مجتمع الوثائق اليوم هو من أهم المجتمعات الإسلامية التي ارتبطت حديثاً بالتطور والتكنولوجيا، فمن جدران الكهوف إلى عصر التكنولوجيا شهد العالم تنوعاً كبيراً في أشكال وأنماط ووسائل تسجيل المعلومات، وذلك استجابة لما تطلبته الأوضاع والحاجات المتغيرة للنشاط البشري•
والآن وبسبب الاستخدام الواعي من قبل الأفراد والمؤسسات والمنشآت بكل أنواعها للرصيد الضخم من المعلومات، خرجت أجهزة ومؤسسات الأرشيف عن دورها المهمل القديم وتحولت إلى مراكز إشعاع للحقائق والمعلومات، وأصبح مطلوب منها أن تعمل في عدة اتجاهات، وعلى مختلف المحاور في إطار من التنسيق والمنهجية التي تبدأ مع المادة الخام التي تنشأ في أجهزة الدولة وتستقر مؤقتاً في وحدات الحفظ، ثم يتم ترحيلها إلى الأرشيف، في شكل متكامل ومنضبط بما يسفر في النهاية عن مدخلات أرشيفية يسهل تعاملها مع التكنولوجيا، وبعبارة أخرى تجعل باستطاعة الأرشيف مواجهة التغيرات السريعة في إجراءات وطرق إنجاز العمل•
لقد بات من الواضح أن الطرق التقليدية المستخدمة في الأنشطة المتعلقة بالأرشيف لم تعد طاقاتها القصوى وتجهيزاتها تفي بالهدف منها، ولم يعد من الممكن أن يستمر الأرشيف في الاعتماد على معدلات الأداء والقدرات المحدودة للنظم التقليدية التي كان العمل يجري بها، بل أصبح من الحتمي الأخذ بالنظم غير التقليدية، بما ينجم عنه من ارتفاع معدلات السرعة والكفاءة في أداء الأنشطة الأرشيفية، ولم يعد الأمر يحتاج إلى التدليل على أن تواجد التكنولوجيا أصبح جزءاً رئيساً وهاماً في مناخ وبيئة الأنشطة الأرشيفية، بما يجعلها أكثر كفاءة وفعالية وقدرة على أداء مهامها وتحقيق أهدافها•
من أجل ذلك، وإذا كان من الواضح أن التحول أصبح أمراً حتمياً ينبغي التعايش معه، فلا بد من التأني والتفكير الدقيق• وقبل أن يتحول إلى قرارات للتنفيذ، يجب أن يسبق ذلك التخطيط العلمي الدقيق من أجل تحقيق الفائدة المرجوة•
بعبارة أخرى• لا بد من التأكد من أن الأسلوب المستخدم في إدارة الأرشيف سيسمح لنا باستغلال إمكانات التطوير•
ولا شك في أن هذا المنظور العلمي، هو أهم الأطر التي يمكن التحرك من خلالها لمواجهة أي قصور أو تخلف، كما أنه المنطلق الوحيد الذي يمدنا بالتغيرات الجذرية الواجب عملها لتهيئة الأرشيفات بمطالب التكنولوجيا•
ولعل البداية تكون أفضل بوقفة علمية تبين العلاقة بين أهمية الإدارة العلمية السليمة لأنشطة الأرشيف تقليدياً، وبين الاستعانة في ذلك بالتكنولوجيا• ولا شك في أن ثمة ارتباطاً وثيقاً بينهما، فالمدخلات الأرشيفية ووضع نظام كفء لإدارتها تقليدياً يشكل القاعدة الرئيسة لإنجاح الوسائل التكنولوجية المراد الاستفادة منها، وتسخير التكامل بينها لحل المشكلات التي تواجه الأنشطة•
ولتوضيح ذلك، ينبغي أن يكون واضحاً أن ثمة فارقاً بين الوثائق التي تشكل المادة الأرشيفية الخام وبين آليات تكنولوجيا المعلومات، انطلاقاً من أنه إذا صحت الأولى، يكون من السهل توظيف الثانية• معنى ذلك أننا أمام شقين، الأول شق تكنولوجي والآخر هو بنية المواد الأرشيفية الخام•
والدعوة هنا واضحة للفصل بينهما من أجل تعميق الاهتمام بكليهما• أو على الأقل إقامة التوازن في جهودنا تجاه كل منهما• وبالطبع فالمواد الأرشيفية ليست مهمة الفنيين الذين يركزون جهودهم في التطوير المستمر لمعدات معالجتها تكنولوجياً، بل هي ناتج جهد بشري له طبيعته الخاصة التي تتطلب من البداية أنشطة ذهنية تُقَدم في إطار من المنهجية والتنسيق والمعيارية، والتي تسفر في النهاية عن مدخلات تسهل التكنولوجيا استخدامها من خلال طرق معالجة آلية لها• من ثم فالاستعانة بالطرق غير التقليدية لتطوير الأرشيف يمثل قضية هامة ينبغي أن تنأى عن المتاهات والتوجهات الرئيسة للتكنولوجيا وتفاصيلها الفنية، ولا ينبغي علينا أن نغفل الأمور الهامة تحت طيات من الحماس والاندفاع نحو الآلية•
كل ما أردت أن أقوله: إن التطوير ينبغي أن يكون أساساً في الفكر والأنشطة الذهنية أولاً، ثم بعد ذلك في التكنولوجيا، على أساس من التوازن الذي يضع الاهتمام بالمعلومات الخام في مواجهة الاهتمام بآليات تكنولوجيا المعلومات، حتى لا يضيف افتقاد التوازن بعداً جديداً لمشكلات الأرشيف ويزيد الكثير منها تعقيداً، لاسيما وأن ارتباط مجتمعات الوثائق والأرشيف عملياً بتكنولوجيا المعلومات لايزال في مراحله الأولى، والأرشيفيون أكثر بطئاً من غيرهم من متخصصي المعلومات في الاستفادة من التكنولوجيا، ورغم التطورات المذهلة فيها والخبرات التي جمعها الرواد في تطبيقاتهم على الأرشيف ما زالت بعض الأرشيفات ومراكز الوثائق تبدي تردداً بالغاً في الاستفادة منها•
هذا التردد الذي سيستمر إلى أن تتوافر الأبحاث الأكثر تطوراً في المجالات الذهنية والموضوعية للأنشطة، والتي من شأنها أن تقضي على مشكلات الأرشيف التي أدت إلى بطء الاستجابة للتكنولوجيا، تلك المشكلات الناتجة ليس فقط من خصائص وطبيعة الأرشيف، بل أيضاً تلك التي تتعلق بالمهنة•• لذا فمن المفيد هنا الإشارة إلى أبرز تلك المشكلات المؤثرة، والوقوف على ما هية القيود والمقيدات التي تحد من نطاق استخدام التكنولوجيا، وطبيعة العقبات التي لا بد من اجتيازها وأسبابها وذلك من أجل ربط النتائج بالأسباب، ومن ثم يمكن تقديم أفضل البدائل غير التقليدية•
أهم هذه المشكلات، إن مجتمع الأرشيف يتسم بالتفرد حتى بين الأنشطة المتشابهة في المجتمع، مما يجعل القواسم المشتركة بين الأرشيفات أمراً بالغ الصعوبة، كما تجعل الأرشيفيين لا يستفيدون الاستفادة المادية المتاحة للمكتبات كالتي متاحة من استخدام الكمبيوتر•
وفي الواقع ولكي يستفيد الأرشيف من إمكانيات التكنولوجيا، ينبغي أن تكون هناك نظم أرشيفية موحدة تستخدم أكواداً معيارية• وهذا الأمر يشكل مساحة واسعة في علم الأرشيف، تتطلب مزيداً من الدراسة والضبط لتصل إلى ما وصلت إليه المكتبات، وعلى سبيل المثال، تستند المكتبات في الفهرسة إلى بيانات ببليوغرافية دولية، مما يسهل معه وجود فهرس وفهارس مقننة ذات مداخل موحدة من مكتبة لأخرى• وعلى العكس من ذلك فإن مجتمع الأرشيف يستند إلى أنواع من أدوات الاسترجاع مختلفة تماماً، وذات أهداف مختلفة أيضاً• ونظراً لأن مواد الأرشيف كما هو معروف، مواد متفردة، فبالتالي كل الكتالوجات ستكون بالمثل متفردة• هذا الأمريشكل صعوبة في المشاركة للسيطرة على البيانات•
إلى جانب أنه بينما يكون فهرس المكتبة هو أداة الاسترجاع الرئيسة فيها، نجد أن كتالوج الأرشيف إذا وجد يكون في معظم الأحيان خطوة أولى في عملية الاسترجاع، ولا يكون بالتحديد الوسيلة إلى الوحدات المفردة، بل نجده يخدم كفهرس للمجموعات•
فإذا انتقلنا إلى خطط التصنيف نجدها بدورها في عالم المكتبات خططاً دولية من الممكن تطبيقها على الكتب مهما كانت وأينما كانت، بصرف النظر عن البيئة، وعما إذا كانت هناك مؤلفات تغطي كل حقولها أم لا• بينما في الأنشطة الأرشيفية المماثلة، نجد أن كل خطة تعد محلياً، وتستمد تركيبها وأجزاءها من البيئة التي تخدمها وترتبط بالوثائق الموجودة بالفعل، ومجالاتها، لا تستخدم سوى الرموز والمفاهيم والمصطلحات الشائعة في تلك البيئة•
وإن أرشيفاتنا العربية تضم كميات هائلة من الوثائق التي ترجع إلى العصور الوسطى الإسلامية والمكتوبة بخط اليد، وبأنواع مختلفة من الأحبار، وعلى العديد من الوسائط المتباينة، من رق وجلد وبردي وورق وغيرها• ولا شك أن الكثير منها لطول مدة الحفظ قد تعرضت لتلفيات عدة تستلزم العناية بها وترميمها، وإصلاح ماألم بها من تلفيات، وبات واضحاً أنه لم يعد بالإمكان الاعتماد على الأساليب التقليدية القديمة في معالجتها، وأصبح من الضروري الاستعانة بالتكنولوجيا• وتعد عملية الترميم بالنسبة للوثيقة الأرشيفية، عملية تكنولوجية دقيقة تعتمد على المهارة، وهي في الوقت نفسه عملية فنية تحتاج إلى حسٍ عالٍ تجاه كل وثيقة• فمن البديهي أن التعامل مع مواد الكتابة في أثناء الترميم، يتطلب طرقاً تتناسب مع نوعياتها المختلفة ومع طبيعة درجة تحملها•
ولكي يستفيد الأرشيف من تكنولوجيا الترميم عليه أن يتعرف مسبقاً إلى النوعيات المختلفة من تلك المواد ومدى قابلية كل نوع منها للمعالجة التكنولوجية، وأن يتعرف أيضاً إلى نوعيات الأحبار المستخدمة في الكتابة، ويراعي منتهى الحذر في تعامله معها، إذ يتعين الاحتفاظ بوضوح الكتابة، وعدم إتلاف النص• أضف إلى ذلك أهمية التعرف إلى نوعيات التلفيات المراد ترميمها، حيث تشكل كل نوعية أهمية خاصة في طريقة ترميمها•
وأخيراً فإن طبيعة بعض الوثائق ونوعيتها تستلزم أن تصور تصويراً مرئياً قبل الترميم، ذلك لأن هذه العملية ذات أهمية كبيرة في متابعة عمليات الترميم واكتشاف أي أخطاء يمكن أن يكون قد ارتكبها المرمم• كما أنها عملية حيوية في حالة الوثائق النادرة التي من المحتمل أن يتعرض الأصل فيها إلى التلف في أثناء الترميم•
ومع كل ما يقدمه التصوير الميكروفيلمي من خدمات للوثائق وما يتميز به من فعالية في هذا الاتجاه، إلا أننا يجب ألا ننسى عندما نقرر الاستعانة بهذه التكنولوجيا، أنها في حد ذاتها مجرد وسيلة حديثة غير تقليدية لحفظ وتسجيل واستخدام الوثائق، وهي لا يمكن أن تفي بهذا الهدف دون الاعتماد المسبق على الإعداد الفني للوثائق الورقية تمهيداً لتصويرها• وعلى سبيل المثال تقتضي عملية الإعداد الفني، تعبئة عدد من المتخصصين المدربين الذين يمكنهم التعامل مع الكم الهائل من الوثائق، فيتولون تحديد القيم الفعلية لها، وترميم ما بدأ التلف ينسج خيوطه عليه واستكمال ما ضاع من بيانات، يأتي بعد ذلك تصنيف وترميز وفهرسة الوثائق ووصفها، وتكشيفها، وإعداد الكشافات المناسبة، ووسائل الإيجاد وغيرها، ثم بعد ذلك التفليم وإعداد الماكيت، مع ما يتبع من توفير البيئة والأجهزة اللازمة للحفظ والاسترجاع والطباعة والصيانة وخلافه• أما عملية التصوير ذاتها، فقد قدمت التكنولوجيا إسهامات إيجابية في تطويرها، مما جعلها سهلة الاستخدام رغم التنوع والتعدد فيها، مما زاد في أهميتها ومنحها مكاناً متفرداً في تكنولوجيا الصورة•
من ذلك يتضح أنه رغم كل مميزات التصوير المصغر، إلا أنه لا يمكن تحقيقها بمجرد التسجيل العشوائي على المادة الفيلمية، بل هناك ضوابط ومعايير وأنشطة يراعى توفيرها لتحقيق الاستفادة منها•
إن الدخول إلى عالم الإنترنيت يتطلب وجود نظم أرشيفية موحدة ذات توجيه مركزي لكي لا تتكرر الجهود، كما يرتبط بزيادة الاهتمام بإنتاج بيانات معيارية، ونموذج موحد لتناول أنشطة يمكن تداولها في كل المستودعات، ويستطيع أن يستضيفها الكمبيوتر من فهارس وأدلة وحواصر وغيرها• فإذا كان كل أرشيف يتناول المعلومات والبيانات الموجودة فيه بطريقة خاصة، فلا بد من التوحيد في المجالات المتخصصة، ولا شك أن ذلك سيؤدي حتماً إلى وجود شبكات من المعلومات الأرشيفية المتعلقة بمجال واحد من المجالات مثل، المنظمات التجارية، الاقتصادية، القضاء، البنوك، المؤسسات الهندسية، الطبية، وغير ذلك، سواء كان التوحيد على المستوى المحلي، أو الإقليمي أو القومي أو الدولي أو غير ذلك، ولا شك في أن هذا التخطيط يعد ضرورة علمية للاستفادة من الإنترنيت•
هناك أيضاً مشكلة أخرى قائمة في الأرشيف، تتعلق بضبط اللغة، وتوحيد المصطلحات، وما يصاحبها من تحقيق طلبات المستفيد• فإذا أخذنا مثلاً أحد المجالات الأرشيفية الهامة التي استعانت بالكمبيوتر مثل إعداد الحواصر والأدلة وغيرها من وسائل الإيجاد الأرشيفية، لوجدناها تتطلب بالضرورة وجود مقاييس ومعايير لضبط اللغة المستخدمة فيها لاسترجاع الموضوع، وفي الواقع لا توجد هناك اتفاقيات محددة لمثل هذه الضوابط والمعايير اللغوية والمصطلحات الموحدة التي يمكن تعميمها في الأرشيفات، كذلك لا يوجد اتفاق حول أين ينبغي أن يقع هذا المستوى من الضبط اللغوي المطلوب، بحيث يوائم بين الحرية اللازمة للتعبير عن النص وتمامه، وبين الالتزام بنظام صارم لمصطلحات اتفق على استخدامها في موضوع بعينه•
إننا ولا شك بحاجة إلى قاعدة عريضة من البحوث والتطوير في مجال الأرشيف يمكن من خلالها ضبط اللغة وتوحيد المصطلحات على الأقل في المجالات المتشابهة•
وأخيراً من المهم هنا الإشارة إلى القيود المتمثلة في المناخ السائد في بعض مجتمعاتنا العربية التي تنظر إلى الأرشيف والأرشيفي نظرة متدنية، تلك النظرة تمثل إرثاً يضاف إلى أعباء التنمية المعلوماتية فيه، وتشكل قاسماً مشتركاً أعظم في عزوف المتخصصين عن العمل في المجال الأرشيفي، مما أدى إلى تقلص البحوث، فضلاً عن تحول كل الجهود والطاقات إلى مجرد شعارات وتوصيات على هامش التخصصات الأخرى•
وينتج من النظرة السابقة ويرتبط بها، القيود التنظيمية في المجال الأرشيفي، حيث تعاني معظم مؤسسات الأرشيف ـ خاصة الحكومية منها ـ من الجمود شبه المزمن وعدم محاولة التصدي للتعامل تطبيقياً في المجال بصورة منهجية فعالة تستوعب كل ما يستجد في العلم ونظرياته، ومقاومة التكيف مع التكنولوجيا إلى حد يصعب معه توفر أدنى قدر من الديناميكية المطلوبة لمجتمع المعلومات، الذي يعد المرونة والسرعة في التكيف، وتقبل الجديد من أهم سماته•
إن المخرج بسهولة يتمثل في:
الاستثمار البشري في التخصص في إطار سياسات علمية وتكنولوجية، تجمع شتات الجهود العلمية المخلصة وتشجع الباحثين على وضع المعايير، وأسس ونظريات العمل•
ـ نظراً لقلة الكتابات العربية في المجال الأرشيفي، ينبغي الاهتمام بنظم الترجمة الآلية التي تمثل مصدراً هاماً لملاحقة التطور العلمي والتقني والفكري في هذا المجال•
ـ أن نجعل من استخدام الكمبيوتر، ونظم المعلومات الآلية وسيلة لتقديم خدمات التدريب المتطورة للعاملين في المجال الأرشيفي•
ـ القيام بحملات قومية للتوعية بأهمية الأرشيف، ودوره•
ـ أن نجعل المؤسسات الوطنية رسمية وغير رسمية، تعدل من أوضاع الأرشيفات الخاصة بها وتنظيماتها وأساليب إدارتها وأدائها، بحيث يصبح بالإمكان المشاركة في المعلومات، والتكيف مع المتغيرات التي تفرضها تكنولوجيا المعلومات•
ـ خلق المناخ المشجع لدفع العناصر البشرية للعمل في مواقع الوثائق والأرشيف وإحلالهم الوضع الوظيفي المناسب في الدولة، لاسيما أن المجال الأرشيفي يتعامل مع علم له خاصية معينة في نوعيات مجموعاته، بما يجعل المشكلات أكثر تعقيداً وتداخلاً، ومع زيادة تعقدها تصبح أكثر احتياجاً لأفراد يتسمون بحب العمل، ويشعرون بالتقدير المناسب•
بقي لنا أن نذكر أنه قبل البدء يجب أن يكون لدى الأرشيف صورة واضحة المعالم عن نسبة الاستفادة مما يطوره من نظم• وفي كل الأحوال ينبغي ألا تقل تلك الفائدة عن نسبة 95%• ونظراً لطبيعة الوثائق وأهميتها الحيوية، فمن الضروري أن يكون واضحاً في الأذهان أن الأرشيف بصفة خاصة، مهما كان وضعه الحالي وقدر المشكلات التي يعانيها نظامه، يجب ألايكون حقل تجارب غير محددة النتائج•
إن تطوير الخدمة ينبغي أن يتم بحيث يغطي الحاجات الحالية والمستقبلية في إطار خطة متدرجة الأولويات• مع الإحاطة بما يلي:
ـ هل هناك أسباب قوية فنية أو تنظيمية أو اقتصادية للتطوير؟ بمعنى أنه لا بد أن يكون هناك حاجة فعلية إلى الاستعانة بالتكنولوجيا•
ـ هل النظام المتطور سيكون مقبولاً من قبل الإدارة والمستفيد (موظف أو جمهور)؟
ـ هل العائد من النظام المقترح يبرر تكاليف تنفيذه؟
ـ هل التكنولوجيا المطلوبة للتطوير متوافرة ومتاحة؟
ـ هل تتوافر العناصر الفنية المتخصصة لتطبيق الأساليب والأنظمة؟
ـ هل تتوافر كل الحقائق المتعلقة بالموقف، وقدرات الأرشيف ومتغيراته المختلفة•
أما الإطار العام للتطوير فيتمثل في:
ـ التعرف إلى مشكلات الأرشيف الحالية والتعرف إلى الأهداف المطلوب استيفاؤها•
ـ تحديد الحاجة إلى التقنية، واختيار أفضل بدائل النظام الحالي•
تحديد مواصفات النظام الحالي، مزاياه، عيوبه• بعبارة أخرى توثيق الوضع الذي كان قائماً قبل إدخال التقنية•
ـ وصف النظام المقترح، وكيفية عمله•
ـ فترة التنفيذ والعمليات والتسلسل الزمني•
ـ الإمكانات التي يمكن توظيفها حالياً، وأيضاً تلك التي يمكن توظيفها مستقبلاً، والعوامل المتحكمة في ذلك•
ـ مدى ما تحققه التقنية من تطوير في الأداء•
إذا كان من المطلوب تطبيق التقنية في مكان مستقل وتم تدبير المكان فهل رُوعي فيه:
ـ قدرة الموقع ومرونته في التوسع•
ـ إمكانية الامتداد الرأسي في حدود المعايير والمعدلات والحالة الإنشائية للمبنى•
ـ إمكانية الامتداد الأفقي وتوظيف مسطح المكان مع الحفاظ على الحد الأدنى من المعايير العلمية المطلوبة لسلامة الوثائق والأجهزة والمدخلات والمخرجات، وتحقيق أفضل الخدمات للمستفيدين•
أخيراً لكي يستفيد الأرشيف من تكنولوجيا المعلومات، ينبغي أن يكون هناك قواعد سليمة للإدارة التقليدية للأرشيف• وعلينا أن نتأكد قبل أي تطوير من أن الأسلوب المستخدم في إدارة الأرشيف سيسمح لنا باستغلال التقدم التكنولوجي القائم وما سيسفر عنه في المستقبل• فإذا نجحنا في توفير الجهود العلمية الرامية إلى توفير أساليب إدارة علميةسليمة للأرشيف، فحتماً سيكون بمقدورنا إدارة المفاتيح والضغط على الأزرار، واستغلال أدق تفاصيل أي تكنولوجيا في المجال، والتعامل مع المعقد منها وإعداد دراسات وتقييم الأداء بما يخدم أهدافنا والسيطرة على معلوماتنا، والمشاركة فيها وتطويعها بما يتفق مع مطالب التنمية القومية المطلوبة•
<!--