلي مواصفات محددة .
ويمكن أن تكون الكشافات الموحدة عنصراً هاماً كوسيلةاسترجاع متكاملة .

* ـ مستويات الوصف الأرشيفي Levels of Archival Descr iption :
* ـ مستوى الوصف, من القواعد المتفق عليها فيإدارة مواد الأرشيف, أن هذه المواد يجب أن توصف علي أكثر من مستوي واحد .
ومقارنة مع المخطوطات مثلاً في المكتبات, فإننا نري أن هذه المخطوطات توصف عليمستوي واحد؛ أي أن كل مخطوطة منها توصف وصفاً منفرداً, ولا نحتاج إلي وصف مجموعاتالمخطوطات أولاً, ثم نتدرج من وصف المجموعة إلي وصف الوحدة المنفردة .
في حين أنوصف المجموعة الأرشيفية يجب أن يتم علي عدة مستويات, فنتمكن من وصف المجموعة ككل, إلي وصف الأقسام, إلي وصف الشعب, إلي وصف البنود كما سبق أن أشرنا .
وهذهالظاهرة في الأرشيف هي أحد أوجه الاختلاف الرئيسية بين الفهرسة في المكتبات وبينالوصف في الأرشيفات .
وإذا كانت عناصر الوصف في الأرشيفات قد تتشابه في بعضجوانبها مع عناصر الوصف في المكتبات, إلا أننا نلاحظ أن الوصف في الأرشيفات هو عادةوصف وحدات مجمعة أو وحدات تجميعية Collectivities , ثم ننتقل من الأعم إلي الأخصإلي الأكثر خصوصية وهكذا .
وكما أن هناك مستويات متعددة من الترتيبات الأرشيفية , فلابد أن يكون بناء علي ذلك مستويات متعددة من الوصف, ووجود أربعة مستويات منالوصف أمر مطلوب بصورة طبيعية ليعطي وسائل استرجاع كافية بالنسبة للرصيد, وهناك مايدعونا دائماً إلي الوصف متعدد المستويات إنتقالاً من الأعم إلي الأخص إلي الأكثرخصوصية وهكذا .
من كل ما سبق يتبين لنا أن الوصف الأرشيفي لابد وأن يقدم تحليلاًلعناصر المعلومات التي إذا تجمعت كلها مع بعضها فإنها تعطينا الوصف الأرشيفي الكامل .

* ـ وهناك نوع من التقسيم يحكم العلاقة بين عناصر تلكالمعلومات, وهذا التقسيم هو :
1. قطاع تحديد ذاتية المادة أو ماهيتها :
وفيه نعطي البيانات التي تحدد ماهية المادة كأن نقول مثلاً : مجموعة أرشيفيةمن السجلات, عددها كذا, تخص محكمة نور الظلام الشرعية, في الفترة من تاريخ ... إليتاريخ ..
2. قطاع الوصف الإداري, ووصف تاريخ الحيازة أو العهدة :
وفيه نبين :
• التاريخ الإداري للوحدة (أي كيف نشأت هذه الوحدة الإدارية , وما هي التطوراتالتي طرأت علي كيانها .
• المكتب الأهلي أو الديوان أو الجهة أو الشخص المعنويأو الحقيقي الذي أنتج المادة في أول الأمر .
• المكان الذي تم إنتاج المادة فيه .
• ماهية السلطة الإدارية ( أي الاختصاصات التي كانت منوطة بتلك الوحدةالإدارية ) .
• التواريخ (في سلسلة زمنية) .
تاريخ الحيازة أو العهدة أوالتبعية :
• التغيرات التي طرأت علي ملكية المادة .
• الأماكن التي انتقلتإليها العهدة .
• تاريخ نقلها إلي الأرشيف.الجهة المسئولة عن تمويلها .
• الأرقام الكودية المختلفة التي أعطيت لها .
وصف المحتوي أو المضمون :
• العنوان .
• ملخص المادة .
• تحليل المضمون .
الوصف الدبلوماتيكي Diplomatic Descr iption 
• الكشافات الأصلية .
• خصائص اللغة السائدةالمستعملة .
• خصائص الخطوط .
• نوع الحبر .
• نوع الورق .
• أنواعالجداول, إن وجدت .
الوصف المادي Physical Descr iption :
• الحجم وأبعاده .
• النسخ الموجودة .
• الحالة التي عليها المادة .
• الملامح الخاصة, إنوجدت .
بيانات التوصيل إلي المادة :
• كيفية الوصول إلي المادة وحقوق النشر .
• سجل بالنشر ( إذا كانت قد نشرت ) .
• المواد التي لها علاقة بالمادة .